일반적인 사무실 (또는 분산) 파일 처리 환경에는 개인 프린터, 네트워크 프린터, 복사기, 팩스 기계 및 다기능 장치가 포함됩니다. 파일 처리의 관련 부분에서 낭비가 발생하기 쉬우며, 주로 실제 비용은 쉽게 인식되고 제어되지 않습니다. 파일 처리의 각종 비용은 여러 비용 센터에 분배되고, 의사 결정 단위도 매우 분산되어 있으며, 소수의 기업만이 이를 중앙에서 통제할 것이다.
권위 있는 국제연구기관인 ALLAssociatesGroup 은 포브스 글로벌 상장사 2000 대 실제 문서 관리 비용을 조사했다. 그 결과 기업은 평균 6. 1% 의 영업액을 문서 관련 링크에 지출한 것으로 나타났다. 여기서 비용 (용지, 소모품, 장비 등) 이 있습니다. ) 파일 출력 비용은 총 파일 처리 비용의 10% 정도만 차지하며 파일 유통 및 관리와 관련된 비용 (파일 수집, 배포, 저장, 검색, 유통, 공유, 아카이빙 등) 입니다. ) 총 비용의 90% 를 차지합니다. 이 비율은 상당히 놀랍다. 관리를 구체화하는 과정에서, 이것은 반드시 통제해야 하는 비용 영역이다. 월스트리트저널 분석가는 파일 처리비를 기업의' 감사되지 않은 마지막 지출' 이라고 말했다.
사무실 정보 시스템 서비스 제공 업체가 제공하는 맞춤형 문서 관리 아웃소싱 서비스를 통해 고객은 이 부분의 "감사비" 를 효과적으로 관리하여 관리 비용을 절감하고 수익성을 높일 수 있습니다.
장비 관리의 경우 고객의 기존 장비에 대한 조사, 합리적인 구성, 금융 도구를 통한 고정 자산 분리, 장비 관리, 조달 및 비용 관리 프로세스 개발을 통해 고객의 중복 장비 및 관리 비용을 크게 절감하고 지속적인 개선을 실현할 수 있습니다.
소모품, 액세서리, 수리 방면에서' 주문형 인쇄, 인쇄당 지불' 방식을 채택하여 비용의 안정성을 크게 높이고 소모품, 액세서리, 수리 관리 문제를 철저히 해결했다. 동시에 비용 구조가 명확하고 신뢰할 수 있으며 거래 비용이 효과적으로 통제됩니다.
파일 출력 관리의 경우, 장치 모니터링 및 비용 관리 소프트웨어를 사용하여 장치 상태를 실시간으로 모니터링하고, 장치 장애 위험 및 소모품 사용을 발견하고, 하드웨어 고장률 및 문제 해결 시간을 크게 줄입니다.
비용 관리의 경우 부서, 기간, 출력 유형에 따라 실시간으로 모니터링하고 기록하여 다양한 비용 통계 보고서를 자동으로 생성하여 비용을 세밀하게 관리할 수 있습니다. 이러한 데이터를 기반으로 데이터를 분석하고, 비용 취약점을 파악하고, 소프트웨어에 권한 및 정책을 적시에 배포하여 관리 제어를 수행합니다.
Gartner 에 따르면 문서 관리 아웃소싱 서비스를 구현하면 고객이 문서 처리 TCO 10%-30% 를 절감할 수 있습니다.
화상 회의 솔루션은 출장 비용을 효과적으로 줄여 기업이 출장 비용을 절감할 수 있도록 지원합니다. 국제 평균에 따르면 화상 회의의 효과적인 응용은 기업이 출장의 약 30% 를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.
위의 데이터는 사무실 정보 시스템이 고객이 관리 비용을 절감하고 수익성을 높이는 데 큰 역할을 한다는 것을 잘 보여 줍니다. 미국 금융위기로 인한 글로벌 경기 침체는 기업의 수익성을 크게 떨어뜨렸다. 경영압력으로 많은 기업사업단위에서 비용을 절감하고 업무 효율성을 높여야 하는 만큼 사무정보시스템 시장의 진일보한 성장에 도움이 될 것이다.
비즈니스 프로세스를 최적화하고 기업의 경쟁력을 높이다.
Office information system service 에서 문서 관리 아웃소싱 서비스는 고객의 문서 처리 프로세스 (문서 수집, 배포, 저장, 검색, 유통, * * 즐거움, 출력/아카이빙 등) 를 최적화합니다. ) 하드웨어, 소프트웨어 및 서비스를 결합하여 정보 교환 및 유통의 효율성을 높입니다. 기업 간 경쟁이 갈수록 치열해지는 오늘날, 정보 통신의 효율성과 대응 속도는 기업이 경쟁에서 승리하는 핵심 요소가 되고 있다. 문서 커뮤니케이션 및 유통의 효율성은 기업의 의사 결정 및 대응 속도에 직접적인 영향을 미칩니다.
화상 회의 솔루션은 기업이 많은 시간 여행을 돕고, 원격 커뮤니케이션을 더 빈번하고 효율적으로 하여 기업의 운영 모델에 큰 영향을 미치고, 의사 소통 효율성을 높이고, 의사 결정 시간을 단축하며, 조직 내 시너지 효과와 경쟁력을 높일 수 있도록 지원합니다.
OA 소프트웨어는 사무실 프로세스의 자동화 및 공동 업무를 통해 사무실 프로세스를 최적화하고 기업 내 사무실 흐름의 효율성을 높입니다.
따라서 사무실 정보 시스템 서비스는 기업이 비즈니스 프로세스를 최적화하고 경쟁력을 높이는 데 중요한 역할을 합니다. 기업의 전반적인 이익은 다음 그림과 같습니다.
고객 종합 혜택 분석
자원 소비를 줄이고 녹색 GDP 를 만듭니다
문서 관리 아웃소싱 서비스는 기업 사무실의 디지털화 프로세스를 촉진합니다. 문서 관리 소프트웨어를 배포하고 파일 장치 모니터링, 비용 관리 등의 솔루션과 함께 네트워크 팩스, 네트워크 스캔, 전자 아카이빙, 모바일 인쇄 등의 기능을 제공하여 고객이 용지 소비를 줄일 수 있도록 지원합니다. 또한 직원들의 절약의식을 촉진시켜 종이를 더욱 절약하고 삼림 자원과 수자원을 적절히 보호하면서 에너지 소비와 탄소 배출을 줄일 수 있습니다.
엔터프라이즈급 화상 회의 솔루션 시스템의 광범위한 적용으로 많은 여행을 절약할 수 있어 여행으로 인한 에너지 소비를 크게 줄이고 탄소 배출을 줄이며 교통 압력을 완화할 수 있습니다.
OA 소프트웨어는 기업 간 지역 간 협력을 효과적으로 강화하고, 커뮤니케이션 비용을 절감하고, 기업 내 및 기업 간 인스턴트 메시징 요구를 극대화하고, 에너지를 절약할 수 있습니다.
우리나라의 현재 사회경제 환경에서 사무실 정보 시스템이 가져온 에너지 절약 환경 보호 가치가 더욱 두드러진다. 중국 경제가 주기적인 전환점 진출 이후 에너지 소비 비용이 크게 상승하면서 중국 기업의 제조 비용 압력이 커지고 에너지 부족 갈등이 갈수록 두드러지고 있다. 사무실 정보 시스템 시장의 성장과 성숙은 경제의 지속 가능한 성장을 촉진하고, 사람과 환경의 조화로운 발전을 실현하며,' 환경 친화적인 사회' 와' 자원 절약형 사회' 의 건립을 효과적으로 추진하는 데 큰 사회적 의의를 가지고 있다.