1. 미리 계획 및 일정 수립: 검토를 시작하기 전에 어떤 문서와 자료가 필요한지 이해하고, 상세한 계획을 세우고, 관계자의 수집 및 준비를 마련해야 합니다. 이렇게 하면 감사 프로세스의 정보가 불완전해지는 것을 방지할 수 있습니다.
2. 담당자 및 연락처 확인: 문서 자료를 수집할 때 관련 담당자와 연락처를 확인하여 필요한 경우 제때에 연락해서 필요한 서류 자료를 요청합니다.
3. 정기적인 후속 및 알림: 검토 과정에서 관계자의 업무 진행 상황을 정기적으로 추적하여 제공해야 할 서류와 자료를 상기시켜야 합니다. 경보 시스템, 메일 알림 등과 같은 몇 가지 알림 도구를 사용하여 적시에 정보를 제공할 수 있습니다.
4. 정보 공유 및 커뮤니케이션 강화: 감사 작업은 단순한 데이터 수집 및 검사뿐만 아니라 관계자와도 통신하여 프로젝트의 구체적인 상황과 검증의 초점을 이해해야 합니다. 정보 공유 메커니즘을 확립하고 정기적으로 회의를 개최하면 더 잘 소통하고 조율할 수 있어 문서 자료의 효율을 높일 수 있다.
확장:
서류와 자료의 적시에 제공은 감사 업무에 매우 중요하다. 자료의 불완전함이나 누락은 감사의 정확성과 공정성에 영향을 미칠 수 있기 때문이다. 이러한 방법 외에도 디지털 기술을 활용하여 온라인으로 문서를 수집, 저장 및 검색할 수 있는 전자 문서 관리 시스템을 구축하는 것을 고려해 볼 수 있습니다. 게다가, 문건 자료의 기밀과 안전 조치를 강화하여 누설과 손상을 방지해야 한다.