공식 문서에는 형식성, 작성성, 규범성이라는 세 가지 주요 특성이 있습니다.
1. 형식
공문서의 형식이란 공문서의 형식, 글꼴, 용지, 용어 등을 포함하여 공문서의 형식을 엄격하게 지정해야 함을 의미합니다. 공식 문서에 표현된 내용이 정확하고 명확하며 균일하게 전달되도록 합니다. 형식성은 공문서 유통과 여타 문서양식의 가장 큰 차이점이자, 공문서가 정보를 효과적으로 전달하기 위한 기본 요소이기도 하다.
2. 서면성
공문서의 서면성은 공문서가 서면으로 표현되어야 한다는 것, 즉 말로 기록되어야 한다는 것을 의미한다. 이것이 공식 문서와 구두 의사 소통의 가장 근본적인 차이점입니다. 서면은 공식 문서의 기록이 신뢰성 있고, 접근하기 쉽고, 지속적으로 보존되도록 보장합니다. 이는 공식 문서의 권위, 정확성 및 적법성을 보장하는 핵심 요소이기도 합니다.
3. 표준화
공문서의 표준화란 공문서의 형식, 내용, 용어 등이 관련 국가 및 지역 규정을 준수해야 함을 의미합니다. 기관/기업의 내부 요구 사항, 규칙 및 규정, 산업 표준 등, 상식, 예절 등의 기본 규범도 실제 업무에서 준수하여 공식 문서에 전달된 정보가 포괄적으로 공개되고 전달되도록 해야 합니다. 정확하고 효과적으로.
규범성은 공문서의 이행에 대한 기본적인 법적, 제도적, 언어적 보장을 제공하며, 공문서로서의 공문서가 갖는 본질적인 특징이기도 하다.
공식 문서에는 형식성, 작성성, 규범성 외에도 몇 가지 중요한 특성이 있습니다. 예를 들어, 공식 문서는 공개되어 있습니다. 즉, 공식 문서의 내용은 대중에게 알려져야 하며, 공식 문서는 기밀입니다. 즉, 기밀 정보가 포함된 공식 문서는 기밀로 유지되어야 합니다.
공식 문서는 운용성과 기타 특성을 갖추어야 합니다. 이러한 특성은 공문서의 유통과 활용에 있어 중요한 역할을 할 수 있지만, 공문서의 활용 범위와 전달 방식을 제한하기도 한다.
1. 공문서의 공개란 공문서의 내용이 대중에게 알려야 함, 즉 공개되어야 함을 의미한다. 현대 정보 공개의 중요한 부분으로 공개, 제출, 홍보 등을 통해 개방성을 달성할 수 있습니다. 또한 정부와 공공 기관이 정보 공개 의무를 이행하는 기본 요소이기도 합니다.
기밀 정보가 포함된 공식 문서는 기밀로 유지되어야 합니다. 기밀성은 공문서로서의 공문서의 본질적인 특징 중 하나이다. 국가 및 기관/기업의 내부 규정에 따라 공식 문서는 기밀 정보의 기밀성을 보장하기 위해 일급 비밀, 비밀, 기밀 및 일반 공개의 네 가지 수준으로 나눌 수 있습니다.
2. 공식 문서는 작동 가능해야 합니다. 즉, 의사 결정, 지시, 검토, 서명, 제출 등 전달 및 사용 중에 해당 작업을 쉽게 수행할 수 있어야 합니다. 운용성은 공문서의 실제 효과성 및 실행 효율성과 직접적인 관련이 있으며, 관리자가 계획과 의사결정을 내리는 데 중요한 참고 요소 중 하나이기도 합니다.
요컨대, 공식 문서에는 형식성, 서면성, 규범성이라는 세 가지 주요 특성이 있습니다. 이러한 특성으로 인해 공식 문서는 공식 문서, 지적 재산권 및 공식적인 조치를 전달하는 중요한 매체가 되며, 기관, 기업 및 사회 조직이 관계를 조정하고 행동을 규제하며 업무 효율성을 향상시키는 기본 수단 중 하나가 됩니다.