첫 번째 단계: 수집
서류의 전신은 문서이며 사회 활동에 분산되어 있다. 파일이 처리되면 쉽게 찾고, 흩어져 있는 파일을 선택하고, 계속 보관할 가치가 있는 파일을 선택할 수 있습니다. 보관 후, 본 기관의 파일 관리 기관이 보관한다.
몇 년 후 장기 보존 가치가 있는 서류는 규정에 따라 관련 기록 보관소에 넘겨야 하는데, 이것이 바로 기록 보관소의 수집이다.
파일 수집은 에서 중앙으로 분산되는 프로세스이며 파일 작업의 시작과 첫 번째 부분입니다.
2 단계: 정리
수집한 파일은 파일 수가 많고 내용이 복잡하기 때문에 비교적 지저분하다. 관리와 활용을 용이하게 하기 위해서는 어수선한 서류를 분류하여 규범적으로 정리해야 한다. 이것이 바로 서류정리다.
파일 정리는 무질서에서 시스템, 무질서에서 질서에 이르기까지 파일 작업의 기초이다.
세 번째 단계: 보관하세요.
시간이 지남에 따라, 각종 자연과 인위적인 요인의 영향으로 인해 서류는 항상 자멸하는 과정에 처해 있으며, 심지어 종이가 노랗게 변하고, 글씨가 퇴색되고, 화재, 홍수, 벌레 좀나방, 곰팡이 등과 같은 갑작스러운 손상을 초래할 수도 있다.
파일의 지속적인 손상과 장기 활용 문제를 해결하기 위해서는 파일을 잘 보관하고, 파일의 완전성과 완전성을 보장하고, 파일의 수명을 연장할 수 있는 다양한 효과적인 보호 조치를 취해야 합니다. 이것은 파일의 보존입니다.
4 단계: 식별
파일 수가 날로 늘어남에 따라 일부 파일은 이미 보존 가치를 상실했다. 서류의 복잡화를 막기 위해서는 이미 보존가치를 상실한 서류를 제거하고 파괴해야 한다. 또한 여러 파일의 보존 가치를 구별하여 계층적으로 보존하고 중요한 파일의 역할을 할 수 있도록 해야 합니다. 이것은 파일 감정입니다.
5 단계: 통계
서류의 과학적 관리는 서류와 서류작업에 대한 종합적인 이해가 필요하며,' 마음속으로는 헤아릴 수 있다',' 집바닥이 분명하다' 는 것을 실현할 필요가 있다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 과학명언)
따라서 파일 및 파일 작업에 대한 통계, 분석 및 연구가 파일의 통계 작업입니다.
6 단계: 검색
서류는 매우 많은데, 기본적으로 자신의 법칙에 따라 정리하고 보관하는 것이지만, 파일 사용에 대한 요구는 구체적이고 다방면이다.
사용자가 연기가 자욱한 파일을 마주할 때, 자신이 필요로 하는 파일을 찾는 것은 마치' 바다에서 바늘 찾기' 와 같다. 이를 위해서는 광범위한 아카이브 자원과 사용자의 구체적인 요구 사항을 해결하기 위해 아카이브 작업자 및 사용자가 사용할 수 있도록 다양한 방식으로 아카이브의 내용을 표시하는 완벽한 검색 도구 세트를 마련해야 합니다. 이것은 파일 검색 작업입니다.
7 단계: 개발 및 활용
서류를 보관하는 목적은 사회에 활용 서비스를 제공하고 서류의 역할을 충분히 발휘하는 것이다.
적시에 아카이브의 역할을 충분히 발휘하기 위해서는 아키비스트가 다양한 방법을 탐구하고, 다양한 방법과 수단을 취하여 아카이브를 연구하고 발굴하고, 사용자에게 아카이브 (실) 를 소개하고, 아카이브 정보 서비스를 제공해야 합니다. 이것이 바로 아카이브의 개발 활용입니다.
파일 작업의 7 가지 비즈니스 링크 간의 관계
(1) 각 비즈니스 링크는 파일 작업의 중요한 부분이며 필수적이고 상대적으로 독립적입니다.
(2) 비즈니스 링크는 상대적으로 독립적이지만 절대적으로 독립적이지는 않습니다. 기계적으로 순서를 나눌 수 없고, 업무고리의 연결, 교차, 침투, 영향을 중시해야 하며, 전면적, 조정, 조율 * * * 발전을 해야 한다.
(3) 각 업무 고리는 상호 의존적이고 상호 의존적인 전체이며, 각 업무 고리는 분할할 수 없다.
예를 들어 수집은 반드시 정리감정과 결합해야 하고, 정리와 검색은 반드시 결합해야 한다.
(4) 각 업무 고리 사이에는 파일 수집, 정리, 보관, 감정, 통계, 검색으로 파일 개발을 위한 창조 조건, 파일의 기본 업무 업무에 속하므로 파일 작업은 기본 업무 작업과 개발 활용 작업으로 나눌 수 있습니다.
관계: 기초적인 업무 없이는 개발 활용 작업을 할 수 없다. 개발 활용 작업이 없으면 업무 기초작업은 존재의 의의와 일의 목표를 잃게 된다.
양자간의 관계를 잘 처리하기 위해서는 어떤 일도 소홀히 해서는 안 되고, 경시해서는 안 된다.