비지니스 비서로서, 나는 분명히 일부 회의를 주재하도록 안배할 것이다. 상무비서 회의 업무의 주요 내용은 무엇입니까? 우리 서로 좀 알아봅시다! !
회의 정보 게시
1, 회의 정보 유형
2. 작업 절차
(1) 회의 알림 정보 전송 (2) 회의 파일 배포 및 전송.
링크: 준비, 등록, 일정, 포장 및 배송
(3) 회의 관련 정보를 전달하고 전달한다.
회의 정보를 게시하기 전에 승인을 위해 제출하십시오.
4. 매체를 선택합니다.
5. 회의 정보를 게시하는 절차: 수집, 필터링, 처리, 제출 및 게시.
6. 매체 유형: 지방매체, 국가매체, 회의주최자가 소유한 매체, 연사 또는 참석자 고향의 지방매체.
회의 장소에 대안을 제공하다.
1, 회의 장소 선택 요구 사항:
고려해야 할 요소:
(1) 교통이 편리하다. (2) 회의장 크기는 회의 규모와 일치해야 한다. (3) 현장에는 좋은 설비가 갖추어져야 한다.
(4) 현장은 외부의 간섭을 받지 않아야 한다. (5) 주차장이 있는지 여부를 고려해야 한다. (6) 현장 임대 비용은 합리적이어야합니다.
2. 컨벤션 호텔 분류:
유형별: 비즈니스 및 휴가 유형.
위치별: 도심, 교외에 위치.
3. 작업 절차
(1) 회의의 목적과 형식 (2) 참석자의 실질적인 요구와 기대.
(3) 회의장 선택 작업 목록 나열:
경기장이 있는 지역의 환경회의장 시설
(4) 회의 장소 결정
무작위 샘플링 내용: 싱글룸, 더블룸, 스위트룸 장비.
(5) 만남의 장소를 확정하다.
(6) 서면 계약서에 서명하다
계약에 포함된 세부 사항:
① 각 방의 이름과 사용 가능한 시간을 포함하여 모든 회의 장소를 확정한다.
② 객실 보증의 수를 결정하십시오. ③ 호텔에서 제공하는 무료 상품과 서비스가 있는지 확인한다.
(4) 특수 설비를 설치, 개조할 때 전문 인력, 서비스 또는 시설을 늘려야 하는지 여부를 설명하고, 비용을 어떻게 부담해야 하는지 명시하다.
⑤ 주최 측의 손님에 대한 재정적 책임 한도를 포함한 예약 및 청구 절차를 결정합니다.
⑥ 참가자들에게 직접 부과해야 할 수수료를 열거한다.
⑦ 가입 단위에 비용을 부과하지 않고 예약을 취소할 수 있는 기간 또는 예약 후 기간을 지정합니다.
회의 장소에 대한 정보를 널리 수집하십시오.
(1) 의사 결정을 내릴 수 있는 사람을 사귀면 앞으로 발생할 수 있는 문제를 해결하는 데 도움이 된다.
(2) 가능하다면 호텔에서 제안한 날짜에 꼭 방문해야 합니다. (3) 개인적인 이유로 호텔을 다시 방문하지 마라.
(4) 가족을 데리고 참관하지 마라. (5) 일반 손님으로서 불청객인지 여부를 고려해야 한다.
(6) 하나 또는 두 개의 다른 호텔을 대안으로 고려해야합니다.
5. 회의장 현장 답사 주의사항
회의 자료와 용품을 준비하다.
1. 회의 자료 유형: 게스트 자료, 회의 자료, 교류 자료.
회의용품의 종류: 필수품과 특수용품.
3. 작업 절차
(1) 회의 자료 준비
손님 키트 내용: 회의 수첩, 회의 문서, 그룹 목록, 노트북, 문구, 대표 카드.
회의 자료 내용: 접수서, 손님 등기서, 숙박신고서, 식사 그룹표, 예약신고서, 회의토론그룹표, 회의팀 구성원 주소록.
커뮤니케이션 자료 내용: 회의 참조 문서, 회의 홍보 문서, 각종 기록, 각종 회의, 계약, 계약 및 관련 자료.
(2) 회의 용품 준비
4. 회의에서 임시로 생성된 문서 처리: 임시동의로 생성된 제안과 결의안의 기록.
5. 회의 용품을 선택하고 회의 경비를 사용할 때 주의해야 할 문제를 선택합니다.
(1) 글로벌 관념을 세우고 종합적인 균형을 이루다. (2) 경제적 적용, 합리성 및 진보.
(3) 회의 예산에 엄격히 따라 수입을 산출하다. (4) 경중완급에 주의하고 신중하다.
회의 내빈을 초청하다
1. 회의 게스트의 유형:
주최 측 고위 지도자 및 정부 관리, 기업의 중요한 고객 및 각종 이해 관계자, 유명인 및 영화배우.
회의 목표 달성에 잠재적 기여를 한 사람.
2. 손님을 초대하는 요청
(1) 먼저 게스트 명단을 확정하고 출석할 수 있는지 미리 확인하세요. (2) 공식 초청장을 보냅니다.
(3) 예의 바르다. (4) 손님의 배경을 이해하고 그들 사이의 관계를 잘 처리하다.
(5) 초청 여부를 구분하기 어려운 사람에게는' 초청 제외' 원칙을 채택해 출석을 초대하는 것이 좋다. (6) 손님 수가 너무 많아서는 안 된다.
3, 작업 절차:
(1) 초청 게스트 명단. (2) 초대장을 보냅니다.
(3) 하나하나 손님에게 연락해서 출석을 확인하다.
(4) 회의가 본격적으로 시작되기 전에 게스트에게 다시 연락해서 픽업하는 방법을 확인하세요.
4. 회의 내빈의 안전과 보안
의무: 현지 및 국가 법규에 익숙해지면 공안원들이 난동을 제압하는 것을 냉정하게 도울 수 있다. 화재 예방 대규모 공황 상태에서 질서를 유지하는 방법을 알기 위해 경기장 비상 대피 다이어그램을 숙지하십시오. 상사에게 사고 상황을 보고하다. 회의 용품의 하역을 감독하여 회의와 관련된 재물이나 전시품의 도난을 방지하다. 회의 당직 제도를 완비하고, 보안요원이 자리를 지키다.
검사: 경기장 내 모든 장비 회선, 운영, 운영 사양의 안전성과 신뢰성을 보장합니다. 경기장 내 소방 시설이 완전하고 유효한지 확인하십시오. 경기장 내 도청 방지 장치가 민감하고 효율적인지 확인하십시오. 경기장의 도난 방지 시설이 운영되고 있는지 확인하십시오. 회의장에 출입하는 인원의 신분을 조사하여 회의와 무관한 인원이 회의장에 출입하는 것을 금지하다.
5. 회의 게스트 접대: 접대 업무, 영빈 업무, 구체적인 접대 업무.
회의록과 브리핑을 잘하다.
1, 회의록 준비.
2. 회의록의 내용: 회의 설명, 참석자 이름, 부재자 휴가, 마지막 회의록 읽기, 회의록에서 발생한 문제, 커뮤니케이션, 총무, 기타 업무, 다음 회의일, 의장 서명.
회의록: 제목+본문+꼬리.
4, 회의 브리핑
(1) 내용: 회의 상황 반영, 회의 경험 교환, 회의 정보 전달.
(2) 구조: 머리, 코어, 꼬리.
5, 회의록 요구 사항:
(1) 빠름. (2) 진정성: 정확하고, 명확하고, 강조됩니다. (3) 정보 요구 사항.
6, 회의 브리핑 요구 사항
(1) 진실하고 정확합니다. (2) 짧고 용맹하다. (3) 브리핑의 품질을 신속하게 반영합니다. (4) 활발하다.
취재회의를 받은 뉴스 매체
1, 뉴스 미디어 리셉션의 기본 원칙:
(1) 회의는 실사구시를 요구한다. (2) 회의 정보의 기밀성을 파악하여 내외의 차이를 실현하다.
(3) 보고서의 중요한 관점과 제법은 지도자의 심사를 거쳐 실수나 실수를 피해야 한다.
(4) 포괄적이고 적극적으로 준비하십시오.
(5) 배치 방식과 내용 선택에서 대상성, 효과성, 시효성, 성본성 원칙을 종합적으로 고려해야 한다.
(6) 외부 여론과 언론매체가 회의에 반영한 정보에 대한 보도를 수시로 수집해 지도자가 회의 효과를 정확하게 파악할 수 있도록 참고해야 한다.
(7) 회의 후 비서는 회의 지도자가 언론 매체에 회의 상황을 더 잘 소개하고 기자의 질문에 대답할 수 있도록 언론 소통회에 필요한 자료를 제공해야 한다.
2, 뉴스 미디어 작업 내용 수신:
(1) 회의 비서는 뉴스 보도를 쓰고 지도자는 심사한 후 언론에 보냈다.
(2) 회의 기간 동안 관련 신문, 라디오, 방송국을 초청하여 기자를 파견하여 보도를 추적하고 소식을 발표하였다.
(3) 회의가 끝난 후 기자회견을 열고 회의 지도자가 직접 회의 상황을 소개하고 기자가 제기한 질문에 직접 대답한다.
3. 작업 절차
(1) 미디어 인원 등록. (2) 언론인에게 간단한 회의 정보를 제공하십시오.
(3) 사진 촬영, 기자 회견 및 기타 전통적인 활동을 준비하십시오. (4) 미디어 커뮤니케이션 회의를 준비하십시오.
4. 예방 조치
(1) 뉴스 매체의 부정적인 보도를 적절하게 처리하다. (2) 뉴스 매체의 다양한 보고서를 요약합니다.
회의 임무를 배정하다
1, 당직 회의 내용:
(1) 당직 전화 기록 (2) 당직 접수 기록 (3) 당직 일기 (4) 정보 전달.
2. 작업 절차
(1) 당직제도 제정 (2) 당직임무 명확화 (3) 회의 당직표 작성.
3, 당직표에 응당한 항목을 준비하다.
(1) 회의 시한 및 구체적인 당직 시간. (2) 회의 당직자의 이름.
(3) 회의 당직 장소, 회의 통지서에 회의 당직실의 방 번호를 표시한다.
(4) 당직 회의 책임자의 이름 또는 당직장의 이름.
(5) 때로는 간결한 문자로 근무중인 업무 내용을 표현한다.
(6) 결석 한 대체 계획 또는 대체인의 이름을 표시하십시오.
회의 예절 서비스를 배정하다
1, 회의의 일반적인 예절
(1) 회의 문서 예절. 회의 초대장, 초대장, 통지 등의 서류는 형식, 제목, 언어 등에서 관련 예절 요구 사항을 충족해야 한다.
(2) 인사 예절. 지도자, 게스트, 일반 참가자 모두 열정적으로 접대하고 서비스해야 한다. 일반적으로 회의 전에 회의 팀을 구성하여 관련 문제를 처리해야 한다.
(3) 출석 예절. 회의 규율과 시간을 준수하고, 귓속말을 하지 않고, 늦지 않고 조퇴하며, 정해진 시간 내에 발언한다.
(4) 서비스 예절. 회의 서명, 안내, 숙박, 접대 등 서비스에서는 예의의 일반 요구 사항을 준수하고 서비스 금기에 주의하며 예의바른 용어를 사용해야 한다.
2, 주인의 예의
3. 회의 대변인의 예절
4. 참석자의 예의
5, 작업 절차:
(1) 회의 예절 서비스 직원 선정 (2) 작업 절차 분해.
(3) 교육회의 예절 서비스 직원 (4) 의류와 도구 준비 (5) 공연 예절.
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