(a) 명확한 정보.
어떤 공문도 일의 실제 필요에 따라 쓴 것이다. 따라서 글을 쓰기 전에 먼저 게시물의 주제, 즉 게시물의 주제와 목적을 파악해야 한다.
1. 파일의 중앙 내용은 무엇입니까? 예를 들어, 관련 업무의 개선은 주로 현재의 상황이 어떤지 물어본다. 어떤 문제, 해결책 및 도움이 필요한 사항이 있습니까? 요청사항이 있으면 상급 부서에 답변을 요청하거나 해결하도록 건의합니다.
문서의 내용에 따라 어떤 언어를 사용할 계획입니까? 예를 들어, 보고서 작업, 특별 보고서 또는 브리핑을 작성하는지 여부; 하급 소통에 반영된 문제에 대해 규정된 성격의 지시나 승인 또는 통지를 쓸지 여부.
3. 파일 전송 범위와 읽기 대상을 명확히 합니다. 예를 들어, 상급자에게 보고하거나, 관련 기관에 경험을 홍보하고 소개하십시오. 지도자, 관련 부서 인원에게 보여 줄까, 아니면 모든 인원에게 전달할까.
4, 게시물의 특정 요구 사항을 명확히하십시오. 예를 들어, 상대방에게 이해를 요구하는지, 답변을 요구하는지, 상대방이 집행할 수 있도록 할지, 아니면 참조 집행, 연구 참조, 의견 요청 등을 요구하는지 여부.
결론적으로, 문건을 보내는 방식을 명확히 규정해야 하며, 주로 어떤 문제와 어떤 목적을 달성해야 하는지를 설명해야 한다. 이런 문제들을 분명히 알아야 붓을 들고 초안을 작성할 수 있다.
(2) 관련 정보를 수집하여 조사 연구를 진행하다.
게시물의 목적과 주제를 분명히 한 뒤 이 주제를 중심으로 소재를 모아 조사 연구를 진행할 수 있다. 물론 이것도 구체적인 상황에 따라 결정되어야지, 모든 공문이 이 단계를 거쳐야 하는 것은 아니다. 예를 들어, 간단한 통지와 공고를 쓰는 것은 일반적으로 자료를 수집할 필요도 없고, 조사 연구도 필요하지 않다. 게시물의 취지를 분명히 한 후 조금만 생각해 보면 쓰기 시작할 수 있습니다. 그러나 문제는 비교적 복잡하므로 구체적인 분석과 요약이 필요하다. 예를 들어, 긴 문서, 작업 계획, 작업 요약, 규칙 제도 및 작업 지침 초안 작성은 추가 조사 연구를 위해 관련 자료를 수집해야 하는 경우가 많습니다.
어떻게 보낼 공문에 대한 자료를 수집하여 조사 연구를 진행할 수 있습니까? 첫째, 관련 서면 자료를 수집하고 읽으십시오. 두 번째는 실천에서 생활 소재를 수집하는 것이다. 예를 들어, 본 부서의 연간 작업 계획 초안을 작성하려면 먼저 작년의 작업 계획과 작업 총결산을 참고하고, 선진 기업의 유사한 작업 계획을 참고하며, 본 부서가 올해 직면한 상황과 올해의 중심 임무 요구 사항을 연구해야 합니다.
결론적으로, 자료 수집과 조사 연구는 대량의 자료를 전면적으로 장악하기 위해 문제의 모든 측면을 이해하고, 분석사고를 통해 인식의 비약을 낳는 과정이다.
(3) 개요를 작성하고 구조를 준비한다.
자료 수집을 기초로 작문 개요를 작성하다. 개요는 쓸 문서의 요점이다. 그것의 주요 틀을 그려서, 네가 정식으로 붓을 쓰기 전에 전체 문장 전체에 대한 전반적인 안배를 가지고 있고, 좋은 계획을 가지고 있어, 이렇게 해야 글쓰기가 순조롭게 진행될 수 있고, 가급적 중도에 그만두는 것을 피할 수 있다.
개요의 세부 사항은 문서의 구체적인 상황, 개인 습관, 작문 숙련도에 따라 결정될 수 있다. 짧은 문서의 경우, 문서의 구조를 대략적으로 안배하고, 먼저 어떤 문제를 쓴 다음, 차례로 어떤 문제를 쓰는지, 주로 몇 가지 의미로 나눌 수 있다. 길고 중요한 문서는 종종 문서를 여러 부분으로 나누는 것, 각 부분을 몇 가지 문제, 각종 문제의 제목과 요점, 어떤 구체적인 재료로 나누는 것을 포함하여 상세한 개요를 작성해야 한다. 골자의 문자는 너무 많이 필요하지 않고, 문자 퇴고가 필요하지 않다. 물론, 집단 토론이나 리더십 검토가 필요한 개요는 예외이다.
요강을 제안하는 것은 매우 중요한 과정이다. 문서의 기본 아이디어는 관련 인원이 집단적으로 토론하여 수정하여 골자를 더욱 완벽하게 만들 수 있다. 두 명 이상의 사람들이 분업하여 쓴 문건은 더 많은 연구와 개요를 많이 써서 중복, 단절 또는 갈등을 피해야 한다.
(d) 글쓰기 초안 작성 및 쓰기
구조가 잘 짜여진 후, 요구 사항에 열거된 순서에 따라 명확하게 말하고, 주제를 꽉 잡고, 계획적으로 본문을 써야 한다. 쓸 때 두 가지 점에 유의하십시오.
1, 관점이 명확하고 재료가 적절해야 한다. 즉, 사상으로 자료를 지휘하고, 자료를 사상으로 서비스해야 한다는 것이다. 재료의 운용은 문제를 설명하고 재료와 관점의 통일을 이룰 수 있어야 한다. 글쓰기에서는 관점이 명확해야 하며, 언어는 모호하고, 애매모호하고, 애매모호하고, 그럴듯해서는 안 된다. 만약 관점이 분명하지 않다면, 그것은 이해할 수 없는 것이다. 어떤 서류들은 관점만 말하고 실제 재료가 없으면 추상적이고 공허하며 근거가 없고 설득력이 없다고 느끼게 한다. 그러나 자료만 열거하고 명확한 관점은 없으면 어떤 문제를 설명해야 할지 알 수 없고, 문건을 발행하는 의도, 특히 상황 보고와 업무 보고의 소개를 이해할 수 없다.
2. 간결하고 명료해야 합니다. 써야 할 공문은 가능한 한 글자 수를 절약하고, 편폭을 줄이고, 간결하고 유창하게 해야 할 뿐만 아니라, 설명해야 할 문제의 명료성에도 주의해야 한다.
(5) 반복적으로 검사하고, 진지하게 수정하다.
초고를 다 쓴 후에는 진지하게 수정해야 한다. 문장 쓰기는 노력이 필요하다. 예로부터 좋은 문장 모두 반복해서 수정해야 하는데, 문서도 이와 같다. 특히 중요한 문건은 왕왕 그 원고를 통과하기 쉽다. 이 과정에서 우리는 주제의 수정에 주의해야 한다. 주제가 명확한지, 주제 토론이 집중되어 있는지, 주제 발굴이 심오한지 살펴보세요. 두 번째는 관점의 수정이다. 공문을 수정하려면 관점이 정확한지, 진술에 문제가 있는지 고려해야 한다. 세 번째는 재료의 변형에 관한 것이다. 재료는 문서의 기초이다. 만약 네가 정확한 관점을 가지고 있다면, 반드시 적당한 재료로 표현해야 한다. 네 번째는 구조의 수정에 관한 것이다. 문서의 전체 구조를 수정하는 등 문서의 구조를 수정하여 전체 텍스트를 더욱 엄격하게 만듭니다. 다섯 번째는 언어의 정제에 관한 것이다. 주로 매끄럽지 않은 문장, 비표준 문자, 구두점을 수정하는 것이다.
수정 작업은 진지하게 해야 하고, 충분한 인내와 정교한 정신을 가져야 한다.
다음은 몇 가지 일반적인 공문의 작문을 소개한다.
(1) 요청
청문은 하급자가 상급자에게 결정, 지시 또는 비준을 요청한 공문 그룹이다.
요청에는 몇 가지 특징이 있습니다.
첫 번째는 표적입니다. 본 기관의 직권 범위 내에서 결정할 수 없는 중대한 문제 (예: 중요한 결정, 중요한 결정, 인사 등) 와 업무에서 직면한 새로운 문제, 새로운 상황 또는 극복하기 어려운 어려움, 오직' 요청' 방식을 사용할 수 있습니다. 상부에 상담, 결정 또는 회신, 비준을 요청하다. 그래서 "상담 요청" 은 목표가 매우 강하다. 둘째, 배치 크기입니다. 지시를 요청하는 것은 표적이 되고, 상급 지도자는 에스컬레이션에 대한 지시를 요청하며, 동의하든 동의하지 않든, 반드시 명확한' 승인' 답변을 해야 한다. 세 번째는 단일성이다. 지시를 청할 때, 일반적으로 한 명의 수문인만 써서, 다른 지도자를 동시에 제출해야 한다 해도 복사만 할 수 있다. 네 번째는 시효성이다. 청문은 본 부서의 현재 업무 중인 상황과 문제에 대하여 상급 기관의 지시와 비준을 받은 문건이다. 제때에 발행할 수 있다면, 문제는 제때에 해결될 것이다.
지시어 요청 분류
내용과 성격에 따라 요청은 다음 세 가지로 나눌 수 있다. 하나는 지시성 요청이다. 두 번째는 인정을 구하는 것이다. 셋째는 비준을 요청하는 것이다.
요청한 구조, 내용 및 작문 방법
청문은 머리, 몸, 꼬리의 세 부분으로 구성되어 있다. 각 부분의 형식, 내용 및 표기법은 다음과 같습니다.
1, 헤더. 주로 제목과 주송기관 두 가지를 포함한다.
(1) 제목. 지시한 제목은 일반적으로 두 가지 표기법이 있다: 하나는 발문 기관의 이름, 이유, 언어 구성이다. * * * 그룹의 * * * * * * * * * * 에 대한 문의와 같은 다른 하나는 사물과 언어로 이루어져 있는데, 이를테면 "* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
2, 본문, 그 구조는 일반적으로 시작, 본문, 결론으로 구성되어 있다.
(1). 주로 요청 이유를 설명합니다.
(2) 주제. 주로 요청 사항을 설명하고 상급 기관에 대한 구체적인 요구이며, 이 부분은 단열해야 하며, 오직 한 가지만 요청해야 한다.
(3) 결론. 또 성어는 "없는 경우 지시해 주십시오", "없는 경우 회답해 주십시오", "위의 지시가 비준된 경우", "위의 지시가 타당하지 않은 경우 각 부서에 전달해 주십시오" 입니다.
3, 꼬리, 주요 구조는 서명과 쓰기 시간 두 부분입니다.
지시를 요청할 때 주의해야 할 문제: 1, 1 문의 원칙. 셋째, 자료가 진실이니 지도자의 비준을 위해 상황을 지어내서는 안 된다. 셋째, 그 이유는 충분하고 설명이 명확하다. 넷째, 말투가 평범하고 성실하여 상급자의 주의를 끌었다.
(2) 회신
1, 응답은 하위 기관의 요청에 응답하는 데 적용됩니다. 하급기관이 본 기관의 권한, 권한, 해결할 수 없는 사항을 만나면 상급기관에 지시를 요청해야 할 때 상급기관은' 회답' 의 언어로 지시에 응답할 것이다. 답변의 내용은 주로 요청 사항을 명확하게 설명하거나 동의하거나 동의하지 않거나 부분적으로 동의하며, 때로는 요청 사항을 수정하고 보충하는 것이다.
회신과 회신에는 차이가 있습니다. 첫째, 글쓰기의 방향이 다릅니다. 둘째, 중요도가 다르다.
3. 답신 구조에는 보통 제목, 주송기관, 본문, 서명이 포함됩니다.
(1) 제목. 응답의 제목은 여러 가지가 있습니다. 하나는 발문 기관의 이름, 회신 사항, 문구 대상 및 언어 유형으로 구성됩니다. 예를 들어, 민정부는 간쑤성의 돈황현을 철회하고 돈황시를 설립하는 것에 대한 회답을 했다. 범주는 발행 기관의 이름, 이유 및 언어로 구성됩니다. 예를 들어,' 특허협력조약' 가입 결정에 관한 국무원의 회답. 셋째, 이유와 언어로 구성됩니다. 예를 들어, Jiuquan 인적 자원 시장 건설 프로그램에 대한 회신. 네 번째는 발급 기관의 이름과 원래 제목과 언어로 구성되어 있다.
(2) 주요 송달 기관. 회답을 승인하는 주송기관은 상응하는 요청 발문 기관을 일컫는 말이다. 답변을 허가하는 경우, 주송기관은 행정법규, 규정을 발표하고 실시할 수 있는 하급기관이어야 한다.
(3) 본문. 본문이 비준을 받다. 내용이 비교적 구체적이고 계층 구조가 상대적으로 고정된 주체입니다. 승인된 응답의 표기법이 일반 응답과 다르다는 점을 제외하면, 다른 응답의 구조는 일반적으로 시작, 주제, 결론의 세 부분으로 구성됩니다. 먼저 참조 통신을 통해 응답의 이유를 설명합니다. 먼저 답변을 한 산하 기관을 지적하고, 회신의 근거를 설명하기 위해 의사 소통의 날짜, 제목, 문호를 표시한다. 주제. 승인 사항을 주로 설명하다. 국가의 방침, 정책, 법령, 법규 및 실제 상황에 따라' 요청' 내용에 대해 명확한 긍정 (또는 부정) 의 대답이나 구체적인 설명을 하는 것은 일반적으로 논의되지 않는다. 승인 사항 뒤의 희망과 요구 사항을 개괄적으로 설명하고 응답의 취지를 더욱 강조한 답변도 있다.
(3) 결론. 일반적으로' 이 답글'' 이에 답글' 등의 성어를 사용한다.
(4) 서명. 일반적으로 서명과 쓰기 시간이 포함됩니다. 승인 기관 및 기관의 이름을 서명하고 공식 인장을 찍습니다. 서면으로 년 월 일을 기록하다.
승인 고려 사항 첫째, 명확한 태도를 가져야합니다. 둘째, 우리는 포괄적이고 철저해야합니다. 셋째, 빨리, 제때에 해야 한다.
(3) 보고
보고서는 하급자가 상급자에게 업무를 보고하고, 상황을 반영하고, 의견이나 건의를 제출하고, 문의에 대답하는 진술적 상향 문서이다.
"보고서" 는 일종의 서사 스타일이다. 글을 쓸 때는 실제 자료를 주요 내용으로 하고, 개괄적인 서술을 주요 표현 방식으로 해야 한다. "보고서" 는 행정 공문서의 상승어이다. "보고서" 를 쓰는 목적은 상부에 자신의 단위의 상황을 알리고, 자신의 업무 상황과 요구 사항을 이해하고, 상급 지도자가 제때에 지원을 제공하고, 상급 기관에 문제를 처리하거나, 일을 안배하거나, 어떤 결정을 내릴 수 있는 근거를 제공하기 위함이다. "상황 파악" 은 보고서 제작 및 발행의 목적이다. 이에 따라 보도내용은 사실을 먼저, 구체적인 상황을 객관적으로 반영하고, 과도한 논술과 해석을 사용하지 않고, 개괄을 위주로 말투가 완곡하고 겸손하며, 강제적인 언어를 사용하지 않아야 한다.
보고서의 특징:
첫째, 보고의 목적은 업무, 상황, 건의, 답변 등을 보고하는 것이다. 상부에 보고하다. 그것은 직접 보고서의 질문에 대답 하는 상급 부서를 요청 하지 않습니다, 그래서 그것은 지시를 수락 하지 않습니다, 이것은 요청 하는 중요 한 차이점 중 하나입니다.
둘째, 보고서는 일반적으로 제안이나 의견을 언급하지 않습니다. 보고서에 제시된 건의나 의견은 확실히 한 분야나 한 부서에서 실시해야 하며, 상급기관의 비준을 거쳐 관련 부서에 제출하여 실시할 것을 건의할 수 있습니다. 보고서가 승인되면 승인 문서의 첨부 파일로 게시됩니다. 권한은 승인 기관에 따라 달라지거나 종속됩니다.
셋째, 보고서에는 내용에' 요청' 과 같은' 일문 일' 에 대한 요구가 없다. 그것은 하나의 공문에 몇 가지 일을 종합적으로 보도할 수 있고, 계층 구조가 복잡하다.
넷째, 보고서는 하급자가 상급자에게 정보를 피드백하는 데 광범위하게 사용되며, 상하 의사 소통의 중요한 형식이다. 제때에 상부에 업무를 보고하고, 문제를 반영하고, 건의를 하는 것도 하급 기관이 반드시 이행해야 하는 작업 제도이다.
보고서 유형
보고서의 유형과 내용은 주로 보고 가능 보고서, 응답 보고서, 보고 가능 보고서 및 일일 작업 보고서입니다.
쓰기:
보고서의 구조는 일반적으로 제목, 수신자, 본문, 서명 및 작성 시간으로 구성됩니다. 다음은 보고서를 작성하는 몇 가지 방법입니다.
1, 보고 가능
보고가능 보고서는 주로 부하 직원이 상급자에게 업무를 보고하고 상황을 반영하는 보고서로, 일반적으로 두 가지 범주로 나뉜다.
(1) 종합 보도. 이런 보고서는 직장이 일정 단계로 발전한 전반적인 상황에 대해 상부에 쓴 보고서이다. 그 내용은 일반적으로 업무 진전, 성적 또는 문제, 경험이나 교훈, 향후 업무에 대한 의견이나 건의를 포함한다. 이런 보고서는 종합적이고, 개괄적이며, 간결하다.
(2) 주제별 보고서. 이런 보고서는 어떤 일의 어떤 문제에 대해 상급자에게 쓴 보고서이다.
2. 보고서에 회신
이런 보고서는 상급자나 경영진이 제기한 문제나 특정 요구에 대해 쓴 것이다. 이런 보도는 묻는 대로 대답하고, 질문 이외의 질문이나 상황은 포함하지 않는다.
3. 보고 보고서
에스컬레이션가능 보고서는 주로 하위가 상부에 파일과 대상을 제출하는 데 사용되는 보고서입니다. 일반적으로 파일 또는 개체를 제출하는 근거나 목적, 파일 및 개체와 관련된 사항을 한두 문장으로 설명합니다.
4, 일상 업무 보고서
정기 업무 보고서는 부하 직원이 업무 필요로 인해 일정한 간격으로 상급자에게 쓴 보고서이다. 예를 들어 재무 보고서, 비용 보고서 등이 있습니다.
(d) 통지 작성
통지는 공문에서 가장 자주 사용되는 언어이며, 일반적으로 다음 문자에 속한다. 하급기관의 공문을 비준하고, 상급기관과 상급기관에 소속되지 않은 기관의 공문을 전달하는 데 적용된다. 규정 발표 하급기관이 처리하고 관련 기관이 공동으로 알고 집행해야 하는 사항을 전달하다. 간부의 임면과 사용.
(a) 통지 유형
기능에 따라 통지는 다음 범주로 나눌 수 있습니다.
1, 통지 게시
(1) 하위 기관의 승인 통지 (예: 보고서, 의견 등), 상위 부서는 통지를 사용하여 하위 관련 부서의 집행을 승인합니다. 예를 들어, "시 인민 정부 승인 시 주택 지도팀의 빈곤 주택 문제 해결에 관한 의견 통지", "국가 토지관리국의 일부 지방정부 월권 비준지 보고에 관한 국무원 통지" 와 같은 것이다.
(b) 전달 통지는 상급 기관 및 상급 기관에 속하지 않는 전달에 대하여, 본 기관은 하급 관련 기관에 집행을 통지해야 한다. 예: "XX 성 인민정부 사무청은 접대 중 흡연, 음주 금지 등에 관한 국무원 사무청 통지를 전달한다." 건설부는 국가물가국, 재정부가 중앙관리의 건설시스템 행정사업성 유료 항목 및 표준 발행에 관한 통지를 전달했다.
(3) 공고를 발표하고, 본 기관이 제정한 각종 규칙과 기타 자료를 발표하여 직접적인 행정 효력을 창출한다. 예를 들면:' 국가행정기관 공문 처리법' 발행에 관한 국무원 사무청 통지.
회의록은 회의의 기본 상황, 결과 및 합의 사항을 기록하여 회의 정신을 전면적으로 반영하고, 참석자들이 통일된 인식을 갖게 하며, 회의 후 조직이 전면적이고 실질적으로 업무를 전개하는 근거를 전달한다. 동시에, "회의록" 은 다방면으로 쓸 수 있으며, 동급 기관에 보고, 발행 및 의사 소통 기능을 갖추고 있다.
회의록 작성 방법
회의록은 일반적으로 머리, 몸, 꼬리의 세 부분으로 구성됩니다. 각 부분의 준비 요구 사항은 다음과 같습니다.
제 1 부. 이 부분의 주요 내용은 제목이다. 일부 회의록은 처음부터 시간 등의 사항을 썼다. 회의록의 제목은 일반적으로 회의 이름과 언어로 구성됩니다. 예를 들어 * * * * * 단위의 * * * * * 회의록.
문자. 회의록의 텍스트 구조는 머리말과 본문으로 구성되어 있다.
1, 머리말. 우선 회의의 이름, 시간, 장소, 진행자, 주요 의제, 참석자, 회의 형식, 주요 성과 등에 대해 개괄적으로 설명합니다.
2, 주체. 회의 비밀의 핵심 내용으로 회의 상황과 회의 결과를 주로 기록한다. 글을 쓸 때는 중심 화제를 꼭 둘러싸고 회의의 기본 정신, 특히 회의에서 형성된 결정과 결의를 정확하게 표현해야 한다. 회의에서 논란이 있는 문제와 다른 의견은 반드시 사실대로 반영해야 한다.
꼬리. 서명 및 쓰기 시간을 포함합니다.
(7) 편지 쓰기
1, 제목
서신의 제목은 일반적으로 발행기관, 사유, 언어의 세 부분으로 구성되어 있다. 발급 기관은 구체적인 상황에 따라 일반적으로 생략할 수 있다. 편지를 보내는 언어는 연락서든 회답을 요청하든 모두' 편지' 로 쓸 수 있지만,' 공서' 라는 글자도 쓰는 사람이 있다. 회신은 모든 언어의 "회신" 이라는 글자를 표시해야 한다.
2, 주요 기관
장기의 전체 이름이나 표준화된 약어를 대문자로 적고 그 뒤에 콜론이 옵니다. 회답을 승인하는 주송기관은 송신 기관이다.
3. 텍스트
월초에는 편지의 원인이나 목적을 처음부터 간략하게 설명해야 한다. 회신의 시작 부분에는 편지의 날짜, 문서 번호 또는 제목을 표시해야 합니다.
협상, 문의, 통지 및 승인에 관한 주요 사항은 주체가 보낸 서신에 명확하게 명시되어야 합니다. 회신은 편지의 내용에 대해 구체적이고 명확한 답변을 해야 한다. 편지든 답장의 주제 내용이든 분명하고, 집중되고, 단일하며, 한 가지씩 해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 독서명언)
끝편지는 일반적으로 "이 편지 클로즈업", "답장 부탁드립니다" 로 끝납니다. 회신은 종종 "이 회신", "이 회신" 으로 끝납니다. 후기는 내용과 요구에 따라 써야 한다.
서명 텍스트의 오른쪽 아래에 서명하고 공식 도장을 찍습니다. 편지 한 통 외에도 본문은 언어가 적절하고, 내용과 글쓰기 방향에 따라 언어를 익히고, 신분에 맞게 더 우아한 언어를 사용하며, 열정, 성실, 실용성, 직설적, 일처리에 유리하다.
공문서 여백: 공문서용 종이백변 37mm 1mm, 하백변 35mm1mm; 공문서지의 왼쪽은 28mm 1mm 이고 오른쪽은 26mm 1mm 입니다.