목적: 회사 파일이 완전하고 완전하며 효과적으로 사용될 수 있도록 회사 파일 정리, 보관, 분류, 활용 및 파기 절차를 수립합니다.
1. 파일 정의 및 승인 권한 :
1.1 파일 : 파일이란 회사의 운영 및 관리 업무 과정에서 생성되는 각종 파일을 말하며, 회사의 자료의 이용 및 보존에 가치가 있는 파일을 말합니다. 텍스트, 차트, 시청각 자료, 물리적 개체 등 다양한 형태와 매체로 이루어진 역사적 기록입니다.
1.2 차용: 이 과정에서 말하는 차용은 조회, 차용, 복사 및 기타 활용 방법을 포함하는 넓은 의미의 차용입니다.
1.3 기록관리부서 : 행정인사부, 사업회사 사무소를 말한다.
1.4 기록물 분류 정의:
1.4.1 1차 기록 보관소: 기밀 수준은 회사의 운영 또는 위험 가치에 큰 영향을 미치는 레벨 2 아카이브입니다.
1.4.2 레벨 2 아카이브: 회사의 운영 또는 위험 가치에 더 큰 영향을 미치는 레벨 2 아카이브
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1.4.3 레벨 3 파일: 레벨 3 기밀 수준을 가지며 회사의 운영이나 위험 가치에 일반적인 영향을 미치는 파일
1.5 파일 사용 승인 권한:
1.5.1 총책임자: 1차 파일 사용을 위한 신청 승인.
1.5.2 행정 인사부: 담당 리더는 보조 파일 사용 및 파일의 부서 간 사용에 대한 신청서를 검토하고 승인해야 합니다.
프로젝트 회사 관리자 : 프로젝트 회사가 보관하고 있는 1차, 2차 파일의 활용 및 파일의 부서 간 활용에 대한 신청 승인.
1.5.3 신청자 부서장 : 3차 파일 이용 신청 승인.
1.6 행정 인사 부서: "회사 파일 분류 및 계층적 관리 카탈로그" 준비와 분류, 보관, 식별 및 보관, 차용, 기밀 유지, 통계 등을 담당하는 파일 관리 요구 사항을 담당합니다. 회사가 송수신한 각종 문서, 회사의 중요한 회의록 등 파일자료의 파기 및 기타 관리, 각종 파일의 관리에 대한 감독 및 점검, 각 부서의 파일 관리에 대한 지도
2.1 기록물 분류 및 분류
2.1.1 행정인적자원부는 기록물 분류 및 기록관리 요구사항을 제안하고, 분류, 보관 방법, 기한, 담당 부서로의 이관 및 기록 보관 기간을 명확히 합니다. 기록 보관소 등의 기밀 유지 수준. "회사 기록 보관소 분류 및 계층적 관리 목록"을 작성하고, 행정 인사 부서 리더의 승인을 받은 후 모든 부서 및 프로젝트 회사에 발행하여 시행합니다.
2.1.2 파일 형식은 다음을 포함하지만 이에 국한되지는 않습니다.
2.1.2.1 기관 문서: 다양한 규칙 및 규정, 관리 조치 등; > 2.1.2.2 회의 문서: 주주총회, 이사회, 감사회, 본부 회의 및 기타 회의에서 작성된 자료, 회의 기록, 회의록 등
2.1.2.3 기획 문서: 기업 전체 계획 또는 계획, 개발 계획, 프로젝트 계획, 마케팅 계획, 재무 계획 등;
2.1.2.4 문서 문서: 법인 사업 허가증, 토지 허가증, 개발 자격 증명서, 건설 라이센스, 기획 라이센스, 사전 판매 라이센스, 기업 및 제품은 다양한 명예패 및 인증서, 적합성 인증서 및 인증 등을 획득했습니다.
2.1.2.5 보고 문서: 회사가 제출한 문서 및 관련 통계표 기업의 각급 관할 당국에 제출, 회사 리더의 관련 연설 및 보고 자료
2.1.2.6 오디오 및 비디오 자료: 제공되는 사진 및 오디오 녹음과 같이 오디오 및 비디오 형식으로 기록된 다양한 자료 시외 연구, 조사 또는 외부 부서, 이미지 자료 등;
2.1.2.7 비문 자료: 상급 지도자, 우호 단위에서 제공하는 비문, 서화, 수공예품 등 또는 개인.
2.1.2.8 기술 데이터: 각종 엔지니어링 도면, 완성 데이터, 승인 데이터 등
2.1.3 회사의 기록 보관소 관리 담당자는 각자가 보관하고 있는 기록 보관소에 번호를 부여할 책임이 있습니다.
2.1.4 보관 기간: 국가기록관리청에서 발행한 "기관기록 보관소의 보관기간에 관한 규정"에 따라 영구, 장기, 단기의 세 가지 유형으로 구분됩니다.
영구는 50년 이상, 장기는 15~50년, 단기는 15년 미만이다.
2.1.4.1 영속성: 회사의 주요 기능 활동과 기본 역사적 특징을 반영하고 회사에 장기적인 가치를 갖는 모든 파일은 영구 저장소로 분류됩니다.
2.1.4.2 장기: 회사의 일반적인 업무 활동을 반영하고 장기간에 걸쳐 회사의 업무에 참고할 가치가 있는 모든 문서 및 자료는 장기 보관으로 분류됩니다.
2.1.4.3 단기: 상대적으로 짧은 기간 동안 회사에 참고 가치가 있는 모든 문서 및 자료는 단기 보관으로 분류됩니다.
2.2 아카이브
2.2.1 각 부서 및 각 프로젝트사는 부서의 일상 업무에서 생성되는 아카이브를 "아카이브 분류 및 계층 구조"에 따라 수집하고 관리하는 책임을 진다. 관리목록'을 작성하고 해당 부서의 '부서기록물(문서/계약) 관리기록 목록'을 작성합니다.
2.2.2 기록관리부서로 이관해야 할 정보는 각 부서에서 필요에 따라 정리하여 "기록물 이관 목록"을 작성하여 적시에 행정직원에게 제출해야 한다. "기록물 분류 및 계층적 관리 목록"의 조항에 따라 부서/프로젝트 사무실 기록 보관소로 전송됩니다. 행정인적자원부/프로젝트 사무실은 파일을 검토 및 서명하고 필요에 따라 파일을 분류하고 번호를 매겨 파일링합니다. 각 부서 및 프로젝트 회사 사무실은 매월 말 관리인사부에 파일 디렉터리를 백업해야 합니다.
2.2.3 프로젝트 회사가 해산되기 전에 프로젝트 오피스는 모든 프로젝트 파일을 회사의 행정 및 인사 부서로 이관해야 합니다.
2.2.4 파일 전송 요구 사항:
2.2.4.1 파일을 전송하려면 전송 목록을 작성해야 합니다. 전송 목록은 중복으로 작성되어야 하며 각 당사자는 보관해야 합니다. 서명 후 사본 1부
2.2.4.2 보관된 문서는 완전하고 사실이며 정확해야 하며 지침 및 승인 요청, 인쇄 사본 및 원고, 텍스트 및 첨부 파일을 함께 보관해야 합니다.
2.2.4.3 접수 내용은 요약되고 간결하게 작성되어야 한다. 사건파일의 제목을 꼼꼼히 작성하고, 사건파일의 목차를 정리하여 깔끔하게 묶어야 한다.
2.2.4.4 카본블랙을 사용한다. 케이스 파일을 작성할 때 사용할 수성펜이나 붓은 금지됩니다. 필기체는 명확하고 정확해야 합니다. (상금, 트로피, 배너, 메달, 증명서, 명판, 선물 등)은 원본과 함께 보관하고 손상되지 않게 보관해야 합니다.
2.2.4.6 오디오 및 비디오 파일의 녹음에는 원인, 시간, 장소, 주요 인물, 배경 및 보관된 오디오 및 비디오 데이터는 원본, 원본, 명확하고 완전해야 합니다.
2.2.5 기록관리부서는 각 부서의 기록관리에 대한 일상점검 및 감독을 실시하여야 한다.
2.3 기록 보관소 및 정보의 일상 관리
2.3.1 회사의 기록 보관소 관리 담당자는 국가 기록 보관소 관리 규정에 따라 기록 보관소를 구축, 라벨링 및 보관해야 합니다.
2.3.2 부서기록부에 세부정보를 등록해야 하며, "부서기록물(문서/계약) 관리기록목록"을 편성하여 검색 및 활용이 용이하도록 하여야 한다.
2.3.3 문서와 계약서는 과학적으로 정리되어야 하며, 번호순으로 파일 상자에 보관하고 라벨을 붙인 다음 서류 캐비닛에 깔끔하게 정리해야 합니다.
2.3.4 행정 인사부 또는 프로젝트 사무실은 다음을 제외한 다양한 유형의 기록 보관 자료의 형성 및 보관, 분류, 식별 및 저장, 차용, 기밀 유지, 통계, 파기 및 기타 관리를 담당합니다. 재정적인.
2.3.5 재무 부서는 재무 파일을 보관하고 보관할 책임이 있습니다.
2.3.6 기타 부서는 관련 기록물 및 자료의 임시 보관을 담당하며 적시에 행정 인사 부서 또는 프로젝트 회사 사무실로 이관합니다.
2.4 파일의 이용 및 비밀유지
2.4.1 원본파일은 자료실에서만 대출이 가능하며, 반출은 원칙적으로 파일용으로만 대출이 가능합니다. 파일이용신청부서 "기록물 대여 승인서"를 작성하여야 합니다. 권한에 따라 승인절차를 완료한 후, 기록관리부서의 기록관리담당자가 "기록물 대여등록서"를 작성합니다.
2.4.2 빌린 파일을 반납할 때, 분실 또는 훼손된 것이 발견된 경우에는 즉시 직속 상사에게 보고해야 합니다.
2.4.3 대출한 파일을 모두 사용한 후, 대출 시간이 초과되면 절차를 다시 완료해야 합니다.
2.4.4 차용자는 파일을 잘 관리해야 하며 파일을 변경, 훼손, 개요, 자르기, 추출, 분해, 교체, 발췌, 재생산, 복사, 사진 촬영 또는 대여 또는 손상시키는 것이 허용되지 않습니다. 허가 없이.
2.4.5 타 부서의 파일을 빌릴 경우에는 해당 부서의 소개서를 제출하고 파일 기밀 수준에 따라 관련 리더의 승인을 받아야 파일을 빌릴 수 있지만, 파일을 빌릴 수는 없습니다. 자료실에서 파일을 꺼내세요.
2.4.6 외부 단위에서 파일을 추출하는 경우(레벨 1~2 파일의 복사 또는 발췌가 허용되지 않음) 관련 리더의 승인을 받아야 하며 추출된 자료를 검토하고 서명해야 합니다.
2.4.7 외부 단위에서 파일을 추출하는 경우(레벨 1~2 파일의 복사 또는 발췌가 허용되지 않음) 관련 리더의 승인을 받아야 하며 추출된 자료를 검토하고 서명해야 합니다.
2.4.8 기록 보관소 관리자와 대여 담당자는 기록 보관물의 기밀을 유지할 책임이 있습니다.
2.4.9 비밀유지기간이 경과한 파일에 대해서는 행정인사부서장 또는 사업실장의 동의를 받아 기밀해제가 되며, 기밀해제된 파일은 대상이 됩니다. 일반 파일 관리에.
2.4.10 직원이 퇴사할 경우에는 이미 작성된 파일자료나 빌린 파일을 인계받아야 하며, 행정인사관리자나 프로젝트의 검토 및 서명을 받은 후에만 퇴사할 수 있다. 사무실.
2.5 파일 파기
2.5.1 사업시행자 사무실은 사업시행자가 해산된 후 저장된 기록 및 파일을 체계적으로 정리하고 이를 회사의 행정 및 인사팀에 이관한다. 아카이빙 부서.
2.5.2 행정인사부는 이용가치가 상실된 파일의 파기 신청을 한다. 파기 시 행정인사부는 파기신청서를 작성하고 '보관문서 파기승인목록'을 작성해야 한다. ", 부서장이 검토하고, 행정인사부장이 승인하며, 1차 파일은 총괄책임자에게 제출하여 승인을 받아야 합니다. 파기 승인을 받은 문서는 반년간 보관하고, 보존가치가 없다고 판단되는 경우에만 파기해야 합니다.
2.5.3 파기 업무를 수행할 때에는 행정인사부서, 법무이사 및 관련 부서 대표로 구성된 파기 감독관의 감독을 받아야 한다. 파기 목록에 서명해야 하는 세 사람. 마지막으로 나중에 참조할 수 있도록 폐기 카탈로그와 승인 절차 문서를 보관합니다.