PMO는 표준화된 프로젝트 관리 기준 수립, 모범 사례 요약, 자원 갈등 해결, 프로젝트 관리자 팀 교육, 프로젝트 평가, 조직 차원의 프로젝트 관리 시스템 구축 등을 담당하며, 일반적으로 다음과 같은 책임과 기능을 수행합니다.
1. 프로젝트 관리자와 프로젝트 팀에 다양한 보고서 작성 등 행정 지원 제공.
2. 프로젝트 관리자와 프로젝트 팀을 지원할 수 있는 프로젝트 관리 전문가 수를 최대화.
3. 프로젝트 관리를 위한 컨설팅 및 자문 서비스를 제공할 수 있는 프로젝트 관리 전문가를 최대한 집중시키고,
3. 기업의 프로젝트 관리 관행과 전문 지식을 기업에 적합한 일련의 방법론으로 정리하여 내부 전파 및 재사용을 위해 제공하고,
4. 프로젝트 관리 관련 기술에 대한 기업 내 교육을 제공하고,
5. PMO는 일부 프로젝트 관리자를 할당할 수 있다. 필요한 경우 특정 프로젝트에 직접 참여하여 주요 프로젝트를 집중적으로 지원할 수 있습니다.
PMO는 임시 또는 영구 조직이 될 수 있습니다. 임시 조직은 인수합병과 같은 특정 프로젝트를 관리하는 데 자주 사용됩니다. 영구 PMO는 기간이 정해진 프로젝트 그룹을 관리하거나 조직 프로젝트의 지속적인 진행을 지원하는 데 적합합니다. 구체적으로 PMO는 두 가지 요구를 충족하기 위해 설립됩니다.
첫째, 비즈니스 경쟁의 요구에 적응하기 위해
초기에 PMO가 설립된 주요 이유 중 하나는 프로젝트 실패가 조직에 주는 고통 때문이었습니다. 현대 비즈니스 세계의 잔인한 경쟁은 개별 프로젝트의 실패로 인해 모든 비즈니스가 어려움에 빠질 수 있습니다. 현대 사회에서 프로젝트의 성공과 실패는 비즈니스의 성패와 밀접한 관련이 있기 때문에 PMO의 필요성이 절실히 요구됩니다.
성공적인 중대형 조직은 파이프라인에 많은 프로젝트가 있을 수밖에 없으며, 제한된 시간과 제한된 비용으로 고객의 요구를 충족하기 위해서는 우수한 프로젝트 관리 기술이 핵심입니다. 하지만 아무리 뛰어난 인재라도 여러 가지 한계가 있을 수밖에 없습니다. 그리고 한 조직이 보유할 수 있는 인재의 수에는 한계가 있습니다. 많은 수의 프로젝트를 실행할 때 기업은 프로젝트 작업에 대한 강력한 지원 조직, 프로젝트 관리자와 프로젝트 팀이 다양한 어려움을 극복하고 프로젝트를 완료하기 위해 적시에 효과적인 지원, 고품질, 높은 성과를 달성 할 수있는 강력한 지원 조직이 필요합니다. 프로젝트 관리 기술과 경험을 기업의 조직적 자산으로 만들고 궁극적으로 프로젝트 팀의 전반적인 생산성과 기업의 수익성을 향상시키기 위해서는 기업 내에 PMO를 설립하는 것이 불가피하고 시급합니다.
프로젝트가 시작되면 PMO는 각 프로젝트의 변경 사항을 지속적으로 모니터링하고 프로젝트 관리자와 프로젝트 팀에 필요한 모든 지원과 서비스를 제공합니다. 여기서 강조하고 싶은 핵심 사항 중 하나는 비즈니스 전략이 변화함에 따라 프로젝트의 상황도 변화한다는 것입니다. PMO는 프로젝트를 수정, 가속화, 종료 또는 우선순위를 지정함으로써 변화하는 비즈니스 전략에 맞게 프로젝트를 조정하고 비즈니스 경쟁의 요구를 충족할 수 있도록 지원합니다.
둘째, 합리적인 자원 배분의 필요성을 충족합니다
PMO의 이점을 누리기 위해서는 먼저 기업의 규모가 일정 수준에 도달해야 합니다. 1년에 프로젝트가 하나뿐인 기업이라면 한정된 리소스를 PMO에 낭비하지 마세요. 프로젝트가 많은 기업의 경우, 각기 다른 기술과 경험을 가진 프로젝트 관리자가 상당히 많을 것입니다. 이러한 프로젝트 관리자는 종종 다른 프로젝트의 성공 여부를 파악하지 못하거나 다른 프로젝트가 무엇을 하고 있는지조차 모르는 경우가 많습니다. 비슷한 상황이 발생하면 PMO를 설립해야 합니다. 프로젝트 관리 사무소를 운영하려면 돈과 인력을 투자해야 합니다. 그러나 PMO에 투자한 시간과 비용은 그만한 가치가 있으며, 프로젝트 관리자는 전사적으로 프로젝트 작업을 더 빠르고, 더 빠르고, 더 경제적으로 실행할 수 있습니다. PMO는 개별 프로젝트의 높이가 아니라 전체 기업 운영의 높이를 의미하며, 기업의 제한된 자원을 합리적으로 할당하는 동시에 프로젝트 관리자와 프로젝트 팀이 프로젝트의 성공적인 구현이 기업의 전략에 부합하도록 모든 종류의 지원을 제공하기 때문입니다.
중앙 집중식 PMO는 모든 프로젝트 관리자가 핵심 프로젝트 관리 기술을 보유하고 동일한 방법론, 프로세스 및 템플릿을 사용하며 조직의 최상위에서 지원을 받도록 보장하며, PMO 조직의 단순성으로 인해 누구나 이러한 사무실을 설립할 수 있습니다. 하지만 PMO 인력 배치는 매우 중요하고 복잡한 작업입니다. 모든 영역에서 리소스를 지원하고 할당할 수 있는 능력을 갖추기 위해 PMO에는 고위 경영진, 프로젝트 관리자, 다양한 전문 전문가 및 프로젝트 코디네이터의 역할이 포함되어야 합니다.