서류의 본질적 속성은 원본 기록으로, 한편으로는 서류의 내용에 표현되고, 다른 한편으로는 서류의 형식으로 표현되는데, 예를 들면 당사자의 필사본, 지도자의 친필 서명 등이 모두 진정한 오리지널성을 나타낸다. 바로 파일의 원시 기록으로, 서류에 법률문서 기능을 갖추게 되었다. 그러나 OA 사무 자동화 시스템에서 전자 문서의 독창성은 구현하기 어렵다. 전자 문서의 원본 기록 및 인증서 기능, 전자 문서를 파일로 사용할 수 있는지 여부, 법적 인증서 기능 등을 확인하는 방법 , 파일계의 새로운 과제가 되었다. 국가 관련 기준에 따르면 본 단위의 실제 상황과 결합해 파일 관리의 기본법과 컴퓨터 기술의 특성부터 전자 문서 보관 관리 방법을 개발하는 것이 필수적이다. 전자 아카이브의 형성, 축적, 정리, 검증, 아카이빙, 활용, 통계 및 보호와 같은 관리 방법을 개발하여 아카이빙된 전자 파일에 대한 실질적이고 효과적인 품질 검사를 보장하고, 아카이빙된 전자 파일의 특성부터 아카이브 전자 파일 관리 시스템 소프트웨어를 개발합니다. 관리 방법을 개발할 때 주의해야 할 문제: 전자 문서의 저장 수단. 전자 파일의 저장 매체는 테이프, 디스크, 광 디스크 등 여러 가지가 있다. 광 디스크는 테이프 및 디스크에 비해 기록 밀도가 높고 스토리지 용량이 크다는 특징을 가지고 있습니다. 비접촉 기록 및 정보 읽기; 높은 데이터 전송 속도; 빠른 액세스 ： 보관하기 쉽다. 보호 층이 있기 때문에 정보 읽기는 무접촉식이며 읽기 마모가 없기 때문에 디스크가 쉽게 손상되지 않습니다. 이러한 특징에 따르면 현재 시디를 전자 파일 보관의 전달체로 사용하는 것이 적당하다. 그것의 기준은 아직 완벽하지 않지만, 기술이 발전함에 따라, 가까운 장래에 시디 관련 기준이 속속 나올 것이라고 믿는다. 따라서 현재 CD 를 전자 파일의 저장 수단으로 선택하는 것이 가장 적합합니다. 플로피 디스크를 전자 파일 보관을 위한 장기 보관 수단으로 사용하지 않습니다. 조건이 있을 경우, 플로피 디스크는 장기간 보관할 수 있도록 제때에 디스크 캐리어로 교체해야 한다. 종이 서류와 전자 서류는 오래전부터 일치했다. 두 가지 다른 캐리어 파일의 특징은 두 문장으로 요약할 수 있습니다. 종이 파일은 장기 영구 보존을 용이하게 하지만 사용하기가 쉽지 않습니다. 전자 파일은 사용하기 쉽지만 영구적으로 보존하기 어렵다. 이런 상황을 감안해 볼 때, 일정 기간 동안 두 가지 전달체 문서는 장기적으로 공존할 것이다. 일반적으로 전자 파일을 저장할 때 전자 파일을 하드카피로 출력하여 종이 파일 보존을 형성하는' 이중 복사제' 가 일반적입니다. 두 개의 캐리어 파일이 공존할 때는 두 파일의 일관성에 특히 주의해야 하며, 전자 파일을 기록, 번호, 서명, 변경, 업데이트할 때 전자 파일과 종이 파일의 대응을 보장하는 데 더욱 주의해야 합니다. 전자 문서의 보안 문제. 첫째, 전자 파일을 아카이빙할 때 일반 전자 파일을 다양한 플랫폼에서 사용할 수 있는 텍스트 파일 형식으로 변환하여 기술 진화의 영향을 없앨 수 있습니다. 특수 형식의 전자 파일은 저장소 캐리어에 해당 찾아보기 소프트웨어를 저장해야 합니다. 두 번째는' 한 번의 레코딩 디스크 서명' 방식으로 원본을 보관해 해당 콘텐츠 정보의 독창성을 확인하는 것이다. 기록원은 보관 전 전자 문서 내용의 독창성에 대한 책임을 지고, 기록실은 보관 후 독창성에 대한 책임을 진다. 책임을 구분하기 위해 쌍방이 변경할 수 없는 전달체에 서명하는 것이 가장 좋으며, 이 디스크의 동일한 녹음 트랙은 한 번만 쓸 수 있습니다. 즉, "한 번에 CD 를 쓰고 책을 외우는 것" 입니다. 광 디스크, 전자 서명, 디지털 워터마크, 보이지 않는 바코드, 디지털 타임스탬프 등을 사용하여 전자 파일 컨텐츠 정보의 원본을 확인할 수도 있습니다. 셋째, 네트워크 환경에서는' 공개 키 디지털 서명 기술' 을 사용하여 발신자의 신분을 확인할 수 있을 뿐 아니라 보안을 유지할 수 있습니다. 방화벽 기술, 네트워크 보안 감지, 공용 인증 시스템 및 데이터 암호화 기술을 사용하여 네트워크 보안을 보장할 수도 있습니다. 물론 완전히 안전하기는 어렵습니다. 넷째, 사용 중인 보안 조치: 등급 조회 권한 비밀번호를 설정하고 정기적으로 또는 정기적으로 교체하여 기밀 정보 내용의 복제를 엄격하게 통제합니다. 시스템은 전체 사용 프로세스를 효과적으로 추적 및 모니터링하고 사용 검증 기준으로 관련 기록을 자동으로 작성합니다. 또한 시스템을 이용하려면 내결함성이 강해야 하며, 오작동으로 인한 돌이킬 수 없는 손실을 방지해야 한다. 전자 문서의 식별자입니다. 첫째, 입구 폐쇄, 즉 파일부서의 전자 파일 수용은 각 파일이 제대로 읽히거나 열리거나 실행되는지 테스트하기 위한 것입니다. 컴퓨터 바이러스 감염이 있는지 여부; 내용이 완전한지, 아카이브 전송 목록 또는 아카이브 읽기 디렉토리와 일치하는지 여부 등이 있습니다. 둘째, 정기적인 검사, 즉 보관된 전자 파일에 대한 정기 검사 제도를 수립하고, 데이터 전자 파일을 정상적으로 읽을 수 있는지, 프로그램 전자 파일이 제대로 작동하는지 등을 정기적으로 점검한다. 일반적으로 2 년마다 자기전달체에 대한 샘플러 판독 검사를 실시하고, 4 년마다 시디를 샘플링하며, 샘플률은 10% 이상이어야 합니다. 자성 전달체는 4 년마다 한 번씩 복제해야 하며, 인위적인 실수나 중복 작업을 피하기 위해 전자 문서 검사, 유지 관리 및 복제 등록 제도를 세워야 한다. 언로드된 차량은 원래 차량과 동일한 번호로 저장됩니다. 세 번째는 사용관입니다. 즉, 평상시에 사용할 수 있을 때 파일 손상이나 컴퓨터 바이러스가 발견되면 즉시 캐리어에 저장된 모든 파일을 검사하고 손상된 파일을 적시에 복구하기 위한 조치를 취해야 합니다. 또한 바이러스 백신 소프트웨어 업데이트에도 주의해야 한다. 동시에, 전자 파일 보관 및 전자 파일 관리에 필요한 컴퓨터 시스템 소프트웨어의 개발과 하드웨어의 조화는 다음 단계의 파일 관리 시스템 건설 계획을 포함시켜 전자 파일 수용을 위한 물질적 정신적 준비를 해야 한다.