"전화 통신" 은 개인이 소통하는 방식이고, 전화 통신은 비교적 경제적인 소통 방식이다.
다음 상황은 전화 통신을 통해 수행되어야합니다.
1. 그들 사이의 사무실 거리가 멀지만 문제는 간단하다 (예: 두 사람이 서로 다른 사무실에서 보고서 데이터를 논의해야 하는 등). );
2. 그들이 서로 멀리 떨어져 있을 때, 얼굴을 맞대고 대화하기가 어렵거나 불가능할 때;
3. 그들이 이미 이메일 통신 방식을 채택했지만 문제가 아직 해결되지 않았을 때. 전화를 받기 전에 먼저 전화를 한 후에 무슨 말을 하는지 알아야 한다. 내용이 너무 많으면 먼저 초안을 만들 수 있다. 특히 낯선 사람이나 유명인, 중요한 인물, 사장에게 전화를 걸어 상대방이 당신의 침착함과 사고의 명료함을 느끼게 할 수 있다. 당신이 연결한 전화번호가 정확한지 확인하고자 할 때, 당신은 즉시 당신의 신분, 이름, 당신이 부를 사람을 간략하게 보고해야 합니다. 상대방이 너에게 "기다려라" 고 약속할 때, 너는 마이크를 들고 기다려야지, 마이크를 떠나지 마라. 상대방이 당신이 찾고 있는 사람이 없다고 말한다면, 경솔하게 전화를 끊지 말고 "감사합니다" 라고 말해야 한다. -응? 상대방을 초대하거나 통지할 때, 말을 간단명료하게 하고 예절 규범에 부합해야 한다. 전화대화의 내용이 많은 경우, 상대방에게 문의한 후 상담의 어조로 다시 한 번 약속하거나, 나중에 다시 전화하도록 요청합니다. -응? 마이크 전달과 인터뷰의 차이로 휴대전화에 너무 가깝거나 너무 멀어도 안 어울려요. 일반적으로 볼륨은 상대방의 목소리를 똑똑히 듣는 기초 위에 있으며, 언어 속도는 평소보다 느리다. 필요하다면 상승조로 상대방에게 우호적인' 미소' 를 던져서 친근함을 느끼게 할 수 있지만, 거드름 피우지 말라는 것을 명심해야 한다. -응? 버스나 다른 공공장소에서 핸드폰을 할 때는 긴 이야기를 짧게 해야지, 끝없이 말하거나 성조가 높지 않도록 주의해야 한다. -응? [사례 연구]
빙빙은 국내 대형 관광회사 G 의 전화 판매원이다. 그녀의 직업은 고객에게 여행 서비스 카드를 추천하는 것이다. 만약 고객이 이것으로 호텔과 비행기를 잡는다면, 그들은 할인을 받을 수 있다. 이 카드는 무료이며, 그녀의 임무는 고객이 이 카드가 상대방에게 어떤 이점을 가져다 줄 수 있는지 충분히 인식하게 한 다음 그것을 사용하여 성과를 낼 수 있도록 하는 것이다. 마침 그녀는 청두 공항의 고객 자료를 가지고 있다. 그녀가 아이디어에 대해 어떻게 말했는지 봅시다. 텔레세일즈 맨: 안녕하세요, 리 매니저입니까? 고객: 네, 무슨 일이시죠? 텔레세일즈: 안녕하세요, 이경리님, 여기는 천항객복부입니다. 제 이름은 얼음입니다. 오늘 전화한 주된 이유는 그동안 가와항에 대한 당신의 지지에 감사드립니다. 감사합니다! 고객: 아무것도! 전화 판매원: 단골 고객들의 그동안 우리 회사에 대한 지지에 감사하기 위해 회사는 특별히 선물을 보내 감사를 표합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 전화명언) 이 선물은 할인 카드입니다. 호텔에 살든 나중에 비행기를 타든 할인 혜택을 받을 수 있는 기회를 줄 수 있습니다. 이 카드는 천항과 G 사가 공동으로 내놓았고, G 사는 발행했다. 이 사장님의 자세한 주소는 어디입니까? 우리는 가능한 한 빨리 그것을 너에게 보낼 것이다. 고객: 청두, 쓰촨 ...
[능숙한 점금술]
일반적으로 전화 통신의 대상은 주로 기업 이외의 사람들이며, 전화 응답은 기업의 스타일, 정신, 문화, 심지어 관리 수준, 경영 상황을 반영해야 한다. 따라서 전화 응답에서 부적절하게 행동하면 외부인이 기업에 불리한 판단을 내릴 수 있다. 그래서 많은 대기업에서는 전화 예절과 기교가 신입사원 입사 훈련의 필수적인 부분이다. 1. 중요한 첫 번째 목소리: 우리가 어떤 부서에 전화를 걸 때 연결되면 상대방의 우호적이고 아름다운 인사를 듣고 마음이 즐거워 쌍방의 대화가 순조롭게 진행될 수 있고 단위에 호감을 가질 수 있다. 전화에서 자신의 행동에 조금만 주의를 기울이면 상대방에게 전혀 다른 인상을 줄 수 있다. 인사도 하고, 여기는 xx 회사입니다. " 그러나 목소리가 또렷하고 듣기 좋고 명랑하여 상대방에게 좋은 인상을 남기면 상대방도 자신의 직장에 좋은 인상을 줄 수 있다. 그래서 전화를 받을 때 단위 이미지를 대표하는 의식이 있어야 한다는 것을 기억하세요. 2. 즐거운 마음 되세요: 전화할 때 즐거운 마음을 유지해야 합니다. 상대방이 당신을 볼 수 없어도 쾌활한 말투에서 당신에게 감염되어 좋은 인상을 남깁니다. 얼굴 표정이 소리의 변화에 영향을 미치기 때문에 전화에서도 상대방을 안고 내 마음을 봐야 한다. 3. 자세가 정확하고 목소리가 또렷합니다. 전화하는 동안 절대 담배를 피우거나 차를 마시거나 간식을 먹지 마세요. 게으름을 피워도 상대방이 들을 수 있습니다. 전화를 할 때 허리를 굽혀 의자에 앉으면 상대방이 당신의 목소리를 들으면 게으르고 의기소침해질 것이다. 똑바로 앉아서 몸을 곧게 펴면, 당신의 목소리는 달콤하고 활력이 넘칠 것이다. (조지 버나드 쇼, 자기관리명언) 그래서 전화를 할 때, 상대방이 보이지 않더라도, 상대방을 자기 앞에 있는 사람으로 여기고, 가능한 한 자신의 자세에 주의해야 한다. 온화한 목소리는 예의 바르고 진지한 말로 표현해야 한다. 입과 마이크는 적절한 거리를 두고, 소리가 잘 들리지 않고 오해가 생기지 않도록 볼륨을 적절히 조절한다. 아니면 목소리가 커서 횡포로 오해할 수도 있다. 4. 대답이 빠르고 정확하다: 현대근로자들은 업무가 바빠서 책상 위에 2 ~ 3 대의 전화가 있는 경우가 많다. 그들이 전화벨이 울리는 것을 들을 때, 그들은 정확하게 수화기를 들고 장거리 전화를 우선적으로 고려해야 하며, 3 번 벨이 울리는 것이 가장 좋다. 전화가 약 3 초 동안 울렸다. 오랫동안 전화를 받지 않거나 상대방이 기다리게 하는 것이 예의가 없다면, 상대방이 기다리는 동안 짜증이 날 것이며, 당신의 회사는 그에게 좋지 않은 인상을 남길 것입니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 믿음명언) 전화가 우리에게서 멀리 떨어져 있더라도 전화벨 소리를 듣고 근처에 사람이 없으면 가능한 한 빨리 수화기를 들어야 한다. 이런 태도는 모든 사람이 갖추어야 할 것이다. 이런 습관은 모든 직장인들이 길러야 하는 습관이다. 만약 네가 전화를 받기 전에 전화가 다섯 번 울렸다면, 너는 먼저 상대방에게 사과해야 한다. 전화가 오래 울리면 상대방이 매우 불만족스러워서 상대방에게 나쁜 인상을 남길 것이다. 5. 진지하고 명확한 기록: 항상 5w 1h 기술을 명심하십시오. 소위 5w 1h 는 언제, 누구, 어디, 뭐, 뭐, 왜, 어떻게. 이 자료들은 우리의 일에 매우 중요하다. 전화는 전화를 받는 것만큼이나 중요하다. 전화 기록의 간결성은 5w 1h 의 기교에 달려 있다. 6. 효과적인 전화 통신: 거의 모든 업무 시간에 전화하는 전화는 업무와 관련이 있다. 회사의 모든 전화는 매우 중요하므로 얼버무리면 안 된다. 상대방이 찾고 있는 사람이 없어도' 그가 없다' 거나 전화를 끊지 마라. 전화를 받을 때도 가능한 이유를 물어 실수를 피해야 한다. 상대방이 본 부서의 다른 부서의 전화번호를 문의할 때, 즉시 확인하고 알려야 하며, 모른다고 말할 수 없습니다. 우리는 먼저 상대방의 신분을 확인하고 상대방이 전화하는 목적을 이해해야 한다. 자신이 처리할 수 없다면, 상대방의 전화 목적을 꼼꼼히 기록하고 완곡하게 탐구해 일을 늦추지 않도록 상대방의 호감을 얻어야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 오셀로, 자기관리명언) 상대방이 제기한 문제에 참을성 있게 귀를 기울이다. 의견을 표현할 때, 그가 하고 싶은 말을 마음껏 하도록 해야지, 만부득이하게 끼어들지 마라. 그동안 질문을 해서 상대방의 필요와 문제를 토론할 수 있다. 경청과 이해, 공감, 친화력을 세우는 것이 효과적인 전화 통신의 관건이다. 책망하거나 비판하는 전화를 받을 때, 사과하거나 감사하며 말하는 사람과 논쟁하지 않도록 완곡하게 설명해야 한다. (조지 버나드 쇼, 자기관리명언) 전화 대화의 정확성에 주의하고, 문제를 완전하게 해석하여 상대방의 동의를 높이고 대강대강 해서는 안 된다. 데이터 검색이나 다른 연락처가 필요한 조회의 경우 가능한 시간을 추정할 필요가 있다. 문의 또는 문의 시간이 길면 상대방을 오래 기다리게 하지 않는 것이 좋다. 단독 답변이 필요해서 빠른 답변을 해야 합니다. 전화가 서표를 요구할 때는 즉시 녹음하고 시효를 잘 파악해서 가능한 한 빨리 부쳐야 한다. 7. 전화를 끊기 전 예의: 전화대화를 끝낼 때 보통 전화한 사람이 제기한 다음 정중하게 상대방에게 작별 인사를 해야 한다. "안녕히 계세요" 라고 고맙다는 명확한 결론이 있어야 하고, 전화를 부드럽게 끊는다. (존 F. 케네디, 고마움, 고마움, 고마움, 고마움, 고마움, 고마움) 말을 끝내지 말고 전화를 끊다. 8. 인터넷 전화를 사용할 때 상대방의 문의를 받게 됩니다. 왜 너의 핸드폰에 번호가 없니? 제가 인터넷 전화를 사용했다고 할 수 있어요. 번호를 표시하지 않아요.