건설 프로젝트 파일 관리는 주로 건설 프로젝트에 대한 문서, 스프레드시트, 도면 및 이미지 스캔 파일을 검토, 저장, 분류 및 검색하는 역할을 합니다.
1, 작업 내용:
각 텍스트에는 작성자, 문서 설명, 설정 날짜, 사용된 응용 프로그램 유형 등의 정보를 기록하는 색인 카드와 유사한 레코드가 있습니다. 이러한 파일은 일반적으로 저렴한 테이프에 보관되며, 특히 읽기/쓰기 가능한 광 디스크에 보관됩니다.
2. 파일 관리의 시스템 요소:
(1) 조직에서 만들 수 있는 문서 및 기타 컨텐츠 유형은 무엇입니까?
(2) 각 문서 유형에 사용되는 템플릿입니다.
(3) 각 문서 유형에 제공되는 메타데이터는 무엇입니까?
(4) 문서 라이프 사이클의 각 단계에서 문서를 저장할 위치입니다.
(5) 문서 라이프 사이클의 모든 단계에서 문서에 대한 액세스를 제어하는 방법
(6) 팀 멤버가 함께 문서를 작성, 검토, 승인, 게시 또는 폐기할 때 조직 내에서 문서를 이동하는 방법.
(7) 파일 관련 작업을 검토하고, 적절한 방식으로 파일을 저장 또는 폐기하며, 조직에 중요한 컨텐츠를 보호하기 위해 파일에 어떤 정책을 적용해야 합니까?
(8) 문서가 라이프 사이클의 한 단계에서 다른 단계로 전환될 때 문서를 변환하는 방법.
(9) 문서를 기업 기록으로 어떻게 간주합니까? 이 경우 법적 요구 사항 및 회사 지침에 따라 파일을 저장해야 합니다.
3, 문서 관리의 주요 단계:
(1) 문서 관리 역할 결정 계획에 조직의 주요 프로젝트 책임자의 피드백이 포함되어 있는지 확인하고, 솔루션을 구현할 적절한 팀이 있으며, 문서 관리 프로세스에 참여할 사람을 알고 있습니다. 문서 관리 계획 팀 작성에 대한 자세한 내용은 문서 관리 참여자 및 프로젝트 리더 식별을 참조하시기 바랍니다.
(2) 문서 사용 분석 문서를 사용하는 사람을 파악한 후 사용하는 문서 유형과 사용 방법을 결정합니다. 자세한 내용은 문서 사용 분석을 참조하십시오.
(3) 계획 문서의 조직 구조 도서관, 팀 사이트, 포털에 문서를 넣을 수 있습니다. Office SharePoint Server 2007 은 레코드 라이브러리와 같은 특수 웹 사이트에서 특수 문서 작성 및 협업을 위한 자유형 문서 라이브러리에 이르기까지 다양한 문서 구성 및 저장 기능을 제공합니다.
(4) 컨텐트 유형 계획 컨텐트 유형을 사용하여 메타데이터, 문서 템플릿, 정책 및 워크플로우와 같은 문서 유형에 대한 정보를 구성합니다. 이는 문서를 구성하고 조직 전체에서 일관성을 구현하는 데 도움이 되는 중요한 단계입니다.
(5) 컨텐츠 제어 계획 각 컨텐츠 유형 및 스토리지 위치에 대해 적절한 제어 수준을 계획할 수 있습니다. 예를 들어 문서 라이브러리의 경우 체크 인 및 체크 아웃 요구 사항을 계획하고 정보 권한 관리를 사용하여 무단 문서 배포를 방지할 수 있습니다. 자세한 내용은 버전 관리 계획, 컨텐트 승인 및 체크 아웃을 참조하시기 바랍니다.
(6) 계획 워크플로우조직을 위한 워크플로우를 계획하여 각 참여자가 문서의 라이프 사이클에서 공동 작업할 때 팀 멤버 간에 문서가 이동하는 방식을 제어하고 추적할 수 있습니다.
(7) 정책 계획 각 컨텐츠 유형에 대해 문서가 적절한 감사 및 보존되도록 정보 관리 정책을 계획하거나 조직의 제도적 요구 사항 및 법적 요구 사항에 따라 문서를 처리해야 합니다.
확장 데이터:
파일 관리의 특징:
1, 계층 디스플레이:
계층형 문서 저장 및 표현을 통해 문서를 쉽게 참조할 수 있습니다.
2. 권한 관리:
계층형 문서를 기반으로 한 관리자 권한 시스템입니다. 문서 카탈로그 및 문서 범주 관리자를 통해 문서 기밀 유지 및 액세스 요구 사항을 충족합니다.
3. 파일 게시:
문서를 내부적으로 게시하여 내부 문서 참조 인터페이스에 게시합니다.
4. 임포트 및 익스포트:
문서 가져오기 및 내보내기는 문서를 선택하고 해당 파일에서 시스템으로 내용을 복구한 다음 문서로 변환하여 시스템에서 지정된 문서를 내보내는 것을 의미합니다. 이렇게 하면 문서를 백업 또는 리소스 공유를 위해 특정 구조의 파일로 저장할 수 있으므로 문서 백업, 문서 마이그레이션 및 데이터 공유에 좋은 방법을 제공합니다.
5, 첨부 파일:
문서 첨부 파일은 문서가 텍스트 정보만 기록하는 속성을 변경하여 파일 저장, 시청각 자료 등으로 확장합니다. 문서를 통과하다.
바이두 백과-문서 관리