전종은 국가기관, 사회단체 또는 개인이 형성한 서류의 유기적 전체이다. 전종은 정리 방법일 뿐만 아니라 하나의 원리, 하나의 이론으로, 전종 원리, 전종 이론이라고 한다.
(2) 전체 씨족의 중요성
1. 항상 유기적인 전체입니다. 같은 부계 가문의 서류는 분산될 수 없고, 다른 부계 가문의 서류는 혼용할 수 없다.
전체 일족은 특정 역사적 활동에서 형성됩니다. 권종은 사회 활동의 산물이지 순수한 인위적이고 독단적인 것이 아니다. 그것은 객관적으로 한 기관 파일 형성의 자연 법칙과 특징을 반영하여 파일 정리와 분류의 전형적인 방식이 되었다.
전체 일족은 특정 사회 단위를 기반으로합니다. 기관기록업무건설규범' 은 한 기관이 업무활동에서 형성한 각종 범주와 전달체의 서류가 전체 일족이라고 규정하고 있다.
(c) 기록 단위
정의: 기록 단위, 일명 전씨족 구성원은 전씨족을 구성하는 단위나 개인을 가리킨다.
일반적으로 독립 기관이나 조직은 모든 파일이 하나의 전종을 이루는 보관 단위입니다.
한 단위가 서류단위인지 아닌지를 판단하는 것은 주로 다음 세 가지 조건을 충족한다.
1. 독자적으로 직권을 행사하고 개인의 이름으로 독립적으로 글을 쓸 수 있다.
2. 독립적으로 예산을 편성하는 회계 단위 또는 경제 회계 단위;
3. 주관 인사가 있는 기관이나 인원은 일정한 인사임면권이 있다.
위의 첫 번째 조건은 필수조건이고, 마지막 두 조건은 보충조건이다.
(4) 입건 단위 변경이 모든 사건 분할에 미치는 영향.
첫째, 전체 씨족에 의한 정권 변경의 처리;
정권이 바뀌고 정치적 성질이 바뀌었고 서류는 다른 전종으로 건설해야 한다.
◆ 기업, 학교, 병원 등 정치적 성질이 불분명한 서류단위의 서류는 하나의 전체 일족으로 통일될 수 있다.
◆ 그 취지와 조직 성분이 변하지 않은 정당, 정치단체, 사회단체, 종교조직은 그 서류가 완전한 교파를 구성한다.
◆ 사관학교, 경찰학교, 건교와 같은 정치적 색채가 짙은 단위. , 다른 장르를 형성해야 한다.
◆ 단일 전종, 그 서류는 하나의 전종으로 간주된다.
둘째, 전체 사건의 입건 단위의 기능에 근본적인 변화가 일어났다.
◆ 새로 설립된 기관은 서류기관의 요구에 부합하고 새로운 독립 전종을 건립한다.
◆ 만약 독립된 기관이 취소된다면, 그 씨족 전체가 자연히 종료됩니다.
◆ 몇 개의 아카이브 단위가 병합되거나 병합될 때 병합 (병합) 하기 전에 형성된 파일은 각각의 전종을 구성하고, 병합 (병합) 할 때 종료되고, 병합 (병합) 된 새 단위는 새로운 전종을 구성합니다.
◆ 서류단위는 나누어져 있고, 한 단위는 두 개 이상의 서류단위로 나뉜다. 분할 전에 형성된 서류는 전씨족을 형성하고, 분할 후 각 부서에서 형성된 서류는 서로 다른 전씨족을 구성한다.
◆ 내부 기관의 독립 또는 합병, 독립 (합병) 이전에는 원래 기록 단위의 일부로 남아 있으며, 독립 (합병) 후 형성된 파일은 새 기록 단위의 전부 또는 일부로 간주됩니다.
(5) 전종의 종류
인물 전종:
사회 활동가, 과학자, 예술가, 교육자, 기업가, 영웅 모범 등 사회 유명 인사들에 의해 형성된 전체 파일이다. ) 그들의 생활 활동에서.
전체 인물족을 구성하는 개인, 가족, 씨족도 아카이빙 단위이다.
주요 내용에는 개인 작품, 원고, 일기, 편지, 유언장, 모든 가치 있는 자료 및 개인 또는 가족 활동을 기록하는 기타 자료가 포함됩니다.
전종의 보충 형식은 연종, 종집, 문서집이다.
연합 전종:
두 개 이상의 아카이브 단위로 구성된 전체적으로 구분하기 어려운 전체 파일을 나타냅니다.
두 가지가 있습니다. 하나는 전후 두 개의 기록 단위이며, 상속 관계는 비교적 가깝고, 문서는 이미 섞여 있어서 구분할 수 없습니다.
두 번째는 함께 일하는 기관, 즉 "한 단위, 두 개의 브랜드" 입니다.
전종 명칭은' 중국 * * * 베이징시 규율검사위원회 (베이징시 감사위원회) 전종' 과 같은 공동기록단위의 명칭을 나열해야 한다
전종의 보충 형식은 연종, 종집, 문서집이다.
연합 전종: 두 개 이상의 아카이브 단위로 구성된 전체 문서로, 서로 연결되어 있어 전종을 구분하기 어렵고 하나로 취급하기 어렵다.
두 가지가 있습니다. 하나는 전후 두 개의 기록 단위이며, 상속 관계는 비교적 가깝고, 문서는 이미 섞여 있어서 구분할 수 없습니다.
두 번째는 함께 일하는 기관, 즉 "한 단위, 두 개의 브랜드" 입니다.
전종 명칭은' 중국 * * * 베이징시 규율검사위원회 (베이징시 감사위원회) 전종' 과 같은 공동기록단위의 명칭을 나열해야 한다.
모든 사건의 집합: 몇 개의 사건 건수가 적고, 어떤 * * * 특징이나 연락이 있는 작은 사건으로 구성된 전체 사건을 일률적으로 처리하는 것을 말한다.
일반적으로 두 가지 형태로 나타납니다. 하나는 같은 유형의 베이스 단위이고, 몇 개는 대표적인 소전종입니다. 다른 하나는 일부 전종인데, 서류의 손실이 심각하고 불완전하다.
위의 두 양식의 경우 입건 단위의 특성, 존재 시기 및 지역에 따라' 모든 사건의 집합' 으로 편성될 수 있으며, 하나의 사건 번호만 편성하여 하나의 사건으로 관리할 수 있습니다.
예를 들면: XXXX 시대 XX 지역의 모든 공광 기업 사례 수집.
파일 수집: 알 수 없고, 분산되고, 일정한 방법으로 구성된 파일 수집을 말합니다.
이러한 파일은 기본 내용, 시간, 지역, 이름 등으로' 파일 집합' 을 구성해 전종번호를 하나의 전종으로 관리할 수 있다.
참고: 파일 수집은 임시 관리 조치입니다. 분산된 서류가 일단 전씨족에 속하면, 여전히 상응하는 전씨족으로 분류되어 관리해야 한다.
예를 들면:' 청말 XX 지역 부동산 증서집',' 민국 군사 기록집'.
(6) 전종을 확정하다.
◆ 다른 전종이나 알 수 없는 전종에 섞여 있는 문서의 경우, 전종의 결정은 주로 파일 작성자에게 속한다.
◆ 주로 문서의 서명, 도장, 헤더, 끝, 내용을 검사하여 사람, 시간, 장소를 판단한다.
◆ 여러 아카이브 단위에서 처리하는 파일의 경우 이러한 파일은 최종 작업을 완료하는 아카이브 단위의 전체 패밀리에 속합니다.
(7) 전체 씨족
정의: 전씨족 그룹은 일정한 역사적 연계를 가진 여러 전씨족으로 구성된 그룹이다.
구분 원칙: 일반적으로 기록 단위의 존재 기간, 지역, 기능적 성격을 근거로 소장품의 특성에 따라 가로 또는 세로 연계에 따라 그에 상응하는 전체 종족 집단을 형성한다.
예를 들어' XX 지역정법시스템 전종친'' 해방전쟁 당시 당정기관 전종친' 이 있다.
그 주요 기능은 같은 유형의 전종의 불가분성을 유지하고, 더 넓은 범위에서 파일 간의 역사적 관계를 효과적으로 유지하여 관리와 활용을 용이하게 하는 것이다.