1. 1 회사 기술 파일을 건전하게 만들고, 회사 기술 파일을 완벽하게 보존하고, 과학적으로 관리하고, 회사 건설과 발전에서 기술 파일의 역할을 충분히 발휘하고, 회사 생산 및 기술 부서에 더 잘 서비스하는 것입니다. 본 관리 제도를 특별히 제정하다.
1.2 회사 기술 파일은 각 기술 부서 (공장 포함) 가 생산 기술, 과학 연구 성과, 품질, 설비, 인프라 등 기술 활동에 보관해야 하는 도면, 차트, 문자 자료, 사진 등 기술 자료, 외래와 구매된 도면, 자료, 도서 등을 말한다
1.3 회사의 기술 기능 부서와 작업장은 기술 서류를 본 부서의 기술 업무 관리에 포함시켜 기술 문서 자료의 축적을 보장하고, 수집을 완벽하게 하고, 시스템을 정리하고, 제도별로 제때에 보관해야 한다. 회사 전체의 기술 문서 작업이 순조롭게 전개되도록 보장하다.
1.4 기술 파일의 중앙 집중식 통합 관리의 기본 원칙에 따라 회사 기술부는 전문직 직원이 관리하는 종합 기록실을 설립했다. 종합기록실은 기술 책임자의 직접적인 지도하에 회사 전체의 생산, 개발, 품질, 설비, 인프라 등의 기술 파일을 중앙 집중식으로 관리한다. 회사 전체의 기술 파일을 완전하고 정확하며 시스템, 보안 및 효율적으로 활용할 수 있도록 기술 파일 작업을 구축하고 개선합니다.
2 기술 문서 보관:
2. 1 각 기술 프로젝트가 완료되거나 단락된 후에는 완전하고 정확하며 체계적인 기술 문서가 있어야 하며, 회사가 형성한 기술 문서 보관 범위와 요구 사항에 따라 형성된 기술 문서를 체계적으로 정리하여 보관 단위 (볼륨, 세대, 볼륨, 상자) 를 형성해야 합니다.
2.2 각 부서 또는 기술자가 기술 파일 또는 기술 문서를 전송할 때 양 당사자는 규정에 따라 이전 절차 (PD423 "문서 제어 절차" 표 코드 PD423-02 참조) 를 처리하고 보관을 위해 서명해야 합니다. 경영진은 요구 사항을 충족하지 못하는 시험지나 기술 서류가 불완전한 시험지 수신을 거부할 권리가 있다.
2.3 보관해야 하는 모든 기술 문서는 가능한 한 국가 표준, 부 발행 표준 및 기업 표준의 규정을 준수해야 합니다. 필기자료가 정교하고, 글씨가 깔끔하고, 도면이 규범에 따라 그려지고, 도안이 또렷한지 확인하세요. 연필, 볼펜, 카본지로 인쇄하는 것은 금지되어 있습니다.
2.4 각 부서에서 형성한 모든 도면과 서류는 언더레이로 그려야 하며, 기술 책임자의 서명을 거쳐 기록실에 넘겨 보관해야 한다.
2.5 관련 부서는 회사에 반품된 외래와 구매품의 도면, 조작 지침, 전기 구조도를 열기 전에 반드시 데이터 관리자에게 인벤토리에 참가하여 모두 보관해야 한다. 차용과 사용 수속을 거치지 않을 때까지는 누구도 그것을 사적인 용도로 옮기거나 가져가서는 안 된다.
3. 통합 아카이브의 임무 및 관리자의 책임:
3. 1 통합 아카이브의 임무:
3. 1. 1 기술 파일의 중앙 집중화, 통합, 과학적 관리, 기술 파일의 무결성, 시스템, 정확성 및 보안 유지, 시기 적절하고 정확한 활용 제공 심각한 직무상 과실로 인해 원시 기술 서류가 분실, 누락, 오손, 파손되어 이용하거나 빌릴 수 없게 되었다. , 경영진은 주요 책임을 져야 하고, 심각한 사람은 직위를 이전해야 한다.
3. 1.2 부서 및 관련 기술자가 기술 문서의 형성, 축적, 올바른 정리 및 아카이빙을 수행할 수 있도록 지원합니다.
3. 1.3 기술 문서의 수신, 복사, 대출, 발행 및 보관을 담당하고 회사 전체의 관련 단위 및 기술자에게 기술 문서를 제공합니다.
3.2 기술 파일 관리자의 책임:
3.2. 1 회사의 기술 문서 업무를 진지하게 관철하는 방침 정책. 업무를 연구하고, 관리 수준을 높이고, 기술 문서 작업 임무의 완성을 보장하다. 생산 및 개발을 위한 기술 데이터를 적극적으로 제공합니다.
3.2.2 과학은 회사 전체의 기술 파일을 관리하고, 기술 자료 및 기술 파일의 수신, 분류, 목록 작성, 등록, 보관, 복사, 대출, 배포, 인증, 통계 및 그리기 검색 도구 등을 수행합니다.
3.2.3 회사의 비밀 유지 제도를 준수하고 안전 업무를 잘 수행하다.
3.2.4 기술 파일 보관, 대출 및 발행 제도를 엄격하게 시행하다.
3.2.5 기록실을 깔끔하게 유지하고 파손되거나 변질된 서류를 제때에 복구하고 복제하다.
4. 기술 파일의 확인 및 파괴:
4. 1 기술 파일의 내용과 보관 기간을 진지하게 감정한다. 손상되거나 변질된 파일의 경우 원본 파일은 복제 후 반년 동안 보관해야 합니다. 내용 변경으로 대체된 서류는 1 년 동안 폐기하고 보관해야 한다.
4.2 파기가 필요한 모든 기술 문서는 반드시 주관 지도자의 승인을 받은 후 지정된 영업 책임자의 감독하에 파기를 점검하여 밀밀착을 방지해야 한다. 관련 감정 보고서와 파괴 목록은 반드시 제때에 보관해야 한다.
5. 기술 문서 보관 및 대출:
5. 1 접수된 기술 파일을 분류, 카탈로그 작성, 등록, 통계 및 가공하고, 파일 조회 카탈로그를 작성하며, 근거가 있고, 잘 보관하고, 이용하기 쉽다.
5.2 기술 파일 보관 검사 제도를 성실히 집행하여 매년 연말에 한 번 전면적으로 점검하고 정리하여 장부 서류의 일관성을 확보하다. 그리고 65438 년 2 월 30 일까지 검사 보고서를 정리하고 기술 책임자의 심사를 제출했습니다. 검사 보고서의 결과에 따르면 기술 책임자는 기록원에게 문제를 바로잡고 검사 보고서의 진실성을 다시 검사하도록 명령했다.
5.3 기술 서류의 안전 비밀 유지 작업을 잘 하고 승인 및 대출 수속을 이행하다. 실내 청결과 통풍을 자주 유지하고 방진, 방화, 방수, 습기 방지, 자외선 차단, 도난 방지에 주의하세요. 서류가 좀먹고, 쥐에게 물리고, 곰팡이가 나는 것을 방지하다. 파손되고 변질된 서류가 있다면, 경영진은 제때에 수리하고 복제를 제출해야 한다.
5.4 기술 파일 기밀 유지 시스템:
5.4. 1 회사의 모든 직원은 기술 파일의 보안을 유지하기 위해 비밀을 유지해야 합니다. 중요한 파일 (외부 및 구매 자료 포함, 기기 설비와 함께 회사에 반납된 문서 자료, 원본 언더레이 등) 을 빌려본다. ) 반드시 기술 책임자의 승인을 받아야 빌릴 수 있다. 차용인은 반드시 잘 보관해야지, 절대 잃어서는 안 된다.
5.4.2 기술 문서가 분실, 도난 또는 유출된 경우 즉시 보고하고 적절한 조치를 취해야 합니다.
5.4.3 비 직원은 기술 문서를 개인적으로 탐색 할 수 없습니다.
5.5 기술 문서 대출:
5.5. 1 본사의 모든 기술자와 직원은 생산요구에 따라 기술 서류를 빌릴 수 있습니다. 관리인은 "문서 대출 등기서" 를 작성하는데, 대출자가 서명한 후에야 사용할 수 있다. 사용 후 기한 내에 돌려주어야 하며, 관리원의 검사를 거친 후에야 취소 수속을 할 수 있다.
5.5.2 기술 문서 및 각종 장비 설명서는 회사 내에서 통제되며, 원본 문서를 기록실에 대여해서는 안 되며, 실내 참고용으로만 사용할 수 있습니다. 방을 빌려야 한다면 수속을 밟고 복사본을 빌려야 한다. 사본이 없으면 반드시 기술담당자의 비준을 거쳐야 대여할 수 있다.
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5.5.3 문서 대출에 동의하는 최대 기간은 한 번에 3 일이다. 만료 후 계속 사용해야 하는 것은 연장 수속을 밟아야 한다. 휴일이 되면 대여한 기술 문서를 반납해야 한다. 만기가 되면 반납하지 않거나 연장 수속을 하지 않는 사람은 서류원이 수집하고 기한 내에 반납을 요구한다. 기한이 만료되지 않은 경우, 서류원은 빌린 자료의 실제 가치 (각종 도서 정가, 자료는 가격에 따라 제작됨) 를 근거로 기술총책임자의 심사를 거쳐 사장의 비준을 거쳐 회사 재무부에 파일 대출자를 처벌하도록 보냈다. 대출자가 나중에 빌린 서류를 반납할 수 있다면, 기간에 따라 1/2 의 위약금 금액에 따라 전액 반납할 수 있다.
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5.5.4 대출자는 파일을 완전하고 안전하며 깔끔하게 유지해야 하며 대여, 분해, 변경, 교환 또는 분실해서는 안 됩니다. 쌍방 * * * 을 반납하여 함께 매수와 페이지 수를 세고, 전반적인 상황을 점검하는 것은 진지하게 책임져야 한다. 만약 문제나 손상을 발견하면, 제때에 주관 지도자에게 보고하시오. 또한 온전하거나 파손된 정도와 서류의 중요도에 따라 문서 관리인이 기술감독에게 보고하여 검토한 후, 사장이 승인한 후 회사 재무부에 파일 대출자를 처벌하도록 보냈다.
6 기술 문서 복사 및 기술 정보 배포:
6. 1 아카이브된 모든 기술 문서 및 자료는 일반적으로 보관해야 합니다. 일상적인 대출이나 배포를 위해 중요하고 자주 사용하는 복사본을 만들어야 합니다. 백업 파일이 배포된 후에는 제때에 복제하고 보충해야 합니다.
6.2 가공이 필요한 세 세트의 작업용 도면과 서류는 말려야 한다. 공예사가 구매부에서 준비한 재료를 배포한 후 품질부에 나무 몰드와 가공물을 검사하는데, 그 중 조립도는 금형 보관에 배포되어 작업복 관리를 위한 것이다. (알버트 아인슈타인, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 예술명언) 주문을 처리하기 위한 배송 생산 부서 또는 구매 부서 그룹 매일 빌릴 수 있도록 보관실 보관에 쓰이는 세트입니다.
6.3 은 생산을 지도하고 수용의 근거로 사용되는 주조 도면과 가공 도면을 한 양식에 4 부씩 인쇄하여 생산 공장, 품질부, 주관 기술자 및 기록실에 보관한다. 회의에서 서명한 주조도는 적어도 한 부는 고객에게 배포되었고, 그 중 세 부는 중유공장에서 나누어 주었다.
6.4 생산을 지도하고 검수의 근거로 사용되는 진흙 심도도는 4 부씩 외협소, 생산공장, 품질부, 기록실에 배포된다.
6.5 생산을 안내하는 데 사용되는 공정 카드, 공정 카드 및 생산 작업 지침서는 3 부를 인쇄하여 생산 현장, 주관 기술자 및 기록실 보관실에 배포해야 합니다.
6.6 검수의 근거가 되는 검사카드는 한 양식에 3 부씩 품질부, 주관 기술자, 기록실에 배포하여 보관한다.
6.7 업무상의 이유로 각 사용처에 대한 기술 자료를 발급해야 하며, 기술서류 양도 후 다음날 각 사용처에 배포해야 합니다. 발행 위치를 규정하지 않는 문서의 경우 문서 발행 목록 (PD423 "파일 제어 절차", 표 코드 PD423-0 1 참조) 을 작성해야 하며, 문서 작성 부서에서 작성하며 부서 책임자의 승인을 받아 기록실에 제출해야 합니다. 서류는 목록의 요구 사항에 따라 각 이용장소에 발급해야 하며, 발행장소, 발행번호, 발행일, 통제 여부 등을 명시해야 한다. 명시하고 수취인이 서명하다. 서류가 필요한 다른 기관이나 개인이 신청서를 제출하고, "문서 접수 신청서" (PD423 "문서 관리 절차", 표 코드 PD423-06 참조) 를 작성하며, 주관 지도자의 심사를 거쳐 문서 편성 부서장의 승인을 받아 서명을 받습니다.
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6.8 사용자는 각 사용처에 분산되어 있는 서류와 자료를 잘 보관해야 하며 손상되거나 손실되지 않아야 합니다. 조건 제한으로 인해 손상되거나 훼손된 경우, 기록 보관소에서 새 서류를 교환할 수 있으며, 원래 손상되거나 훼손된 서류는 기록 보관소에서 회수하여 폐기할 수 있다. 이용자는 서류자료 원본을 제공할 수 없고, 기록실 재발행을 요구하고, 문서 이용자는 문서 재발행 비용을 부담하고, 금액은 복사자료의 실제 가격에 따라 계산하며, 기록원이 기술책임자에게 제출하여 심사하고, 사장이 승인하여 회사 재무부에 보고한다.
7 기술 문서 및 제어 기술 문서 변경 사항:
7. 1 파일 작성 부서에서 기술 파일을 변경하거나 보충해야 하는 경우 변경 공지가 있어야 합니다. 사용자가 제공한 문서를 변경할 때 사용자가 변경에 동의하는 서면 증명서도 있어야 하며, 검토를 위해 보관해야 합니다. 변경자는 통지 내용에 따라 기술 문서를 변경합니다. 수정할 때, 수정사항을 통일하고, 기술적 책임에 서명하고, 날짜를 명시하다. 또한 목록에서 변경 레벨을 수정하고 검토를 위해 수정 공지를 유지합니다.
7.2 기술 문서가 변경된 후, 데이터 관리자는 문서 사용이 효과적으로 통제될 수 있도록 변경 통지를 해당 문서 관리 사이트에 적시에 발급해야 합니다.
7.3 각 사용처의 통제된 문서가 통제불능이 되는 것을 막기 위해 각종 통제된 기술 문서는 발행일로부터 1 년 동안 사용되어 만기가 되면 자동으로 폐기된다. 재사용이 필요한 경우 서류를 관리 부서에 회부하여 심사하고' 확인' 도장을 찍어야 재사용할 수 있습니다.