(1) 전종호 편찬은 기록 보관소가 보관 단위용으로 작성한 코드를 작성한다. 예를 들어, 소동 일중 현 기록 보관소는 전종 번호를' 142' 로 정하고' 0 142' 로 표기했다. 전종호가 확정되지 않았으니, 서류가 입관되기 전에 잠시 번호를 채우지 않아도 된다. 기업은 표현 단위의 한어병음 자모를 채울 수 있다.
(2) 카탈로그 번호 준비. 전종 내 파일이 속한 카탈로그의 번호를 기입하다. 같은 전종 내에서는 중복된 파일 카탈로그 번호가 허용되지 않습니다. 산업 엔터프라이즈 파일 분류 시범 규칙' 을 참조하여 분류 체계를 편성하는 기업 또는 단위는 범주 특성 코드를 채울 수 있습니다. 파일 카탈로그 번호는 전체 부계 가문의 파일 정리 상황에 따라 설정해야 한다. 파일 카탈로그 번호는 시간, 조직 구조, 보관 기간, 주제 또는 캐리어에 따라 다르게 설정할 수 있습니다. 각 파일 디렉토리에 포함된 파일 수는 일반적으로 세 자리 숫자입니다. 즉, 파일 디렉토리의 파일 수가 1000 보다 작으면 일반적으로 별도의 파일 디렉토리나 파일 디렉토리 번호가 없습니다. 문서 수가 1000 을 초과하면 문서 디렉토리를 별도로 만들고 문서 디렉토리 번호를 별도로 작성해야 합니다. 씨족 전체에 중복된 파일 카탈로그 번호가 있어서는 안 된다. 카탈로그 번호는 한어병음 문자와 아라비아 숫자로 구성된 문서 범주 코드로 식별됩니다. 각 범주 수준은 구분 기호 "●" 로 구분할 수 있습니다. 오해 없이 구분 기호를 생략합니다.
1, 1 급 범주의 카탈로그 번호는 해당 범주 중 한두 개의 한자를 나타내는 대문자 병음 글자로 쓰여진다. 즉, w 는 문서 파일을 나타냅니다. Y 는 비즈니스 파일을 나타냅니다 (회사에 비즈니스 파일이 많은 경우 Y 1, Y2, Y3 등으로 표시할 수 있습니다. ); J 는 기술 파일을 나타냅니다. K 는 회계 파일 (보고서 K 1, 장부 K2, 증명서 K3) 을 나타냅니다. X 는 시청각 파일을 나타냅니다. D 는 전자 문서를 나타냅니다. SW 는 파일 객체를 나타냅니다.
2. 아라비아 숫자' 1',' 2',' 3' 은 영구, 장기 (또는 30 년), 단기 (또는 10 년) 의 세 가지 다른 저장 기간을 나타내는 데 사용됩니다
3, 전화 번호 컴파일 예
업무 파일 y 1 의 카탈로그 번호는 영구 클래스 업무 파일을 나타냅니다. Y2 는 장기 (또는 30 년) 비즈니스 문서를 나타냅니다. Y3 은 단기 (또는 10 년) 업무 문서를 나타냅니다.
(c) 문서 (부품) 번호 및 페이지 번호
1, 파일 번호는 디렉토리에 있는 파일의 일련 번호이며, 파일 번호는 세 개의 아라비아 숫자로 식별됩니다. 디렉토리의 파일은 순서대로 번호가 매겨지며 빈 번호는 없어야 합니다. 동일한 파일 디렉토리 (또는 분류 체계의 최하위 클래스) 내에서 중복된 파일 번호를 사용할 수 없습니다. 각 파일 디렉토리의 모든 파일은 일련 번호로만 번호를 매길 수 있습니다. 한 디렉토리에 두 개 이상의 파일 일련 번호가 있는 경우 파일 일련 번호를 다시 작성하거나 파일 디렉토리를 별도로 설정해야 합니다. "볼륨" 별로 정렬된 문서 파일, 비즈니스 파일, 기술 파일은 같은 보관 기간 동안 순차적으로 작성해야 하며, 품번기호 (일련 번호 열에 기입) 와 페이지 번호를 파일 단위로 순차적으로 작성해야 합니다. 회계 서류의 재무제표, 장부, 증빙서 및 기타' 흐르는 물' 형식으로 작성되었으며, 각 서류에는 페이지 번호가 적혀 있다.
2. 번호는 아카이브의 순서 번호이며 전체 부계 가문에서 아카이브의 위치와 아카이브 파일의 고정 순서를 반영하는 중요한 표시이다. 방 부품 번호와 도서관 부품 번호로 나뉩니다. 방 번호는 분류 체계의 가장 낮은 종류인 "1" 부터 작성된 아카이브의 일련 번호이며, 각각 페이지 번호를 쓴다. 본관 유수번호는 문건을 본관에 넘겨주고 재검증, 정리, 배열하여 편성한 유수번호를 말한다. 오디오 및 비디오, 전자 및 물리적 파일은 범주별로 "1" 부터 번호를 매겨야 합니다.
3. 페이지 번호는 권내 서류재료로 채워진 페이지 번호입니다. 페이지 번호는 아라비아 숫자로 식별됩니다. 볼륨 내 파일의 페이지 수는 순차적으로 번호가 매겨지며 빈 번호는 없어야 합니다.
넷째, 파일의 품질 요구 사항:
(a) 조합 (부피) 요구 사항; 문제 위주의, 다른 특징을 겸비하고, 서류자료 연계가 촘촘하고, 등급이 적당하며, 문제가 단일하고, 유형이 분명하며, 연도가 뒤섞여 있으며, 보관기간이 정확하다.
1, 완전 완료. 보관한 서류는 완전해야 하며, 한 가지 문제의 구성 요소는 빼놓을 수 없으며, 필적 재료는 모두 탄소 잉크나 파란색 검정 잉크를 사용해야 합니다. 수집 작업은 업무 부서에서 형성한 전문 기능 및 활동을 반영하는 문서 자료 수집에 주의를 기울여야 합니다. 주요 활동 자료 수집; 문전융합 원고와 인쇄본을 함께 소장하다. 원고가 컴퓨터에 직접 초안을 작성한 인쇄물이라면, 일반적으로 원고지와 인쇄본을 받기만 하면 되는데, 그중에서도 지도자의 발부 외에 회사 공인을 찍어서 유효함을 표시해야 한다. 컴퓨터 인쇄본에 중요한 변경이나 지도 지시가 있는 경우 인쇄본과 함께 아카이브를 수집해야 합니다. 중요한 지도자의 지시가 있는 사무공문은 수집하고 정리해야 하며, 문건에 따라 보관해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 독서명언) 첨부 파일은 원본과 함께 아카이브를 수집해야 합니다. 같은 문제에 대한 문의와 답변은 함께 보관해야 한다.
2. 분류 과학. 전체 부계 가문의 파일 정리는 통일된 분류 체계를 채택하고, 분류 수준이 명확하고, 범주, 항목, 항목의 개념이 명확하며, 병행 범주 간의 경계가 뚜렷하고, 서로 교차하거나 겹치지 않는다.
3. 문서의 내부 연락을 유지합니다.
A. 시간 접촉. 연도 구분이 필요하며, 다른 연도의 문서는 혼동해서는 안 된다. 파일은 여러 시간 특성을 가지고 있으며, 문서의 발행일 (성문일) 을 문서의 연대를 결정하는 기준으로 사용해야 합니다. 계획, 방안, 요약, 예산 결산, 통계 보고서, 규범 문서 등. 다른 연도의 문서와 관련하여 문서의 연도는 발행 날짜 (성문일) 와 전보 발행 날짜에 따라 결정됩니다. 만약 어떤 특수한 상황이 발생하면, (1) 연간요청 및 답변, 서신과 답변은 응답년도 내에 배치해야 합니다. 답이 없는 사람은 요청을 한 해에 놓아야 한다. 여러 문서 (예: 조직 관계, 임금 관계, 행정 소개서 등). ) 하나로서 시작 및 종료 시간을 표시할 수 있습니다. 연간계획, 계획 및 예산은 문서 내용의 첫 해에 위치해야 합니다. 연간 요약, 보고 및 결산은 문서 내용이 겨냥한 마지막 해에 배치해야 합니다. 연례 회의 문서는 회의가 끝난 해에 보관해야합니다. 여러 해 동안의 비기소 사건은 반드시 종결된 해에 놓아야 한다. 규범 문서는 발표되거나 승인된 연도에 배치해야 한다. (2) 특수 연도 (예: 교육 연도) 로 구성된 문서에 따라 특수 연도를 넣습니다. (3) 서명일을 명시하지 않은 서류. 문서의 정확한 날짜나 대략적인 날짜는 비교 등의 수단을 통해 검증해야 연도별로 합리적으로 분류할 수 있다. (4) 임시기관은 존재기간이 길지 않고 (2 년 이내) 문서 자료가 적다. 형성된 서류는 일 종료 후 그 해에 보관할 수 있으며, 연도와 상관없이 보관할 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) 매년 대량의 서류가 있다면, 연도별로 보관할 수도 있다.
B. 소스 담당자. 등급을 구분할 것을 요구하며, 상급기관, 하급기관, 동급기관, 본 단위의 문건은 별도로 그룹화해야 한다. 상하 관계가 밀접한 문건에 대하여, 본 기관의 청문과 상급기관의 회답, 하급기관의 청과 본 단위의 회답은 본 단위의 서류와 함께 한 권을 형성해야 한다.
C. 컨텐츠 연결. 볼륨 내 파일 컨텐츠의 통일과 내용이 유사한 파일 간의 연계를 유지해야 한다. 당정 노조와 기업관리활동에서 형성된 각종 관리 업무 규범성 문서 및 연구자료는 일반적으로 문제별로 요약된다. 같은 문제에 대한 문서, 회의, 프로젝트, 사례, 원본과 첨부 파일, 원본과 초안, 조회와 답변, 전달된 부분, 전달된 부분 등을 함께 모아 논문을 형성한다. 전신과 전보는 한 권으로 합병해야 한다. 단일 문제에 대한 파일 수가 적으면 비슷한 내용의 다른 문제가 있는 파일을 하나의 볼륨으로 병합할 수 있습니다. 테이프, 비디오 테이프, 사진, 영화, 컴퓨터 플로피 디스크 등 내용과 관련된 문서 및 서류와 같은 다양한 전달체의 서류는 통합 카탈로그로 별도로 보관하여 카탈로그에 표기한다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 컴퓨터명언) 문제를 분류할 때 파일 아카이빙은 주요 내용에 따라 정기적으로 진행되어야 하며 연속성을 유지해야 합니다. 어떤 내용의 서류는 작년의 같은 범주에 넣어야 하며, 일시적인 필요에 따라 마음대로 변경해서는 안 되며, 향후 찾기와 활용에 불편을 끼치지 않도록 해야 한다.
4. 보관 기간을 올바르게 나눕니다. 국가 관련 규정 및 보관 단위가 제정한 문서 보관 기한표에 따라 서류는 보관 기한에 따라 별도로 보관됩니다.
1. 서류자료는 국가기록국 2006 년 8 호' 기관서류보관범위 및 서류보관기한표' 와 보관단위가 제정한 보관기한표 규정에 따라, 서류자료는 영구와 고정 (30 년, 10 년) 두 가지 다른 보관기한에 따라 분리된다. (1) 영구적으로 보존된 문서에는 다음과 같은 8 가지 중요한 측면이 있습니다. 첫째, 본 기관이 제정한 법률 규정 문서 자료입니다. 이 기사는 문학 장르의 특수성으로 이해하여 법률, 규정, 규정 및 정책 문서로 구체화할 수 있다. 둘째, 기관이 중요한 회의를 열고 중대 행사를 개최하여 형성된 주요 문서 자료입니다. 본 기관이 개최하는 중요한 회의는 주로 본 기관에서 개최하는 당대회, 대회, CPPCC 회의, 경제업무회의, 규율검사회의, 연례 업무회의, 당조 (당위) 회의, 행정사무회의, 중요한 전문업무세미나 등 문건을 가리킨다. 조직의 성격에 따라 조직에 중요한 영향을 미치는 활동이 계산됩니다. 기관 설정, 합병, 이름 변경, 인사 임용, 평가, 조직 규칙, 인력, 도장 활성화, 무효 등의 문서 자료. 셋째는 본 기관이 직능 활동에서 형성한 중요한 업무 문서와 자료이다. 주로 본 기관이 형성한 연도 이상 작업 계획, 요약, 규범성 문서, 중요한 업무 문서, 중요한 주제 조사 자료, 대사기, 조직 연혁, 종합 통계 보고서 등을 가리킨다. 넷째, 중요한 문제에 대한 기관의 지시와 상급기관의 승인, 지시, 보고, 요약, 종합통계보고입니다. 다섯째, 본 기관의 연혁, 인사 임면 등 문건 자료. 여섯째, 주택 매매, 토지 징용, 중요한 계약협정, 자산 등록 등의 서류 자료. 7 은 상급기관이 발표한 본 기관의 업무 주관에 속하는 중요한 서류와 자료로, 주로 법률, 규정, 규정, 업무 기준, 중장기 발전 계획 등을 가리킨다. 8 은 동급 기관과 하급 기관의 중요한 업무 문제에 관한 서신, 요청, 그리고 본 기관의 회답, 답변 등의 서류 자료입니다. 정부 문서 자료의 중요성과 일반성 파악, 영구 보존 여부, 정부 기능 및 활동의 규모, 보관 수준, 영향, 제작된 문서 자료의 정책 여부 등 여러 가지 요소를 고려해야 한다. (2) 정기적으로 보관하는 문서, 서류는 주로 본 기관의 기능 활동에서 형성된 일반 업무 문서, 자료이다. 주로 본 기관의 각 부서가 직능 활동 수행에서 형성한 일반 규정, 방법, 의견 등의 서류 자료를 가리킨다. 둘째, 본 기관이 회의를 열고 활동을 전개하여 형성한 일반 문건 자료, 셋째, 본 기관이 형성한 사무관리 제도 안전 등의 방면의 일반 문건 자료입니다. 넷째, 이 기관의 인사 관리에 의해 형성된 일반 문서; 작업 계획, 요약, 주제 조사 자료 등을 포함합니다. 다섯째, 일반 문제에 대한 기관의 지시와 상급자의 답변, 지시. 시스템 엔지니어링은 단계적으로 진행되므로 각 단계에서 형성된 문서 자료는 일반 업무로만 간주될 수 있습니다. 일반적인 업무 보고, 요약, 통계표는 기관 각 부처가 자체적으로 형성한 문건을 가리키며, 한 부서나 한 방면의 기능 활동만 반영한다. 여섯째, 상급기관이 본 기관의 분관에 관한 업무를 발행하지만 집행해야 할 일반 문서 및 자료 (일반 회의 문서 및 자료 포함) 는 거의 대부분의 기관에 있습니다. 일반적이지만 일이 아니라 실천해야 할 것이다. 일곱째, 상급기관과 본급 기관에서 발부한 것은 업무 주관에 속하지 않지만 집행해야 할 서류와 자료이다. 이 문서에 언급된 상급자나 동급은 반드시 기관의 주관 업무가 아닐 수도 있지만, 자금 조달, 노보, 복지, 출장비 상환, 세금, 직함, 가족계획 등의 서류 자료를 참고해야 한다. 재정, 인사, 노동부에서 발급하다. 여덟은 동급 기관과 하급 기관의 일반 업무 문제에 관한 서신, 요청, 그리고 본 기관의 회답, 답변 등의 서류 자료입니다. 아홉은 하급기관이 제출한 연간 이상 계획 (장기 계획 포함), 요약, 통계, 중요 특집 보고서 등의 문서입니다. 위에서 정기적으로 보존한 9 편의 문장 중 7 편은' 일반' 이라는 단어를 사용한다. 문헌 자료의 "일반" 을 파악하려면 문헌 자료와 관련된 문제가 일반성과 기술성을 가지고 있는지 보아야 한다. (3) 우리 회사의 보관기한표에 따르면 그해 보관한 서류를 분류할 때는 1, 원칙적으로 여러 보관기한의 서류를 혼동해서는 안 된다는 점을 유의해야 한다. 둘째, 보존 기간은 개별 파일의 중요도를 고립시키는 대신 하나의 문제 또는 파일 그룹의 중요도에 의해 정의되어야 합니다. 예를 들어, 현 교육업무회의의 자료는 30 년의 선진사적이 영구적일 뿐만 아니라, 우리도 이 선진사적을 영구화할 수 있다. 우리 현에서는 중대 활동, 중대 업무 기능을 통일하여 회의 자료 세트를 모아 모두 영구로 지정하였다. 셋째, 상급 업무 주관 부서의 문건은 영구적이고 엄격한 (정책, 규정, 정책적 문서), 어떤 중요한 문건은 30 년으로 정할 수 있고, 어떤 것은 10 년이다. 넷째, 동급 내 부서가 현급 기관 간판을 걸어 시한이 늘어났다. 다섯째, 동료 브리핑 30 년. 모양 요구 사항
1, 액세서리 요구 사항.
(1) 표준화 된 파일 클립, 파일 상자, 기술 파일 상자, 사진 파일 상자, 회계 증빙 상자, 회계 장부 상자, 회계 보고서 클립, 보관 파일 카탈로그 용지, 보관 파일 카탈로그 색인, 파일 카탈로그 용지, 회계 파일 등록 목록, 회계 마땅히 채택해야 한다.
(2) 적절한 제본 도구를 구입합니다. 예를 들어, "서류" 를 제본한 권총식 드릴은 두루마리를 담을 때 4 개 이상의 집게, 가위, 면실, 풀 또는 접착제를 고정시킵니다.
소형 재봉틀, 천공기, 플라스틱 나사, 스테인리스강 집게 등. "조각" 을 마운트하는 데 사용됩니다
스테이플러를 설치한 스테이플러
2, 문서 또는 파일 상자 커버 요구 사항을 작성하십시오. 서류단위명은 붓으로 쓰거나 도장을 찍고, 기타 항목은 규정에 따라 만년필 (검은색 잉크) 로 항목별로 기재합니다. 글씨는 깔끔하고 선명해야 하며 도장을 찍을 수도 있다.
3. 파일 또는 문서의 바인딩 요구 사항. 파일 또는 문서의 제본은 주로 보관과 사용을 위해 "파일" 을 고정하기 위한 것입니다. 제본 전에 파손된 서류를 손질하여 글씨가 흐릿하거나 퇴색한 서류를 복사하거나 보강해야 한다. 문서의 자르기와 복사는 원래 모양을 유지한 상태에서 진행해야 한다. 스테이플, 종이 클립, 핀 등과 같은 금속 물품. 볼륨 내 파일에서 제거해야 합니다. 책, 출판물 등. 어떤 것이 제본되어 봉인하기 불편하고, 금속 물건은 이미 단단히 밀봉되어 있으며, 못을 뽑으면 본래의 모습이 손상될 수 있으므로, 못을 뽑아서 다시 설치할 필요가 없다. 제본은 견고하고 깔끔해야 하며, 글자를 누르지 않고, 페이지를 떨어뜨리고, 페이지를 넘기고, 서류를 손상시키고, 독서를 방해하는 등의 현상이 있어야 한다. A4 용지 크기보다 큰 보고서, 용지 등의 서면 자료의 경우 A4 용지 크기로 접고 접기 레이어의 접기, 주름은 가능한 필적 외부에 위치해야 합니다. 소개서 등 A4 용지 크기보다 작은 문자자료는 A4 용지에 붙여야 합니다. 빈 종이 추출.
(1) 단일 문서 바인딩. 제본하기 전에 [블록] 의 페이지를 일정한 방식으로 정렬해야 합니다. 왼쪽 위 모서리가 바인딩에 사용되는 경우 왼쪽 및 오른쪽 측면을 정렬해야 합니다. 왼쪽 바인딩을 사용하는 경우 왼쪽과 오른쪽을 정렬해야 합니다. 볼륨 안에 영구히 보관되어 있는 서류는 세 개의 구멍으로 한 번에 하나씩 제본해야 한다. 문서 페이지 수가 많은 경우 파일 왼쪽 가운데에 놓을 수 있습니다. 문서가 더 얇은 경우 왼쪽 위 모서리에 두거나 재봉틀로 제본하여 문서의 왼쪽을 제본할 수 있습니다. 30 세의 서류는 플라스틱 나사로 제본하고, 왼쪽 상단 코너는 풀로 5 페이지 아래에 붙일 수 있다. 시한이 10 년인 서류는 못을 뜯지 않아도 잘 보존된다. 제본할 때 문서의 정본과 원고는 일체형이다 (원본은 앞에 있고, 원고는 뒤에 있다). 본문은 보충 본문의 문자, 차트, 데이터 등의 첨부물과 일체이다 (본문은 앞에, 첨부는 뒤에 있음). 원본과 복사본 또는 손글씨 사본이 하나로 되어 있습니다 (원본은 앞, 사본은 뒤). 첨부 파일에는 여러 페이지 또는 각 페이지가 있습니다. 보존 가치가 있는 문서 처리서 (지도자가 서명한 의견 참조) 는 본문과 일체로 간주되어야 하며, 문서 처리서는 앞과 뒤에 있어야 합니다. 전달된 문서와 전달된 문서는 하나로 통합됩니다 (전달된 문서는 앞에 있고 전달된 문서는 뒤에 있음). 상대방 단위의 통신과 본 단위의 회신은 일체입니다 (회답 전, 통신 후). 부서에서 동료 또는 상급 기관에 보낸 서신과 이들 기관의 답변은 각각 한 건씩 할 수 있지만 반드시 함께 배열해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 상급, 상급, 상급, 상급, 상급) 회의 서류는 각각 한 부씩, 회의록은 원칙적으로 한 부이지만, 제본할 때는 원서를 단위로 할 수 있다. 보고서, 명부, 차트, 소개서 등은 그대로 제본해야 하며, 한 권 (본) 은 하나로 간주해야 한다. 같은 스타일의 바인딩되지 않은 양식은 부서 또는 시간과 같은 단위로 통합 될 수 있으며 고급 승인 양식, 급여 승인 양식, 통계 연례 보고서와 같이 하나로 결합 될 수 있습니다. 일반 소개서는 바로 한 통이다. 직장이 1 년에 형성된 소개서 수가 많으면, 다른 특징과 결합하여 몇 부씩 나눌 수도 있다.
(2) 제본 전에 제본된 문서 전체를 일정한 방식으로 정렬해야 한다. 서류와 시험지 (예: 학생 기록 파일) 의 차이가 크지 않으면 좌우로 정렬해야 한다. 제본 후 서류가 떨어지지 않도록 좌우로만 정렬할 수 있습니다. 3 홀 일선으로 제본하고 매듭짓기를 서류의 밑부분과 권 안에 두다.
(3) 역사 문헌, 귀중한 기록 보관소, 도표, 사진 등. 제본에는 적합하지 않습니다. 서류봉투나 서류함에 넣으세요. (3) 카탈로그 작성 요구 사항 아카이브 정리는 분류 체계의 가장 낮은 범주 내에서 특정 방법에 따라 파일 순서를 결정하고 이 시스템의 순서를 고정시키는 과정을 말합니다. 일반적으로 레벨, 원인, 시간, 중요도에 따라 배열됩니다. 그 이유는 구체적인 일, 구체적인 문제, 또는 비교적 가까운 업무 과정 등을 가리킨다. 예를 들어, 자금 지원 신청 및 회의 개최. 회의 문서, 통계 보고서, 출판물 등 문서 세트를 중앙에서 정렬할 수 있으며, 회의 기록은 맨 위에 있습니다. 상급 의사 소통은 동급 아카이브 앞에 배치되고, 동급 문서는 동급 파일 뒤에 놓이며, 다시 아래로 흐릅니다. 상위 문서는 동일한 문서 세트에 따라 정렬됩니다. 이 수준의 문서는 종합, 정공, 업무, 행정사무 등 (또는 당군, 행정, 업무 등) 사유순으로 배열되어 있다.
1. 같은 이유를 가진 아카이브는 작성자와 형성 시간 또는 파일의 중요도에 따라 정렬됩니다. 일반적으로 상부에서 배정하고, 동급으로 배정하고, 동급으로 배정하고, 하급으로 배정할 수 있다. 서로 다른 수준에서 연대순이나 중요도에 따라 배열한다. 종합문서는 회의록, 종합회의자료, 계획, 총결, 보고의 순서에 따라 배열된다. 2. 여러 가지 이유로 서류 정리. (1) 다른 원인이 형성된 연대순으로 배열한다. 이 방법은 다른 요인에 관계없이 원인이 다른 파일을 형성 시간 또는 완료 시간 순서대로 정렬하기만 하면 됩니다. 이런 방법은 비교적 간단하여,' 후속 처리' 를 실시하는 기관에 비교적 적합하다. 예를 들어, 저자가 몇 가지 문제를 가지고 있는 문서는 먼저 문제별로 배열한 다음 시간순으로 배열한다. (2) 주제의 중요성에 따라. 즉, 주요 기능 활동으로 형성된 문서가 앞에 있고, 다른 작업으로 구성된 문서가 뒤에 있거나, 통합 작업이 앞에 있고, 특정 업무 작업이 뒤에 있습니다. 예를 들어, 카운티 기록 보관소의 영구 문서는 먼저 카운티 기록 보관소의 회의록, 작업 계획, 요약, 자료 및 종합 연보를 정리한 다음 정공 임면, 임금 인상, 직원 퇴직, 간부, 당원명부, 연보 등을 정리합니다. 그런 다음 비즈니스 민생 기록 작업에 대한 의견입니다. (3) 사유의 동일한 속성에 따라 A, A 원인 및 여러 저자를 정렬하면 먼저 저자별로 정렬한 다음 시간별로 정렬할 수 있습니다. 예를 들어 인사 업무 서류는 먼저 기관 설정, 인원 편성, 간부 임면, 배치, 직함 평가, 노동관리, 출국심사 등 여러 가지 이유로 그룹화할 수 있다. B, 한 가지 이유, 여러 지역은 먼저 지역별로 배열한 다음 시간순으로 배열할 수 있다. 기층 보고의 업무 요약, 통계, 연보, 명부 등. C, 비기소 사건 자료는 결정 (또는 답변)-보고-방증 조사-개인 교대자료 순서에 따라 한다. (4) 문서의 * * * 특징에 따라 교차 조합 배열. 보관된 문서 세트에 다른 작성자, 다른 문제, 다른 언어 또는 다른 지역이 반영된 경우 여러 레벨로 세분화하여 정렬할 수 있습니다. 작성자-질문-이름-시간별로 정렬할 수 있습니다.
3, 분리할 수 없는 서류는 순서대로 배열해야 하고, 원본은 앞에 있고, 첨부는 뒤에 있어야 한다. 전면 인쇄, 후면 마무리; 답장이 있기 전에, 나중에 상담 이 있습니다; 전달 섹션은 앞에 있고 전달 섹션은 뒤에 있습니다. 비소사건의 결론, 결정, 재판서류가 앞에 있고 증거, 방증 등 증거자료가 마지막에 있다.
4. 보존가치가 있지만 특별한 이유로 제때에 보관되지 않은 단편적인 부분은 같은 연도, 같은 기관 (문제), 같은 시기에 배열하거나 관련 아카이브와 함께 제본하고 파일 항목 주석란과 참조표에 설명할 수 있습니다. 실제 업무에서는 되도록 피해야 한다.
(4) 페이지 번호와 표지 두루마리 안에 있는 서류자료를 정리한 후, 서류자료에는 글씨와 도표가 있는 페이지 번호가 있어야 하며, 페이지마다 번호가 매겨져야 한다. 페이지 번호의 위치, 전체 제본된 문서는 문서 전면의 오른쪽 위 모퉁이에, 뒷면 페이지 번호의 왼쪽 위 모퉁이에 써야 합니다. 단일 제본 아카이브의 경우 페이지 번호는 각 파일 뒷면의 오른쪽 아래 및 왼쪽 아래 모서리에 기록해야 합니다. 우리 현에서는 문서마다 연필로 번호를 다시 매겨야 한다고 규정하고 있습니다. 전체 볼륨을 책으로 묶은 파일, 문서 재료가 볼륨이나 두루마리와 함께 제본되지 않은 경우 볼륨 내 파일 디렉토리의 오른쪽 위 모서리에 있는 작은 상자에 전체 구획 번호, 카탈로그 번호 및 파일 번호를 채워야 합니다. 단일 바인딩 파일의 경우 파일 읽기 목록이 있으면 페이지 번호는 읽기 목록으로 시작합니다. 도장 요구 사항: 일반적으로 빨간색 또는 검은색 인장으로 서류도장을 만들어 서류문서의 첫 페이지 오른쪽 위 공백에 덮은 다음 서류도장과 관련된 사항을 하나씩 적는다. 한 단위의 보관 도장의 위치는 통일되어야 한다. 보관 장에서 리더십 지시, 문장 또는 문서의 내용을 덮어쓰지 마십시오. 서류를 제출하기 전에 문서 처리서 (또는 문서 처리서) 가 있는 경우 문서 처리서 (또는 문서 처리서) 에 서류도장을 찍을 수 있습니다. 아카이브 장의 형식과 크기는 다음과 같습니다
보관 장에서는 패밀리 번호, 연도, 보관 기간, 부품 번호, 페이지 번호, 상자 번호 등의 필수 항목을 설정합니다.
1, 전종호: 동급 기록 보관소가 보관 단위용으로 편성한 코드입니다. 현 기록 보관소에서 결정하다. 전종호가 확정되지 않았으니, 서류가 입관되기 전에 잠시 번호를 채우지 않아도 된다. 아래 그림 "1 1" 은 기록국 전종번호입니다.
연도: 문서가 형성된 연도를 나타냅니다. 연도는 네 개의 아라비아 숫자로 표기되어 있다. 예를 들면' 2007' 입니다.
3. 보관 기간: 보관으로 표시된 보관 기간. 영속',' 30 년 (2008 년 이전 장기)' 및' 10 년 (2008 년 이전 단기)' 을 직접 표기한다.
4. 부품 번호: 부품 번호는 파일의 일련 번호입니다. 부품 번호는 방 부품 번호와 라이브러리 부품 번호로 구분됩니다. 룸 부품 번호는 분류 체계에서 가장 낮은 범주의 아카이브 파일에 대한 일련 번호입니다. 아카이브는' 1' 부터 30 년 및 10 년 동안 순차적으로 번호가 매겨집니다. 도서관 번호 설정은 주로 파일과의 연결에 대한 요구를 충족시키기 위해 기관 서류를 작성할 필요가 없다.
5. 박스 번호: 파일 박스의 순서 번호입니다.
6. 페이지 수: 보관 문서당 페이지 수입니다.
7. 기관 (질문): 기관 (질문) 의 이름 또는 표준화 약어를 분류 시나리오의 범주로 나타냅니다. (본 란은 우리 현에서 비워 둘 수 있습니다.) 다음 그림은 완성된 보관장 스타일을 보여줍니다.
(5) 볼륨 내 파일 또는 아카이브의 카탈로그 요구 사항. 카탈로그는 아카이브 또는 책 문서를 카탈로그로 작성하는 것을 말합니다. 카탈로그는 파일 관리 현대화 및 컴퓨터 검색의 요구에 맞게 정확하고 포괄적이며 상세하며 심층적이어야 합니다. 카탈로그 항목에는 품번기호 또는 일련 번호, 책임자, 문서 번호, 제목, 날짜, 페이지 번호 또는 페이지 번호, 주석 등 7 가지 항목이 포함됩니다. 용지 폭 크기는 국제 표준 A4 (길이 297mm, 너비 220mm) 를 사용하여 우리 현에서 통일적으로 붉은색으로 인쇄한다. 각 부서는 현 공문서국에서 통일적으로 구매해야지 백지로 인쇄해서는 안 된다. 보관 파일 내용을 채울 때는 내구성이 뛰어난 필기자료를 사용해야 하며, 필체는 반드시 깔끔하고 보기 좋게 써야 한다. 영구적이고 30 년의 파일은 컴퓨터가 카탈로그를 인쇄해야 하고, 카탈로그는 5 부를 요구한다. 그 중 하나는 서류함에 넣어야 하고, 나머지 4 부는 서류보관소를 찾아 이송할 수 있도록 분류 방안에 따라 제본을 정리해야 한다. 볼륨의 파일 디렉토리는 볼륨 헤더에, 아카이브 디렉토리는 아카이브 앞에 배치됩니다. 볼륨 내 파일 디렉토리 또는 아카이브 디렉토리 작성 요구 사항은 다음과 같습니다. 볼륨 내 파일 디렉토리 및 아카이브 디렉토리는 다음과 같습니다.
(1) 볼륨에 있는 파일 디렉토리와 아카이브 디렉토리의 두 가지 차이점은 다음과 같습니다.
첫째, 볼륨 내 문서 디렉토리의 첫 번째 열은 일련 번호이고, 볼륨 내 문서 데이터는 순서대로 일련 번호를 기입한다. 파일의 합리적인 배열에 따라 파일당 하나의 디렉토리와 디렉토리당 하나의 일련 번호가 필요합니다. 단일 제본 파일의 경우 볼륨 내 문서 자료의 품번기호는 일련 번호와 일치해야 합니다. 일련 번호는 "1" 부터 아라비아 숫자로 표기되어 파일의 파일 자료 번호 순서를 나타내고, 2 권의 번호는 연결할 수 없습니다. 아카이브 디렉토리의 첫 번째 열은 부품 번호이며 방 부품 번호를 채웁니다. 원칙적으로 문서에는 로그인 시 열을 차지하는 부품 번호가 있습니다. 승인 및 요청, 승인 및 서신, 원본 및 첨부 파일, 승인 또는 전달 및 승인 또는 전달은 하나의 문서의 두 부분으로 간주되어야 하며, 단 하나의 부분 번호만 있어야 합니다. 그러나 요청, 서신, 첨부 파일 및 승인 (전달) 문서의 제목은 별도로 쓸 수 있습니다. 같은 문서의 다른 원고에는 부품 번호가 하나뿐입니다. 중요 문서의 최종 원고, 초안 및 이전 수정본에는 부품 번호가 하나만 있지만 각각 한 줄에 로그인할 수 있습니다. 부품 번호 준비는 같은 보관 기간, 같은 연도 내에 완료되어야 하며,' 1' 부터 상자 간 파일 부품 번호는 같은 연도 내에 연결되어야 합니다.
둘째, 볼륨 내 파일 디렉토리의 여섯 번째 열은 페이지 번호입니다. 볼륨 내 각 문서 자료의 시작 페이지 번호를 입력합니다. 권 안의 마지막 서류 자료는 시작 및 끝 페이지 번호를 기입해야 하며, 끝 페이지 번호는 파일의 마지막 페이지의 페이지 번호와 일치해야 합니다. 각 볼륨 파일은' 1' 부터 볼륨 내 파일 정렬 순서로 순차적으로 기록됩니다. 아카이브 디렉토리의 여섯 번째 열은 페이지 수입니다. 통계 및 검사를 위해 문서의 총 페이지 수를 채웁니다. 양면에 글자가 있는 두 개의 얼굴을 적어라, 빈 페이지는 아니다. 서신, 원본 및 최종 버전이 하나의 문서로 간주되면 해당 문서를 구성하는 각 문서의 페이지 번호에 해당 문서의 페이지 번호를 추가해야 합니다. 관리하기 쉽도록 영구적이고 30 년 된 서류를 우리 현에서는 각각 번호를 매겨야 하며, 각각 한 장 안의 종이 정렬 순서에 따라' 1' 부터 써야 한다. 페이지 번호나 페이지 번호에 관계없이 페이지 번호는 양면으로 쓰여지고 빈 페이지는 계산되지 않습니다. 문서별로 정렬된 페이지 번호는 전면 오른쪽 위 및 후면 왼쪽 위 모퉁이에 있고, 항목별로 정렬된 페이지 번호는 전면 오른쪽 아래 및 후면 왼쪽 아래 모퉁이에 있습니다. 인쇄된 부분에 이미 번호가 매겨진 경우, 새로 편집한 것을 다시 할 수 있으며, 원고가 있는 파일 페이지 번호 뒤에는 원고 뒤의 페이지 번호가 옵니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 독서명언)
(2) 책임자: 문서를 발행한 조직 또는 개인, 즉 문서의 발행기관 또는 서명자를 나타냅니다. 책임자는 일반적으로 서류에 기재해야 하며,' 소동현 교육국' 과 같은 일반적인 약어를 쓸 수 있으며,' 본국' 과 같이 모호하고 판단하기 어려운 약어를 사용할 수 없다. 공동 발문은 주최측과 "본인" (본인은 서류단위명을 가리킴) 을 기입한다. 소유자가 한 명 이상인 사람은 처음 세 개, 뒤에' 동등' 이라는 글자를 쓸 수 있다. 지도자의 이름으로 발표된 지도자의 연설이나 서류에 대해 책임자는 지도자의 이름을 기입할 수 있지만, 지도직은 반드시 "()" 라고 표시해야 한다. 책임자가 없는 서류는 카탈로그화할 때 분명히 확인하고 명확하게 작성해야 한다. 또한 문서 작성자는 편집자나 전재가 아닌 원저자라는 점에 유의해야 한다. 명부, 소개서, 소개서, 도착증, 채용표, 임금전근증명서, 농전비 부본 담당자, 서류에 도장을 찍는 승인 단위. 승인 단위 도장이 없는 사람은 신고 단위가 쓴 글이 우선이다.
(3) 기호: 발행 기관의 번호를 기입하십시오. 문서 번호는 일반적으로 기관 세대, 연도 및 일련 번호의 세 부분으로 구성됩니다. 문서 번호는 사실대로 베껴 써야지, 마음대로 자르거나 누락하거나 누락해서는 안 된다. 명백한 오자가 있다면, 시정에 주의해라. "소당정 [2008] 10" 과 같이 3 줄로 쓸 수 있습니다. 소수의 파일 번호 중 글꼴 크기, 연도, 숫자 번호만 있습니다. 어떤 것도 있고, 없는 것도 있습니다. "회의 문서 중 하나" 또는 "정기 간행물의 어느 기간" 과 같은 간행물의 이름, 기간 및 문서, 자료의 번호는 문란에 기입해서는 안 된다.
(4) 제목: 문서의 제목입니다. 목차에 제목을 채울 때 소유자, 문제, 언어를 사실대로 베껴 써야 한다. 목록의 문헌 제목은 전부 써야 하고, 마음대로 자르거나 생략해서는 안 되며, 모든 글자를 보존해야 한다. 분명히 오자가 있으니, 교정에 주의해라. 목차 제목에서'' 과'' 가 누락된 경우 보충해야 한다. 목차 제목에서 단위 이름은 생략할 수 없으며 반드시 공인을 기준으로 해야 하며, 텍스트에 빠지지 않아야 한다. 제목을 작성할 때 다음 사항에 유의하십시오.