엔터프라이즈 파일 관리 방법
우선, 리더십의 중시가 근본이다.
현재, 우리나라 기업 기록 기관의 발전 수준은 보편적으로 낮으며, 이는 지도자가 기록 작업에 대한 중시가 부족하다는 것과 큰 관계가 있다. 서류는 일종의 역사 문화 유산과 무형 자산으로, 직접적으로 경제적, 사회적 효과를 창출할 수 없다. 따라서 지도자는 종종 기업 기록 보관소 건설을 소홀히 하며, 서류를 잘 보관하고 잃어버리지 않으면 사용할 수 있다고 생각하지만, 이런 생각은 편파적이다.
첫째, 기업 지도자는 기록실 파일의 가치에 대해 명확한 인식을 가져야 하며, 이러한 파일이 기업 업무에서 수행하는 역할 (예: 업무 중인 참조, 참조, 증명서 등 많은 문서 및 기업 발전에 미치는 실질적인 영향) 을 알아야 합니다.
둘째, 기업 지도자는 기록 보관소에 대한 투자를 늘리고 기록 보관소의 창고 건설, 설비 개선, 인재 도입 등에 정책 경사와 자금 보장을 해야 한다. 셋째, 기업 지도자는 파일의 서비스 기능을 충분히 이해해야 한다. 서류의 합리적인 이용과 서류의 안전 기밀을 유기적으로 결합하여 문서 건설을 선순환으로 나아가게 하다.
둘째, 하드웨어 시설이 기본이다.
기업 파일은 하드웨어 시설에 대한 투자가 상대적으로 적고, 심지어 서류와 도서관도 분리 기준에 미치지 못하고, 일부 서류는 표준화되지 않고, 필요한 설비가 부족하며, 문서 정보화 건설은 말할 수 없다. 완벽한 하드웨어 시설 관리는 엔터프라이즈 아카이브 서비스 기능을 향상시키는 기초이며, 파일이 생산에 일선 서비스를 제공하는 보장이라는 것을 알 수 있다. 하드웨어 조치의 구성 규모, 액세서리 수, 컴퓨터 세트 설정 등의 기본 내용을 규범화해야 파일 서비스를 원활하게 실현할 수 있다. 가장 기본적인 하드웨어 시설을 보장해야만 기업 기록 보관소가 양호한 생존 환경을 가질 수 있고, 더 나은 일을 통해 기업 사용자에게 서비스를 제공할 수 있다.
셋째, 완벽한 관리가 근원입니다.
새로운 상황에서 기업 아카이브 작업은 개척과 진취적인 행보를 이어가고, 기업 발전의 행보를 따라가며, 중점을 강조하고, 업종 업무가 어디로 발전하는지, 아카이브 작업이 어디로 확장되는지, 서비스가 어디로 가는지, 실제 서비스가 생산 일선에 이르도록 해야 한다. 파일 구축은 주로 기업의 기존 파일에 대한 수집을 확대하고, 수집 범위를 확대하고, 수집 채널을 넓히며, 파일 수집, 정리 및 보관에 최선을 다하는 두 가지 측면에 나타난다.
이 작업은 파일 작업의 중요한 구성 요소이며 서비스 기업의 전제이자 기초이다. 업무에서는 요점을 파악하고 기업 업무와 밀접한 관련이 있는 전공과 학술 자료를 수집하고 보존하는 법을 배워야 한다. 두 번째는 기존 파일 성과의 전환을 늘리는 것이다. 기록에는 많은 귀중한 정보가 있다. 기록실의 아카이브 자원을 통합하고 죽은 정보를 살아있는 성과로 바꾸는 방법, 사용자에게 만족스러운 정보 서비스를 제공하는 것도 건설을 개선하는 관건이다.
넷째, 개발과 활용이 관건이다.
수집한 재료는 왕왕 산만하여 서류의 개발 활용에 불리하다. 서류작업은 호연해 같은 정보에서 보존가치가 있는 정보를 선별하고, 일정한 원칙과 방법에 따라 과학적 분류와 시스템의 조합을 정리하여 서류의 역사적 연계와 규율을 유지하고, 질서 정연하게 만들어 가치 있는 정보로 만들고, 감정한 후 과학적 방식으로 잘 보관해 아카이브 정보의 개발과 활용을 위한 확실한 보장을 제공해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 과학명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 과학명언) 아카이브 정보 자원은 이용을 통해서만 자신의 가치를 실현할 수 있다. 정보 자원을 활용하는 동시에 파일 자원의 무결성과 보안을 유지하여 손실을 방지해야 합니다.
따라서 파일원 직책 책임제, 서류대출제도, 보관제도 활용, 서류파기제도, 서류기밀제도 등 건전한 파일관리제도를 구축해 파일 관리를 강화해야 한다. 동시에 과학적 검색 시스템을 구축하면 파일 검색 속도와 정확성을 높이고 빠르고 정확한 서비스를 기업에 제공할 수 있습니다. 파일 개발 및 활용에 필요한 조건을 제공하기 위해 완벽하고 적용 가능하며 일치하는 검색 도구 세트를 개발하기 위해 노력해야 합니다.
다섯째, 첨단 기술은 지원입니다.
엔터프라이즈 아카이브 기관 관리는 수작업을 많이 사용하며 쿼리 효율성 저하, 쿼리 빈도, 노동 강도, 종이 파일 스토리지 점유 공간, 관리 어려움 등의 문제가 있습니다. 오늘날, 과학기술이 발전함에 따라, 컴퓨터의 보급은 이미 각 기관에 스며들었다. 이 발명된 파일 액세스 관리 시스템에 따라 컴퓨터에서 액세스 프로세스의 한 부분을 구현하고 해당 프로세스에 따라 최종적으로 액세스의 목적을 달성합니다. 컴퓨터를 사용하여 관리하면 번거로운 수동 검색을 방지하고, 파일 검색자의 권한에 따라 해당 파일을 제공하고, 유출을 방지할 수 있습니다. 이렇게 하면 내부 조회도 편리할 뿐만 아니라 업무 효율도 향상됩니다.
여섯째, 서비스는 취지의 이념이다.
아키비스트의 서비스 의식이 약해 아카이브 정보의 종합 활용에 심각한 영향을 미치고 사회, 경제, 문화적 가치, 인적 자원 가치 개발의 완전한 실현을 가로막는다. 오랫동안 기업 서류는 기밀을 중시하고 이용을 소홀히 하는 현상이 심각하여 비밀과 이용의 관계가 잘 처리되지 않아 기록실이 순수한 기실이 되었다.
이것은 아카이브 정보의 활용에 큰 영향을 미쳤다. 아키비스트로서 일을 잘하려면 먼저 아카이브 보관 상황을 사람들에게 알려야 한다. 이것이 아카이브 정보 자원을 개발하기 위한 첫 번째 전제조건이다. 아키비스트는 자신의 파일에 대해 비교적 잘 알고 있기 때문에, 자연히 파일을 이용하여 업무 중의 문제를 해결하려고 한다.
둘째, 사전 예방 서비스, 즉 직원들이 저장된 파일에 익숙하고 파일 활용의 법칙을 파악하여 다양한 사용자의 활용 추세를 예측하고 사전 예방적으로 파일 서비스를 제공하는 서비스입니다. 마지막으로, 고급 서비스 인식, 다중 채널, 다중 형식 개발 아카이브 정보, 폐쇄된 서비스를 오픈 서비스로 바꾸고, 파일 편집과 제도 제공을 결합하고, 파일 작업 성과와 기업 정보화 건설을 결합하여 사용자가 원하는 것을 제공하기 위해 노력해야 합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 성공명언) 현대 정보 기술의 발전과 기존 플랫폼에 의존하여 사용자의 아카이브 정보 요구를 극대화합니다.
일곱째, 인력의 질은 보증이다.
어떤 사람들은 파일작업이 실천성이 강한 작업이라고 생각하는데, 단지 실제 업무에서 그 원리와 방법을 탐구하고 파악하기만 하면 된다. 파일 작업에 대한 관리 지식을 체계적으로 배우고 운용하는 데 각별한 주의를 기울이는 사람은 거의 없다. 실제로 파일작업은 실천적이지만 전문성이 더 강하여 파일러에게 전문적인 직무를 수행할 수 있는 능력, 학력, 자격을 포함한 전문적인 자질을 갖추어야 한다.
정보기술이 발달하면서 파일네트워크화 건설 과정에서 파일럿은 정보베이스 건설가이자 관리자일 뿐만 아니라 파일정보자원과 사용자 간의 교량과 연결고리이기도 하다. 이 목표를 달성 하기 위해, 우리는 가능한 한 빨리 아카이브 관리 사업에 능숙 하 고 컴퓨터 관리 하드웨어 및 소프트웨어, 네트워크, 보안 및 기타 기술에 익숙한 복잡 한 재능의 그룹을 육성 해야 합니다, 그래서 그들은 아카이브 정보 구축의 전 과정에 참여 하 고, 이해 하 고 운영 과정에서 발생할 수 있는 다양 한 기술적 문제를 파악, 정보 프로세스를 위한 우수한 품질의 인재를 보유 합니다.