프런트는 회사의 얼굴이므로 프런트 직원은 회사 프런트의 리셉션 예절을 숙지하고 좋은 회사 이미지를 만들어야 합니다. 프론트데스크의 업무내용과 담당업무는 다음과 같습니다.
프론트 데스크 업무 내용 및 책임
1. 사무실 리더의 요구 사항에 따라 관련 보고서 및 원고의 초안 작성 및 수정을 완료합니다. 입력, 복사, 팩스 전송 및 기타 작업을 완료하고 적시에 리더에게 보내거나 필요에 따라 고객에게 보냅니다.
2. 매일 전화 수신을 잘하십시오. 행정 사무실 회의의 서면 기록을 작성하고 정리합니다.
3. 각종 문서의 수집, 분류, 정리, 제본, 보관 및 기타 보관 작업을 완료합니다.
4. 필요에 따라 일일 사무용품을 구입하고 적시에 계산하십시오. 부서의 재산계정(소가치소모품, 고정자산)을 관리합니다. 사무기기의 관리 및 유지보수를 수행합니다.
5. 연간 신문, 잡지 구독을 잘하고, 일간 신문, 잡지를 주고받고 이메일을 교환한다.
6. 매월 사무실 출석 점검을 수행합니다. 물건을 잘 관리하세요. 프론트 업무 시 주의사항
1. 친절하게 서비스를 제공한다. 손님을 방문하는 것은 회사에 매우 중요하며 리셉션은 친절하고 열정적이며 기꺼이 서비스를 제공해야 합니다.
타자를 치는 중이라면 즉시 멈춰야 하며, 통화 중이라도 방문자에게 미소를 지으며 고개를 끄덕여야 하지만, 방문자에게 인사하기 위해 바로 일어나거나 인사할 필요는 없습니다. 방문객과 악수를 해야 합니다. 손님을 맞이할 때는 고개를 끄덕이고 웃어야 합니다. 우리는 오래된 고객을 맞이할 때 더욱 친절해야 합니다.
손님이 떠날 때 엄숙하게 작별 인사를 하세요. 아무리 바빠도 마지막에는 상대방의 이름을 부르는 것을 잊지 마세요. 상대방의 이름을 불러주면 좋은 인상을 줄 수 있으니, 방문객의 얼굴 모양과 이름을 기억해 두는 것이 중요합니다.
2. '초대받지 않은 손님'을 맞이하는 것은 교육의 시금석입니다. 손님이 약속 없이 찾아왔을 때, 찾는 사람이 있는지 없는지 직접 대답하지 마세요. 대신 상대방에게 "그 사람이 여기 있는지 알아보겠습니다."라고 말하면서 동시에 상대방에게 "그 사람이 왜 여기 있는지 알아보고 싶으세요?"라고 정중하게 물어보세요. 이름을 밝히지 않는 경우, 명확하게 물어보고 손님의 대답을 토대로 충분히 판단해야 합니다. 그 사람이 동료들과 만나는 것이 허용될 수 있습니까? 낯선 사람이 오면 꼭 이름과 회사명, 부서명을 물어보세요. 일반적으로 다음과 같이 질문할 수 있습니다. 귀하의 성은 무엇입니까? 어느 회사 출신이세요?
상사의 동의 없이 방문객을 소개하지 마세요. 미리 예약을 하고 오더라도 상관에게 먼저 알리고(전화 또는 직접 보고) 지시를 기다려야 한다. 약속이 없으면 상사가 반드시 만날 것이라고 생각하더라도 허락 없이 손님을 소개할 수 없습니다.
3. 상대방의 명함을 엄숙하게 가져가세요. 명함을 받을 때는 양손을 사용하여 존경심을 표현해야 합니다. 받은 후에는 무시하거나 함부로 치우거나 손에 쥐고 가지고 놀아서는 안 됩니다. 명함을 받을 때 명함에 상대방의 이름, 회사명 등이 기재되어 있는지 확인하십시오. 발음하기 어려운 성이 보이면 함부로 읽지 말고 상대방에게 물어보세요.