전통적인 수동 파일 수집 관리는 업무량이 많을 뿐만 아니라 시간과 노력이 많이 든다는 것은 부인할 수 없습니다. 그러나 기업이 정보화, 네트워크화된 관리 방식을 채택한다면, 기술적으로 선진적인 문서 관리 시스템을 이용하여 입력한 데이터는 재사용할 수 있고, 자원은 쉽게 공유할 수 있으며, 직원의 업무 강도를 크게 완화하고 낮출 수 있다.
둘째, 더 빠르고 편리한 검색과 조회를 보장한다.
기업에서 고품질의 문서 관리 시스템을 사용하여 필요한 파일을 검색하는 경우 속도가 빠를뿐만 아니라 검색된 정보도 더 안전하고 정확합니다. 이처럼 빠르고 편리한 검색은 경영진의 업무량과 업무 강도를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 기업의 경쟁력과 소프트 파워를 지속적으로 강화하는 데도 도움이 되며, 기업이 문서 관리 시스템을 사용하는 주된 이유이기도 하다.
셋째, 정보 보안 및 기밀성에 도움이됩니다.
파일 또는 아카이브가 기업의 중요한 정보 자원이라는 것은 의심의 여지가 없으므로 아카이브 정보는 매우 높은 가치를 지닙니다. 하이엔드 문서 관리 시스템은 본질적으로 문서의 보안과 기밀성을 강화하는 데 효과적이며, 관리자는 언제 어디서나 문서 정보를 보고 안전하게 보호할 수 있습니다.
분명히, 기업의 경우, 첨단 문서 관리 시스템은 업무 강도를 줄이고, 정보 검색 및 조회를 용이하게 하며, 정보 보안을 보장하고, 기밀 유지 업무를 잘 수행하는 애플리케이션 가치를 가지고 있을 뿐만 아니라, 기업의 직접적인 이익을 유지하는 높은 가치를 가지고 있습니다. 또한 문서 관리 시스템은 자동화, 실시간 및 네트워킹의 잠재적 이점을 기업에 제공합니다.