첫 번째는 회사의 파일 관리를 규범화하고, 파일의 무결성과 기밀성을 보장하고, 작업 절차를 순조롭게 하고, 업무 책임을 명확히 하고, 데이터 손실을 방지하고, 본 제도를 특별히 제정하는 것이다.
제 2 조 파일 관리 기관 및 그 책임
1. 회사 아카이브 작업은 두 단계로 관리되며, 1 급 관리는 회사 통합 관리부의 종합적인 관리를 의미합니다. 2 차 관리는 각 부서의 파일 관리를 말한다.
2. 종합관리부 기록원은 회사의 모든 서류의 통일된 수집과 관리를 담당하고, 각 부문 기록원은 본 부서 서류의 활용과 관리를 담당한다.
3. 파일 관리자는 회사의 파일 관리 규정을 엄격히 집행하고, 파일을 진지하게 보관하고 활용하며, 파일의 역할을 충분히 발휘해야 한다.
4. 종합관리부 기록원은 2 차 파일 관리를 감독하고 지도할 책임이 있으며, 1 년에 한 번 2 차 파일 관리를 검사하고 검수할 책임이 있다.
제 3 조 제출 제도
1. 회사의 전략 발전, 생산경영, 기업관리, 공사건설 등의 활동을 반영하는 참고가치가 있는 문건은 모두 아카이빙 범위에 속한다.
2. 보관 범위 내의 모든 서류는 회사가 중앙에서 통일적으로 관리하므로 어떤 개인도 무단으로 보관할 수 없습니다.
보관 된 문서 자료는 원칙적으로 원본이어야합니다. 원본이 비준에 쓰이면 관련 부서에서 보관하거나 보관할 수 없는 경우 종합부는 사본을 보관해야 한다.
4. 회사 업무활동에서 받은 모든 서류와 편지는 청부 후 제때에 보관해야 합니다. 회사 명의로 발송한 서류와 편지는 원고와 본문에 보관해 조사해야 한다.
5. 업무활동에 관련된 재세 정보는 재무부에서 원본을 보존한다. 인적자원부는 인원 정보의 원본을 보존한다. 공사 건설에 속하며 원본은 기획건설부가 보존한다. 위 부서는 외사종합관리부에 복사해 등록해야 한다.
6. 회사가 체결한 경제계약, 정본 3 부, 종합관리부 1 부, 재무부와 계약 집행 (또는 서명) 부 1 부. 특수한 상황이 원본이 하나뿐인 경우 종합부는 원본을 보존해야 한다.
7. 아카이브 범위 내의 기타 자료는 관리자가 정리하여 관련 자료와 함께 종합관리부 기록실에 이양한다. 각 부서에서 사용해야 하는 것은 복사 또는 복사가 가능하며, 보관 범위를 벗어나는 것은 각 부서가 자체적으로 보관해야 한다.
제 4 조 파일 보관 시스템
1. 회사 종합관리부는 전용 창고 보관 파일을 설치해야 하며, 각 부서는 보관한 서류의 수에 따라 보관한 서류의 상자, 궤를 설치해야 하며, 방화, 습기 방지, 방충에 대한 안전조건을 갖추어야 한다.
2, 아카이브 데이터를 등록하고 아카이브 디렉토리를 준비하십시오.
3. 아키비스트는 과학적으로 분류를 편성하고 분류에 따라 분류 카탈로그를 작성해야 한다. 필요에 따라 주제 카탈로그를 작성하고 검색 도구를 개선하여 쉽게 검색할 수 있습니다.
4. 서류는 분류, 분권, 제본하여 책으로 보관해야 하며, 질서 있게 보관하고, 경중완급, 과학보관을 구분해야 한다.
5, 재고 파일은 그림 및 계정과 일치해야합니다.
6. 파일관리자는 파일관리에 익숙해야 하고, 사용자의 요구를 이해하고, 이용법칙을 파악해야 한다.
7. 관련 규정과 회사의 실제 상황에 따라 서류의 보관기한을 정하고 매년 연말에 정리하고 제거한다.
8. 파기된 문건을 확정하여 파일원이 꾸며 회사 지도자 및 관계자가 공동 심사하여 비준한 후 파기한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 파기, 파기, 파기, 파기, 파기) 파기 문서 목록은 파일러에 의해 영구적으로 보존됩니다.
9. 파일 기밀제도를 엄격히 준수하여 파일 분실 보호 작업을 잘 한다.
10, 모든 회사 직원들은 직장을 옮기기 전에 반드시 자료 이전 작업을 잘 해야 동원 수속을 할 수 있다.
제 5 조 파일 대출 시스템
1. 파일은 회사 기밀이며 허가 없이 대여하거나 유통할 수 없습니다. 회사 지도자의 승인 없이는 다른 부서 인원은 대출할 수 없다.
2. 차용서류는 반드시 서류보관부 책임자의 승인을 받아야 합니다. 서류를 읽는 것은 반드시 사무실에서 지정한 곳에 놓아야 하며, 꺼내서는 안 된다. 서류를 빌려야 하는 사람은 반드시 서류보관부 책임자의 비준을 받아야 한다.
3. 서류를 대여하려면 반드시 등록과 접수 수속을 밟아야 합니다.
4. 서류자료 대출 기간은 1 주일을 넘지 않아야 하며, 필요한 경우 갱신할 수 있습니다. 만료된 문서는 파일러에 의해 반환되어야 합니다. 장기 대출이 필요한 것은 반드시 주관 부사장의 비준을 받아야 한다.
5. 서류를 대여할 때, 대출서류가 있는 곳에 보충카드를 놓아야 합니다. 권번호, 대출시간, 대출단위, 대출자를 명시하여 검열과 독촉 반환을 해야 합니다.
6. 서류대출자는 반드시 서류를 잘 보관해야 하며, 함부로 빌리거나 복사해서는 안 되며, 서류를 뜯어내거나 훼손해서는 안 되며, 반납할 때 서류가 온전하다는 것을 보장해야 한다. 그렇지 않으면 당사자의 책임을 물어야 한다.
7. 부주의로 인해 대출 서류를 분실한 경우, 즉시 주관 부서에서 제때에 처리하고 보고해야 합니다.
8. 중요한 서류와 기밀 서류는 대여할 수 없습니다. 반드시 차용해야 하는 것은 주관 부사장의 비준을 받아야 하고, 반드시 차용해야 하는 것은 사장의 비준을 받아야 한다.
제 6 조 2 급 서류는 자료의 성격과 부서의 필요에 따라 3 년마다 양도되며, 가능한 한 사본을 보관해야 하며, 나머지 자료는 종합관리부에서 보관해야 한다.