기록 디지털화는 디지털 기록 보관소 건설에서 가장 기본적인 작업이다. 첨단 기술을 이용하여 전통 전달체의 파일을 디지털 파일로 가공하고, LAN, 정부망, 인터넷을 통해 컴퓨터를 이용하여 전자 파일을 검색하고 읽으며, 아카이브 정보 서비스의 새로운 환경 문제를 해결하고, 관리 수준과 효율성을 높이고, 아카이브 사업부의 서비스 수준을 높이며, 아카이브 내부 관리 및 고객 대상 서비스를 위한 효율적이고 포괄적인 서비스를 제공합니다.
서류작업의 디지털화 건설은 추세에 순응하고 시대 발전에 적응하는 새로운 조치와 새로운 요구이다. 아카이브는 주요 정보 자원으로서 그 중요성이 날로 두드러지고 있다. 정보기술을 점진적으로 파악해 기록업무, 사회주의 경제건설, 사회주의 정신문명 건설을 위해 서비스해야 한다.
파일 디지털화의 이점
1, 경제적 이익 향상
과거에는 이 문제를 해결하기 위한 수단으로 사무원과 사무비용을 늘리는 등 조잡한 모델을 채택해 관리비용이 급격히 상승했다. 디지털 파일 관리는 기존의 종이 파일 정보 개체를 기계가 읽을 수 있는 파일로 변화시켜 스토리지 비용과 설치 공간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라, 조회도 쉽고 빠르며, 중복 인쇄로 인한 종이와 인력의 낭비를 방지합니다.
2. 사무실 효율성 및 디지털 문서 관리를 향상시킵니다.
데이터를 적시에 아카이빙하고 가능한 한 빨리 제공할 수 있도록 합니다. 조직부를 예로 들면 간부의 임용과 발탁은 상세하고 정확한 문서 정보가 필요하다. 아카이브의 디지털 관리는 상세한 실시간 데이터 정보를 제공하여 리더십 의사 결정에 서비스를 제공합니다. 한편 디지털 파일 관리는 정보 조회를 매우 간단하게 만들어 직장인들이 집을 나서지 않고도 천하의 큰일을 이해할 수 있게 해 줍니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 디지털 파일 관리, 디지털 파일 관리)
3. 원본 문서의 보호를 강화한다.
종이 파일을 디지털 전자 파일로 변환하면 파일 사용이 더욱 안전합니다. 특히 역사가 유구한 자료들은 디지털화 후 보호하는 것이 더 좋다. 또한 디지털 처리 후 일부 파일이 변조되는 것을 방지합니다.