(1) 공공 정책의 연속성과 안정성을 보장하고 정부의 전반적인 효율성을 높이는 데 도움이 됩니다. 현대행정조직과 활동 규모가 방대하고 관리의 유형과 내용이 복잡하고 다양하기 때문에 공공정책의 연속성과 안정성을 확보하고 정부의 전반적인 효율성을 높이기 위해서는 공문을 통해 행정사무를 전개하는 것이 필요하다. 현대공공행정의 효율성 목표가 정부 부처의 관리 요구를 결정짓는 계기 수단의 폭 넓은 사용을 결정한다는 얘기다. 사무실 문서 관리는 이와 관련하여 중요한 역할을 했습니다.
(2) 정책의 합법성을 유지하는 데 도움이됩니다. 정부 부처의 행정활동은 대부분 사회와 국가의 관리와 관련되어 있으며, 국가 행정권력의 행사로 전체 시민의 감독을 받는다. 동시에, 모든 정부 행위는 법률과 규정의 엄격한 제한을 받는다. 법에 따른 행정은 현대 국가 행정의 가장 기본적인 특징이다. 정부 방침 정책의 제기, 법률 법규의 반포, 행정처벌의 결정, 대중의 요구에 대한 대응 등. , 정부 의지가 공문서 형식으로 표현된 것으로 볼 수 있을 뿐, 정책 상대인에게만 받아들여질 수 있고, 정부의 행위 또는 누락의 근거가 될 수 있을 뿐 아니라, 정부에 대한 국민의 감독을 유효하게 하고, 정부가 진정으로 행정책임을 이행할 수 있도록 보장할 수 있다.