파일 정리는 분산되고 더 조직된 파일을 분류, 조합, 정리, 카탈로그화하여 질서 정연한 체계를 형성하는 과정이다.
파일 정리는 엔터프라이즈 파일 관리에서 상대적으로 독립적인 부분으로, 아키텍처 및 운영 메커니즘에는 특정 특성이 있습니다. 한편, 각 전체 파일 복합체의 생성 및 전체 프로세스에 대해 파일 정리는 여러 개의 내부 링크 (요소) 로 구성된 유기적 시스템입니다. 한편, 특정 파일 관리 기업의 경우, 특정 환경 및 파일 상황으로 인해 정리 작업 항목이 다릅니다. 파일 정리 작업의 주요 내용은 전 부계 가문을 구분하고, 전 부계 가문 내의 서류를 분류하고, 보관단위 (일반적으로 아카이빙) 를 편성하고, 서류를 정리하고, 파일 목록을 준비하는 것이다.
첫째, 씨족 전체를 구별한다
기업 기록 전종은 특정 기업이 생산경영과 기타 활동의 역사 과정에서 형성되고 축적된 것이다. 이들은 특정 기업의 다양한 범주, 다양한 형태의 파일 재료를 포함하는 다양한 원시 기록으로 구성된 분리불가분의 유기적 시스템입니다. 한 기업의 서류가 전체 종족을 구성할 수 있는지 여부를 결정하는 것은 주로 행정, 재무, 조직 인적자원에 어느 정도 독립성이 있는지를 연구하는 것이다. 즉, 다음 조건을 충족해야 합니다.
(1) 기관은 독자적으로 직권을 행사할 수 있고, 자신의 이름으로 독립적으로 글을 쓸 수 있다.
(2) 조직은 예산 회의 조직 또는 독립 경제 회계 조직으로, 스스로 예산이나 재무 계획을 편성할 수 있다.
(3) 조직에는 인적자원 관리 기관이나 인원이 있으며, 일정한 인적자원 임면권을 가지고 있다.
일부 기록 기관들은 이 세 가지 조건을 완전히 만족시키지 못하며, 그 중 가장 기본적인 것은 첫 번째 조건이다. 따라서 이를 핵심으로, 실제에서 출발하고, 구체적인 문제를 구체적으로 분석하고, 구성 조건을 유연하고 변증적으로 운용해야 한다.
파일이 어떤 전종에 속하는지 결정하는 관건은 아카이빙 기관, 즉 전종을 형성하는 기업이나 개인을 식별하는 것이다. 명확한 개념은 전체 부계 가문의 구성에 기록 기관의 다양한 형식과 출처의 서류가 포함된다는 것이다. 파일 제작자에 대한 정확한 인식이 있어야 하며, 파일 제작자를 파일 작가와 동일시해서는 안 된다. 이를 위해서는 먼저 전체 부계 구성 중 파일의 기본 유형을 파악해야 한다. 전체 부계 가문의 구성은 내부 문건, 발행 서류 (예금, 원고) 및 접수 문건의 세 가지 범주에 지나지 않는다. 우리는 주로 이 세 가지 방면에서 시작하여 각자의 창조자를 찾아내야 한다. 기록 기관 내부 파일 및 게시 파일의 작성자는 파일 작성자입니다. 문헌의 저자를 찾아내기만 하면 전체 부계 가문이 확정된다. 기록 기관에서 받은 파일의 실제 수신자는 파일 작성자가 아니라 파일 작성자입니다. 편지의 실제 수취인을 알아내기만 하면 그것이 속한 전종을 확정할 수 있다.
둘째, 전체 부계 가문에서 파일 분류
기업의 경우, 엔터프라이즈 파일 분류는 엔터프라이즈 파일의 내용, 성격, 형성 규칙 및 상호 관계에 따라 통일된 원칙과 요구 사항을 따르고 과학적으로 적용 가능한 방법을 사용하여 엔터프라이즈 파일을 분류하는 것을 의미합니다. 기업의 모든 파일을 하나의 시스템, 종속, 병렬 스토리지 시스템으로 만듭니다. 분류는 엔터프라이즈 파일 정리의 핵심 내용이며 엔터프라이즈 파일 관리의 기본 수단이다. 분류 방법 선택, 분류 방안 개발, 서류 분류 (문서 분류), 서류 정리 등 구체적인 내용을 포함한다.
특히 엔터프라이즈 파일 분류 방법에는 주로 분류 기준 선택, 분류 기준 조합 및 분류 등급 결정이 포함됩니다.
1. 엔터프라이즈 파일 분류 기준 선택
분류 기준은 종종 "분류 방법" 이라고 합니다. 엔터프라이즈 아카이브의 복잡성으로 분류 기준이 많다.
(1) 역량 분류 기준, 즉 엔터프라이즈 파일의 분류는 파일 내용에 반영된 관리 기능을 기반으로 합니다. 그것은' 엔터프라이즈 파일 분류 원칙' 의 중요한 내용이므로, 각 기업은 파일 분류에서 1 급 목적의 설정에 기능 분류 기준을 적용한다.
(2) 문제 분류 기준은 파일 내용에 반영된 문제의 성격에 따라 엔터프라이즈 파일을 분류하는 것이다. 기업 아카이브의 과학적 관리와 기업 아카이브 정보 자원의 개발 활용에 도움이 된다.
(3) 조직 분류 기준, 즉 기업 내에 설립된 조직은 기업 파일의 범주를 분류한다. 기업 내 각 기관의 업무 활동의 역사적 면모를 객관적으로 반영하고 기업 내 같은 기관에서 형성된 자료자료의 무결성을 유지할 수 있다.
(4) 연간 분류 기준, 즉 문서가 형성되거나 처리되는 시기에 따라 엔터프라이즈 파일을 분류하는 것입니다. 기업 관리의 발전 변화를 반영할 수 있고, 파악하기 쉽고, 조작하기 쉽다.
(5) 모델 분류 기준, 즉 기업의 제품 파일 또는 장비 파일의 범주는 제품 또는 장비의 유형 및 모델에 따라 분류됩니다. 동일한 모델 제품 또는 장비의 파일 자료를 중앙 집중화하여 특정 모델 제품 또는 장비의 전모 및 내부 구조 소속 관계를 반영하여 모델별로 관련 파일을 쉽게 활용할 수 있습니다.
(6) 학과 분류 기준, 즉 기업 과학 연구 서류의 범주는 독립 연구 과제에 따라 분류된다. 동일한 연구 과제의 자료들을 완벽하게 모아 하나의 연구 과제의 모든 활동과 역사적 과정을 종합적으로 반영하여 과제별로 관련 서류를 쉽게 찾아 활용할 수 있게 한다.
(7) 엔지니어링 프로젝트 분류 기준, 즉 기업 인프라 파일의 범주는 독립 인프라 프로젝트별로 분류됩니다. 한 프로젝트의 전모를 반영할 수 있어 프로젝트에 따라 관련 파일을 찾아 사용하는 것이 편리하다.
(8) 전문 특성 분류 기준, 즉 파일 내용에 관련되고 반영된 전문 특성에 따라 엔터프라이즈 파일을 분류하는 것입니다. 전문적인 특성상 기업이 관련 파일을 쉽게 찾고 사용할 수 있습니다.
(9) 파일 형식 분류 기준, 즉 엔터프라이즈 파일의 모양, 이름 및 생산 캐리어에 따라 분류됩니다. 이름, 형식 및 캐리어가 같은 파일 재료를 집중합니다.
2. 엔터프라이즈 파일 분류 기준의 조합
엔터프라이즈 파일의 분류에 두 개 이상의 레벨이 있는 경우 분류 기준의 조합을 사용하여 파일을 분류해야 하지만 이러한 분류 기준의 적용에는 우선 순위가 있습니다. 먼저 분류 기준을 채택할 때, 기업의 서류는 반드시 먼저 이 기준에 따라 집중될 것이다. 따라서 엔터프라이즈 파일 분류 기준의 조합은 실제로 엔터프라이즈 파일 자료를 중앙 집중화하기 위해 어떤 분류 기준을 사용하고, 어떤 엔터프라이즈 파일 분류 체계를 형성하고, 엔터프라이즈 파일에 어떤 검색 경로를 제공하는지에 대한 문제를 해결하는 것입니다.
엔터프라이즈 파일 분류 기준 조합의 구체적인 방법은 다음과 같습니다.
(1) 엔터프라이즈 파일 수준 클래스 설정 방법. 첫 번째 범주는 엔터프라이즈 파일 분류의 첫 번째 레벨입니다. "산업 기업 파일 분류 시범 규칙" 에 따르면 산업 기업 파일 분류에는 행정, 업무 관리, 생산 기술 관리, 제품, 과학 기술 연구, 자본 건설, 장비 기기, 회계 파일, 리더 파일 등 9 가지 1 차 범주가 있습니다. 그러나 이것은 절대적이지 않다. 기업은 실제 상황에 따라 약간의 조정을 할 수 있다. 예를 들어, 일부 초대형 기업이나 생산 절차가 특수한 산업 기업 (예: 야금 기업) 은 각 파일의 특수성에 따라 관련 1 급 범주를 적절히 늘릴 수 있습니다. 규모가 작은 일부 기업은 기업의 특성, 컨텐츠 및 파일 수에 따라 관련 1 차 범주를 줄이거나 통합할 수 있습니다. 상업기업, 금융기업 등과 같은 비생산적 기업의 경우 특수한 상황에 따라 관련 범주를 늘릴 수도 있다.
(2) 엔터프라이즈 파일 2 차 및 다음 범주의 설정 방법. 엔터프라이즈 파일 2 급 및 다음 범주의 설정은 1 급 클래스와 마찬가지로 엔터프라이즈 관리 기능 분업을 기반으로 해야 합니다.
3. 엔터프라이즈 파일의 비밀 수준 결정
기업 파일의 밀도는 기업의 성격, 파일의 종류, 수 등 여러 요인에 따라 결정되어야 하며 절대 모델은 없다.
(1) 다양한 엔터프라이즈 파일 분류 수준을 결정하는 방법. 규모가 작은 기업은 관리가 간단하고, 업무 내용이 복잡하지 않고, 형성되는 파일 수가 적기 때문에, 분류할 때 기업의 실제 요구에 따라 분류 수준을 적절히 단순화할 수 있으며, 필요한 경우 한 수준만 설정할 수 있습니다. 반면 대기업에서 서류의 밀급은 일반적으로 3 급, 심지어 4 급이다.
(2) 같은 기업 내 다양한 범주의 문서 밀도를 결정하는 방법. 이 방법은 작업의 성격과 임무, 파일의 수와 규모에 따라 결정된다. 예를 들어, 비즈니스 기업의 관리 파일은 이러한 기업의 기본 기능을 반영하고, 업무가 복잡하고, 파일 수가 많으며, 3 급 이상 또는 3 급 이상으로 나눌 필요가 있으며, 장비 파일은 기업의 보조 기능일 뿐이므로 2 급이면 충분합니다.
셋째, 준비 및 보관 단위 (기록)
서류는 일정한 주제, 내재적 특징, 외적 특징에 근거하여 편성된 것으로, 밀접하게 관련된 몇 가지 문서의 조합이다. 아카이브의 저장 단위일 뿐만 아니라 파일 수량 통계 및 일반 검색의 기본 단위 중 하나이며 전체 부계 가문의 기본 단위입니다. 현재 기업의 문서 아카이빙 작업은 문서 부서와 업무 부서에서 이루어지고 있지만 아카이브 부서는 아카이빙 작업에 협조와 지침을 제공해야 합니다.
넷째, 문서 정리
특정 방법에 따라 각 파일 유형의 순서와 저장 위치를 결정하여 파일 간의 연결을 유지하는 것을 말합니다. 여러 가지 방법이 있습니다.
(1) 서류에 반영된 업무연락에 따라 배열한다.
(2) 서류 내용에 반영된 일부 문제에 따라 배열한다.
(3) 파일의 시작 날짜와 종료 날짜 (시간) 를 표시합니다.
(4) 문서 작성자, 송수신 단위 및 문서 내용에 따라 관련된 지역.
(5) 인사 기록, 감독, 민원 등. 성씨의 획, 한어병음 자모 또는 사각수에 따라 배열할 수도 있다.
처음 두 가지 방법은 가장 많이 쓰이는 방법이자 가장 좋은 방법이다. 위의 방법은 단독으로 사용할 수 있지만 실제로는 자주 조합되어 사용됩니다. 그 중 첫 번째, 두 번째, 네 번째는 종종 중요도와 함께 사용됩니다. 일족 전체에서 각종 서류의 배열 방식은 일관되거나 일치하지 않을 수 있다. 한 클래스에서 파일 정렬은 한 계층에서만 한 가지 방법으로 수행할 수 있으며, 차례로 다른 메서드와 결합할 수 있습니다. 여러 메서드에서 동시에 파일을 병렬로 정렬할 수는 없습니다. 파일을 정리할 때, 서로 다른 유형과 다른 보존 기간의 모든 상황을 구분해야 한다.
다섯째, 문서 카탈로그 작성
파일 디렉토리는 파일 명부로, 파일의 내용과 구성 요소 목록이며 일정한 순서로 배열되어 있습니다.
파일 디렉토리를 만드는 원칙은 전체 부계 가문에 따라 편찬해야 한다는 것입니다. 각 부계 가문은 한 권씩 편찬할 수도 있고, 몇 개의 파일 목록을 만들 수도 있습니다. 그래서 파일 카탈로그에는 기본적으로 두 가지가 있습니다: 전종의 종합 카탈로그; 전씨족의 다양한 범주로 편찬된 볼륨 목록.
해당 범주의 특성에 따라 카탈로그 작성 방법은 다음과 같은 범주로 나눌 수 있습니다.
(1) 전종 문서의 분류별로 편성한다.
(2) 보관 기간에 따라.
(3) 저장 기간에 따른 분류 프로그램의 결합. 이 방법은 두 가지 형태로 나눌 수 있습니다. 즉, 전체 씨족에서 파일이 서로 다른 보존 기간에 따라 하나 이상의 파일 디렉토리를 작성합니다. 전종 사건의 분류에 따라 각각 하나 이상의 서류 목록을 작성하다.
(4) 서류의 밀급에 따라.
일반적으로 파일 디렉토리에 있는 책 수와 파일 수가 너무 많으면 안 되며 파일 수 제어가 1000 이내인 것이 좋습니다.