회사의 문서 관리를 강화하고 업무 효율성을 높이기 위해 많은 회사에서는 문서 관리를 통제하고 엄격한 관리 시스템을 갖추게 될 것입니다. 다음은 제어 문서 관리 방법을 요약한 것입니다.
도구/원자재 제어 문서 장 통합 파일 형식 레이아웃
제어 문서 구성 및 배포 방법/단계 일반적으로 인사부는 관리 및 통제를 담당합니다. 다른 부서에서 문서를 발행할 경우 각 부서에서 원본 초안을 제공해야 합니다. 회사 시스템인 경우 인사 부서에서 초안을 작성해야 합니다. 콘텐츠 통합 후, 발급된 파일 형식에 맞춰 포맷하세요. 문서 작성이 완료된 후 관련부서와 협의하여 문서의 타당성을 판단한 후, 발급부서에 제출하여 검토를 받고, 최종적으로 총괄책임자에게 제출하여 승인을 받는 과정이 필요합니다. 승인 완료 후 서류 첫 페이지에 발급일자를 기재하고, 서류 각 페이지 뒷면에 "Controlled Document" 스탬프를 찍힌 후 복사하여 유관부서에 배포하고 원본을 보관합니다. 보관을 위해 인사부에 문서를 제출하세요. 여러 부서에 문서를 발급할 경우, 각 부서의 수령인은 "문서함 자재 배부 목록"에 수령 서명을 하고, "기록 목록"에 발행된 각 문서를 상대방 문서 접수함에 기록해야 합니다. 부서문서의 보존상태를 수시로 확인하실 수 있으며, "문서체크리스트"에 검사현황을 기록하실 수 있습니다. 문서가 진짜라면 처음으로 재발행되고, 다시 진짜라면 부서에서 '개선 통지'를 발행할 것입니다. 이미 발급된 문서를 수정하는 경우 위의 절차에 따라 수정된 문서를 승인 후 재발행하며, 기존 문서는 일정 기간 재활용 후 보관 후 정기적으로 파기합니다.
주의사항: 파일번호를 반복하지 말고 기록으로 남겨두며, 부서별 파일의 저장상태를 수시로 확인하세요