첫째, 문서 파일 보관 시스템
(1) 일반 원칙
제 1 조는 우리 회사 문서의 아카이빙 작업을 강화하기 위해 본 제도를 특별히 제정한다.
제 2 조 보관된 서류는 일 년에 한 번 보관해야 하며, 본 기관의 내부 기관이 업무 활동에서 형성한 보존가치가 있는 각종 서류자료는 본 제도의 규정에 따라 별도로 보관해야 한다.
제 3 조 공문 청부부 또는 청부기관은 공문의 시스템 무결성을 보장해야 한다 (공문의 첨부는 일률적으로 인출할 수 없다). 사건을 종결한 후 전문 (겸) 사무원에게 제출하여 보관하다. 업무 변동이나 사정으로 이직할 때, 경영기관이 처리한 서류와 자료는 인계해야 하며, 제멋대로 가져가거나 파기해서는 안 된다.
(2) 문서 자료 수집 및 관리
제 4 조는 서류자료의 부서 수집 및 관리 제도를 고수한다. 각 부서는 전문 (겸직) 사무원을 지정해 본 부서의 문서 자료 관리를 담당하고 상대적 안정을 유지해야 한다. 인사 변동은 제때에 기록실에 통지해야 한다.
제 5 조 우리 회사에서 발행한 모든 공식 문서 (최종 원고와 인쇄된 서류 및 첨부 파일 2 부 포함, 승인 요구 사항 및 전달된 문서 포함, 전달된 원본 포함) 는 사무실에서 통일적으로 수집하고 관리합니다.
제 6 조 일은 여러 부서에서 처리하고, 업무 활동에서 형성된 서류는 주최 부서에서 수집하여 보관한다. 회의 문서는 회의 주최자가 수집하고 보관합니다.
1. 회사 직원들이 외학, 시찰, 조사 연구, 상급기관에서 열린 회의 등 공무활동에 참가할 때 관련자들은 회의의 주요 문건 자료를 기록실에 보관해야 하며, 기록실에서 서명을 승인한 후에야 재정부에서 출장비를 지급해야 한다.
2. 회사에서 회의를 개최할 때, 회의 주최자는 회의 자료와 오디오 및 비디오 파일을 함께 보관할 사람을 지명하고, 파일 서명이 승인될 때까지 재무 부서는 회의 비용을 상환하지 않습니다.
제 7 조 각 부처의 전문직 도구의 의무.
1. 본 부서의 업무와 업무를 이해하고, 본 부서의 문서 자료 보관 범위를 파악하고, 본 부서의 문서 자료를 수집하고 관리합니다.
2. 평소의 보관제도를 성실히 집행하고, 본 부서에서 주관하는 서류자료를 제때에 수집하고 정리하며, 매년 3 월 전에 보관한 서류자료를 보관하고, 기록실과 인수접수 수속을 한다.
3. 계약자가 서류자료를 빌릴 때 적극적으로 제공 및 사용하고, 서비스 업무를 잘 하고, 임시 대출 서류자료 등록 수속을 밟아야 한다.
(c) 기록 범위
제 8 조 중요한 회의 자료에는 회의 통지, 보고서, 결의안, 요약, 리더십 연설, 전형적인 연설, 회의 브리핑, 회의록 등이 포함됩니다.
제 9 조 상급기관이 발행한 회사 관련 결정, 결의, 지시, 명령, 규정, 규정, 계획 등의 서류.
제 10 조 회사 대외 공식 문서 및 관련 기관과의 왕래 서신.
제 11 조 회사의 상급 부서의 지시와 회답.
제 12 조 회사의 주요 기능 활동에 대한 보고 및 요약.
제 13 조 회사의 각 작업 계획, 요약, 보고, 요청, 승인, 회의록, 통계 보고서, 브리핑.
제 14 조 민원 업무 자료.
제 15 조 회사가 관련 기관과 체결한 계약, 합의 등의 서류.
제 16 조 회사 간부 임면서류와 직원 상벌 서류.
제 17 조 회사 직원의 노동, 임금, 복지에 대한 서류와 자료.
제 18 조 회사의 역사 연혁, 대사기, 신문 스크랩, 사진, 녹음, 비디오 등. 회사의 중요한 활동을 반영하다.
(4) 일반권으로 돌아온다
제 19 조 각 부처는 건전한 평상시 시험지 반환 제도를 세워야 한다. 처리되거나 승인된 서류는 전문직 사무원이 중앙에서 통일적으로 보관해야 한다.
제 20 조 각 부서는 본 부서의 업무 범위와 연간 업무 임무에 따라 평소 사용하는 서류자료의' 문서 범주' 를 편성해야 한다. "파일 범주" 라는 용어는 간결하고 정확해야 하며 용어 번호는 번호가 매겨져야 합니다.
제 21 조 문서 청부업자는 제때에 지도자의 처리나 비준을 거친 문건 자료를 수집, 정리하여 본 부서의 전문 (겸용) 사무원 보관을 보내야 한다.
제 22 조 전문직 사무원은 보관된 문서 자료를' 파일 종류' 규정에 따라 통상적으로 문서를 보관하는 폴더에 제때에 분류하고, 송수신 문서 등록부에 표기해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서)
(e) 보관 (문서 품질 요구 사항)
제 23 조 보관 규범을 통일하고 서류의 품질을 보장하기 위해, 보관 작업은 관련 처실의 아르바이트 기록원이 조율해야 한다. 기록실의 기록원은 논문의 조판과 목록 작성을 담당한다.
제 24 조 서류의 품질에 대한 전반적인 요구 사항은 문서 형성의 규칙과 특징을 따르고, 문서 간의 유기적 연계를 유지하고, 서로 다른 가치를 구분하고, 보관과 이용을 용이하게 하는 것이다.
제 25 조 문서 자료의 종류, 매수, 문서당 페이지 수가 모두 갖추어져 있어야 한다.
제 26 조 보관된 문서 자료 중 각 문서의 원본과 첨부 파일, 견적서와 최종 원고, 요청과 답변, 전달된 서류와 원본, 그리고 여러 문자의 동일한 문건은 별도로 보관해야 하며, 전보와 전보는 각각 한 부씩 보관해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 전보, 전보, 전보, 전보, 전보, 전보, 전보) 극비 전보와 전보가 별도로 보관되고, 소수의 일반 전보와 전보가 밀접한 관계가 있다면 극비 전보와 전보와 함께 보관할 수도 있다.
제 27 조 다른 연도의 공문은 일반적으로 함께 보관할 수 없지만, 여러 해 동안의 문의와 답변은 회신 연도에 보관되어 있습니다. 답장이 없는 것은, 요청 연도에 두었다. 교차 연도 계획은 기록의 첫해에 배치됩니다. 교차 연도 요약은 마지막 해에 보관됩니다. 연례 회의 문건은 회의 개막년도에 놓아야 하고, 기타 서류는 관련 규정에 따라 보관해야 한다.
제 28 조 볼륨 내의 문서 자료는 상황에 따라 배열해야 하며, 분할할 수 없는 문서 자료는 순서대로 배열해야 합니다. 즉, 응답이 앞에 있고 요청은 뒤에 있습니다. 원래 앞에 있고 첨부 파일은 뒤에 있다. 전면 인쇄, 후면 마무리; 기타 서류 자료는 밀접하게 연계되어 그 형성 규율이나 특징에 따라 체계적으로 정리해야 한다.
제 29 조 권 안의 서류는 순서대로 배열하고 그에 따라 페이지 번호를 써야 한다. 제본 문서는 각 페이지의 전면 오른쪽 위 모서리에 균일하게 텍스트가 있어야 하며 페이지 번호는 뒷면 왼쪽 위 모퉁이에 인쇄되어 있어야 합니다.
제 30 조 영구, 장기 및 단기 서류는 규정된 형식에 따라 파일 목록을 하나씩 작성해야 한다. 깔끔하게 그것을 채우다. 볼륨의 디렉토리는 볼륨의 시작 부분에 있습니다.
제 31 조 볼륨 내의 문서 자료에 대한 설명은 항목별로 참조 표에 기입해야 한다. 설명이 없으면 신고인과 검사원의 이름과 날짜도 기입하여 책임을 표시해야 한다. 참고표는 권 끝에 놓아야 한다.
제 32 조 서류 표지는 규정에 따라 붓이나 펜으로 항목별로 써야 하며 깔끔하고 또렷하게 유지해야 한다.
제 33 조 파일의 제본과 파일의 각 부분의 배열 형식:
서류 제본. 제본 전에 두루마리 안의 문서 자료에 있는 금속물을 제거해야 하며, 파손된 서류는 도배된 기술 요구에 따라 표해야 한다. 글씨가 확산되면 복사해서 원본과 함께 보관해야 하며, 서류는 삼공선 뒤표지로 매듭을 짓는 방법으로 제본해야 한다.
제 34 조 파일의 각 부분의 배열 형식: 소프트 볼륨 표지 (볼륨 내 파일 내용 포함), 문서 한 부, 표지 (참조 표 포함), 파일 번호 순서대로 볼륨 박스에 담아 파일 캐비닛에 보관한다.
제 35 조 본 제도는 공포일로부터 시행된다.
시 오디오 및 비디오 파일 관리 방법
(1) 일반 원칙
첫 번째는 회사의 오디오 및 비디오 파일 작업을 강화하기 위해 특별히 이 방법을 제정한 것이다.
두 번째 회사 오디오 및 비디오 파일은 회사 부서 또는 개인이 사회 실천 활동에서 직접 형성한 국가, 사회, 회사에 보존가치가 있는 녹음, 비디오, 사진, 영화 등의 역사를 가리키며 문자 설명으로 보완된다.
세 번째 오디오 및 비디오 파일은 회사 파일의 일부이며 반드시 기록 보관소에서 중앙에서 관리해야 한다.
(b) 오디오 및 비디오 파일 데이터 수집
제 4 조 모집 범위.
1. 회사의 주요 기능 활동의 성과와 문제점을 반영하는 시청각 자료.
2. 각급 지도자와 유명 인사가 참석한 회사와 관련된 중대 행사의 오디오 및 비디오 자료.
3. 회사 관계자가 조직하거나 참석한 중요한 회의, 인터뷰, 외사 활동에 대한 오디오 및 비디오 자료.
4. 회사 및 우편 및 통신 시스템의 권리와 이익에 관한 시청각 자료.
5. 다른 부서에서 형성한 회사와 관련된 중요한 시청각 자료.
보존 가치가있는 기타 시청각 자료.
제 5 조 모집 시간.
1. 오디오 및 비디오 파일 데이터는 해당 형성 후 1 개월 이내에 아카이빙 부서의 다른 캐리어 파일과 함께 보관해야 합니다. 특별한 상황이 있다면, 기록 시간을 적당히 연장할 수 있다.
2. 아카이브 부서는 언제든지 보존 가치가 있는 단편적인 오디오 및 비디오 자료를 수집해야 합니다.
제 6 조 모집 요구.
1. 테이프, 비디오 테이프, 필름, 사진 (필름 포함) 및 텍스트 설명은 모두 수집하고, 제때에 보관하며, 아카이브 제어 조치를 수립해야 합니다. 규정에 따라 신고하지 않은 사람은 다른 구성비용을 상환하지 않고 손실을 방지한다.
2. 원본과 원본을 접수하고, 특별한 경우에는 복사본을 접수합니다.
3. 시청각 자료의 내용은 진실해야 하고, 원판, 원본, 영상, 사본은 일치해야 한다.
제 7 조 오디오 및 비디오 파일 정보 수집.
기록 보관소는 언제든지 중요한 시청각 자료를 수집할 책임이 있다.
제 8 조 오디오 및 비디오 파일 비용 상환.
본 방법 제 4 조 규정에 따라 오디오 및 비디오 파일 비용을 형성하는 회사의 각 부서 또는 개인은 규정에 따라 기록실에 보관해야 하며, 기록실에 서명하여 인가하고, 재무 부서에서 비용을 상각해야 합니다.
(c) 오디오 및 비디오 파일 정리
제 9 조 오디오 및 비디오 파일 정리에는 분류, 조합, 정리 및 목록 작성이 포함되어 있어 체계화되고 보관과 활용이 용이합니다.
제 10 조 오디오 및 비디오 파일의 정리는 카메라맨의 책임이며, 파일부서의 협조이다.
제 11 조 분류 및 번호.
1. 사진 파일은 연대와 문제별로 분류된다. 같은 범주에 속하는 사진은 시간순으로 번호가 매겨지고 음수도 기입됩니다. 온 가족의 네거티브가 모두 번호가 매겨졌다. 형식: 전체-일련 번호.
2. 녹음테이프, 비디오테이프, 비디오테이프는 연대문제에 따라 분류하고 내용에 따라 번호를 매깁니다. 같은 내용의 여러 항목 그룹은 하나의 파일로 간주되고, 하나의 파일 번호를 편성한 다음 각 그룹마다 순차적으로 번호를 매겨야 한다.
3. 다른 캐리어 파일과 관련된 참조 번호를 기록해 두십시오. 형식은 (파일 형식) 파일 번호/(파일 형식) 파일 번호입니다.
제 12 조 보존 기간: 보존 기간은 컨텐츠의 중요성, 시간, 이름, 신뢰성 및 유효성에 따라 결정됩니다.
제 13 조 텍스트 설명의 준비.
1. 텍스트 설명의 기본 내용에는 이유, 시간, 장소, 인물, 배경, 작성자 (촬영자) 등이 포함됩니다.
2. 설명 준비 요구 사항:
(1) 파일 자료의 내용을 정확하게 정리하고, 반영된 모든 정보를 요약하고, 항목에 정확하고 완전하게 레이블을 붙입니다.
(2) 자연사진 (또는 내용이 비슷한 사진 몇 장) 을 써야 한다. 녹음테이프, 비디오테이프, 비디오테이프는 서류에 근거하여 집필한다. 시청각 자료 그룹이 밀접한 관계가 있다면 서면 설명을 추가해야 한다.
(3) 말은 간결하고, 언어는 유창하다.
(4) 시간은 아라비아 숫자로 표시됩니다.
제 14 조 형식 준비.
1. 사진 편집은 가로 쓰기 형식을 사용합니다. 형식은 사진/음수-문자 설명-참조 번호-촬영 시간-촬영자입니다.
2. 녹음테이프, 비디오테이프, 비디오테이프의 편성 형식: 뚜껑에 라벨을 붙이세요. 요구에 따라 항목별로 작성하다.
제 15 조 서류 요구 사항.
1. 같은 테마의 여러 시청각 자료를 파일로 구성해 집중적으로 정리한다.
2. 볼륨 내 디렉토리:
사진과 필름은 반드시 자연 장수 단위로 권내 목록을 채워야 한다.
녹음품, 비디오테이프, 비디오테이프는 상자 안의 카탈로그에 넣어야 한다.
3. 볼륨 내 참고표는 볼륨 내 시청각자료의 배열과 변화를 설명하는 데 사용됩니다.
제 16 조 목록 작성.
오디오 및 비디오 파일의 기록은 GB3792.5-85 "파일 및 레코드 규칙" 에 따라 수행됩니다.
(d) 오디오 및 비디오 파일 보관
제 17 조 오디오 및 비디오 파일은 보관하기 전에 검사해야 하며, 이미 훼손된 것은 필요한 기술 처리를 해야 한다.
제 18 조 저장 조건.
필름과 필름 라이브러리의 온도는13-15 C 사이로 유지해야 하고 상대 습도는 35%-45% 사이로 유지해야 합니다.
사진 라이브러리의 온도는14-24 C 로 유지해야 하고 상대 습도는 40%-60% 로 유지해야 합니다.
제 19 조 원판 책, 녹음품, 비디오테이프, 비디오테이프는 수직으로 배치해야 하며, 테이프 라이브러리는 30 오스터 이상의 자기장을 피해야 하며, 자기장 상자 간격은 3mm 이상이어야 한다. 철궤로 테이프를 보관하지 않는 것이 가장 좋다.
제 20 조 재고 사진 파일에 대해서는 2 년마다 검사해야 한다.
제 21 조 오디오 및 비디오 파일, 아무도 허가없이 취소, 대출, 청소, 자기 제거 및 변경을 할 수 없습니다. 오디오 및 비디오 파일의 파괴는 반드시 검증을 거쳐야 하며, 보관 기관의 동의를 받아 주관 지도자의 승인을 받고 등록해야 한다.
제 22 조 건전한 오디오 및 비디오 파일 통계 시스템을 구축하고 오디오 및 비디오 파일의 수입, 재배치, 인벤토리, 보관, 활용 및 효과에 대한 통계 작업을 수행합니다.
㈤ 시청각 자료 개발 및 활용.
제 23 조 오디오 및 비디오 파일의 카탈로그, 카드 및 기타 검색 도구는 사용자에게 편리한 조건을 제공해야합니다.
제 24 조 오디오 및 비디오 파일 대출 및 활용 시스템 구축, 엄격한 승인 절차, 오디오 및 비디오 파일의 기밀성에 따라 활용 범위를 결정합니다.
제 25 조 단위는 외국의 오디오 및 비디오 파일을 이용하여 "중화인민공화국 특허법" 의 관련 규정에 따라 처리해야 한다. 이미 기록 보관소로 이양된 경우 특허 수익은 원칙적으로 원래 이양 기관에 양도해야 하며, 기록 보관소는 보관비를 받아야 한다.
제 26 조 오디오 및 비디오 파일 원본은 일반적으로 기록 보관소를 빌릴 수 없습니다. 특별한 요구가 있으면 주관 지도자의 비준을 거친 후에야 기한 내에 대출할 수 있다. 활용도가 높은 오디오 및 비디오 파일은 사본을 빌릴 수 있습니다. 다른 부서에서 오디오 파일을 빌리거나 복사하는 것은 기록실에서 처리하고 관련 규정에 따라 요금을 받고 유상 서비스를 실시한다. 차용 기간 동안 손상을 입은 것은 차용 기관이 배상을 책임진다.
제 27 조 기밀에 영향을 미치지 않고 각 부서는 오디오 및 비디오 파일을 이용하여 보고, 전시, 편집 종합 또는 특집 그림책, 자료편 등을 개최할 수 있다. , 기존 오디오 및 비디오 파일을 적극적으로 개발하고 활용합니다.