특히 문서 신청 수요가 많은 정부 사용자의 경우 문서는 다양한 정보 시스템의 입구로 바뀔 수 있습니다. 결국 사용자는 더 이상 데이터베이스를 조작하는 방법에 대해 걱정할 필요가 없으며 더 이상 고급 응용 시스템에 적응하는 데 에너지를 소비할 필요가 없습니다. 여전히 문서를 다루고 있지만 문서는 종이가 아니라 전자이며 이러한 전자 문서는 종이보다 훨씬 빠르며 문서 조작이 더 편리합니다. 이것이 사람들의 IT 작업 환경을 크게 향상시킬 것이라는 데는 의심의 여지가 없습니다. 스마트 문서는 종이 문서와 전자 문서 사이의 가교 역할을 할 뿐만 아니라, 원래 분리되어 있던 응용 시스템, 정보 콘텐츠, 관련 인력을 통합하여 정보 시스템 구축이 점차 사람 중심으로 돌아가도록 합니다.
현재 정부와 기업의 정보 구축(특히 전자정부)에 대한 공통 적용 요구로 볼 때, 원래 다양한 링크와 서로 다른 기능 부서 간에 분산되어 있던 이질적인 문서 정보와 콘텐츠를 통합하는 것이 필요합니다. 효과적인 통합과 XML의 풍부하고 유연한 표현은 이기종 문서 정보의 통합 및 공유를 위한 중요한 기반을 제공합니다.