엔터프라이즈 파일은 어떻게 분류하여 관리합니까?
문서 분류:
제 1 관리부? 1. 공문이 종결된 후 원고는 문서 관리 부서에서 보관하고, 경영부는 필요에 따라 복사본을 보관한다. 특수한 상황의 원고는 업무처리에 따라 경영부서가 보관해야 하므로 서류관리부 책임자의 동의를 거쳐 잘 보관해야 하며, 서류관리부는 사본 형식으로 보관해야 한다. 원고가 다 쓰인 후에도 문서 관리 부서에 보관해 주고 복사를 교환해야 한다. 2. 각 회사 문서의 분류 목록과 번호 지정 원칙은 각 회사 사장실이나 사업부 사장실에서 통일적으로 관리한다. 종합관리실 각 부서, 사무실, 센터는 각 부서에서 편성하여 종합관리실 총지배인 사무실에 보고한다.
두 번째 문서가 수집됩니까? 문건 자료 결산 이양 보관시 1. 문서 본문과 첨부 파일이 완비되었는지 확인하고, 부족한 경우 즉시 추적하고 분류해야 한다. 2. 문서가 이미 저장된 경우 관리부 책임자가 서명해야 합니다. 3. 서류처리 수속이 완비되었는지, 누락이 있다면, 경리부서에 반환하여 교체해야 합니다. 4. 사건과 무관한 서류나 사건과 함께 보관하지 말아야 할 서류는 즉시 사건 처리 부서로 반송해야 한다. 5. 유가증권이나 기타 귀중품은 경리부서에 반납하고, 경리부서에서 지정보관부에 접수한 후 서류를 보관해야 합니다.
제 3 조 문서 정리? 서류를 받은 후 다음과 같이 정리해야 합니다.? 1. 중국어 직접 쓰기 문서의 경우 원칙은 오른쪽 제본이고, 중국어 가로 쓰기 또는 외국어 문서의 경우 원칙은 왼쪽 제본입니다. 2. 오른쪽 제본 문서 및 해당 첨부 파일은 오른쪽 위 모서리에 맞춰 정렬하고 왼쪽 제본은 왼쪽 위 모서리에 맞춰 정렬해야 합니다. 3. 파일이 구김, 파손 또는 고르지 않은 경우 먼저 자르고 자르고 접어서 균일하게 해야 합니다.
제 4 조 파일의 분류? 1. 파일 분류는 사건 내용, 부서 조직, 업무 항목 등의 요소에 따라 부서, 범주, 하위 범주의 세 단계로 나누어야 합니다. 먼저 부문을 나누고, 사건의 성격에 따라 몇 가지 범주로 분류한 다음, 같은 범주 아래에 몇 가지 하위 범주로 분류한다. 파일 분류는 실용적이어야합니다. 상황이 비교적 많은데, 전항에서 설명한 3 급으로는 충분하지 않으며, 3 급 후에 4 급' 벌금 범주' 를 늘릴 수 있다. 상황이 많지 않으면 "부서" 와 "큰 클래스" 또는 "작은 클래스" 만 사용할 수 있습니다. 3. 같은 "하위 클래스" (또는 하위 클래스) 의 경우는 한 폴더에 바인딩해야 합니다. 사건이 많고 한 폴더가 부족하므로 두 폴더 이상 점수를 매겨야 하며 하위 클래스 (또는 하위 클래스) 뒤에 "볼륨" 수를 추가하여 참고해야 합니다. 4. 각 폴더의 표지 안쪽 페이지에는 목차가 있어야 하고, 보관할 때 순차적으로 사건 번호를 매기고 기록해야 하며, 원칙은 각 사건마다 카탈로그를 번호를 매겨야 한다는 것이다. 5. 문서 번호는 다음과 같이 표시됩니까? A1a2-b1B2C1c2d1-e1e2a/ D 1 은 파일 볼륨 번호이고 E 1E2 는 파일 내용입니다.
제 5 조 문서의 이름과 번호? 1. 각급 서류의 분류에는 이름이 있어야 하고, 간결하고 간단명료해야 하며, 파일 내용의 성격을 충분히 표현하는 원칙에 따라, 일정한 범주가 있어야 하며, 모호해서는 안 된다. 2. 각 등급의 분류 번호, 권번호, 카탈로그 번호는 10 진수 아라비아 숫자로 표시됩니다. 그 숫자의 사용은 사례의 수와 증가에 달려 있다. 3. 각급 문서 분류명이 확정되면' 파일 분류번호표' 를 작성해야 한다. 각 등급분류 이름과 대표번호를 일정한 순서로 정렬하여 열람하기 쉽다. 4. 각급 문서 분류는 앞으로 기관이 확대되거나 업무가 증가할 때 언제든지 보충할 수 있도록 약간의 공백을 남겨 두어야 한다. 5. 각급 문서 분류명과 그 대표인물이 확정되면 마음대로 수정할 수 없습니다. 수정이 필요하다면 사전에 자세히 연구하고, 혼동을 피하기 위해 신구 파일 분류 번호 도표를 작성해야 한다.
제 6 조 문서 번호 결정? 1. 새 사건의 경우' 파일 분류 번호 표' 에 따라 사건의 범주, 볼륨 번호, 내용 순서를 결정해야 한다. 2. 사건은 전안에 속하므로 전안의 사건 번호를 명시하고 같은 번호로 나열해야 한다. 문서 번호는 사례 기반 원칙에 근거합니다. 한 사건에 여러 사건이 있거나 한 사건이 여러 범주로 나뉘어 있는 경우, 먼저 주요 범주를 확정하고 서류 번호를 편성해야 한다. 4. 서류번호는 왼쪽에서 오른쪽으로 편찬해야 하고, 오른쪽에 제본된 서류는 서류장 홈페이지의 왼쪽 상단 모서리에 기입해야 한다. 왼쪽 바인더는 오른쪽 위 구석에 채워져 있습니다.
제 7 조 보관 및 서류 정리? 1. 아카이브는 카탈로그 번호 순서대로 관련 범주의 폴더에 안내물로 묶여 있어야 하며, 카탈로그 번호는 실제로 읽기 쉽도록 "종이 보기" 로 표시해야 합니다. 2. 권종클립의 제등에는 권종폴더에 실린 사건의 분류 번호와 명칭이 표기되어 있어야 열람할 수 있다. -응?
제 8 조 유통기한? 정부 관련 법령이나 본 기업의 기타 규정에 달리 규정되어 있는 경우를 제외하고, 서류의 보관 기한은 다음 규정에 따라 처리한다: 1. 영구 보존: (1) 정관 (2) 주주 명부; (3) 조직 규칙 및 작업 규칙; (4) 이사회 및 주주 총회 기록; (e) 재무 제표; (6) 정부 기관의 승인 서류; (7) 재산 소유권 증명서 및 기타 청구 증명서; (8) 엔지니어링 설계 도면; (9) 영구적으로 저장되도록 승인된 기타 서류. 2. 10 년 보존: (1) 예산; (b) 회계 증명서; (3) 사업 계획 정보; (4) 10 년 동안 보관할 수 있도록 승인된 기타 서류. 3.5 년 보존: (1) 만료 또는 해지 계약 (2) 5 년 동안 승인 된 기타 서류. 4. 1 연간 보존: 마감 후 장기 보존이 필요하지 않습니다. 5. 규제는 규제관리부에서 영구히 보존하며, 유효하면 사용부는 보존해야 한다.
제 9 조 파일 볼륨 정리? 1. 파일 관리자는 언제든지 파일 선반을 닦고, 파일 청결을 유지하고, 좀이 썩는 것을 방지해야 한다. 매년 바꿀 때는 규정에 따라 한 번 청소해야 한다. 만약 보관 기한이 지났다면, 그것은 파괴될 수 있다. 파기하기 전에 기록을 잘 작성하여 총지배인에게 제출하여 비준해야 한다. 필요한 경우 주관 부서에 보고하고 카탈로그 설명란에 폐기 날짜를 표시해야 합니다. 2. 부분 보존 기간이 지난 서류가 아직 보존 참조 가치가 있는 것으로 확인되면 보관인은 보관서류에 제 5 련의' 수령 (발송) 통지서' 를 기록하고 제 5 련에 부분 파기 날짜를 표시해야 한다.
제 10 조 시험지를 조정하는 절차? 1. 각 부서 관리자는 업무상 서류를 조회해야 할 때' 볼륨 조정표' 를 작성해서 부서장 (과장 이상) 의 승인을 받아 서류관리원에게 제출해야 한다. 2. 서류보관인은' 조권서' 를 받고 착오가 없는지 확인한 후 서류를 꺼내서' 조권서' 에 대출날짜를 기입하고 서류를 조권자에게 전달한다. 볼륨 조정 테이블은 미리 알림을 위해 예정된 반환 날짜를 기준으로 정렬됩니다. 3. 기록실 현장에서 도서를 빌리는 사람은' 조권서' 를 작성할 필요가 없다. 4. 파일이 반환되면 파일관리자는 착오가 없는지 확인하고 반환 날짜와' 두루마리' 서명을 확인한 후 파일을 폴더에 넣습니다. "시험지" 는 서류관리원이 보관해서 조사할 수 있다.
제 11 조 볼륨 조절 관리? 1.' 시험지' 원칙은 한 건으로 최대 대출 기간은 1 주로 제한된다. 특별한 경우 읽기 기간을 연장하려면 읽기 절차에 따라 다시 신청해야 합니다. 2. 이양된 사건의 경우, 양도인은 손실을 늘리거나 줄일 수 없습니다. 분해가 필요한 경우, 그들은 또한 이유를 설명하고 파일러에게 처리하도록 요청해야 한다. 양도인은 규정 된 기한 내에 반납해야합니다. 다른 사람이 동일한 파일에 액세스하는 경우 파일 조정의 변경 사항을 등록해야 하며 허가되지 않은 파일을 부여하거나 받을 수 없습니다. 4. 검사 사건이 업무에만 국한된 경우 업무 처리와 무관한 사건은 서류관리부 책임자의 승인을 받아야 한다.
저장:
제 1 조. 파일 보존 기술을 향상시키고, 파일 보안을 적절하게 유지하고, 파일 관리 기능을 최대한 발휘하며, 이 사양을 구체적으로 제정합니다.
제 2 조. 종이 파일을 보관할 때는 적절한 방광, 방열, 방습, 방충, 방균 조치를 취하여 빛 손상, 종이 섬유소 산화 또는 가수 분해 또는 방충, 방균 손상으로 인한 파일 손상을 방지해야 합니다.
제 3 조. 종이 문서는 화학적으로 안정된 폴리에스테르 필름으로 만든 보호대나 폴더나 탈산 재료로 만든 보호함에 보관해야 한다.
제 4 조. 종이 파일이 손상된 경우 언제든지 수리해야합니다. 복구 방법은 설치, 테셀레이션 또는 기타 적절한 방법이 될 수 있습니다.
제 5 조. 종이 서류는 자신과 외부 환경의 영향으로 황변, 바삭함, 변질, 손상을 막기 위해 틀을 채워야 한다.
제 6 조. 마이크로필름, 포지티브, 네거티브, 사진 등의 사진 파일은 보호함 (가방) 이나 필름 클립에 보관한 다음 비산 보호함에 넣어야 한다.
앞 단락에서 언급 한 보호 커버 (백) 또는 필름 클립의 재료는 순수 폴리 프로필렌, 순수 폴리에틸렌 플라스틱 시트 또는 중성 종이여야 합니다.
제 7 조. 마이크로필름, 포지티브 또는 네거티브 보호 상자는 직사광선을 피하고 정기적으로 검사해야 합니다.
제 8 조. 사진 파일은 전용 보관함을 갖추어야 하고, 보관함은 불활성 재료로 만들어야 하며, 4 시간 이상의 온습도 조절과 방화 기능을 갖추고 있어야 한다.
제 9 조. 사진 파일 및 비디오 (오디오) 테이프는 캐비닛에 넣기 전에 점차 예열해야 합니다. 꺼내고 나서도 마찬가지다.
제 10 조 영구적으로 보존된 컬러 사진은 네거티브나 컬러 마이크로필름으로 만들거나 디지털 방식이나 기타 적절한 방식으로 보관해야 한다.
제 11 조. 파일 관리자는 사진 파일을 촬영할 때 면이나 나일론 장갑을 착용해야 하며, 접촉은 가장자리 부분에만 국한되어 필름에 지문이나 흠집이 남지 않도록 해야 합니다.
제 12 조. 비디오 (오디오) 테이프 파일을 보관하기 전에 방오 구멍을 닫고 절연 보호함 안에 따로 보관한 다음 보관함에 넣어야 합니다.
전액에 언급된 로커는 전기 기기나 자기장이 있는 장소에서 멀리 떨어져 있어야 한다.
제 13 조 비디오 (오디오) 파일은 정기적으로 점검하고 양도해야 한다. 변질이 있으면 즉시 처리하고 정기적으로 복사해서 보존하기 쉽도록 해야 한다.
전항의 서류는 이미 법에 따라 신청한 것이니, 출발점으로 돌아가 입고해야 한다. 빠른 벨트 전환 후 열을 식힌 후 다시 모으다.
제 14 조, 비디오 (오디오) 테이프 파일 (예: 곰팡이) 은 곰팡이 방지제를 사용하여 제거해야 한다.
제 15 조. 전자 미디어 파일은 아크릴산과 순수 폴리아크릴과 같은 화학적 안정재로 만든 보호함에 별도로 보관해야 합니다.
제 16 조, 전자매체 문서는 직사광선을 피하거나 세척액으로 닦아야 한다.
디스크를 닦을 때는 부드러운 천을 사용하고, 반경 방향으로 중심에서 주변으로 닦아서 동심 방향으로 닦지 않도록 해야 합니다.
제 17 조. 디스크의 긁힘을 피하거나 디스크의 원래 표시 방법을 변경해야 합니다.
서류담당자는 시디를 가져갈 때 면이나 나일론 장갑을 끼고 접촉은 가장자리로 제한해야 하며, 시디 표면에 지문이나 흠집이 남지 않도록 해야 한다.
제 18 조. 파일 해충과 곰팡이의 예방은 다음과 같은 5 급 예방조치에 따라 진행해야 한다.
(1) 회피: 야외 잡초가 무성한 식물과 밤등을 이용해 곤충을 끌어들이는 것을 피하고, 목재를 쌓는 것을 피하고, 흰개미 등 곤충이 번식하는 것을 막는다. 실내 수납장은 바닥과 벽과 밀접하게 연결되어 있지 않아야 하며, 카펫을 깔지 않도록 하고, 수도관이 천장을 통과하지 않도록 하여 환경을 깨끗하게 유지해야 한다.
(2) 차단: 창문에는 방충망, 배수관, 필터가 달린 통풍구가 장착되어 있으며, 틈새를 채워 곤충이 침입하는 것을 방지해야 한다. 필요한 경우 통풍구에 공기 정화 설비를 설치하여 세균 손상의 발생을 줄이다.
(3) 검사: 정기적으로 파일 상태를 점검하고, 환경 테스트를 수행하고, 기록을 작성합니다. 점지 등 함정을 이용해 곤충을 잡아 각종 곤충의 침입이나 세균 파괴의 징후를 수시로 추적한다.
(4) 대응: 서류가 이미 해충이나 세균에 의해 손상된 경우 즉시 소독해야 한다.
(5) 복구: 환경 및 파일 상태 복구, 중요 파일 복구 포함.
제 19 조, 서류가 입고되기 전에 검사해야 한다. 충해나 곰팡이가 있으면 즉시 격리하여 충해 통제나 소독을 해야 한다.
제 20 조, 유해생물 통제 및 소독은 세균과 곤충의 종류, 문서 매체의 종류 또는 피해 상황에 따라 다음과 같은 방법을 선택해야 한다.
(1) 훈증: 화학성분이 함유된 훈증제로 훈증합니다.
(2) 저온법: 서류를 봉지에 밀봉해 영하 20 ~ 30 도 냉동실 14 일 이상 넣는 방법.
(3) 저산소법: 밀폐공간의 산소를 다른 가스로 교체하여 산소 농도를 0.3% 이하로 낮추고 14 일을 유지하는 방법.
(4) 코발트 60 감마선법: 이 광선의 관통력과 살상력을 이용하여 곤충을 방사하는 방법.
(e) 파일 행정부가 발표한 기타 방법.
전항의 처리는 파일, 인체 및 환경에 해를 입히는 것을 피해야 하며, 처리 후 곤충의 시체를 청소해야 한다. 첫 번째 훈증 방법은 염화불화탄소 배출을 금지하고 질소 산화물과 이산화탄소 배출을 줄이는 데 주의해야 한다.