사무 자동화 시스템 파일 관리 프로그램
1, 파일 분류 번호, 질서 정연한 관리
대기업의 경우, 회사의 각종 종이 파일 수가 많고, 종류가 다양하며, 적용 범위가 넓다. 예를 들어 회사 증명서, 기술 문서, 제품 계획 등이 있습니다. , 제때에 문서화하고 과학적으로 정리해야 한다.
1) 아카이빙: 파일럿은 각 부서가 제출한 아카이빙 기준에 따라 유효한 종이 및 전자 문서를 수집합니다. 파일 관련 정보는 excel 을 통해 OA 시스템으로 대량 가져올 수 있습니다. 동시에 OA 시스템에서 형성된 중요한 문서는 중복 필터링 및 입력 없이 파일 관리에 자동으로 포함됩니다.
2) 명시적 문서 분류: 기업 문서 분류의 요구 사항에 따라 분류 카탈로그를 작성하고, 파일을 자신이 속한 디렉토리로 분류하고, 해당 범주 번호를 유지 관리합니다. 양식 모델링을 통해 파일 범주를 만들고 트리로 표시하여 보다 직관적이며 유지 관리 담당자가 범주를 쉽게 유지 관리할 수 있습니다.
3) 파일 번호 생성: OA 는 필드 속성을 통해 파일 번호를 자동으로 생성하고, 파일의 범주+하위 범주+흐르는 물별로 번호를 매겨 각 파일이 귀속되어 쉽게 검토하고 관리할 수 있도록 합니다.
4) 서류함 관리: 서류분류에 따라 전자보관함을 만들고, 같은 종류의 서류는 하나의' 상자' 에 넣는다. 아키비스트는 박스 클래스를 추가하여 상자 일련 번호, 회사명, 상자 제목, 캐비닛 번호, 주석, 입력자, 입력 시간 등의 정보를 생성할 수 있습니다. 파일 상자의 제본 정보를 동시에 생성하여 볼륨 내 내용과 파일 제본 영역을 인쇄하여 질의를 용이하게 하고 온라인 보관을 가능하게 합니다.
5) 저장소 구축: OA 시스템은 아카이브의 기본 정보를 기반으로 저장소를 만듭니다. 모델링을 통해 파일 범주를 설정하고 파일 상태 그룹화를 통해 파일을 표시합니다. 아카이브의 전반적인 상황을 제어하기 위해 관리자는 정기적으로 아카이브 수집, 월별/연간 수집 및 파기에 대한 요약 데이터를 저장소에 익스포트할 수 있습니다.
6) 파일 유효기간 관리: 회사의 각종 자격증, 자격증 정보가 만료되기 전에 제때에 파기하거나 업데이트할 수 있도록 OA 시스템은 만료 알림 관리를 설정합니다. 파일이 만료되면 파일러에게 자동으로 메시지가 표시됩니다. 만료 여부를 하나씩 확인할 필요가 없습니다. 누락되기 쉽고 효율적입니다.
2, 문서 대출 관리 프로세스.
1) 파일 조회: 빠른 파일 조회를 실현하는 것이 파일 관리의 목적 중 하나입니다. 저장소에서는 파일 이름, 파일 번호, 파일 상태를 기준으로 빠른 조회를 수행할 수 있습니다. 관리자는 특정 문서 대출 상세 정보를 참조할 수 있습니다.
2) 파일 대출 신청: 대출자가 대출서를 작성할 때, 파괴된 파일과 대출된 파일을 자동으로 필터링하고, 대여되지 않은 파일만 선택할 수 있습니다. 파일 대출 전표는 추적을 위해 대출 날짜와 예상 반환 날짜를 기입해야 한다.
3) 파일 상태 추적: 파일 상태는 프로세스의 흐름에 따라 자동으로 변경되므로 수동으로 수정할 필요가 없습니다. 신청자가 제출하면 해당 정보 상태가 대출로 변경되고, 작업 후 파일러 상태가 대출로 변경되고, 반환 확인 후 파일러 상태가 대출하지 않음으로 변경됩니다. 대출 상태에서 대출자가 대출 연장을 연기해야 하는 경우, 이전 대출 과정에서 갱신해야 할 내용을 선택하고 대출 갱신 신청 버튼을 눌러 재대출을 빠르게 시작할 수 있습니다.
4) 파일 대출 알림: OA 시스템은 양식 모델링 알림 기능을 만들어 대출자에게 연체 대출을 자동으로 알릴 수 있습니다. 파일러는 만료 날짜 및 만료 전 알림 일 수를 정의할 수 있습니다. 차용인은 예상 반환 날짜 이틀 전에 문자 메시지를 받고, 연기한 후 하루에 한 번씩 통지한다. 전자 파일을 빌릴 경우 OA 시스템은 현재 차용자의 가용 시간을 자동으로 제어하고 반환 날짜 이후 문서 액세스 권한을 자동으로 회수할 것으로 예상됩니다.
5) 파일 보안: 파일 보안 및 개인 정보를 보호하기 위해 전자 문서는 대출자, 대출 날짜 등을 포함한 워터마크를 다운로드합니다. , 회사의 정보 유출이 추궁될 수 있도록 보장하다.
6) 파일 대출 기록: 직원의 대출 신청에 따라 자동으로 파일 대출 기록 장부를 형성한다. 각종 조회 조건에 따라 대출 기록 시스템의 모든 기록을 검색하고, 한 번의 클릭으로 상세내역을 익스포트하여 통계를 용이하게 한다. 관리자는 OA 시스템에서 대출 기록부의 데이터를 공유하고, 다양한 자료의 대출 횟수와 * * * * 값에 따라 정보를 업데이트 또는 파기하여 파일 활용도를 높이고, 유효하지 않은 파일이 자원을 차지하지 않도록 할 수 있습니다.