8. 1.2 엔터프라이즈 아카이브 정보화는 기술과 관리를 모두 중시하고 기업 정보화와 조화를 이루는 원칙을 고수해야 합니다.
8. 1.3 엔터프라이즈 정보 시스템의 개발 및 구현은 파일 관리 요구 사항을 충분히 고려해야 합니다. 8.2. 1 전자 파일의 아카이빙 요구 사항 및 기능은 파일 생성 시스템에 내장되어야 합니다. 기업의 다양한 정보 시스템에서 생성된 텍스트, 그래픽, 이미지, 데이터 등의 전자 파일 아카이빙 범위는 종이 파일의 아카이브 범위를 참조하여 결정해야 합니다. 오디오, 비디오, 멀티미디어 등 각종 전자 파일 및 데이터베이스의 아카이빙 범위는 관련 규정 및 요구에 따라 결정해야 합니다.
8.2.2 기업의 다양한 정보 시스템에 의해 형성된 전자 파일의 메타데이터 및 배경 정보, 그리고 일반적이지 않은 전자 파일 형식을 생성하는 소프트웨어는 전자 파일과 함께 보관해야 합니다.
8.2.3 아카이빙된 전자 파일의 데이터 형식은 쉽게 읽고 마이그레이션할 수 있어야 합니다. 전자 문서의 일반적인 형식은 GB/T 18894 제 6 장에 나와 있습니다.
8.2.4 전자 문서는 식별, 정리 및 감사 후 보관해야 합니다. 전자 파일 정리, 식별 및 아카이빙 요구 사항은 GB/T 17678. 1 및 GB/T 18894 를 참조하십시오.
8.2.5 전자 파일 아카이브를 암호화할 때는 일반적으로 암호를 해독해야 하며, 아카이빙된 전자 파일은 암호 해독 소프트웨어 및 설명서와 함께 보관해야 합니다.
8.2.6 파일 형성 부서는 아카이빙된 전자 파일의 신뢰성, 신뢰성, 무결성 및 가용성을 보장할 책임이 있습니다. 8.3. 1 기업은 파일 보존 및 활용의 실제 요구에 따라 기존 캐리어 파일을 선택적으로 디지털화할 수 있습니다.
8.3.2 종이 파일의 디지털화는 DA/T 3 1 을 준수해야 하고, 마이크로필름의 디지털화는 DA/T 43 을 준수해야 합니다.
8.3.3 사진 파일 및 오디오 및 비디오 파일 디지털 파일의 형식은 DA/T 32 부록 b 에 나와 있습니다.
숫자로 생성된 파일 복사본의 파일 번호는 원본 파일과 일치해야 합니다. 8.4. 1 전자 문서는 종이 문서 분류 체계에 따라 분류해야 합니다.
8.4.2 전자 파일은 오프라인 캐리어에 저장해야 합니다. 스토리지 캐리어는 DA/T 32 부록 C 에 있고 스토리지 요구 사항은 GB/T 18894 9.4 에 나와 있습니다.
8.4.3 오프라인에서 전자 파일을 저장하는 운반체나 액세서리에는 운반체 일련 번호, 전자 파일 번호, 분류, 보존 기간, 저장 날짜 등이 표시되어야 합니다. 또한 전자 파일 캐리어는 쓰기 금지 상태로 설정되어야 합니다.
8.4.4 오프라인 캐리어에 저장된 전자 문서 3 부, 보관 세트, 오프사이트 보관 세트, 사용 가능.
8.4.5 보존 기간이 지난 전자 문서의 식별 및 폐기는 종이 문서의 관련 규정에 따라 수행되어야 하며, 삭제 및 폐기는 GB/T 18894 의 9.8 관련 규정을 준수해야 합니다. 파괴된 전자 파일은 파괴된 파일 디렉토리에 저장해야 합니다. 8.5. 1 기업은 도서관 (실) 파일 카탈로그 데이터베이스를 구축하여 점진적으로 전체 파일 검색을 수행해야 합니다.
8.5.2 각 정보 시스템에 보관된 디지털 아카이브 및 전자 파일의 경우 아카이브 부서는 설정된 액세스 권한에 따라 적시에 효과적인 네트워크 서비스를 제공해야 합니다.
8.5.3 기밀 파일 관리 시스템은 인터넷과 물리적으로 분리되어야 하며, 기밀이 아닌 파일 관리 시스템은 인터넷 논리와 격리될 수 있습니다.
8.5.4 파일 관리 시스템은 인증, 권한 제어, 방화벽 설치 등의 보안 기밀 조치를 취해야 합니다.
8.5.5 파일 관리 서버는 신뢰할 수 있는 백업 및 복구 조치를 취해야 합니다.
8.5.6 각 정보 시스템에는 전자 파일 자동 아카이빙 기능을 생성하는 모듈 또는 인터페이스가 있어야 합니다. 8.6. 1 파일 관리 시스템 소프트웨어의 구성은 기업의 실제 업무 요구를 충족하고 기업 정보화 건설의 발전 요구를 충족시켜야 합니다.
8.6.2 파일 관리 시스템은 수집 정리, 데이터 관리, 검색 브라우징, 대출 관리, 통계 요약, 권한 설정, 보안 기밀 유지, 시스템 유지 관리 등의 기본 기능을 갖추고 있어야 합니다. 물리적 파일 관리를 지원하고 필요에 따라 다른 해당 기능을 확장할 수 있습니다.
8.6.3 파일 관리 시스템은 다양한 정보 시스템에 연결되어 있어야 하며 다양한 정보 시스템에서 생성된 전자 파일을 수신하고 호환할 수 있어야 합니다. 파일 관리 시스템의 설계 및 구현은 ISO 15489. 1 및 ISO 15489.2 의 8 장을 참조하십시오.