1. 전자 파일 시스템 구축: 전문 정보 관리 소프트웨어 또는 인적 자원 관리 시스템을 통해 직원 아카이브 전자 데이터베이스를 구축합니다.
2. 사원 정보 입력: 사원의 기본 정보, 재직 정보, 계약 정보, 평가 레코드를 시스템에 입력합니다.
3. 파일 스캔: 종이 파일을 전자 파일로 스캔하여 해당 전자 파일에 저장합니다.
4. 권한 관리: 권한 있는 사람만 파일 정보에 액세스하고 수정할 수 있도록 다양한 수준의 권한을 설정합니다.
5. 정기 백업: 정기적으로 전자 파일을 백업하여 데이터 손실을 방지합니다.
지식 확장
I. 이점 및 이점:
효율성 향상: 전자 처리를 통해 직원 프로필 정보를 신속하게 검색할 수 있어 시간과 인력을 크게 절약할 수 있습니다.
공간 절약: 전자 파일은 물리적 공간을 차지하지 않으므로 기존 종이 파일의 대용량 저장 문제를 방지할 수 있습니다.
정보 보안: 전자 파일은 파일 정보의 보안 및 개인 정보 보호를 보장하는 권한 제어를 설정할 수 있습니다.
친환경 에너지 절약: 전자 파일은 인쇄 및 용지 사용을 줄여 환경 보호 및 자원 절약에 도움이 됩니다.
둘째, 전자 파일 시스템 선택:
전자 파일 시스템을 선택할 때는 기업 규모, 파일 수, 예산 등의 요소를 고려해야 한다. 일반적인 시스템은 HRM 시스템 (HRM 시스템) 과 DMS 시스템 (문서 관리 시스템) 입니다.
셋째, 파일의 디지털 처리:
전자 처리는 종이 파일을 전자 파일로 스캔할 뿐만 아니라 파일 정보를 디지털화하고 정리하는 것입니다. 예를 들어 파일의 분류, 번호 및 아카이브가 있습니다.
넷째, 문서 보안:
전자 아카이브의 보안은 매우 중요하며 정보가 불법적으로 액세스되거나 변조되지 않도록 조치를 취해야 합니다. 암호, 암호화 기술, 백업 등의 수단을 통해 보안을 보장할 수 있습니다.
일반적으로 직원 파일 관리의 전자 처리는 기업 정보 관리의 일부이며 관리 효율성을 높이고 자원을 절약하며 정보 보안을 보장합니다.
전자 파일 관리를 구현하는 과정에서 기업의 실제 상황에 따라 적절한 전자 파일 시스템을 계획하고 선택하는 동시에 파일 정보의 보안 및 개인 정보 보호에 주의해야 합니다. 이를 통해 기업은 직원 아카이브를 더 잘 관리하고 기업의 운영 효율성과 관리 수준을 향상시킬 수 있습니다.