인사 파일 관리 시스템은 인사 자료의 수집과 정리를 개선해야 하며, 기초자료 수집은 매우 기초적인 작업이며, 직원들이 기업 발전의 중요한 기초이다. 직원 파일 관리를 잘 할 수 있는지 여부도 HR 기본기가 탄탄한지 여부를 검증하는 중요한 지표다. 일반적으로 이 정보에는 다음이 포함되어야 합니다.
개인 기본 정보: 이름, 학력, 전공, 나이, 국적, 과거 근무 경력 등 정보
입사 후 근무호, 능력 자질, 입사일, 노동계약, 오보험 일금, 임금상태 등의 정보
고용 후 훈련 자료, 훈련 계약 및 기타 정보;
직장에서의 상벌 기록, 승진, 전근, 성과 평가 등의 정보.
승진, 상벌, 성과 평가, 교육 등 입사부터 현재에 이르는 직원의 전체 발전 과정을 파악할 수 있도록 합니다.
둘째, 간단하고 조작하기 쉬운 인사 파일 관리 시스템
종이 데이터를 전자 데이터로 완전히 변환하려는 경우 수동 입력은 작업량이 많을 뿐만 아니라 비효율적이며 오류가 발생하기 쉽습니다. 이 시점에서 신뢰할 수 있고 사용하기 쉬운 파일 시스템을 선택하는 것이 기업이 디지털 혁신에 진출하는 올바른 방법입니다.
첫째, 보안이 첫 번째 요점입니다. 인사 파일은 직원의 개인 정보일 뿐만 아니라 기업의 기밀 자원이기도 하다. 일단 유출되면, 직원과 기업의 이익은 모두 침해당할 것이다.
둘째, 작업량을 줄이기 위해서는 전자 파일을 더욱 효율적이고 빠르게 만들어야 한다. 따라서 파일 시스템의 기능이 충분히 강력한지, 전자 파일을 신속하게 구축하는 데 도움이 될 수 있는지, 그리고 이것이 바로' 사용 편의성' 의 중요성이다.
사용하기 쉬운 전자 파일 시스템에는 지능성과 확장성이라는 두 가지 특징이 있어야 합니다. 지능화는 비효율적인 수동 고용을 해결하는 것입니다. 스캔 분석 기능을 통해 대량의 종이 파일을 전자 파일로 효율적으로 변환할 수 있습니다. 또한 검색 기능을 통해 직원 프로필을 빠르고 정확하게 검색하고 호출할 수 있습니다. 확장성이란 종이 데이터를 전자 데이터로 변환하는 현재의 요구를 충족할 수 있을 뿐만 아니라 향후 온라인 양식 작성 데이터를 구축하여 기업이 디지털화를 완벽하게 구현할 수 있도록 충분한 기술 지원을 제공하는 시스템의 기능을 말합니다.
셋째, 종이 및 전자 파일의 중앙 집중식 통합 관리
일반적으로 원본 종이 파일이 전자 기록 보관소로 전송되면 향후 언제든지 처리할 수 있습니다. 그러나 앞서 언급했듯이 종이 파일을 폐기해야 하는 경우 정보가 유출되지 않도록 적절히 파기하고 분쇄해야 합니다. 물론, 이러한 원본 종이 파일이 기업의 기존 전자 파일과 중복되거나 대체 기록을 구성하지 않는다면 이러한 종이 자료를 적절하게 보존해야 합니다.