사업 단위는 파일 관리자의 전문적 자질 양성을 강화해야 하며, 파일 관리자는 컴퓨터, 하드웨어, 소프트웨어 기술 지식을 갖추어 정보화 후의 파일을 효과적으로 관리할 수 있어야 한다.
공공 기관의 파일 관리 정보 구축에 대한 생각-1논문 요약:
2 1 세기는 정보화 시대이며, 전통적인 파일 관리 모델은 더 이상 현대 사회의 급속한 발전에 적응할 수 없다. 중국의 파일 관리는 큰 변화에 직면하고 있다. 컴퓨터 네트워크 기술의 보급은 우리나라의 파일 관리 수준 향상을 위한 기회를 제공했지만, 또한 도전을 가져왔다. 현재 우리나라 문서 관리 과정에서 많은 문제가 있어 단위 문서 관리 정보화 건설을 심각하게 방해하고 있다. 이 글은 우리나라의 문서 관리 현황과 어떻게 문서 관리를 더 발전시킬 수 있는지를 분석하였다.
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공공기관 파일 관리 정보화 건설
정보기술의 급속한 발전은 사업 단위 파일 관리에 기회와 도전을 가져왔다. 전통적인 종이 기반 및 수동 입력 파일 관리는 더 이상 현대 사회의 요구 사항을 충족시킬 수 없습니다. 우리나라의 문서 관리는 변화해야만 사업 단위의 실제 발전의 수요에 적응할 수 있어야 더 큰 역할을 할 수 있다. 우리나라 기록계에서 많은 사람들이 이미 파일 관리 정보화를 실현하는 효과적인 방법을 탐구하기 시작했고, 이 목표를 진정으로 실현하는 임중 길은 멀다.
첫째, 공공 기관의 파일 관리 현황 분석
글로벌 정보화가 급속히 발전하면서 대부분의 기관들이 파일 관리 정보화 건설을 시작했지만 효과는 분명하지 않아 건설길에 많은 장애를 겪었다. 우선, 사업 단위의 파일 관리는 정당한 중시를 받지 못했다. 파일 관리는 사업 단위의 운행에서 대체불가의 역할을 하고 있다. 서류의 정기적인 정리로 사업 단위의 업무가 명확해졌고, 동시에 자원의 이용성도 향상되었다. 그러나, 많은 서류의 사용자 또는 사업 단위의 지도자는 파일 관리에 대한 명확한 인식이 없고, 본 단위의 파일 관리 건설을 소홀히 한다. 자금 투자가 너무 적어 파일 관리의 하드웨어 및 소프트웨어 수준을 높일 수 없고, 파일 관리자의 자질과 능력이 너무 낮다. 둘째, 우리나라의 아카이브 정보 자원 개발은 제한되어 있고, 효과적인 공급이 심각하게 부족하며, 정보 자원 수집 처리 과정에서 중복 노동이 과다하다. 현재 우리나라의 파일 개방 비율은 매우 낮고, 데이터베이스 용량은 작고, 방대한 정보 자원은 효과적으로 활용되지 못하고 있다. 마지막으로, 공공 기관의 파일 관리 요구 사항을 충족하는 시스템이 부족하여 하드웨어 및 소프트웨어 장비가 공공 기관의 대량의 파일 정보 요구 사항을 충족하지 못합니다.
둘째, 공공 기관 파일 관리 정보 구축 모델
현재 우리나라 사업 단위 파일 관리에 많은 문제가 있는 것은 정상이지만, 우리는 문제의 존재를 간과해서는 안 되며, 구체적인 문제를 구체적으로 분석하고 해결해야 한다. 정보 사회의 발전에 더 잘 적응하기 위해서는 공공 기관의 아카이브 관리 부서가 적시에 문제의 근본 원인을 찾아 해결하여 아카이브 정보 사용자의 요구를 충족시켜야 합니다.
1. 효과적이고 안전한 문서 관리 시스템 구축
서류의 역할은 기업 사업 단위에 편리하고 빠르고 완벽한 정보 자원을 제공하고, 문서 사용자들에게 최고의 서비스를 제공하는 것이다. 많은 서류는 본 단위의 비밀 문서이기 때문에 효과적이고 안전한 문서 관리 제도를 제정하여 서류의 안전을 확보하고 허위 정보의 위험을 없애야 한다. 기록 보관소는 내외망의 검사력을 높여 인터넷 상의 서류를 엄격히 통제해야 한다. 동시에, 파일 사용자들은 적시에 사용 현황을 피드백해야 하며, 파일 관리자도 파일 사용자의 의견과 건의를 참고하여 사업 단위 파일 관리를 더욱 개선해야 한다.
파일 관리 하드웨어 및 소프트웨어 시설 건설을 늘리십시오.
전통적인 파일은 종이 재료로 파일 수집, 보관 및 보호에 큰 불편을 초래합니다. 동시에 정보 기술의 발전으로 대량의 데이터를 전자 입력으로 저장할 수 있게 되어 파일 저장에 필요한 공간을 줄이고 파일 정렬 및 스토리지 환경에 대한 요구 사항을 간소화할 수 있게 되었습니다. 이를 위해서는 모든 기능을 갖추고 작동하기 쉬운 하드웨어 및 소프트웨어 장비를 갖추어야 합니다.
3. 사업 단위 기록 관리 인원의 직업 자질 훈련을 강화하다.
정보화가 사업 단위 파일 관리에 침투하면서 파일 관리 방식이 크게 바뀌고 관리 범위도 확대되면서 파일 관리 인원에 대한 능력 요구도 어느 정도 높아졌다. 사업 단위는 파일 관리자의 전문적 자질 양성을 강화해야 하며, 파일 관리자는 컴퓨터, 하드웨어, 소프트웨어 기술 지식을 갖추어 정보화 후의 파일을 효과적으로 관리할 수 있어야 한다. 사업 단위는 파일 관리 인원의 업무에 대한 중시를 높이는 동시에 파일 관리 인원의 전문 능력을 심사하는 데 주의해야 한다.
셋째, 공공 기관의 아카이브 관리 정보 구축의 의의
1. 파일 관리가 쉬워졌습니다.
전통적인 서류는 주로 종이 재료이기 때문에 종이가 쉽게 노화되고, 재료의 수집, 정리, 보관 및 보호 과정이 너무 방대하다. 정보화 이후 서류는 대부분 쓴 것이다. 관리자는 전자 네트워크 플랫폼과 전자 입력을 구축하여 아카이브를 수집하고 정리할 수 있으며, 정보 점유 공간이 줄어 저장 및 관리가 용이합니다. 또한 파일 관리가 간편해지고 시스템 정기 유지 보수만 하면 됩니다.
파일 사용자가 사용하기가 더 편리합니다.
과거에는 파일을 사용하려면 파일 사용자가 대량의 데이터에서 검색해야 했고, 작업량이 많아 필요한 것을 찾기가 어려웠습니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 문서명언) 아카이브 정보화 후, 파일 사용자가 인터넷을 통해 키워드를 입력하면 대량의 자료에서 자신이 찾고자 하는 것을 찾을 수 있으며, 사용자가 직접 아카이브에 가서 찾을 필요도 없고, 아카이브 정보의 원격 전송을 개선하고, 관리와 사무실의 효율성을 크게 높일 수 있다.
넷째, 요약
정보기술이 전면적으로 발전함에 따라, 전통적인 파일 관리는 더 이상 사회의 파일 관리 요구를 충족시킬 수 없다. 파일 관리를 개혁하고 파일 관리 모드를 변경해야만 효율적이고 편리한 파일 정보 관리를 형성할 수 있다. 그러나 중국의 파일 관리는 여전히 탐색 단계에 있으며, 다른 나라와는 여전히 큰 차이가 있어 대중의 요구를 충족시킬 수 없다. 따라서 기관이 파일 관리 개선을 강화하는 동시에 컴퓨터 하드웨어 및 소프트웨어 회사가 전문적이고 효과적인 파일 관리 시스템을 설계하고 제작해야 합니다.
참고 자료:
[1] 주혜홍. 사업 단위 파일 관리 정보화의 건설과 발전에 대해 간단히 이야기하다. [J]. 대과학 기술 .2015. (4): 5-5,6.
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공공 기관의 파일 관리 정보 구축에 대한 고찰 2 요약
정보기술은 사업 단위 아카이브의 디지털화 관리를 실현하여 사업 단위 파일 관리에 많은 편리함을 제공하였다. 정보기술의 응용도 사업 단위 파일 관리를 위한 새로운 환경을 조성하고 새로운 문제에 직면했다. 사업 단위는 파일 관리 정보화의 특징을 결합하여 정보 기술의 영향을 총결하고, 용도에 맞는 대책을 세우고, 파일 관리 정보화 건설 수준을 높여야 한다.
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공공기관 파일 관리 정보화 건설
소개하다
파일 관리 작업량이 늘어남에 따라 기존 파일 관리의 폐단이 드러나면서 정보 기술은 공공 기관의 파일 관리에 대한 기술 지원을 제공합니다. 정보기술은 공공 기관의 파일 관리를 종이에서 디지털화로 전환하여 파일 관리의 효율성을 높였다. 그러나 파일 관리의 정보화는 정보 기술에 기반을 두고 있으며, 파일 관리는 내외부의 위협에 직면해 있다. 파일관리도 복잡화, 다양화, 개인화의 추세로 발전하고 있으며, 사업단위의 파일관리도 새로운 문제를 드러내고 있다.
우선, 공공 기관의 파일 관리 정보화 현황을 분석했다.
컴퓨터 기술의 보급과 정보기술의 발전에 따라 사업 단위 파일 관리 시설이 완비되어 파일 관리를 규범화, 과학화 방향으로 발전시키기 위한 기술 기반을 마련하였다. 그러나 우리나라 사업 단위 파일 관리에는 여전히 많은 문제가 있다.
투자가 부족하다
파일 관리 정보화 건설은 체계적이고 장기적인 공사이다. 파일 관리 시스템은 정보기술이 끊임없이 업데이트됨에 따라 끊임없이 개선되어야 한다. 사업 단위는 또한 장기적인 자금 투입을 보장하고, 정보 시스템의 하드웨어 및 소프트웨어 장비를 적시에 업데이트하고, 시스템 취약점을 줄이고, 파일 관리 시스템의 안전을 보장해야 한다. 그러나, 많은 기관들은 아카이브 관리의 정보화 건설에 대한 과학적 인식이 부족하고, 대량의 자금을 투자하여 아카이브 정보 시스템을 구축하려 하지 않아, 시스템 소프트웨어와 설비를 장기간 업데이트할 수 없게 되고, 정보 설비와 기술이 미비하여, 정보 기술이 아카이브 관리에서 작용하는 역할을 제한하였다. 파일 관리 시스템은 많은 위협에 직면해 있다.
(2) 인사 문제
파일 관리 정보화에는 많은 첨단 기술이 포함되며, 파일 관리에도 전문 기술자가 처리해야 한다. 하지만 많은 기관들은 파일 관리의 정보화가 종이 파일을 전자 파일로 변환하는 것에 불과하며, 관리자들은 기본적인 컴퓨터 조작 기술만 익히면 된다고 생각합니다. 따라서 대부분의 기관의 파일 관리자들은 대부분 자신을 돌볼 겨를이 없고, 전통적인 파일 관리 경험이 풍부하다. 이러한 관리자는 우수한 파일 관리 능력을 갖추고 있지만 정보 기술 운영 능력이 부족하여 아카이브 정보 관리의 요구를 충족시킬 수 없습니다. 정보기술을 이용한 파일 관리 능력이 높지 않으면 파일 수집과 보관에 영향을 미치고, 파일의 정확성에 영향을 미쳐 정보기술이 사업 단위 파일 관리에서 발전하기 어렵다. 또한 정보 파일 관리 시스템은 일상적인 유지 관리가 필요하며 관리자의 컴퓨터 능력에 대한 요구가 높습니다.
(c) 아카이브 정보 구축의 타당성 부족
파일 관리 정보화 건설은 전문성이 매우 강한 작업이며, 사업 단위의 상황에 따라 파일 관리 시스템이 작용하도록 보장해야 한다. 그러나 일부 기관은 파일 관리 정보화 건설의 특수성을 간과하고' 가져오기주의' 원칙에 따라 다른 부서의 파일 관리 방법을 자신의 파일 관리 정보화 건설에 적용해 표적이 강하지 않고 자원 낭비를 초래하고 있다. 이는 파일 관리의 정보화 건설에 부정적인 영향을 미쳐 파일 관리 정보 시스템의 역할에 영향을 미쳤다.
(d) 아카이브 정보 관리에는 많은 허점이 있다.
파일 관리 정보 시스템 구축 및 유지 관리의 문제로 인해 공공 기관의 파일 관리 정보화 수준이 낮고, 파일 정보 작업의 다양한 방법 및 프로세스에 익숙하지 않으며, 파일 관리 작업에 오류가 발생하기 쉬우므로 파일 손상 및 데이터 손실이 발생할 수 있습니다.
둘. 공공 기관의 아카이브 관리 정보 구축 강화 방안
(a) 관념을 바꾸다
사업 단위 지도자와 직원들은 파일 관리 정보 시스템의 지위와 역할을 정확히 이해하고, 정보 시스템의 건설과 투입을 중시하며, 현대화된 관리 설비를 도입하고, 정보 시스템의 하드웨어 및 소프트웨어 시설을 보완하고, 파일 관리 설비가 완비되고, 충분하며, 정보 관리 아카이브 작업의 요구 사항을 충족해야 한다. 과학적이고 질서 있는 원칙에 따라, 각기 다른 종류와 서로 다른 전달체의 서류를 보관하여 일상적인 검색과 사용을 용이하게 하고, 설령 긴급한 상황에서도 파일을 구급하도록 보장한다. 전체 텍스트 데이터베이스 및 멀티미디어 데이터베이스 구축, 조건부 기관은 각종 파일의 디지털 입력 및 관리를 용이하게 하는 표준 전자 파일 접수 시스템을 구축해야 하며, 기관이 전체 텍스트 정보를 전자적으로 쿼리하여 정보 시스템의 서비스 효율성과 품질을 제공할 수 있도록 해야 합니다.
(b) 관리자의 전문적 질 향상
기록 관리의 정보화 건설에 있어서, 관리인의 업무 자질을 제고하는 것은 기록 관리의 정보화 건설을 촉진하는 데 중요한 역할을 한다. 우선, 경영진의 컴퓨터 수준, 정보 관리 아카이브의 업무 기술 및 종합적인 자질을 향상시키고 실제 업무 요구에 부합하는 인재를 양성하는 데 주력한다. 사업단위도 사상적으로 파일 관리를 중시하고, 정보화 파일 관리에 대한 의식을 확립하고, 모든 직원들이 정보화 파일 관리 및 정보화 파일 관리에 대한 주의사항을 중시할 필요가 있다. 마지막으로, 파일 관리자의 전문 역량 평가를 강화하고, 과학적 성과 평가 시스템을 구축하고, 직원의 자기 계발 의식을 자극하고, 기술을 적극적으로 향상시키며, 개인 역량이 직무 요구 사항과 본 부서의 파일 관리 정보화 건설 요구 사항을 충족시킬 수 있도록 합니다.
(c) 파일 관리 정보 시스템 소프트웨어 개발 강화
파일 관리 정보 시스템의 맹목적인 응용의 경우, 파일 관리에 필요한 하드웨어 설비를 개발하고 보완해야 하며, 동시에 본 기관의 파일 관리에 적합한 애플리케이션 소프트웨어를 개발하여 서로 협조해야 한다. 예를 들어, 본 단위의 발전에 부합하는 파일 관리 정보화의 총체적 계획을 세우고, 본 단위의 실제 정보 요구와 연계하여 본 단위의 파일 관리 요구에 부합하는 관리 모델을 구축하면, 파일 관리 시스템의 유연성과 확장성이 향상되어 본 단위의 파일 관리 요구 사항의 변화에 따라 파일 관리 정보 시스템을 조정할 수 있게 됩니다.
(d) 아카이브 정보 관리 시스템 개발
파일 관리 정보화 건설은 자금과 인재의 투입일 뿐만 아니라, 본 단위에 맞는 정보화 관리 제도와 프로세스를 구축해 프로세스에 따라 파일 관리를 규범화하고 통제해야 한다. 각 부서의 일상적인 워크플로우에 관련된 정보와 파일의 차이가 큰 경우, 조직은 업무 요구에 따라 각 부서에 서로 다른 정보 저장소를 구축하여 부서 내 파일과 정보의 빠른 공유 및 유통을 용이하게 할 수 있으며, 직원은 필요에 따라 대상 파일을 신속하게 조회하여 파일 관리 시스템의 타당성과 실용성을 향상시킬 수 있습니다. 과학적이고 효과적인 관리 제도와 운영 절차를 통해 운영 실수를 줄이고 파일 손상으로 인한 파일 손실을 방지합니다.
셋째, 결론
사업 단위는 정보 기술을 최대한 활용하고, 정보 기술이 파일 관리에 제공하는 편리함을 포착하고, 아카이브 관리 정보화 건설을 적극적으로 추진해야 한다. 동시에, 사업단위도 정보기술이 파일관리에 가져온 문제와 정보기술을 파일관리에 적용해 생긴 새로운 문제를 충분히 이해해야 한다. 하드웨어, 소프트웨어 장비, 인력, 관리제도 등에서 파일관리 정보화 건설의 문제점을 분석하고, 본 단위의 완벽한 파일관리 정보화 건설과 결합해 정보기술이 파일관리에서 차지하는 역할을 충분히 발휘해야 한다.
참고
양신. 사업 단위 파일 관리 정보화의 건설과 발전에 대해 간단히 이야기하다 [J]. 기술 혁신과 응용, 2013,03: 290.
[2] 수. 사업 단위 기록 관리 정보화 건설 방법 및 전략 개선 [J]. 동양 기업 문화, 20 13,16:128-1
[3] 장효웨이. 공공 부문 파일 관리 정보화 건설의 문제점과 대책 [J]. 기술 보급, 20 15, 21:142-1
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