조직의 커뮤니케이션 채널은 주로 공식 커뮤니케이션 채널과 비공식 커뮤니케이션 채널로 나뉩니다. 쌍방의 소통이 비교적 공식적이라면 서면 소통 형식 (메일 제외) 을 선택하는 것이 좋다. 텍스트 형식 요구 사항이 엄격한 경우 서면 의사 소통이 가장 적합한 방법입니다. 또한, 당신이 표현하고 싶은 뜻이 비교적 복잡하다면, 받는 사람이 생각할 시간을 좀 써야 한다면, 서면 교류는 구두 교류보다 더 적합하다. 또 상대방의 의혹을 듣고 싶지 않다면 서면 형식으로도 쓸 수 있다. 마지막으로, 기록을 저장해야 할 때도 서면으로 저장해야 합니다.
앞으로 오해나 논란을 방지하기 위해 직장 확인서나 의사록을 참고로 사용할 수 있다는 점에 유의해야 합니다. 손으로 쓴 메모로 감사나 동정을 표현하면 상대방이 우리의 배려를 느낄 수 있고, 인쇄된 정보의 인정도 부족할 수 있다.