엔터프라이즈 파일 관리 규정
제 1 장 총칙
첫 번째는 회사 파일 관리를 강화하고, 파일을 효과적으로 보호하고 활용하며, 회사의 합법적 권익을 보호하고, 본 규정을 제정하는 것이다.
제 2 조이 규정에서 언급 된 "파일" 은 모든 수준의 회사가 과거와 현재의 비즈니스, 운영, 비즈니스 관리, 홍보 및 홍보 활동에서 직접 형성 한 텍스트, 차트, 책, 인증서, 보고서, 기술 자료, 컴퓨터 CD, 시청각, 영화, 명예 물리적, 인증서 및 기타 형태의 기록을 의미합니다.
제 3 조 회사, 각 부서, 직원들은 모두 서류를 보호해야 할 의무가 있다.
제 4 조 서류작업은 네트워크화 관리를 실시하고, 통일지도, 등급보관, 등급별 액세스의 원칙을 실시한다.
제 2 장 기록 보관소 및 그 책임
제 5 조 회사 각 부처는 전문인을 지정하여 문서 관리 (즉 자료원) 를 책임져야 한다.
제 6 조 서류작업은 회사 사장이 통일적으로 이끌고, 사무실은 첨부 파일 2 에 규정된 사무실에서 보관하는 서류를 접수, 수집, 정리, 보관, 보관 및 이용하고, 각 부서, 자회사, 주식회사, 합자회사의 서류작업을 감독한다.
제 7 조 사무실은 파일 시스템을 점진적으로 개선하고, 파일의 안전과 편리함을 보장하고, 과학적 수단을 채택하여 점진적으로 파일 관리의 현대화를 실현해야 한다.
제 3 장 파일 관리
제 8 조 배열 방법:
1. 방법: 문제 특성에 대해 작은 볼륨을 한 번에 한 볼륨씩 설정합니다.
2. 단계:
A. 수집
문서 파일: 전년도의 볼륨은 금년에 만들어졌으며, 금년도의 볼륨은 미리 만들어진 것이다. 기업 과학 기술 파일: 완성된 항목 볼륨 작성, 미완성 항목 데이터 정리.
B. 분류 및 설립 시간별로 정렬합니다.
C. 분류는 다음 분류 방법에 따라 분류됩니다.
D. 아카이브의 다양한 가치를 파악하고 보존 기간 (영구, 장기, 단기) 을 결정합니다.
제 9 조 프로세스 관리:
1. 회사 보관에 속하는 파일: 회사 및 자회사 각 부처 자료원은 평소 서류의 사전 보관을 잘하며, 사건이 끝난 후나 분기 첫 달 10 까지, 지난 분기에 보관해야 할 사전 보관서류를 책으로 제본하여 보관해 두며, 누구도 소유해서는 안 된다.
2. 각 부서에서 보관한 파일: 분기별 첫 달 10 일 이전에 취합본신고사무소로 취집하고, 각 등급보관인은 매년 2 월 10 일 전에 총서류와 보관전 자료목록을 사무실에 제출한다.
제 10 조 감독: 사무실은 서류총목록과 각 부처가 보고한 서류전 재료 카탈로그에 따라 정기적이거나 비정기적인 검사를 실시하여 각 부서, 각 부서의 문서 관리 상황을 감독한다.
제 11 조 파괴: 승인을 위해 총지배인에게 신고해야한다. 파기할 때 두 명 이상이 감독 판매를 책임지고 목록에 서명해야 한다.
제 12 조 회사 문서의 분류 및 번호: 지정된 자료원은 사무실 교육을 받은 후 관련 문서 분류 및 번호 요구 사항에 따라 운영해야 합니다.
제 13 조 업무 과정에서 체결된 각종 경제 계약은 계약 관리 규정에 따라 처리해야 한다.
제 14 조 대출: 회사가 서류를 빌려야 한다면, "문서 대출서" 를 작성해야 한다. 직원들은 회사와 관련된 중요한 서류와 자료를 마음대로 꺼내서는 안 된다. 업무가 확실히 대출이 필요하기 때문에, 서류대출 수속을 밟아야 하며, 사무실의 비준을 거친 후에야 대출할 수 있고, 사용 후 반납할 수 있다. 기록 독자는 반드시 빌려본 서류를 사랑해야 하며 복사, 교환, 도색, 오손, 표시 등은 안 된다. 허락없이 잃어버리지 않도록 마음대로 버려서는 안 된다.
제 15 조 등급 접근: 회사는 구체적인 접근 서류를 만들 수 있는 절대적인 권리를 가지고 있다.
제 4 장 파일 백업 시스템
제 16 조 회사의 모든 귀중한 파일, 보고서 및 업무 기록은 반드시 백업해야 한다.
제 17 조 각 부서는 가능한 한 컴퓨터 관리 및 작업을 사용하여 업무 데이터의 디지털화 처리 및 보존을 용이하게 해야 한다. 컴퓨터에 저장된 데이터와 파일은' 컴퓨터 관리 방법' 에 따라 관리됩니다.
제 18 조 백업 디스크와 소스 디스크는 별도로 보관해야 하고, 회사 백업 디스크는 회사 외부에 보관해야 한다.
제 5 장 취급 규정
제 19 조는 다음과 같은 행위 중 하나를 가지고 있으며, 줄거리의 경중을 근거로 50~500 위안의 임금을 공제하여 범죄를 구성하는 사람은 법에 따라 형사책임을 추궁한다.
1. 기업 파일을 손상, 분실 또는 무단으로 파기한
2. 허가받지 않은 외부 제공 및 기업 문서 복사.
3. 문서 변경 또는 위조
4. 잘못 보관 또는 관리 된 파일러에게보고되지 않았습니다.
5. 차용, 대출 또는 초수속 자 (서류관리인은 처벌을 받을 것이다).
제 6 장 책임
제 21 조 본 제도는 범위 회사의 모든 직원과 부서에 적용된다.
제 22 조 본 제도의 감독 책임 부서는 회사 사무실이다.
첫 번째 소유자는 각 부서에서 지정한 정보 요원입니다.
두 번째 책임자는 자료원이 있는 부서의 부서장이다.
비즈니스 데이터 관리 규정
회사 기록 관리 수준을 높이고 업무 자료 보관의 표준화와 표준화를 더욱 강화하기 위해' 중화인민공화국 서류법' 과' 중화인민공화국 서류법 시행 방법' 에 따라 이 규정을 제정한다.
첫째, 비즈니스 데이터 아카이빙을 담당하는 주체
통합 사업부는 비즈니스 데이터 관리 표준 개발, 각 사업부의 데이터 아카이빙 작업 안내, 검사 및 교육, 각 사업부는 다양한 전문적이고 구체적인 비즈니스 데이터의 수집, 정리, 저장, 식별, 통계 및 활용을 담당합니다. 완료된 프로젝트는 업무 부서에서 문서화하여 정해진 시간 내에 사무실에 제출하여 통일적으로 보존한다. 두루마리 (클립) 등의 소모품은 사무실에서 통일적으로 배치하고 업무 부서에서 신청합니다.
둘째, 제출 요구 사항
1. 아카이브 자료의 내용은 진실하고 정확해야 합니다.
2. 보관한 서류자료는 문서 제작의 요구에 부합해야 하며 제목, 서명, 시간 (년, 월, 일), 도장, 본문 및 첨부 파일, 최종 문서 및 서명 발표, 상급 전달 및 청부표, 청문 및 답변, 특별 자료 세트 등을 모두 갖추어야 합니다.
3. 서류는 품질이 좋아야 하고, 글씨가 깔끔하고, 또렷하고 분별할 수 있어야 한다.
4. 서류의 필적은 장기 보존의 요구를 충족시켜야 한다. 글을 쓰거나 제작하려면 남색 또는 탄소 잉크와 양질의 잉크를 사용해야 한다. 퇴색한 필기자료 사용을 엄금한다. 볼펜, 연필, 복사지, 순청색 잉크 등의 필기자료.
서류의 종이 형식은 요구 사항을 충족해야합니다. 서류재료는 일반적으로 A4 종이여야 한다. 필요한 경우 A3 용지를 사용할 수 있지만 보관 시 A4 용지 크기로 접어야 합니다.
셋째, 요구 사항 정리
1, 파일 제목
서류 제목은 간결하고 정확해야 하며, 일반적으로 볼륨 내 문서의 내용과 구성 요소를 밝혀낼 수 있다.
문서 제목 형식:
(1) 준수 이름+비즈니스 유형
(2) 양도 구획 번호+업무 유형
(3) 시간+업무 유형
2, 볼륨 내 파일 정리
(1) 아카이브 디렉토리
아카이브 디렉토리는 볼륨에 있는 파일의 제목과 기타 특징을 포함하고 파일 정렬 순서를 결정하는 테이블입니다.
(b) 아카이브
볼륨의 아카이브는 일반적으로 중요도나 시간순으로 정렬됩니다.
분리할 수 없는 문서는 원본이 앞에 있고 첨부 파일이 뒤에 있는 순서로 배열해야 합니다. 회신, 지시 전, 요청, 보고 후; 공문은 앞에 보내고, 문건은 뒤에 보낸다. 상급자는 앞에 전달하고, 접수는 뒤에 있다. 문자 재료는 앞, 패턴은 뒤. 중요한 문서의 수정본은 최종 확정 후 순차적으로 배열된다.
(3) 준비 형식
참고표는 서류의 결함, 수정, 보충, 삭제 및 파괴를 설명하는 문서입니다.
3, 파일 바인딩
(1) 스크롤 상자
두루마리 (클립) 길이? 폭은 3 15mm? 235mm, 두께는 필요에 따라 30mm, 40mm 또는 50mm 로 설정할 수 있습니다.
두루마리 (폴더) 표지 항목에는 파일 제목, 편성 단위, 편성 시간, 보관 기간, 밀급, 보관인이 포함되어야 합니다.
(2) 서류 제본
금속 물품 (못, 핀 등) 을 제거하다. ) 파일을 바인딩하기 전에 볼륨의 파일에서 추출합니다.
제본선이 없는 서류는 수선하고, 테두리를 두르고, 파손된 서류는 잘 붙여야 하고, 큰 서류는 가지런히 접어야 한다.
왼쪽 아래에 있는 아카이브 카탈로그를 아카이브 자료와 함께 가지고 와서 리벳 제본기로 단단히 묶고, 거꾸로 놓지 않도록 주의하고, 페이지를 흩어지지 말고, 글자를 누르지 않도록 주의하세요. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 스포츠명언)
4, 전자 문서 굽기
보관이 완료되면 파일의 전자판은 CD 와 같은 내구성 있는 캐리어에 한 번 구워야 하며, CD 의 레이블은 연도와 파일 제목을 명시하고 볼륨 상자 (폴더) 에 함께 넣어야 합니다.
금융 기업 비즈니스 파일 관리 규정
제 1 장 총칙
제 1 조는 금융기업 업무기록관리를 규범하기 위해' 중화인민공화국 문서법',' 중화인민공화국 상업은행법',' 중화인민공화국 보험법',' 중화인민공화국 증권법' 등의 법률에 따라 이 규정을 제정한다.
제 2 조이 규정에서 언급 된 "금융 기업 비즈니스 파일" 은 금융 기업이 통화 금융, 자본 시장, 보험 및 신탁과 같은 금융 비즈니스 활동을 처리하고 서비스하는 과정에서 형성된 다양한 보존 가치를 지닌 다양한 캐리어 형태의 기록을 의미합니다. 제 3 조이 규정은 중화 인민 공화국에 법에 따라 설립 된 다음 금융 기관에 적용된다.
(a) 정책 은행, 상업 은행, 농촌 협동 조합 은행, 도시 신용 협동 조합, 농촌 신용 협동 조합.
(b) 증권 회사, 선물 회사, 펀드 관리 회사 및 법에 따라 설립 된 자산 관리 사업에 종사하는 자회사.
(c) 보험 그룹 (지주) 회사, 보험 회사, 보험 자산 관리 회사, 보험 전문 중개 기관.
(4) 신탁회사, 금융자산관리회사, 기업그룹 재무회사, 금융임대회사, 소비금융회사, 자동차금융회사, 통화매니지먼트사.
(5) 거래소 업무, 지불 청산 업무 및 펀드 판매 업무에 종사하는 회사.
(6) 금융업무활동에 종사하는 다른 기업을 비준했다.
제 4 조 금융기업 업무기록은 금융기업과 고객의 이익을 보호하고, 소비자의 권익을 보호하고, 금융위험을 방지하고, 경제범죄를 단속하고, 국가 경제안전을 보장하고, 경제사회 발전을 촉진하는 데 매우 중요한 역할을 한다. 이들은 금융기업 아카이브의 중요한 구성 요소이며 기업 관리의 기초이며 기업 아카이브 부서에서 중앙에서 통일적으로 관리해야 합니다.
제 5 조 각급 기록 관리 부서는 직무에 따라 금융기업 업무 서류의 지도, 감독 및 검사를 담당한다. 각급 금융업무감독관리기구와 파출기관은 금융기업 업무기록관리를 금융업무감독관리체계와 프로세스에 포함시켜 업무와 동등하게 감독할 책임이 있다.
제 6 조 금융기업 기록부 또는 서류작업 귀구 관리부 (이하 총칭? 파일 부서? ) 기업 업무 기록 작업의 통합 계획, 감독, 지도 및 검사를 담당하고, 각 관련 업무 부서는 기록 부서 조직과 협력하여 실시한다. 금융 기업의 각 지점의 파일 부서는 지사 업무 파일 관리를 담당하고 지사의 업무 파일을 감독, 지도 및 검사합니다.
제 7 조 금융기업은 건전하고 통일된 업무 문서 자료 보관 관리 제도를 세워야 한다. 업무 문서 자료의 형성, 축적, 정리 및 아카이빙은 업무 워크플로우, 업무 작업 또는 프로젝트 계획, 업무 부서 책임 범위 및 업무 인력 직무 책임제, 기업 심사 제도 및 상벌 제도에 포함되어야 업무 문서 자료의 완벽한 보관을 보장할 수 있습니다.
제 8 조 금융기업은 업무 기록 보관, 활용, 감정, 파기 등 관련 제도를 완비하여 업무 기록의 진실성, 완전성, 유효, 안전을 확보하고 기업 증거, 책임, 정보 및 역사 보존의 요구를 충족시켜야 한다.
제 9 조 금융기업은 서류업무 책임 추궁제도를 세워야 하며, 서류를 보관하거나 훼손, 분실, 유출하지 않는 것에 대해서는 상응하는 처벌을 해야 한다.
제 10 조 금융 기업 비즈니스 아카이브 관리자는 해당 파일 전문 지식과 기술을 갖추고 정기적으로 비즈니스 교육을 받아야 합니다.
제 2 장 비즈니스 문서 데이터 정리 및 보관
제 11 조 금융기업은 법률, 행정규정, 규정 및 국무원 금융감독관리부, 서류관리부 규범성 문서의 요구에 따라 업무워크플로우를 결합해 업무문서 자료의 보관 범위와 업무문서 보관 시한표를 작성해야 한다. 업무 범위나 워크플로우가 변경되면 제때에 개정하고 보완해야 한다.
보관 범위 및 보관 기한의 결정은 금융 활동에 대한 국가의 규제 요구 사항과 기업의 이익과 고객의 권익을 보호해야 합니다. 업무 서류의 보존 기간은 관련 법령에 규정된 기한보다 짧아서는 안 된다. 전자업무 서류의 보존 기간은 동종 종이 서류보다 짧지 않다.
제 12 조 금융기업 기록부는 서류자료 형성 규칙 준수, 서류자료 유기적 연계 유지, 보관 및 검색 이용의 원칙, 국가 관련 규정에 따라 업무문서 자료의 보관, 정리 및 번호 지정 방법을 연구하여 관련 기준을 정하고 비교적 안정을 유지해야 한다.
제 13 조 금융기업 업무부는 관련 규정에 따라 규정에 따라 보관해야 할 서류자료를 정리하고, 정기적으로 기업 기록부에 넘겨 중앙에서 관리하고, 서류 인계수속을 밟아야 한다. 구체적인 기록 시간은 업무 업무 특성에 따라 결정되며, 국가가 별도로 규정한 경우를 제외하고는 늦어도 이듬해 65438+2 월 3 1 을 초과하지 않습니다.
제 14 조 금융기업 문서 자료는 일반적으로 한 양식에 두 부씩 보관되며, 더 중요하거나 자주 사용하는 문서 자료의 수는 적절하게 증가할 수 있다.
제 15 조는 기업이 관리하는 업무 문서와 자료에 속하며, 서류와 자료 원본은 관리 서류에 보관되고, 사본은 관련 업무 서류에 보관하고 상호 참조 번호를 표시할 수 있다.
제 16 조 금융기업은 마땅히 국가의 관련 규정에 따라 서류기록을 진행해야 한다.
제 17 조 종이 및 전자 문서 동기화 보관, 문서 내용, 관련 지침 및 설명은 일치해야 합니다. 전자전달체 형식으로만 존재하는 업무 파일은 국가의 전자파일 보관 및 전자파일 관리에 관한 규정 및 표준에 따라 집행해야 한다.
제 18 조 금융기업이 업무정보시스템을 건설할 때, 문서 부서가 참여해야 하며, 문서 부서에서 전자 문서 보관 관리에 대한 관련 요구 사항을 제시하고, 형성된 전자 문서를 보관할 수 있도록 해야 하며, 보관된 전자 문서는 전자 문서 관리의 요구 사항을 준수해야 한다.
제 19 조 업무인원이 변동할 때, 업무 업무를 담당하는 서류 자료의 이전을 제때에 처리하고 빌린 서류를 청산해야 한다.
제 20 조 법에 따라 설립된 국내 금융기업에 해외 기관이 있는 경우, 해외 기관 업무 기록 관리 제도를 세워야 한다.
제 3 장 비즈니스 파일 관리
제 21 조 금융기업은 파일 보호 및 안전 관리 요구 사항을 충족하는 업무 파일 보관 장비와 창고를 갖추어야 하며 창고 시설 설비의 정상적인 운영을 보장해야 한다.
제 22 조 금융 기업은 관련 요구 사항에 따라 전자 비즈니스 아카이브의 저장 및 보안 관리를 잘 수행하고, 전자 비즈니스 아카이브의 신뢰성, 무결성, 보안 및 가용성을 보장하며, 중요한 비즈니스 아카이브의 이기종 및 원격 백업을 수행하여 비즈니스 아카이브의 보안을 보장해야 합니다. 금융 기업은 아카이브 정보 보안에 대한 궁극적 인 책임이 있습니다.
제 23 조 금융기업이 업무 파일 관리를 아웃소싱하는 경우 계약자의 정보 보안 능력과 자질을 엄격히 검토해야 한다. 계약 계약을 체결할 때는 서류의 안전한 보관, 정보 기밀 유지, 이용 제공 등 관련 책임과 합의 조항을 명확히 하여 업무 서류의 안전과 활용을 보장해야 한다.
국가 기밀과 관련된 업무 서류를 아웃소싱하거나 위탁하는 것을 엄금한다.
제 24 조 금융 기업 아카이브 부서는 비즈니스 파일 관리 및 통계 연구 활용에 대한 통계 작업을 잘 수행하여 통계의 무결성, 정확성 및 연속성을 확보해야 합니다.
제 25 조 금융기업은 업무 파일 관리 정보 시스템을 구축하여 전자 업무 파일의 관리 수준을 점진적으로 높여야 한다. 업무 파일 관리 정보 시스템의 기능은 국가 관련 규정에 부합해야 한다.
제 4 장 비즈니스 파일의 활용, 검증 및 처분
제 26 조 금융기업은 업무파일 검색 도구를 편성하여 업무파일 검색과 조회를 용이하게 해야 한다.
제 27 조 금융기업은 업무서류의 조회와 이용을 등록하고, 사용 권한을 초과하는 것은 심사 수속을 밟아야 한다.
제 28 조 금융기업 기록부는 업무기록 제공 및 활용 서비스를 적극 전개하고, 업무기록 편집 및 개발을 강화하고, 기업금융업무활동 및 관리의 요구를 충족시켜야 한다.
금융기업은 관련 업무감독부와 사법부가 법에 따라 공무를 집행할 수 있도록 진실하고 정확한 업무서류를 제공해야 한다.
제 29 조 금융기업은 주관 지도자, 기록부, 업무부문으로 구성된 서류감정팀을 구성해 관련 규정에 따라 만료된 업무서류를 감정하고 감정보고를 형성해야 한다. 보존가치를 상실한 기한이 지난 업무 서류는 기업 책임자의 승인과 서명을 거친 후에야 파기할 수 있다. 서류는 반드시 지정된 장소에서 파기해야 하며, 전문 감독이 있어야 한다. 파괴된 서류는 등록하고 감정 보고서와 함께 영구히 보관해야 한다. 기한이 지났지만 채무나 기타 미해결 사항을 청산하지 않은 업무 파일은 파기해서는 안 된다. 국가와 사회에 중대한 보존 가치가 있는 업무 서류는 더 오래 보관해야 한다.
제 30 조 금융기업이 여러 가지 이유로 변경되거나 종료된 경우 국가 관련 규정에 따라 업무 서류를 적절하게 처리해야 한다.
제 31 조: 금융기업은 서류관리부의 허가 없이는 국가 기밀과 관련된 업무서류를 어떤 방식이나 형태로도 해외로 반입해서는 안 된다.