1. 목적
회사의 업무 효율성을 향상시키고 비용을 효과적으로 절감 및 절감하며 사무 자동화 구축을 가속화하고 문서 및 문서의 빠르고 원활한 전송을 보장합니다. 다양한 정보를 바탕으로 회사의 실제 상황에 따라 이러한 규정을 제정했습니다.
2. 적용 범위
2.1 이 규정은 그룹 내 모든 부서, 모든 지배 주식회사 및 각 판매 회사(물류 센터)의 사무 자동화 관리에 적용됩니다. ).
2.2 OA 시스템 사용자는 그룹 내 각 부서의 직원, 각 판매회사(물류센터), 각 지주회사의 관리자로 잠정 지정됩니다.
3. 관련 부서의 책임
3.1 그룹 오피스는 문서의 생산, 전달, 감독, 소수의 종이 문서의 보관 및 보고를 담당합니다. 발송되는 전자공문서에는 규정을 준수하는 파일 헤더와 파일 본문이 포함되어 있어야 합니다.
3.2 그룹 인사부는 그룹 사무실의 정보 기술 부서와 협력하여 OA 사용자를 등록하고 취소하는 일을 담당합니다.
3.3 그룹 사무실의 정보 기술 부서는 OA 시스템 운영 기술 교육, OA 시스템 운영 장비의 유지 관리 및 전자 문서 보존을 담당합니다.
3.4 각 지주회사 및 각 판매회사(물류센터)의 부서 및 인사 책임은 그에 따라 구현될 수 있습니다.
4. 문서 송수신
4.1 그룹사와 각종 부서, 기업 등이 발행하고 보고한 각종 공문서(문서, 회의 공지, 공지, 브리핑, 정보 포함) .) 서류발송은 사무자동화시스템(OA)을 이용함을 원칙으로 하며, 특별한 경우 종이문서를 인쇄할 필요가 있을 경우에는 반드시 부서나 담당 리더에게 보고하여 승인을 받아야 합니다.
4.2 발행이 필요한 그룹사의 공식 문서 및 기타 공식 문서는 여전히 원래 프로세스에 따라 초안, 검토 및 발행되며 동일한 번호가 부여되고 제작되어 스캔되어 발송됩니다. OA를 사용하는 접수기관 및 개인은 사무국에서 OA를 사용하고, 접수기관 및 개인에게 사무국의 규정에 따라 발송됩니다. 실제로 보관 및 보고를 위해서는 여러 장의 인쇄가 필요합니다.
4.3 전자 공문서는 작성, 검토, 발행하는 사람이 등록하고 서명해야 합니다.
4.4 모든 OA 사용자는 매일 오전, 오후 퇴근 후 파일을 열람하기 위해 제때에 OA 시스템에 로그인해야 하며, 원활한 의사소통과 정보 제공을 위해 OA 시스템을 항상 '온라인' 상태로 유지해야 합니다. 출장이나 장기간 여행을 하시는 경우에는 반드시 공인된 공문서 대리인을 지정하여 처리해 주셔야 합니다.
4.5 전자문서가 발송된 후 직원은 공문서의 우선순위에 따라 공문서의 수신 여부를 확인하고 처리를 촉구 및 감독해야 하며, 다음의 경우 적시에 관련 담당자에게 연락해야 합니다. 문제가 발견되었습니다.
4.6 그룹 내 각 부서, 지주회사, 판매회사(물류센터)별로 OA 시스템 관리체계를 구축하고, OA 시스템 파일 관리를 담당할 전담 인력을 지정해야 한다.
5. 사용자 등록 및 취소
5.1 본사 OA 시스템을 사용할 수 있는 자격을 갖춘 신규 인력에 대해 인사부에서 해당 인력의 이름, 부서, 직위, 해당 정보는 그룹사무실 정보기술부로 전달되며 일주일 이내에 컴퓨터 구성 및 OA 사용자 등록이 완료됩니다. 본사 OA 이용자는 퇴사 전 그룹사무실 정보기술부로 가서 컴퓨터 인계 및 OA 해지 절차를 완료해야 퇴사 절차를 밟을 수 있다.
5.2 모든 지주사 및 참가사 및 각 판매사(물류센터)는 OA 시스템 이용 자격을 갖춘 인력을 신규 모집하며, 지주사 및 각 판매사(물류센터)는 이를 통보합니다. 이름, 부서, 직위 등 기본 정보를 그룹 인사부에 보고한 후 그룹 사무실 정보 기술 부서에 제출하여 등록합니다. 합자회사 및 판매회사(물류센터)의 OA 사용자는 퇴사하기 전 그룹 인사부에 신고해야 하며, 그룹사무실 정보기술부에서 OA 해지 절차를 완료해야 퇴사 절차를 밟을 수 있다. 사직 절차.
5.3 그룹 내 모든 부서, 각 지주회사, 각 판매회사(물류센터)는 전용 컴퓨터가 없는 OA 사용자를 위해 합리적으로 컴퓨터 사용을 마련해야 합니다.
6. 시스템 보안 및 유지관리
6.1 그룹사, 각 지주회사, 각 판매회사(물류센터)의 네트워크 서버는 근무시간 동안 항상 온라인 상태를 유지해야 하며, OA 시스템은 항상 정상적인 작동 상태를 유지하십시오. 서버 운영 로그를 작성하여 30일 이상 보관하세요.
6.2 그룹 사무실의 정보 기술 부서는 파일 업로드 및 시스템 유지 관리를 담당할 관리자를 지정해야 합니다. 모든 구성 정보는 전담 직원이 기밀로 유지해야 합니다. 시스템 관리자는 해커의 침입을 방지하고 시스템 보안을 보장하기 위해 정기적으로 네트워크 시스템을 소독하고 방화벽을 구축해야 합니다.
6.3 기밀문서는 OA시스템에 입력되지 않으며, 기존 공문서 유통방식에 따라 처리되며, 발급 범위 및 승인 범위에 따라 엄격하게 전자문서를 발송합니다. 여전히 그룹사 공문서 관리 관련 규정에 따라 발급이 이루어지고 있습니다.
6.4 모든 OA 시스템은 사용자의 비밀번호를 잘 관리해야 하며, 관련 없는 사람에게 임의로 유출해서는 안 됩니다.
7. 파일 공유 및 보관
7.1 그룹 사무실은 회사 설립 이후의 파일을 정리하고, 기밀 및 유효하지 않은 파일을 제거하고, 모든 실무 파일을 OA에 저장해야 합니다. 시스템 사용자가 배우고 사용할 수 있도록 인터넷에 게시됩니다.
7.2 그룹사무실에서는 1년에 한 번씩 전자 공문서를 OA시스템에 정리하여 CD로 굽고 그룹 아카이브에 보관한다.
8. 부칙
8.1 이 규정은 2006년 1월 1일부터 시범 시행되며, 동시에 기존의 관련 규정은 폐지된다.
8.2 시험 운영 기간 동안 회사는 OA 시스템을 사용하여 파일 전송 및 정보 통신을 처리하는 것 외에도 진정한 종이 없는 사무실을 구현하고 회사의 과학화를 가속화하기 위해 자동화된 사무 프로세스도 점진적으로 구현할 예정입니다. 관리 및 현대 기업 시스템 구축.
8.3 그룹의 모든 부서, 각 지주회사, 각 판매회사는 본 규정이 개정될 수 있도록 시범 시행 중 발생한 문제점, 의견, 제안을 적시에 그룹사무실에 보고해야 합니다. .