회사에서 대규모 회의를 준비하고 있는데 회의 리셉션 직원으로서 회의 과정을 잘 알고 계시나요? 다음은 제가 정리한 대규모 회의 리셉션 프로세스입니다. . 도움이 되길 바랍니다.
대규모 컨퍼런스 리셉션 프로세스
1. 컨퍼런스 보고 전 작업
1. 컨퍼런스 주최자와 등록 날짜, 컨퍼런스 이름, 컨퍼런스 워터 라벨을 확인하고 표지판, 대략적인 회의 참석 인원, 회의실 사용 날짜 및 회의실 배치, 회의팀 교사(또는 직원)의 도착 날짜(항공편 또는 기차 번호 확인), 회의 회의팀의 요구 사항 (회의 주최자 내용, 회의 참석) 강사 배치 및 처우, 승하차 문제, 호텔 숙박 준비, 강의 시간, 회의 준비 세부 사항, 회의 후 점검을 위한 구체적인 일정) ; 동시에 귀하가 알고 있는 호텔 상황을 컨퍼런스 교사들에게 제공하여 참고할 수 있도록 하십시오. 호텔을 추천할 때 귀하가 선택한 호텔의 가격이 컨퍼런스 요구 사항을 충족하는 범위 내에 있는지 확인해야 합니다.
2. 위 상황이 구현된 후, 최대한 빨리 선택하신 호텔을 예약하시고(객실, 식사비, 일일 계산 회의실 가격, 호텔 위치), 차량과 연락처를 확인해주세요 컨퍼런스 등록일에 역을 픽업하는 데 사용됩니다. (역에서 픽업할 차량은 등록한 인원에 따라 준비되어야 합니다. 자동차, 투어 가이드, 기차표, 항공권, 지역 픽업 업체) 컨퍼런스 후 점검 일정을 확정해야 합니다(대략적인 사전 예약만 필요).
▲회의 장소 요건: 약 2~300명 수용 가능한 멀티미디어 강의실 9개
3. 호텔 예약 완료 후 호텔의 전반적인 상황을 서면으로 팩스로 보내주세요. 특히 주최자는 호텔의 구체적이고 정확한 지리적 위치와 공항이나 기차역에서 호텔까지의 버스(버스) 방법을 컨퍼런스 주최자에게 알리는 동시에 등록한 인원 수를 재확인할 수 있습니다. 상대방과의 회의 및 일정에 변경이나 수정이 있습니까?
4. 세 번째 항목 (3)을 작성하신 후, 차량 단위나 개인, 투어 가이드, 기관차 티켓, 현지 픽업 대행업체에 비교적 정확한 답변을 드릴 수 있도록 하여 상대방이 해당 준비 및 픽업을 준비할 수 있습니다.
5. 회의 관련 도구 준비(호텔이나 팀 차량에서 회의에 사용되는 다양한 표지판, 로그인 및 등록 양식, 문구 용품, 노트, 펜, 문서 가방을 포함한 학습 자료 가방) 및 귀국 교통편 예약 사용된 양식 및 열차 시간표, 해당 귀국 교통편 가격표, 컨퍼런스 후 점검을 위한 기념품 선물 및 좌석 서명)도 컨퍼런스 호텔에 컨퍼런스 이름과 학생들의 숙박 준비 방법을 알려줍니다. 일찍 도착한 사람.
6. 회의 직원이 하루 전에 도착해야 함을 호텔에 알리거나 참석자의 상황에 따라 동시에 회의 팀을 위한 객실을 준비하고 픽업 차량에 알립니다. 운전기사의 연락처, 차량 종류, 픽업 담당자, 컨퍼런스가 위치한 호텔, 컨퍼런스 팀의 객실 번호를 동시에 확인하고 컨퍼런스 주최자에게 연락하여 컨퍼런스 직원에게 체크인했음을 알립니다. 호텔. 호텔 체크인 후 미팅명, 등록 장소, 교통수단, 호텔 연락처, 컨퍼런스 팀이 위치한 방을 사무실 직원에게 알려주셔야 합니다
2. 미팅 전 준비사항 등록
1. 호텔에 머무는 직원은 회의 등록과 동시에 사용할 수 있도록 관리 그룹을 위한 공간을 준비해야 하며, 호텔 관련 부서와 협의해야 합니다. 회의 세부 정보(예: 회의 표지판, 물 표지판, 회의실, 레스토랑) 쉽게 볼 수 있는 곳에 관리 팀 로고를 게시합니다.
2. 이번 회의에 사용된 장소의 위치에 대해 자세히 알아보세요. 예: 식당, 회의실, 회의팀 교사 및 강의 교사가 사용하는 방.
3. 관련 회의를 위한 장비 준비. 예: 장소 레이아웃, 멀티미디어 프로젝터.
3. 회의 중 업무
1. 회의 등록 기간 중 가장 중요한 것은 충전입니다. 청구 과정에서 등록은 상세하고 정확하며 서면으로 작성되어야 합니다.
비용 청구 과정에서는 다음 절차를 엄격히 준수해야 합니다.
(1) 학생의 상황을 판단합니다.
(2) 다음에 따라 지불할 수수료를 계산합니다. 상황
(3) 영수증을 찢지 말고 채워넣으세요
(4) 대금을 모아주세요
(5) 영수증을 떼어내주세요! 학생에게
( 6) 등록 양식을 작성합니다.
2. 요금이 청구되고 영수증이 발급된 후 학생의 일정이 변경된 경우 원본 영수증을 기준으로 주석을 달거나 변경해야 합니다. 콘텐츠에는 투숙객이 서명하고 날짜를 기재해야 합니다.
4. 회의 중 주의해야 할 사항
1. 회의팀은 항상 깔끔하고 깨끗하며 조용한 환경을 유지해야 합니다.
2. 협의회 업무팀에서 사용하는 서면 문서는 그대로 보관해야 합니다.
3. 컨퍼런스 비용 지출이나 상호 거래는 서면으로 반영되어야 하며, 바우처는 서로에게 발행되어야 합니다.
4. 모든 사람의 회의 자금은 잘 관리되고 매일 계산되며 안전하게 보관되어야 합니다.
대규모 회의 예약 준비 과정
1. 회의 예약
1. 회사에 별도의 대규모 회의실이 없는 경우, 먼저 다양한 호텔에서 예약하세요. 가급적이면 회사와 가장 가깝고 식사와 숙박이 편리한 업무 지구를 찾아 예약하세요.
2. 회의 예약 내용 결정
1) 회의 시간, 회의 장소, 회사명, 회의 팀 담당자, 회의 참석 인원, 장소 대여, 무료 품목, 청구 품목, 결과 회계 방법 및 기타 요구 사항.
2) 장소 배치 : 책상형, 극장형, U자형, T자형, 등받이형, 칵테일형, 입형 등
3) 회의 용품 기본 구성: 대형 포스트잇, 연필, 마이크, 이동식 화이트보드 세트, 프로젝터, 커튼, 회의 테이블, 행사장 표지판. (별도의 지시가 없으면 KTV 시스템은 허용되지 않습니다.)
4) 컨퍼런스 비용 항목 : 커피 브레이크(홍차, 커피, 녹차, 생수), 배너 제작.
3. 회의 예약 절차를 완료한 후, 원칙적으로 모든 참석자에게 이틀 전에 회의 공지를 보내고 회사 상사에게 사본을 보내는 것이 일반적입니다.
2. 장소 배치
1. 회의를 주최하는 호텔은 일반적으로 회의 공지의 요구 사항에 따라 장소 배치를 준비할 책임이 있으며 회의 준비 팀이 호텔을 지원합니다. 레이아웃에서.
2. 회의 중 차 서비스는 호텔에서 책임지며, 회의 팀은 필요에 따라 차 종류를 선택할 수 있습니다.
3. 배치 기준 충족: 회의용 테이블과 의자는 가로와 세로로 정렬하고, 포스트잇은 가로와 세로로 정렬하며, 연필은 메모지 중앙에 왼쪽으로 45도 각도로 배치합니다. 메모를 작성하고 가로로 정렬합니다.
4. 배너는 사진 촬영 시 전체적인 효과를 높이기 위해 행사장 전면이나 후면 상단 가장자리에 배치하는 것이 가장 좋습니다. 꽃꽂이는 연단 중앙에 놓을 수 있으며, 가급적 중요한 지도자들 앞에 놓을 수 있습니다.
3. 회의 전 점검
1. 회의 전 점검은 일반적으로 주최 호텔을 중심으로 회의업무팀으로 구성된 점검팀이 실시합니다
2. 충족 전 검사 요구 사항: 테이블과 의자가 기준에 맞는지, 종이, 펜, 물의 배치가 기준에 맞는지, 전체적으로 쓰레기나 얼룩이 없고 조리대가 깨끗하고 정돈되어 있는지 .
3. 회의 장비 검사 요구 사항: 회의 공간의 모든 조명을 30분 전에 정상 작동 상태로 유지하고 에어컨 온도가 여름에는 25도, 겨울에는 28도인지 확인하세요. 회의실 오디오, 마이크, 프로젝션 및 기타 장비가 정상적으로 작동하는지 확인합니다.
4. 회의 공지 내용을 검토하시면 회의 업무팀이 적시에 호텔에 후속 조치를 취할 것입니다.
4. 회의장 청소
1. 회의장 청소는 일반적으로 주최 호텔이 담당하지만, 회의팀으로서 회의장 청소에 필요한 물품과 도구를 확인해야 합니다. 남겨지지 않도록 가져오고 정리하십시오.
2. 호텔 컴퓨터를 사용하실 경우에는 U디스크나 멀티미디어 기기에 들어있는 데이터를 최대한 안전하게 보관하시기 바랍니다.
5. 정산
1. 일반적으로 회의 사무팀에는 회의 준비 조직의 재정 비용과 수입을 담당하는 재무 담당자가 있습니다.
2. 정산 시 회사의 요구 사항에 따라 송장(일반 VAT 송장 및 특별 송장)을 발행하는 것을 잊지 마십시오.
3. 결산 후 회사로 돌아와 성공적인 회의 소집 보고서를 정리하고 상사에게 보고할 준비를 합니다.