인사의 가장 기본적인 것은 인사기록 설립에 관한 것이다. 그러나 기존의 인적 자원 관리자 파일은 항상 종이 버전으로 보관되어 있습니다. 기업의 발전에 따라 서류가 쌓일수록 사무실 공간을 차지할 뿐만 아니라 직장 HR 의 변화로 파일을 찾을 수 없는 것도 정상적인 일이다. 다음으로 회사의 전자 파일을 만드는 방법을 정리해 드리겠습니다. 네가 좋아하길 바래!
첫째, 전자 파일 정보 수집
회사의 전자 파일을 만들기 전에 직원 파일과 같은 입력할 정보를 수집해야 합니다. 다음을 포함해야 합니다.
1. 개인 기본 정보: 이름, 학력, 전공, 나이, 본관, 과거 근무경력 등 정보
2. 입사 후근호, 능력자질, 입사일, 노동계약, 오보험일금, 임금상태 등의 정보
고용 후 훈련 자료, 훈련 계약 및 기타 정보;
4. 직장에서의 상벌 기록, 승진, 전근, 성과평가 등의 정보.
둘째, 직원 파일의 입력은 건전해야 한다.
직원 파일 수집은 매우 기본적인 작업이지만 만만치 않다. 따라서 전자 파일 제작은 기업의 요구에 따라 파일을 만들 수 있다. 필요한 경우 종이 파일을 다시 분류하여 정리한 다음 시스템에 입력하여 누락되거나 잘못되지 않도록 할 수 있습니다.
셋. 전자 파일 분류 및 명명
관련된 자료들이 매우 다양하기 때문에, 향후 자료 검색 및 후속 보관을 용이하게 하기 위해서는 전자 파일을 명확하게 분류하고 명명해야 한다. 연도 및 파일 유형별로 분류할 수 있어 직원들이 쉽게 찾고 사용할 수 있습니다.
넷째, 권한을 설정합니다
1, 권한 설정은 회사 전자 파일을 만드는 가장 중요한 단계라고 할 수 있습니다. 아카이브에는 직원 파일과 같은 기밀 문서가 포함될 수 있으며 직원의 개인 정보가 포함될 수 있습니다. 비즈니스 문서에는 회사의 영업 비밀 등이 포함될 수 있습니다. 이 서류들이 유출되면 기업이 인재를 잃을 뿐만 아니라 기업을 정체시키고 지속 가능한 발전에 영향을 미칠 수 있다.
2. 사실 전자문서를 잘 만들려면 사용하기 쉽고 안전한 전자파일 시스템을 선택하는 것이 관건이다. 이 전자 파일 시스템의 보안은 가장 중요한 고려 사항이어야 한다. 일단 안전위험이 생기면 기업과 직원들에게 모두' 이중 손실' 이기 때문이다.
또한 전자 파일 시스템을 사용하면 비효율적인 수작업을 해결할 수 있으며 스캔 분석 기능을 통해 대량의 종이 파일을 전자 파일로 효율적으로 변환할 수 있습니다. 키워드 검색 파일을 설정하여 직원 프로필을 빠르고 정확하게 찾고 호출할 수도 있습니다. 가장 중요한 것은 전자 아카이빙 시스템을 통해 문서를 즐기고 직원들이 서로 배우고 서로 이해할 수 있도록 하는 것입니다.
회사 전자 문서의 역할 확대
파일 관리 정보 플랫폼의 목표는 종이 아카이브의 정보 관리 및 전자 정보의 아카이브 관리를 실현하는 것입니다.
종이 아카이브의 정보화 관리는 전자 영상 기술의 지원을 받아 종이 파일을 전자 정보로 변환하여 관리하는 것이다.
전자 정보의 아카이브 관리는 응용 시스템의 전자 정보를 인증한 후 전자 파일을 형성하고 전자 정보를 응용 시스템에서 분리하여 응용 프로그램과 무관하고 부인할 수 없고 직접 열람할 수 있는 스타일의 파일을 만드는 것입니다.
전자 파일 관리 공용 지원 환경 구축, 다양한 파일 수집, 관리, 조회, 로드 및 전시를 위한 통합 플랫폼 제공, 주로 다음 기능 구현:
통합 전자 문서 포털.
이미지 기술, 바코드 기술, 형식 전자 데이터 파일 등의 기술 지원을 통해 서로 다른 미디어, 다양한 범주의 파일을 표준화할 수 있으며, 통합 포털 파일로 변환하여 전자 파일의 가장 작은' 조각' 을 형성하여 통합 형식으로 저장할 수 있습니다. 전자 파일의 불역성과 추적 가능성을 보장합니다.
수집 된 전자 데이터 "부품" 의 통합 관리
파일 관리의 관련 규정에 따라 전자 재료의 파일 관리는 통일된 규범의 프로세스화 관리를 실시한다. 주로 등록, 보관, 정리, 이전, 입고, 보관, 이전, 식별 및 폐기, 조회 및 대출, 백업 및 복구 등이 포함됩니다. , 파일 라이프 사이클의 모든 측면을 다룹니다. 프로세스의 각 부분에 대한 플로우 트랙에 대한 기록 및 쿼리 작업을 수행할 수 있습니다.
시스템은 파일 스트림 관리를 제공해야 합니다.
제품 프로세스 관리 도구를 사용하여 프로세스의 서비스 용이성을 달성합니다. 워크플로우 링크 및 경로는 사용자가 직접 사용자화할 수 있습니다. 프로세스가 변경되면 운영자는 플랫폼을 통해 프로세스를 직접 추가하거나 수정할 수 있으며 비즈니스 요구 사항에 따라 각 링크에 서로 다른 비즈니스 역할을 설정하고 할당할 수 있습니다. 다양한 비즈니스 파일 관리 프로세스의 다양한 요구 사항을 동시에 충족합니다.
새로운 비즈니스 로드를 지원합니다.
초기에는 모든 운영자가 동일한 플랫폼에서 서로 다른 유형의 파일을 관리할 수 있도록 보다 규범적인 파일 관리 서비스 (예: 공무 파일) 를 로드하는 통합 전자 파일 관리 플랫폼을 구축하는 것이 주로였습니다. 플랫폼은 새 아카이브의 업무 로드를 지원해야 하며, 업무 담당자는 플랫폼이 제공하는 도구만 사용하여 인사 파일, 재무 파일 등과 같은 다른 업무 전자 아카이브를 추가하고 수정할 수 있습니다.
전자 문서의 신뢰성과 보안 관리를 실현하다.
한편, 응용 지원 환경은 디지털 인증서, 전자 도장 등 첨단 기술을 통해 전자 문서 및 인증서 가치의 부정성을 보장할 수 있습니다. 반면에 전자 파일 패키징, 전송, 정리, 아카이빙, 저장 및 활용 과정에서 정보를 안전하게 보호할 수 있는 보안 메커니즘이 있어야 합니다. 전자 파일의 보안 등급을 분류하려면 다양한 수준과 권한에 따라 액세스 제어를 수행합니다.
유연하고 편리한 권한 관리를 실현하다.
이 시스템은 CA 및 데이터 암호화 기술을 활용하여 데이터 액세스에 대한 사용자 ID 제어를 가능하게 합니다. 권한 체계는 세금 시스템의 서로 다른 조직 설정 및 서로 다른 관리 모델에 적응할 수 있습니다. 계층 관리, * * * 액세스, 그룹 * * * 액세스, 개별 구성 및 임시 권한 할당을 가능하게 합니다.
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