아래에서 필요할 수도 있습니다. 5.14 기록물 관리 시스템 1.0 주요 내용 및 적용 범위: 회사 사무실 내 각종 기록물에 대한 구성 및 보관, 분류, 식별 및 보관, 차용, 비밀 유지, 통계, 파기 및 기타 관리 내용을 규정합니다. 고객 파일 관리는 "고객 파일 관리 시스템"을 구현합니다. 2.0 기록관리조직 2.1 문서가 종결된 후 원본 원고는 당사 관할 기록 보관실에 보관한다. 2.2 각 처리 부서 또는 개인은 실제 필요에 따라 관련 리더십의 승인을 받아 사본을 보관할 수 있습니다. 2.3 기록 보관소의 주요 책임: 2.3.1 기록 보관 작업에 대한 규칙 및 규정 제정에 참여합니다. 2.3.2 기업 내 다른 부서의 문서 및 자료 보관에 대한 지도 및 감독을 제공합니다. 2.3.4 영구 기록 보관소를 관련 기록 보관 기관으로 이전하고, 기록 보관소 관리의 수준과 기술을 향상시키며, 기록 보관소 관리의 현대화 및 과학화를 점진적으로 실현합니다. 3.0 아카이브 유형 3.1 규제 문서. 상사가 발행하거나 기업이 시행하도록 요구하거나 기업이 발행하는 다양한 표준, 규칙 및 규정을 포함합니다. 3.2 주요 기업 결정. 회사의 주주총회, 이사회, 감사위원회, 본부장 회의 및 관련 행정 회의에서 작성된 문서, 회의 자료, 회의록 등이 포함됩니다. 3.3 계획 문서. 기업의 전반적인 계획이나 계획, 개발 계획, 프로젝트 품질 계획, 마케팅 계획, 재무 계획 등을 포함합니다. 3.4 요약 문서. 기업의 연간 및 월별 작업 요약, 하위 부서의 연간 및 월별 작업 요약, 개별 작업 요약, 조사 보고서 등을 포함합니다. 3.5 교육 문서. 각종 기업계획지표, 기술지표, 마케팅지표 등을 포함합니다. 각종 기업주문, 작업지시 등도 가능합니다. 3.6 다큐멘터리 문서. 기업의 여러 부서에서 보고하고 일상 활동에서 형성되는 원본 기록 및 증서(예: 부동산 상태, 주택 매매, 계약, 합의서 등의 원본 기록 및 텍스트 포함)를 포함합니다. 3.7 다큐멘터리 문서 및 정보. 법인 영업 허가증, 토지 허가증, 개발 자격 증명서, 건축 허가증, 기획 허가증, 분양 허가증, 각종 명예 명판 및 증명서, 적합 증명서 및 기업 및 제품이 취득한 증명서를 포함합니다. 3.8 보고 문서 및 정보. 여기에는 기업이 각급 관할 당국에 제출한 문서 및 관련 통계표는 물론 회사 리더가 외부 공개 행사에서 연설, 보고 또는 공개하는 다양한 문서 및 자료가 포함됩니다. 3.9 노동 및 인적 자원 정보. 기업 내 다양한 부서의 인사 임명, 인사 조정, 인사 관리, 인재 소개 및 교육, 직원 급여 검토 기록 등과 같은 관련 정보를 포함합니다. 3.10 오디오 및 비디오 제품 정보. 기업 및 그 산하 부서의 사업활동이나 정치, 기록, 연예활동, 연구, 검사 과정에서 제공한 사진, 녹음, 영상자료 등 음성, 영상 형태로 기록된 다양한 자료를 포함한다. 또는 외부부서에서 제공하는 영상정보 등 3.11 표시 정보. 우수한 지도자와 우호적인 외부 부서 또는 개인이 제공하는 비문, 서화, 수공예품 등이 포함됩니다. 3.12 기술 정보. 각종 엔지니어링 도면, 완성 데이터 등을 포함합니다. 4.0 기록물 관리의 기본 절차는 기록물의 수집, 분류, 식별, 보관, 파기, 통계, 검색, 코딩, 활용 등으로 이루어지며, 이 9가지 과정은 기록물 업무 전체를 이루지만 상대적으로 서로를 제한한다. . 5.0 아카이브 수집. 타 부서로 흩어지거나 분실되는 각종 기록물을 관련 규정에 따라 기록보관실에 계획적으로 수집하는 것입니다. 주요 수집방법은 아카이빙(Archive)입니다. 즉, 기업활동에서 발생하는 보존가치가 있는 다양한 자료를 기록실과 연계하여 사무실, 소속부서, 개인이 정기적으로 정리, 문서화, 보관하고 있습니다. 5.1 제출 범위: 이 표준의 3조에 포함된 모든 문서 및 자료를 제출해야 합니다. 5.2 보관기간 5.2.1 완성된 모든 서류 및 보존가치가 있는 자료는 3일 이내에 사무국에 제출하고 접수하여야 한다. 5.2.2 일부 특수 문서 또는 해외에 있는 개별 사업 부서의 문서의 경우 일상 업무를 원활하게 하기 위해 실제 상황에 따라 제출 시간을 적절하게 연장할 수 있습니다. 5.3 보관 요건 5.3.1 각 부서의 시간제 기록 보관인은 편집 및 승인된 보관 자료를 지정된 제출 시간 내에 보관을 위해 기록 보관소에 제출해야 합니다.
5.3.2 파일 전송 시 전송 목록을 작성해야 합니다. 전송 목록은 2부로 작성해야 하며 당사자는 서명 후 사본 1부를 보관해야 합니다. 5.3.3 보관된 문서와 정보는 완전하고, 확실하며 정확해야 합니다. 지침 및 승인 요청, 인쇄된 사본 및 원고, 텍스트 및 첨부 파일은 함께 보관되어야 합니다. 5.3.4 파일을 제출할 때 사건 파일의 디렉토리가 있어야 합니다. 작성하여야 하며, 파일의 작성자, 제목, 날짜 등을 기재하고, 항목을 명확하게 기재하고, 사건파일의 제목을 요약 및 간결하게 기재하고, 사건파일의 내용을 표현하고, 제본하여야 한다. 금속 물체와 상관없이 깔끔하고 견고하게 준비서를 작성하고 보관기간을 기재하세요. 5.3.5 케이스 파일을 작성할 때는 카본 블랙 수성펜이나 붓을 사용해야 합니다. 볼펜이나 연필은 명확하고 정확해야 합니다. 5.3.6 파일제출은 해당 부서에서 생성한 문서를 기준으로 하여야 하며, 파일형성의 특성에 따라 파일간의 역사적 연관성을 유지하여야 하며, 파일의 보존가치가 적절히 관리되어야 한다. , 파일이 기업 생산 활동의 상태와 모습을 올바르게 반영할 수 있도록 합니다. 5.3.7 서류는 부서를 기반으로 하고 다른 특성과 결합되어야 하며 밀접하게 관련된 문서는 함께 그룹화되어야 합니다. 5.3.8 제출시에는 보관기간 및 문서연령에 따라 상위서류와 회사문서(지침 및 승인요청 제외)를 별도로 접수하여야 한다. 5.3.9 보관 후 보관이 필요한 문서, 자료가 발견되면 보관 원칙에 따라 삽입할 수 있다. 5.3.10 사건파일로 문서를 정리한 후, 문제를 체계적으로 반영하고 쉽게 찾을 수 있도록 파일 안의 문서를 일정한 규칙에 따라 정리해야 한다. 5.3.11 다양한 실제 파일(상금, 트로피, 배너, 메달, 증서, 명판, 선물 등)의 원본은 그대로 유지되어야 합니다. 5.3.12 영상물 보관 기록은 원인, 시간, 장소, 주인공, 배경, 영상 촬영자 등을 상세하게 기록해야 하며, 보관된 영상물 데이터는 원본, 원본, 명확하고 완전해야 합니다. 6.0 파일 대여 6.1 파일은 주로 기업에서 사용되며 일반적으로 대여되지 않습니다. 특수한 상황에서 외부 부서의 직원은 소개서를 제시하고 회사 리더로부터 승인을 받아야 기밀되지 않은 파일에 액세스할 수 있습니다. 6.2 각 부서의 직원은 해당 부서의 업무 범위 내에서 기록물 및 정보에 직접 접근할 수 있습니다. 중요한 문서 및 기밀파일을 부서 외부에서 확인해야 하는 경우에는 해당 파일을 원래 구성한 회사장이나 부서장의 승인을 받은 후 대여할 수 있습니다. 6.3 기록 보관소의 차용자는 기록 보관물의 완전성과 완전성에 대한 책임을 져야 하며 허가 없이 복사, 복사 또는 복제할 수 없으며 허가 없이 해체, 교환, 추출, 훼손 또는 주석을 추가할 수 없습니다. 기록 보관소를 빌려주거나 빌려주는 경우 징계 위반이 있을 경우 적절한 처벌을 받게 됩니다. 6.4 귀중하거나 깨지기 쉬운 기록 보관소의 경우 사본을 만들어 사용해야 합니다. 복제는 사진 복사, 사진, 재인쇄, 발췌 등의 형태를 취할 수 있습니다. 사본은 주의깊게 교정되어야 하며, 원본과 정확할 경우 파일번호를 표시한 후 사용하도록 제공되어야 합니다. 필요한 경우 복사본에 오류가 없는지 확인하기 위해 공식 직인을 찍으십시오. 6.5 필요한 경우, 기록 보관소는 제공된 파일에 대한 인증서를 발급해야 합니다. 인증 자료가 작성된 후 주의 깊게 교정 및 검토되어야 하며 기록 보관소의 직인이 찍힌 후에만 유효합니다. 기록물 증명자료는 기록물에 기록되어 있는지 여부만을 증명할 수 있을 뿐, 어떤 것에 대해 결론을 내릴 수는 없습니다. 기록 보관인은 허가 없이 해석을 하거나 결론을 도출하기 위해 기록 정보를 사용할 수 없습니다. 6.6 기록 보관소는 일반적으로 기록실 외부로 대여될 수 없습니다. 특별한 사정이 있는 경우 최대 10일까지 단기대출도 가능하나 관련 리더의 승인을 거쳐 대출절차를 완료해야 한다. 대출기간을 연장한 경우에는 갱신절차를 완료해야 합니다. 기한 내에 물품을 반납하지 못한 경우, 파일 관리자는 물품을 반납하도록 즉시 상기시켜야 합니다. 6.7 빌린 파일은 적절하게 보관되어야 합니다. 파일이 손실된 경우 회사 경영진에게 파일의 가치와 수량에 따라 승인을 요청하고 모든 손실에 대한 보상을 명령합니다. 7.0 기록물 기밀 유지 요구 사항 7.1 기록 보관소 관리자와 기록물을 대여하고 이용하는 직원은 높은 정치적 책임감을 확립하고 기밀 유지의식을 강화해야 하며, 양측은 기밀 유지를 위해 협력해야 합니다. 7.2 파일은 일반 파일과 기밀 파일의 두 가지 범주로 구분됩니다. 파일 분류 수준은 Top Secret, Confidential 및 Secret입니다. 7.3 기밀 파일은 보관실에서만 열람할 수 있으며 사무실 밖으로 반출할 수 없습니다. 기밀 파일을 복사하려면 회사의 이사나 부사장 이상의 승인을 받아야 합니다. 7.4 기밀 파일은 파일 작성자만 사용할 수 있습니다. 다른 사람이 사용할 경우 사무국장이나 부회장 이상의 승인을 받아야 합니다. 7.5 비밀유지기간이 만료된 파일에 대해서는 해당 부서장 및 사무국장에게 파일 식별 및 기밀 해제를 요청해야 하며, 기밀 해제된 파일은 일반 파일로 관리하여 적시에 사용할 수 있도록 제공해야 합니다. 7.6 외국인 방문객의 경우 접수원은 질문에 답변하고 필요한 자료를 처리할 책임이 있습니다. 7.7 기록 보관인이 유출된 비밀을 무단으로 분실하거나 제공한 경우, 법에 따라 형사 책임이 조사될 때까지 사건의 심각성에 따라 징계 처분을 받습니다.
7.8 기업의 직원이 기업 밖으로 이동하는 경우 기록 보관소의 요구 사항에 따라 작성된 문서 및 자료를 정리해야 하며, 기록 보관소의 검토를 거친 후에만 빌린 파일을 반환할 수 있습니다. 그리고 서류에 서명했습니다. 파일관리자의 이관은 사무국장의 감독을 받아야 하며, 파일을 인계받은 후에만 이관할 수 있습니다. 8.0 기한이 지난 기록물의 파기 8.1 기한이 지난 기록물은 기록원이 등록·등록하여야 하며, 사무국장과 기록보존부서장이 공동으로 확인한 후 규정에 따라 파기하고 차장에게 보고한다. 승인 담당 관리자입니다. 8.2 파기 승인된 파일은 반년 동안 별도로 보관할 수 있으며, 보존 가치가 없음이 확인된 경우 우발적인 파기 방지를 위해 다시 파기합니다. 8.3 문서의 파기는 지정된 장소에서 이루어져야 하며, 파기 관리를 전담하는 사람을 지정해야 합니다. 파기된 문서를 다른 목적으로 사용하거나 파지로 판매하는 것은 엄격히 금지됩니다. 문서가 파기된 후에는 파기 감독자가 파기 등록서에 서명해야 합니다. 9.0 아카이브 보관 아카이브 저장 작업은 흩어지지 않음(파일이 흩어지지 않음), 혼란스럽지 않음(파일이 서로 혼동되지 않음), 손실되지 않음(파일이 흩어지지 않음)의 네 가지 방법으로 수행되어야 합니다. 분실되거나 유출되지 않음), 손상되지 않음(파일이 손상되지 않음) 손상되지 않음). 동시에 화재 방지, 습기 방지, 자외선 차단, 곤충 방지, 손상 방지, 도난 방지, 먼지 방지 등의 조치를 취하여 파일의 안전성을 높이고 손상된 파일을 적시에 복구해야 합니다.