비서 글쓰기는 인간의 다양한 글쓰기 행위의 형태와 분야이자 응용 글쓰기의 특수한 형태이다. 비서 글쓰기는 예술적 글쓰기, 비즈니스 글쓰기, 일반 실용 글쓰기와 여러 면에서 크게 다릅니다.
(1) 비서 글쓰기는 일종의 직무행위이다
비서 글쓰기는 상사의 의도나 업무상 필요에 따른 일종의 직무행위이다. 비서의 직무. 따라서 비서는 각종 공문을 작성할 때 자신의 이익이나 취미, 개인적인 의견을 자유롭게 표현하기보다는 리더의 의사결정 의도와 실제 요구사항을 정확하게 반영하고 사물의 객관적인 법칙을 반영해야 한다. 이러한 관점에서 볼 때 비서의 글쓰기는 비서의 개인적인 요소가 개입되지 않도록 부서, 리더 또는 상사를 대신하여 서면으로 표현하는 일종의 "지지"행위입니다.
일종의 직업적 행위로서 비서적 글쓰기의 분명한 표현은 집필 결과(기사)의 서명이 일반적으로 비서의 이름을 직접적으로 명시할 수 없고 대신 부서의 이름을 다음과 같이 사용한다는 점이다. 필요에 따라 발급 기관.
(2) 비서 글쓰기는 특정 프로세스를 따라야 합니다.
비서 글쓰기는 비서 업무의 규칙과 절차를 따라야 하는 직무 행위입니다. 비서의 문서 처리에는 문서 수신과 문서 발급이라는 두 가지 주요 측면이 포함됩니다. 그 중 비서 글쓰기는 주로 서류발급 및 처리업무를 담당하고 있습니다. 문서발급 업무절차는 크게 초안 작성, 검토, 발급, 검토, 인쇄, 봉인, 등록, 배포 등으로 구성됩니다.
초안 작성이라고도 불리는 초안은 비서가 리더의 의사를 수용한 후 리더의 의사에 따라 엄격하게 공문서 초안을 작성하는 과정입니다. 초안 작성은 문서 처리에서 중요한 단계입니다. 초안 작성의 품질은 비서 직원의 기본 기술을 반영하며 문서의 품질과 관련이 있습니다.
우선 리더십 의도를 파악하는 것이 필요하다. 집필 업무를 수락할 때 비서는 리더와 충분히 소통해야 한다. 이 단계를 '인계'라고도 하는데, 이는 리더나 비서실장이 기안자에게 집필 업무를 설명하는 과정이다. 이 단계에서 비서는 리더의 의도를 정확하고 종합적으로 이해해야 한다.
둘째, 조직 자료를 수집하세요. 주로 국가 법률 및 규정, 부서별 규칙 및 규정, 관련 과거 관행, 대중의 의견 및 태도, 다른 단위의 경험 및 교훈, 실제 상황 정보 등을 포함하여 지도력 의도와 실제 요구에 따라 관련 자료를 수집합니다. 수집이 완료된 후에는 수집된 자료에 대해 필요한 분석, 선별 및 정리를 수행하여 공식 문서 작성을 위한 기반을 마련해야 합니다.
셋째, 공식문서를 구상한다. 비서는 글의 방향, 글의 의도 등을 고려하여 글의 종류와 구조, 내용을 결정한다.
넷째, 기사를 쓰세요. 간사는 예비 아이디어를 다듬고 처리한 후 작성 요구 사항에 따라 원고 용지에 초안을 작성합니다.
초안 작업이 완료된 후 간사는 원고를 지도교수에게 제출하여 검토를 받고 리더의 검토 의견을 바탕으로 수정해야 합니다. 문서 발행 업무의 다른 측면에서도 비서는 오류가 발생하지 않도록 적시에 감독하고 검토해야 합니다.
(3) 비서 작성 스타일은 주로 공식 문서로 표준화 및 적시성에 대한 요구 사항이 더 높습니다.
비서 작성은 직무 행위이므로 다음을 따라야 합니다. 직위의 요구 사항. 기관 단위에서는 다양한 직위가 특정 기능을 수행하며, 처리되는 업무는 주로 공적인 업무이다. 따라서 비서 작성은 직무와 부서 기능을 중심으로 이루어지며, 주요 문체는 공문서를 사용해야 합니다. 공식 문서의 두 가지 특징은 규범성과 적시성입니다.
소위 규범, 즉 강제적 힘을 지닌 보편적 기준은 장기간의 글쓰기 실천에서 형성된 상식이자 규칙으로, 개인의 주관적 자의를 효과적으로 교정하고 제한하는 규범이다. 필연적으로 비서 업무를 제한합니다. 비서의 글쓰기는 문체 규범, 용어 규범, 구조 규범, 형식 규범 등 관련 규범을 준수하여 글쓰기 결과가 전문성과 진지성을 반영할 수 있도록 해야 합니다.
소위 공소시효에는 세 가지 의미가 있습니다. 첫째, 특정 기간 내에 문제가 발생하고 진행됩니다. 둘째, 업무에 대한 문서 작성 및 처리도 특정 기간 내에 완료되어야 합니다. , 문서의 유효성 유효 기간은 비교적 명확합니다. 비서 작성의 적시성을 위해서는 특정 업무의 필요에 따라 적시에 문서를 준비하고 처리해야 하며 문서의 실행 기간과 유효 기간이 명확하게 명시되어야 합니다.
(4) 글을 쓰는 비서의 사고는 합리적 사고와 추상적 사고입니다.
사고는 객관적 사물의 본질과 사물 사이의 내부 연결의 규칙성에 대한 인간 두뇌의 요약이자 반영입니다. 것들. 비서는 글쓰기 과정에서 처음부터 끝까지 적극적인 사고를 동반합니다. 더 중요한 것은 사고의 특성과 상태가 글쓰기 결과를 직접적으로 결정한다는 것입니다.
글을 쓰는 비서의 생각은 이성적 사고다. 합리적 사고는 인간 사고의 진보된 형태이자 객관적인 사물의 본질과 법칙을 파악하는 능동적인 활동이다. 합리적 사고는 사물이나 문제를 관찰하고, 비교하고, 분석하고, 종합하고, 추상화하고 일반화할 수 있습니다. 간단히 말해서, 합리적 사고는 증거와 논리적 추론에 기초한 사고 방식입니다. 비서의 집필 과정에서는 먼저 자신이 직면한 특정 업무에 대한 심층 분석, 종합, 요약을 수행하고 본질과 규칙을 찾아 작성하는 문서에 이러한 본질과 규칙을 반영해야 합니다. 이렇게 작성된 문서는 사람들에게 이성을 설득할 수 있을 뿐만 아니라 업무 방식을 객관적인 법칙에 부합하게 만들어 업무 촉진에 도움이 됩니다.
비서의 글쓰기 사고도 추상적인 사고다. 추상적 사고는 추상적 개념에 의존하여 사물의 본질을 반영함으로써 사람들이 직접적인 인식 이상의 지식을 얻을 수 있도록 해줍니다. 비서의 글쓰기 과정에서는 실제 상황에 따라 수많은 추상적인 개념을 사용해야 합니다. 이러한 개념 중 일부는 다양한 분야에서 일반적으로 사용되는 개념이고 일부는 특정 분야의 전문 용어입니다. 추상적인 개념을 활용하면 정보 표현이 더욱 엄격해질 수 있으며, 동시에 문서 작성에 차별화된 전문적 색상을 부여하고 문서의 표준화를 강화할 수 있습니다.
(5) 비서 글쓰기에는 높은 수준의 산업 지식과 전문 지식이 필요합니다.
비서 직위는 다른 산업 및 사회 제도에 의존하며 해당 기관이 자체 기능을 실현하도록 설정됩니다. 따라서 비서 작성은 조직의 일상적인 관리 및 기능에 대한 요구를 중심으로 수행되어야 하며, 이는 필연적으로 해당 업계 지식과 전문 지식을 요구합니다. 각계각층의 비서 직원은 해당 산업의 전반적인 배경, 특히 현재 개발 상태, 정책 환경, 관리 메커니즘 및 해당 부서와 밀접하게 관련된 업계의 기타 지식을 이해해야 합니다. 글쓰기 과정의 요구 사항을 이해합니다. 내가 처리하는 업무에 대해 더 깊이 이해하게 되었고, 내가 작성하는 문서가 더욱 현실적으로 바뀌었습니다. 비서는 경영을 보조하는 비서직에 종사하지만 비즈니스 업무와 관련된 전문 지식도 이해해야 합니다. 그래야만 비서가 자신의 부서 업무에 대해 더 깊이 이해할 수 있고 작성하는 문서가 더욱 전문적이 될 수 있습니다. (대련 공과대학 출판부 Wei Zhiguo 편집, 2012년 5월판 "비서 집필" 참조)