1. 왜 감리 전자문서에 대한 정보화 관리를 해야 합니까?
1.65438+ 우리나라 건설업의 경쟁력을 높이기 위해 건설부는 2000 년 2 월' 건설 분야 정보화 작업의 요점' 을 발표하고 정보기술 등 첨단 기술 개조로 전통 건설업을 제고하고 정보화로 공업화를 이끌고 산업화로 정보화를 촉진할 것을 분명히 제안했다. 동시에 건축 분야에서 새로운 경제 성장점을 육성하는 목표도 제시했다. 지방 건설 행정 주관 부서, 건설 단위, 설계 단위, 시공 단위, 도시 건설 기록 보관소 등. 필요에 따라 일련의 정보기술 응용 연구 개발을 전개하여 어느 정도 성과를 거두었다.
건설감독은 우리나라에서 이미 10 여 년 동안 전개되어 시공감리부터 설계감리까지 좋은 효과를 거두고 점차 프로젝트 관리로 발전하였다. 그러나 감리기관의 정보화 건설은 여전히 정체되어 있으며, 대부분의 감리기관의 컴퓨터는 인터넷에서 정보를 타이핑하고 검색하는 데만 쓰인다. 어떻게 감리 프로젝트 관리 정보화를 추진하고, 정보화 관리 병목 현상을 극복하고, 감리 업무 수준과 효율성을 더욱 높일 수 있을지는 감리 기관의 보편적인 관심사가 되고 있다.
1.2 감리 자료의 보존과 활용의 필요성은 어느 정도 의미에서 감리 작업은 서류를 통해 이뤄지고 감리 효과는 결국 문서에 반영된다. 한 감독관이 입문부터 끝까지 완성하면 몇 권에서 수백 (수천) 권에 이르기까지 많은 감독 자료가 생성됩니다. 이러한 규제 자료에는 전통적인 종이 미디어 자료와 현재의 전자 미디어 자료가 모두 포함되어 있습니다. 현재의 경제 및 기술 조건으로 인해 종이 미디어 재료의 사용을 완전히 포기하고 전자 미디어 자료로 완전히 전환하는 것은 불가능하므로, 문서 자료의 보존은 여전히 "이중 세트", 즉 종이 미디어 자료와 전자 미디어 자료를 모두 보존해야 한다. 전통적인 방법으로 이 문헌들을 관리하고 이용한다면 많은 공간, 인력, 물력을 투입해야 한다. 이는 현재 국내 감리기관의 어려운 생존 상황에 분명히 불리하다. 따라서 자원이 제한된 경우 표준화되고 정보화 관리를 통해 쉽게 검색할 수 있도록 하는 것이 전자 문헌 자료의 활용도를 높일 수 있는 방법이다. 경제적 관점에서 볼 때,' 통일계획, 선후 어려움, 단계별 실시' 의 방법을 채택하여 실시할 수 있다.
1.3 감독 관리 표준화의 필요성은 두 가지 측면에서 이해할 수 있다. 전자 문서의 정보화 관리는 감독 관리의 표준화를 촉진할 수 있다. 감독 표준화의 범위는 프로젝트 감리부의 표준화 관리에서 감리단위의 표준화 관리에 이르기까지 정의하거나 축소할 수 있습니다. 큰 것은 프로젝트 소유주가 감독측이 전체 프로젝트에 대한 규범화 관리를 포함하고, 건설부서가 감독업계에 대한 규범화 관리를 포함한다는 것이다. 표준화 된 관리는 사람들이 절차에 따라 일할 것을 요구합니다. 정보화 관리나 사무 자동화의 근무 조건 하에서 관계자들은 시스템이 부여한 권한에 따라 자신의 관련 작업을 수행하며, 작업이 완료되면 자신의 서명이나 비밀번호 확인 파일을 입력합니다. 다음 단계로 넘어가야 할 경우 파일을 보낼 수 있으며 근무 시간과 파일 발송 시간이 자동으로 기록됩니다. 다음 단계의 직원은 서류를 받은 후 자신의 권한 (관련 규정 및 조건 포함) 에 따라 처리한다. 전자 파일은 생성된 순간부터 자동으로' 전자 파일 실행 주기율표' 를 생성하여 파일에 의해 형성된 모든 활동을 사실적으로 기록해야 한다. 파일 활동 및 전자 파일 실행 주기 테이블 실행 중 시스템은 전자 서명 기술, 암호화 기술, 신원 확인 및 쓰기 방지 조치를 사용하여 전자 파일 및 전자 파일 실행 주기 테이블에 기록된 정보의 정확성, 원산지, 신뢰성 및 무결성을 보장합니다. 따라서 전자 문서의 정보화 관리는 감독 관리의 표준화를 촉진하고, 절차가 진행되고, 규정이 관리되도록 보장할 수 있다.
한편, 감독 관리의 표준화에는 전자 문서 관리의 표준화가 포함됩니다. 우리는 규제가 지식 집약적인 작업이며, 부문이 많고, 링크가 많고, 전문성이 많고, 정보량이 많고, 정보원이 넓고, 형식이 다양하다는 것을 알고 있습니다. 관련된 법률, 규정 및 규범이 많습니다. 품질 관리에는 많은 표준, 제어점 및 링크가 있습니다. 진도, 품질 및 투자 통제에 영향을 미치는 많은 요인들이 있어 통제하기 어렵다. 다기관 다부문 공동 작업. 이를 위해, 전자 정보 전송은 원활해야 하고, 전자 정보 자원은 고도로 공유해야 한다. 실제 업무에서는 전자 파일에 대한 과학적 규범의 관리가 부족하여 전자 아카이브의 종류와 형식이 많아 관상성이 떨어지고 활용도가 떨어진다. 결국, 전자 문서는 지저분하고 쓸모없는 전자 쓰레기 더미만을 나타낼 수 있다. 전자 정보는 부서간에 호환되지 않으므로 전자 문서의 정보 관리를 수행하는 방법과 감독 및 관리를 더욱 규제하는 방법에 대해 이야기 할 수 없습니다.
2. 전자 문서의 개념과 유형
2. 1 전자 파일의 개념 전자 파일은 테이프, 디스크, 광 디스크 등의 캐리어에 코드로 기록되며 컴퓨터 시스템에서 액세스하여 통신 네트워크를 통해 전송할 수 있는 파일입니다. 전자 파일은 컴퓨터에서 생성 및 처리되며, 그 정보는 이진 디지털 코드로 기록되고 표현되며 통칭하여 "디지털 기록" 이라고 합니다. 이는 전자 파일과 다른 형식의 파일 간의 기본적인 차이이며 전자 파일 정보와 다른 디지털 정보의 유사점입니다.
전자 파일은 파일의 다양한 속성, 특히 빠른 사용 및 원격 호출의 특징을 가진 파일의 일종으로, 전자 파일과 종이 파일의 근본적인 차이점입니다. 전자 문서는 종이 문서와 기능적으로 동일합니다. 전자 파일은' 디지털 정보' 와' 파일' 개념의 교차이며 디지털 정보를 특징으로 하는 파일입니다. 국제기록위원회 전자문서위원회가 제정한 전자문서관리가이드 1996 은 "문서는 기관이나 개인이 활동의 시작, 진행, 종료 과정에서 생성 또는 접수한 기록 정보이며, 기록 정보는 기록 형식이나 전달자에 관계없이 활동에 대한 증거를 제공할 수 있는 내용, 배경 및 구조로 구성되어 있다" 고 지적했다. 여기서 내용은 문서의 저자 의도를 표현하는 정보를 가리킨다. 배경은 파일 형성 과정과 파일 간의 관계를 증명할 수 있는 정보 (예: 파일 형성 시간, 수신 등) 입니다. 구조란 전자 파일에 사용되는 인코딩, 형식, 캐리어, 첨부 파일 등과 같은 파일 컨텐츠 정보의 구성 및 표현입니다.
2.2 전자 파일의 유형 전자 파일의 유형은 자신의 특성에 따라 다른 분류 기준을 가지고 있습니다. 현재 정보 저장 방식에 따라 주로 다음과 같은 형태가 있습니다.
1, 텍스트 파일 2. 데이터 파일 3. 그래픽 파일 4. 이미지 파일 5, 이미지 다시; 사운드 파일 Z7, 프로그램 (컴퓨터 프로그램) 파일.
3. 전자파일이 형성되거나 수신되는 순간부터 주기율표와 그에 따른' 수명' 이 자동으로 생성되어 모든 형성 활동을 사실적으로 기록하고 진화 과정을 보존한다.
주기율표 형성 과정에서 시스템은 또한 서명 기술, 암호화 기술, 인증 및 쓰기 방지 조치를 사용하여 주기율표에 기록된 진화 정보 및 전자 파일의 정확성과 원시성을 보장합니다. 이 모든 것이 전자 파일을 아카이빙할 때 원본, 신뢰성 및 무결성을 검증하는 유일한 근거와 증거로 사용될 것입니다.
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