(1) 생산성 향상. 파일 관리 시스템 소프트웨어의 발명은 기존의 단일 파일 아카이빙 방식을 점차 대체하며, 이전처럼 파일의 항목과 내용을 너무 많이 편집할 필요가 없습니다. 시스템 소프트웨어의 프롬프트에서 단계적으로 아카이빙하고 아카이빙할 수 있습니다. 잘못된 아카이브 정보가 발견되면 시스템에서 직접 수정할 수 있어 기존 파일 관리 모드에서 다시 편집하고 인쇄할 필요가 없어 시간과 자원을 절약할 수 있습니다. 누락된 파일 정보가 발견되면 보충을 직접 삽입하여 다른 사무용 소프트웨어에 익숙하지 않아 발생하는 오류를 쉽게 줄일 수 있습니다. 또한 사용자는 언제 어디서나 파일 자료를 검토하고 키워드로 직접 검색할 수 있어 찾아보기를 찾을 필요 없이 생산성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 파일 관련 파일도 통합 전자 형식으로 출력되어 대부분의 컴퓨터 시스템과 호환되어 인쇄 및 유통이 용이합니다. 정보 아카이빙 작업에서 시스템 소프트웨어 처리 결과를 직접 암호화하여 상위 관리 부서에 업로드하여 인력과 시간을 절약할 수 있습니다.
(b) 아카이브 콘텐츠 정보를보다 잘 개발합니다. 일반 사무용 소프트웨어 응용 프로그램은 단일 파일을 편집할 수 있을 뿐 아니라 파일 스캔도 첨부해야 하므로 시간과 자원을 낭비할 수 있습니다. 파일 관리 시스템 소프트웨어는 아카이브의 기본 정보를 편집한 후 파일의 스캔 전자 사진을 추가하여 카탈로그 파일을 열면 해당 파일의 전자 사진을 동시에 수집할 수 있으므로 파일 관리자가 쉽게 검토하고 에스컬레이션할 수 있습니다. 또한 파일 관리 시스템 소프트웨어는 관련 아카이브를 편집하여 다양한 관련 전자 파일을 검색 도구에서 쉽게 검색할 수 있도록 하며, 사용자는 사건의 경위를 더 잘 이해하고 파일 내용을 더 큰 역할을 할 수 있습니다. 또한 파일 관리 시스템 소프트웨어에는 데이터 전송, 수신, 백업, 복구 등의 기능이 포함되어 있어 빠르고 간편합니다. 또한 사용자 관리, 로그 기능, 트랜잭션 알림 등의 기능도 제공합니다.
(3) 파일 기밀 유지 기능을보다 잘 구현하십시오. 일반 사무용 소프트웨어는 단순한 암호만 설정할 수 있으며, 파일 관리 시스템 소프트웨어는 관리자, 심사위원 등의 역할을 나눌 수 있습니다. 권한 관리를 설정하여 개인의 액세스 권한 등을 설정할 수 있습니다. , 기밀 유지 효과를 달성하기 위해. 파일 검색자는 파일을 검색할 때 자체적으로 기록하고 쿼리 로그를 형성하며 데이터 전송, 사용자 액세스, 컨텐츠 인쇄 등의 작업을 안전하게 설계하여 파일을 안전하게 사용할 수 있습니다. 파일 관리 시스템 소프트웨어에는 전자 잠금장치도 장착되어 있어 잠금장치와 컴퓨터를 분리할 수 있다. 다른 사람이 파일러의 컴퓨터를 켜도 파일관리 시스템 소프트웨어는 열 수 없다.