문서 관리 시스템은 정보 사회의 산물이며, 기업이 정보 자산을 관리하고, 기업을 위한 지식 시스템 플랫폼을 구축하고, 기업 내의 다양한 문서를 관리할 수 있도록 지원합니다.
시중에서 흔히 볼 수 있는 쉬운 문서 관리 시스템이 엔터프라이즈 문서를 어떻게 관리하는지 간단히 소개하겠습니다.
나의 현재 직위는 기술형과 판매형을 포함한다. 우리 회사의 성격과 업무 범위는 다를 수 있지만 우리가 직면한 문제는 똑같다. 매일 다른 프로젝트 또는 고객마다 많은 문서가 생성됩니다. 어떻게 그것들을 구분하고, 어떻게 효과적으로 관리하느냐는 골치 아픈 문제이며, 반드시 충분한 중시를 불러일으켜야 한다. 조건부 회사는 전문 관리 소프트웨어를 구입하고 사용하지만 대부분의 중소기업은 간단하고 경제적입니다. 저의 구체적인 방법 중 일부를 말씀드리겠습니다.
I. 분류 시스템
완벽한 분류 체계를 세우다. 문서는 많지만, 문서의 성질은 제한되어 있으며, 특성별로 분류된다. 분류는 계층적 관계가 있다. 먼저 분류의 큰 방향으로 분류한 다음 점차 아래로 세분화한다.
1, 큰 방향 분류
이것은 판매 문서, 기술 문서, 계약 문서 등을 잘 이해한다. , 폴더 이름은 균일 한 형식입니다.
2. 상세 분류
예를 들어, 기술 문서는 일반적으로 프로젝트별로 분류되며 각 프로젝트에는 폴더 이름이 지정됩니다. 모든 폴더는 PC 에 이름별로 배열되어 있고, 세부 사항을 확인하며, 매일 시간 노드별로 프로젝트를 보는 습관에 더 잘 부합한다. 파일은 시간의 시작 부분에 이름을 지정해야 하며, 정식 버전 또는 발신 버전 뒤에는 괄호를 붙여야 합니다.
둘째, 기록을 규범화하다
매일 생성되는 문서 수에 관계없이 필요에 따라 기록해야 한다. 때로는 아카이브가 적시에 이루어지지 않거나, 파일 순서가 명확하지 않거나, 문서의 신청 항목이나 고객이 알 수 없기 때문에 이러한 상황을 피해야 합니다.
셋째, 요약 테이블
위의 방법에만 의존하는 것만으로는 충분하지 않다. 때로는 요약 분석, 특히 관련된 일부 송신 문서가 필요합니다. 한편으로는 이름, 이메일 주소 및 전화, 배달 날짜, 배달 내용 등 수신자 정보를 포함한 등록 기록이 필요합니다. 을 누르고 양식의 통합 레코드를 통해 필터링하여 쿼리를 용이하게 합니다. 프로젝트에 대한 다양한 파일을 만들고 프로젝트 프로세스의 모든 중요한 세부 사항을 이해하므로 시간이 얼마나 걸리더라도 컴퓨터 기록의 내용을 통해 중간 프로세스의 구체적인 상황을 이해하고 파일의 용도, 버전, 날짜를 더 잘 이해할 수 있습니다.
파일 관리는 복잡한 프로젝트입니다. 회사마다, 일자리, 인원, 파일 관리 방식이 다르다. 관건은 적절한 관리 방법을 찾는 것이다. 저는 Planet 의 CEO 입니다. 도움이 되었으면 합니다. 동시에 의견이 다른 네티즌이 나에게 논평과 건의를 해주길 바란다. 다시 한번 감사드립니다!
광고회사에는 확실히 많은 서류가 있는데, 수정된 사진 포스터만 해도 헤아릴 수 없이 많아 하드 디스크의 공간을 차지하여 삭제할 수 없다. 관건은 당신이 찾고 있는 사진을 찾을 수 없다는 것입니다. 당신이 보고 싶지 않은 매일 당신 앞에 나타나서 머리가 아파요.
나는 아래의 몇 가지 점을 총결하였으니, 네가 그로부터 약간의 도움을 받을 수 있기를 바란다.
1, 사진, 카피 라이팅, PPT 등. 하드 드라이브에 완벽하게 분할되거나, 한 회사에 폴더를 넣고, 회사당 몇 개의 폴더를 더 세분화하여 사진, 문안 등을 넣는다. 나는 이것이 더 직관적이고 쉽게 찾을 수 있다고 생각한다.
2, 그림 또는 사본의 이름을 설정하십시오. 우리가 디자인한 사진 포스터가 수정되는 경우가 많으며, 때로는 고객이 괜찮다고 말할 때도 있다. 그래서 우리는 각 서류에 기억하기 쉬운 이름을 붙여야 한다. 작은 예를 하나 들어보죠. 한 회사에서 포스터 디자인을 하라고 했습니다. 디자인을 마친 후, 나는 사진을 모 회사의 원본 포스터라고 명명했다. 나는 고객에게 보여 준 후 만족스럽지 못했다. 나는 여기서 고치고, 여기서 고치고, 여기서 고치고, 고객의 의견을 듣고 계속 수정했다. 처음 수정한 후 모 회사 포스터 00 1 이라는 이름을 붙였다. 두 번째 후, 나는 그것을 모 회사의 포스터 002 라고 명명했고, 다른 고객이 만족한 후, 그것은 모 회사의 최종 포스터라고 명명했다. 이렇게 하면 고객이 더 이상 만족하지 않을 때 계층형 명명 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다.
2. 덧붙여 포스터 디자이너는 한 달이나 분기마다 다시 디자인하고 일주일에 한 번 자주 디자인하는 경우가 많다. 그런 다음 한 회사 포스터 디자인의 명명 방식은 언제 디자인을 했는지 알 수 없다. 물론 속성의 날짜도 볼 수 있지만 이름을 지정할 때 좋은 날짜를 추가하는 것은 너무 번거롭다. 모 회사 포스터 이름은 18030600 1 을 의미합니다.
하드 드라이브에 오래된 파일이 너무 많습니다. 디자인을 하는 컴퓨터는 결코 작은 하드 드라이브를 좋아하지 않는다. 자료가 너무 많고, 개편, 앨범, 포스터 등이 있습니다. , 그리고 모두 HD 파일이며 많은 공간을 차지합니다. 우리는 오래된 파일이나 장기간 사용하지 않는 파일을 클라우드에 올릴 수 있고, 회사는 계정을 사용할 수 있고, 동료도 쉽게 다운로드할 수 있다.
위의 내용은 개인적인 관점입니다. 당신에게 도움이 되고 당신의 호평을 받기를 바랍니다! -응?
간단히 말해서, 저는 몇 가지 방법을 말합니다.
창 시스템 파일 수정에는 시간 프롬프트가 저장되므로 비교를 통해 최근에 수정한 파일을 찾을 수 있습니다.
또 다른 어리석은 방법은 일상적인 사무실 문서에 날짜 폴더를 만드는 것입니다.
이렇게 하면 오래된 서류의 손실을 두려워하지 않고, 수정도 비교할 수 있다.
비교할 수 있는 소프트웨어가 하나 더 있어 다시 강조할 수 있다. 이 소프트웨어는 매우 강하다!
문서 관리는 문서 관리의 생각에서 출발하여 분류 관리를 실시해야 한다. 기업의 인터넷 사무용 소프트웨어 또는 간단한 전자 카탈로그를 사용하여 색인 관리를 수행할 수 있습니다.
잘 모르겠다면 현지 도서관에 가서 현지에 가서 도서관에 도서를 분류, 분류, 열람할 수 있는지 확인해 볼 수 있다.
많이 생각하고, 많이 배우고, 번호별, 내용별, 부서별, 시간별, 등급별로 색인을 만들고 관리합니다.
클라우드 박스 프라이빗 클라우드 엔터프라이즈 네트워크 디스크는 다음 세 가지 이유로 구축할 수 있습니다.
현대기업의 파일 데이터를 유연하게 확장하는 것은 매우 방대하기 때문에 유연한 스토리지 공간이 중요하다. 클라우드 박스 프라이빗 클라우드 엔터프라이즈 네트워크 디스크는 유연한 확장과 하드 드라이브 플러그 앤 플레이 기능을 지원합니다.
보안 스토리지 클라우드 상자는 정기 백업, 암호화 스토리지, 미리 보기 워터마크, 외부 링크 마감일, 클라우드 링크 암호화, 민감한 단어 필터링, 큐알（QR）코드 로그인, 파일 권한 설정 등 최대 22 가지 보안 기능과 메커니즘을 지원합니다. 엔터프라이즈 파일을 안전하게 보호하고 데이터 손실을 방지합니다.
효율적인 공동 작업 언제 어디서나 클라우드 상자에서 파일을 가져오고, 동료와 의사 소통하고, 파일 스트림을 시작하고, 동료에게 메시지를 보고 보내도록 상기시킬 수 있습니다 ... 클라우드 상자는 단순한 파일 관리가 아니라 파일 관리를 기반으로 보다 쉽게 협업하고 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
오늘날 대부분의 기업들은 종이없는 종이판으로 되어 있으며, 종이판의 서류는 보존이 어려울 뿐만 아니라 처리도 매우 번거롭다. 기업이 전자 문서를 채택하면 생산성을 높일 뿐만 아니라 환경도 보호할 수 있다.
이날 전자 문서가 축적된 후에도 기업을 위한 효율적인 업무 수행을 위해 적절한 파일 관리 파일이 필요합니다.
이창망판은 전문적인 엔터프라이즈 파일 오피스 소프트웨어이다. 첫째, 네트워크 디스크는 스토리지 공간과 파일 손실에 대해 걱정하지 않고 대량의 엔터프라이즈 파일을 저장하고 자동으로 백업할 수 있습니다.
둘째, 네트워크 디스크의 고급 검색 기능은 대용량 파일에서 대상 파일을 신속하게 찾을 수 있으며 다른 사람과 파일을 공유할 때 하나의 링크만 보내면 됩니다.
마지막으로, 이창망 디스크 시스템은 외부 세계에 표준 API 인터페이스를 개방하여 기업의 기존 비즈니스 시스템을 통합하여 엔터프라이즈 파일 관리 및 비즈니스 교류를 더욱 상호 운용할 수 있습니다.
오늘날 기업은 파일 관리를 구현할 때 파일 관리를 파일 백업 및 보존으로 이해하는 경우가 많으며, 이는 추가 작업이 될 수 있습니다. 더욱이 직원들은 파일 관리와 일상적인 업무 문제를 어떻게 결합할 것인지는 고려하지 않았습니다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 파일 관리, 파일 관리, 파일 관리, 파일 관리, 파일 관리, 파일 관리, 파일 관리, 파일 관리) 종종 이상적인 효과를 얻기가 어렵다.
문서는 기업의 발전 메모리, 경험 및 성과를 담고 있기 때문에 모든 기업이 통제해야 하는 중요한 핵심 콘텐츠입니다. 많은 경우 관리는 개인이나 부서 수준에 머물러 있을 뿐이다. 이러한 중요한 서류는 직원의 이직으로 인해 손실되고, 시간이 지날수록 기억을 잃고, 비표준 사용으로 인해 손실되거나 손상되며, 악의적인 확산으로 인해 손실될 가능성이 더 큽니다.
따라서 환박통은 고객에게 다양한 파일 (문서, 오디오 비디오 등) 을 제공할 수 있습니다. ) 는 관리 플랫폼에 저장되어 분산 관리 및 인력 이동으로 인한 파일 손실을 방지하기 위해 질서 있게 관리됩니다. 또한 기업에 프로세스, 권한, 대출 관리 시스템 3 대 관리 시스템을 제공하여 기업 문서의 표준화 응용을 실현하고 사용 불편, 행방불명, 악의적인 확산 등의 난처한 상황을 해결합니다. 일반적인 관리 소프트웨어는 주로 프로세스 관리를 해결하는 반면, WebCom 은 이미 성과로 전환된 문서를 관리하며, 형성된 프로세스 관리뿐만 아니라 후속 발행, 변경, 대출, 상환 관리도 포함한다.
오늘날 파일 관리는 기업에서 점점 더 많은 관심을 받고 있습니다. 파일 관리의 본질은 파일을 더 잘 저장하여 후속 검색 시간을 절약하는 것입니다. 파일 저장 및 관리를 중앙 집중화하려는 경우 안심할 수 있는 엔터프라이즈 온라인 문서인 엔터프라이즈 협업 오피스 소프트웨어를 사용해 보십시오.
걱정없는 엔터프라이즈 온라인 문서는 오픈 소스 (100% 소스 코드 제공), 민영화 배포 (SaaS 모드 및 PaaS 모드 지원), 2 차 개발을 지원하는 엔터프라이즈급 온라인 문서입니다. 모든 기능 (양식, 문서, 뇌도, 흐름도 등). ), 작동하기 쉽고 사용하기 쉽고 교육이 필요하지 않습니다. 기본적으로 장면 전체에서 모든 사람의 효율적인 사무실 사용 요구를 충족시킬 수 있습니다.
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온라인 편집, 공동 작업: 여러 사람이 동시에 편집하는 것은 모든 규모의 기업 사무실에서 없어서는 안 될 기능입니다. 협동사무는 동등한 비용으로 업무 효율을 크게 높일 수 있다.
조작이 편리하다: 지식 기반은 책꽂이와 같은 카탈로그 및 개요 기능을 통해 여러 문서를 구조화하여 책처럼 명확하고 읽기 쉬운 지식 기반을 형성하여 지식의 창조와 침전을 용이하게 한다. 문장 콘텐츠 편집은 교육 없이 언제든지 사용할 수 있습니다.
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완벽한 권한 체계: 조직, 부서, 메뉴, 역할 등이 기업 관리에 더 적합합니다.
효율적인 협업, 팀 관리 지원, 소유자, 매니저, 회원, 일반 관광객 등의 역할 제어 정보 공유 범위 제공
리치 텍스트, 뇌도, 온라인 양식, 드로잉 등 다양한 문서를 지원합니다. 。 。
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다양한 어플리케이션 확장을 통해 더욱 쉽고 편리하게 사용할 수 있습니다.
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민영화 배포: 다양한 시나리오 요구 사항을 충족하기 위해 공용 및 사설 클라우드의 다양한 모델을 지원하는 컨테이너 배포 시나리오를 제공합니다. 개인은 안전하다.
코드는 오픈 소스입니다. 현재 오픈 소스 코드는 gitee, github 등의 코드 관리 플랫폼에서 오픈 소스이며 100% 소스 코드가 개방되어 있습니다.
확장성, spring cloud 의 기본 프레임워크는 대규모 동시성을 확장할 수 있으며, 현재 기술 자료 외에 개발팀은 민영화된 화상 회의, 메일 관리, 작업 관리 등의 애플리케이션을 구축하고 있습니다.
다양한 모드 지원: 다중 임차인 (SaaS) 및 단일 임차인 (PaaS) 모드 지원, 백엔드 독립 제어.
걱정없는 문서의 현재 버전은 1.3 입니다. 다음 버전이 업데이트될 때 다음 기능이 점진적으로 조정됩니다.
이러한 기능 외에도 프로젝트 임무 관리, 민영화 화상 회의, 기업 내부 관리 시스템 등 일부 엔터프라이즈급 PaaS 제품도 점진적으로 개방할 예정입니다.