전자 조달에서는 구매자가 선호 공급자를 선택할 수 있도록 웹 기반 시스템을 사용하여 여러 공급자의 정보를 수집하고 비교하는 방법에 대해 설명합니다.
이 기술은 조직에서 공급망에서 비용을 절감하고, 중요한 비즈니스 정보를 더 잘 파악할 수 있도록 하며, 조달 전문가가 일상적인 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 줄일 수 있도록 설계되었습니다.
전자 구매는 어떻게 작동합니까?
전자 조달은 전체 전자 조달 과정에서 작지만 중요한 부분이다. 여기에는 잠재 공급자 입찰 초대, 공급자 정보 수집, 입찰 프로세스 실행 및/또는 전자 입찰 개최, 견적 분석 및 평가, 계약 최종 수여 등이 포함됩니다.
전체 프로세스는 다음과 같이 자세히 설명합니다.
구매 전 설문지-공급자와 거래하기 전에 그들이 사업에 적합한지 확인해야 한다. 조직은 구매 전 설문지를 통해 이 작업을 수행합니다. 이는 공급업체 적합성 평가를 위한 상세 문서입니다. 구매 전 설문 조사는 공공 부문에서 흔히 볼 수 있지만, 다른 업계에서는 이 프로세스를 정보 요청이라고 할 수 있습니다.
과거에는 조달 팀이 이러한 문서를 수동으로 또는 Word 또는 Excel 과 같은 소프트웨어를 사용하여 작성해야 했습니다. 전자 조달을 통해 공급자는 전자 조달 소프트웨어에 대한 답변을 업로드할 수 있으므로 전체 프로세스가 간소화됩니다. 이를 통해 조직은 단기간에 더 많은 공급업체 정보를 수집할 수 있으며, 완료 일관성을 보장할 수 있습니다.
입찰-입찰은 다른 공급업체로부터 경쟁 견적을 받는 과정입니다. 구매 전 설문지를 작성하고 구매 프로세스의 다음 단계로 선정되면 공급자는 입찰 서류를 받게 됩니다.
입찰 문서는 필요한 상품이나 서비스를 포함하여 조직의 모든 요구 사항을 명확하게 규정하고 있으며 구매자가 공급자 조직에 제출한 정책, 관행 및 프로세스에 대한 일련의 정보와 평가 프로세스 관리 방법에 대한 개요를 제공합니다. 공급자가 이 문서를 완료하면 구매 프로세스의 다음 단계로 이동합니다.
견적 요청-이 과정에서 가격은 공급자를 선택하는 주요 요소입니다. 구매자는 공급자에게 서비스 가격을 묻는 양식을 보냅니다.
구매자가 시장의 가격 범위를 알고 싶다면 정보 요청과 입찰 전에 견적 요청을 사용할 수 있습니다.
위의 세 단계는 서로 교환할 수 있다는 점에 유의해야 한다.
평가-필요한 평가 형식이 발송되고 수신되면 평가 프로세스가 발생합니다. 이 과정에서 잠재 구매자는 제공된 정보가 공급자의 생존 능력을 증명하는지 평가합니다.
과거에는 이 과정에서 입찰 공급업체를 초청해 제공한 대량의 파일을 수동으로 분류해야 했습니다.
그러나 전자 조달은 이것을 바 꾸었습니다. 복잡한 분석 도구, 대시보드 및 도구 세트를 제공하여 사용자가 평가 프로세스의 다양한 요소를 자동화할 수 있도록 함으로써 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.
전자 입찰–정보 요청, 구매 전 설문 조사 및 견적 요청과 마찬가지로 전자 입찰은 전자 조달 프로세스 중 어느 곳에서나 실행할 수 있습니다. 입찰 후, 입찰 프로세스 후 또는 최종 품목의 독립 이벤트로 사용할 수 있습니다.
공급자가 선택되면 전자 입찰에 참여하도록 초대됩니다. 이 과정에서 공급자는 입찰을 요청한 계약의 이행권에 입찰합니다.
많은 전자 조달 도구는 각기 다른 유형의 전자 입찰을 제공하며, 각 유형마다 고유한 장점이 있습니다. 입찰의 목적은 잠재 공급자가 서로 경쟁하도록 장려하고 조달 전문가에게 가능한 한 좋은 거래를 제공하는 것입니다.
계약 부여-입찰 프로세스 및/또는 전자 입찰이 완료되고 구매자가 선택되면 계약은 낙찰된 공급자에게 수여됩니다. 이 과정의 요소는 자동화될 수 있고 계약은 자동으로 낙찰자에게 보낼 수 있다.
8 전자 조달 관리
전자 조달의 이점
전자 조달은 기업에 많은 이익을 제공했다. 다음은 가장 일반적인 이점 중 일부입니다.
비용 절감–전자 조달은 광범위한 공급업체에 연락하고 다양한 전자 입찰 전략을 사용하여 조달 팀에 상당한 비용을 절감할 수 있습니다.
시간 절약 및 효율성 향상-전자 조달을 통해 계약 수여 시간을 단축할 수 있습니다. 이 목표를 달성하는 방법은 구매 전문가가 입찰 과정에서 소비하는 시간을 줄여 다른 일을 할 시간을 마련하는 것이다.
상세한 공급자 정보 사용-전자 조달은 구매자와 공급자 간의 투명성을 높입니다. 일반적으로 포털을 사용하여 공급업체는 마감일, 상태 등 공급업체의 모든 입찰 기회를 볼 수 있습니다.
규정 준수 강화–모든 조달 관련 문서를 한 곳에 저장하여 감사를 쉽게 수행할 수 있습니다. 따라서 규제 절차를 더 쉽게 따를 수 있으며, 시스템은 공급 업체를 선택하는 방법과 이유를 명확하게 보여줍니다.