언어적 특징
(a) 구어 말투
각 상업 서신은 서로 다른 기업이나 상업 지도자 간의 감정적 교류이다. 사람은 모두 감성적이기 때문에 상업 서신은 감성적인 면을 더 많이 구현한다. 비즈니스 서신은 사람들의 상상이 아니라 특별한 비즈니스 억양을 사용해야 한다. 편지는 읽으면 따뜻하고 우호적이며, 친구 사이의 대화처럼 간단하고 자연스럽고 인간적이다. 사과편지, 선의의 권유편지, 구매편지 모두 편지의 어조로 표현할 수 있다.
(b) 내용의 직접성
기업은 매일 대량의 편지와 서류를 읽어야 한다. 비즈니스 서신에는 화려한 수사학이 필요하지 않습니다. 따라서 비즈니스 서신은 간단명료해야 한다. 간단하고 명료한 언어로 편지 한 통을 쓰면 간단하고 명료하며 통속적이고 이해하기 쉽다. 데이터 또는 시간, 장소, 가격, 문장 번호 등과 같은 특정 정보가 관련된 경우 정확한 언어를 사용하여 의사 소통의 내용을 보다 명확하게 해야 하며, 이를 통해 비즈니스 활동의 진행 속도를 높일 수 있습니다.
(3) 태도의 진정성
비즈니스 서신은 성실과 예의를 충분히 반영할 수 있어야 한다. 네가 무슨 말을 하든, 너는 진심으로 말해야 한다. 쓴 비즈니스 서신을 들고 읽다. 상대방이 지금 너와 통화하고 있다면, 그는 반드시 너의 자연과 성실함과 예의를 느낄 것이다. 여기서 말하는 예의는 단순히 예의바른 표현을 사용하는 것이 아니라 다른 사람을 위해 배려하고 상대방의 심정과 처지를 배려하는 태도를 반영한 것이다.
(d) 단일 주제
비지니스 서신은 순전히 상무성으로, 일반적으로 문장 전문을 요구하며, 내용이 단일하며, 공무 위주이며, 취지를 두드러지게 한다.
(5) 사양 형식
비즈니스 서신의 구조는 일반 서신과 비슷하며 제목, 본문 및 서명이 있습니다. 대외 무역 업무 서신은 반드시 영어나 GJ 로 국제 관례에 따라 사용하는 언어로 써야 하며, 문법과 쓰기 형식도 상대방의 언어 규범과 습관에 부합해야 한다.
(6) 지위가 평등하다
상업 서신은 두 평등한 법인 간의 교환 문서로 쌍방의 평등과 호혜를 반영한다. 상업 서신은 서로 존중하고 예의 바르게 써야 한다.
(7) 시간 제한 요구 사항
비즈니스 서신은 비즈니스 활동의 모든 부분에서 형성되며, 각 서신은 일정 기간 내에 쌍방이 원하는 바를 명확하게 표현한 것이다. 따라서 상대방의 편지를 받은 후에는 반드시 제때에 회답해야 한다. 현재, 팩스나 이메일과 같은 빠른 전송 형식은 이러한 특징을 만족시키는 데 점점 더 많이 사용되고 있다.
비즈니스 서신은 일반적으로 제목, 본문, 엔딩의 세 부분으로 구성됩니다.
(1) 헤더
헤더는 보낸 사람의 이름과 주소, 제목, 신호, 제목, 받는 사람의 주소 및 단위로 구성된 편지의 시작입니다.
1 보낸 사람 이름 및 주소
발송인의 이름과 주소는 일반적으로 발송자 업무 단위의 이름과 상세 주소를 나타냅니다. 전화 번호, 전보 등기, 전용 코드, 텔레콤, 팩스, 웹 사이트 등의 업무 연락처 정보도 포함되어 있습니다.
2. 제목
비즈니스 서신으로서, 그것은 일반 서신과는 다르다. 기업 내 개인 간의 교류가 아니라면 비즈니스 서신에는 일반적으로 제목이 있을 수 있다. 제목은 편지의 첫 페이지에 위치하여 중간에 쓰여 있는데, 그 내용은 이유를 설명하는 것이다. 편지의 주요 목적과 중심을 요약하여 수신인이 제목을 통해 편지의 주요 내용에 대한 대략적인 이해를 가질 수 있게 하다. 일반적인 비즈니스 서신 제목은 다음 두 가지 형식입니다.
(1) 프린터 비용을 지불해야 하는 편지, 판촉 편지, 주문 편지, 청구 편지 등 다양한 언어로 된 편지로 구성됩니다.
(2) 먼저' 사유' 라는 단어를 쓰고 콜론을 힌트로 사용한 다음' 사유: 자동차 청구' 와 같은 편지 내용을 직접 표기한다.
세 글자의 숫자
글자 수는 숫자이며, 대숫자와 본수로 나뉜다. 대외무역상무서신의 편지지에 번호를 표시하면 서신이 관리와 열람이 용이하다는 것을 보증할 수 있다.
역량 위치는 일반적으로 제목의 오른쪽 아래 또는 헤더의 왼쪽 위에 나타납니다. 두 가지 일반적인 형식이 있습니다. 하나는 행정 공문의 번호 형식을 모방하는 것입니다. x 문자 [xxxx] X 또는 (XXXX) X 형식을 사용합니다. 두 번째는 번호 x 와 같은 직접 번호 형식을 사용하는 것입니다.
4 호칭
호칭은 수신인 또는 수신단위의 호칭을 가리키며, 일반적으로 수신인의 존칭을 가리키며, 비즈니스 서신의 필수 구성 요소이다. 그 위치는 일반적으로 제목 또는 기능 번호의 왼쪽 아래에 있으며, 한 줄로 되어 있으며 맨 위 상자에 쓴 다음 콜론이 옵니다. 글을 쓸 때 두 가지 제목이 있다.
(1) 는 경어를 가리킨다. 존경하는 뒤에 칭호와 콜론을 하나 더 넣어라, 예를 들면 사랑하는 선생, 사랑하는 여사 등이다. 존경받는 사무실 주임, 존경받는 재무부 장관, 존경받는 영업 관리자 등 존칭에 직위를 사용할 수 있습니다.
(2) 구체적인 제목. 존칭은 특별히 명명한 것이다. 호칭이 이름에 붙다. 이런 호칭은 일반적으로 편지인과 수신인이 서로 알고 있거나 매우 친숙할 때 쓰인다. 이 제목은 편지인과 수신인의 감정과 친밀한 관계를 반영할 수 있기 때문이다. 호칭은 일반적으로 선생, 부인, 또는 직무를 사용할 수 있습니다. 예를 들면 존경하는 사무실 주임석, 존경하는 재무부장장, 존경하는 판매지배인 왕입니다.
5. 수신자의 주소와 단위
받는 사람의 주소와 단위는 받는 사람 엔터프라이즈 단위의 이름과 상세 주소를 표시해야 합니다.
(2) 텍스트
본문은 비즈니스 서신의 주체로, 비즈니스 교제의 실질적인 문제를 묘사한다. 글쓰기는 내용이 간단하고, 한 문장과 한 가지 사물이 있고, 글이 간결하고, 이치가 있고, 근거가 있고, 문필이 예의바르게 쓰여야 한다.
1 인사
인사말은 사교용어나 예의바른 용어이기도 하다. 처음의 인사는 비즈니스 서신에 필수적이다. 바로 발신자가 받는 사람에게 예의바르게 인사하는 것이다. 일반적으로 하나 또는 두 개의 정중 한 말로 표시됩니다. 예를 들어, 안녕하세요, 최근 사업은 어떻습니까? 이익은 매우 높습니다. 이것이 당신의 첫 접촉이라면, 당신은 이런 말을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 나는 당신에 대해 많은 것을 들었고, 나는 우아함을 지지하지 않습니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 아름다움명언) 답장이라면 "편지 감사합니다" 라는 말로 감사를 표할 수 있습니다.
2 주체
주제는 비즈니스 서신 본문의 핵심 내용이며 발신자가 설명하고자 하는 내용이다. 비즈니스 서신에 따라 내용이 다릅니다. 일반적으로 다음 두 가지 항목이 포함됩니다.
편지를 보낸 이유를 설명하다. 서신의 목적, 근거, 이유 등을 직접적이고 간결하게 설명하다. 회신은 상대방의 편지의 요점을 인용하여 회신의 타당성을 표시해야 한다.
(2) 발송할 사항을 설명합니다. 주송기관이 서신을 전달하는 중심 내용은 일반적으로 송신 사유에 따라 구체적인 사항을 상세히 진술하거나 논의할 의제나 연락사항에 대한 자신의 의견을 밝히는 것이다. 말투는 평화로워야 하고, 질문은 명확해야 하며, 사실은 분명해야 하며, 표현은 분명해야 한다. 예를 들어, 협상 서신의 본문에는 협상의 원인, 협상 내용, 의지의 세 부분이 포함됩니다. 문의 서신의 본문은 두 부분으로 구성되어 있다: 문의 이유와 문의 사항; 회신의 본문은 두 부분으로 구성됩니다: 응답의 이유와 내용; 상품견적서의 본문에는 제품가격, 결제방법, 납품일, 제품사양, 가용수량, 제품포장, 운송수단 등이 포함됩니다.
본문이 간단하면 논리적으로 하나의 세그먼트 구조를 채택할 수 있고, 논리적으로 본문 내용이 많으면 세그먼트 구조를 채택할 수 있다.
세 개의 끝말
본문이 끝난 후, 일반적으로 간결한 언어로 주체의 서술을 간략하게 요약하고, 이 편지의 관련 요구를 제기하며, 발신 날짜를 강조한다. 요청편지의 결말이 청한 일이라면, 해결을 돕고 싶고, 답변의 결말이 좀 대범하고 좋은 소식을 기다리길 바랍니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 편지명언) 끝은 발송인과 수신인의 관계 및 편지의 내용을 보고 적절하게 요구해야 한다.
(3) 편지 끝
꼬리는 네 부분으로 구성되어 있습니다.
1 인사
모든 비즈니스 서신에는 인사가 있어야합니다. 인사말은 주는 인사말과 받는 사람의 인사말의 두 부분으로 나뉜다.
(1) 잠시만 기다려 주세요. 본문 뒤에 공백 두 개를 쓰세요. 자주 쓰는 것은 인사, 송정, 축하 등이다.
(2) 좋은 글자는 반드시 다른 줄을 써서 상대방에 대한 존중을 표시해야 한다. 자주 쓰는 인사말은 상기, 진안, 장사가 번창하는 등이다.
2 마크
서명은 발신자의 서명 또는 서명과 도장입니다. 비지니스 서신의 서명은 기업의 요구나 발송인의 의견에 따라 결정될 수 있다. 일부 기업은 단위 이름의 도장으로 자신의 이름을 서명합니다. 일부 기업은 편지 내용에 대한 책임을 나타내기 위해 발송인에게 직접 서명을 요청했다. 개인 서명은 반드시 발송인 본인이 서명해야 한다.
3 일
날짜는 통상 편지가 부친 구체적인 시간이다. 비즈니스 서신에는 업무 왕래가 포함되므로 반드시 발송 날짜를 명시해야 합니다. 일반적으로 다음 세 가지 형식을 사용합니다.
(1) 공문서 날짜 양식. 즉, 편지 대출 아래에 xxxx 년 8 월 18 일과 같이 소문자로 보낸 날짜를 적는다.
② 아라비아 숫자. 2008 년 8 월 18 과 같이 편지 서명 아래에 아라비아 숫자로 보낸 날짜를 적어 두는 것이다.
(3) 국제 표준 속기 형식. 글자 서명 아래에 아라비아 숫자로 년, 월, 일을 표기하고, 한 자리 월, 일전에 0 을 더하는 것이다 (예: 2008 년 8 월 18).
어느 쪽이든, 보관을 위해 날짜를 모두 써야 한다. 예를 들어, 2008 년 8 월 8 일은 2008 년 8 월 8 일로 쓸 수 없습니다.
액세서리 4 개
첨부는 견적서, 송장, 확인서, 문서 등과 같이 편지에 동봉한 관련 자료입니다. 첨부 파일을 표시해야 하는 경우 서신 서명 아래에 첨부 파일을 표시할 수 있습니다. 두 개 이상의 첨부 파일이 있는 경우 첨부 파일 1 과 첨부 파일 2 를 각각 표시해야 합니다.
범문:
사과 편지
Xx 빅 스타 무역 유한 회사:
우리는 이미 당신의 XX 년 XX 월 XX 일 편지를 받았습니다. 편지에 불만을 제기한 XX 년 XX 월 XX 일 컴퓨터 책상 구매 계약 중 35 대의 황화표 컴퓨터 책상 인터페이스가 파손된 것에 대해 사과드립니다. 이 일은 우리의 높은 중시를 불러일으켰고, 이미 조사를 시작하였다.
관련 소문의 검증을 거쳐 우리 공장에서 생산한 xxxx 황화표 컴퓨터 책상은 공장 출하 시 모두 양질의 제품이다. 편지에 언급된 일부 컴퓨터 책상의 인터페이스가 고장난 것은 우리 노동자들이 출고할 때 처리가 소홀했기 때문이다. 우리는 다시 한 번 당신의 손실에 대해 사과하고, 가능한 한 빨리 컴퓨터 책상의 상세한 숫자와 손상 정도, 공증인 및 검사 증명서를 제공해 달라고 요청합니다. 우리 회사는 가능한 한 빨리 실제 손실에 따라 무조건 배상을 할 것이다.
이에 대해 우리는 계책으로 생각하고, 업무에 존재하는 문제와 부족을 찾고, 이런 사건의 발생을 막기 위한 시정 조치를 취할 것이다.
책임있는 회사의 이해를 얻어 좋은 무역관계를 계속 유지하기를 바랍니다.
회신을 기다리다
Xx 광명가구 유한회사.
20xx 년 x 월 x 일