사무 자동화 소개 정보
사무 자동화 소개
1, 정의
고대 사무활동에서는 펜, 잉크 사용에 익숙해졌다 필기록을 손으로 베껴 쓰는 반면, 사무공문 서신의 전달은 주로 말을 교통수단으로 이용한다. 근대에 이르러 기계 타자기, 전화, 전보 등 일부 선진적인 사무 설비가 적용되었지만, 여전히 사회 발전의 수요에 적응할 수 없다. 오늘날 현대 통신 기술과 수단의 광범위하게 응용되어 컴퓨터, 프린터, 복사기, 스캐너, 팩스 기계 등 선진적인 설비를 일상적인 사무활동의 중요한 도구로 만들어 사무 자동화 과정을 가속화한다. 일찍이 1940 년대에 미국의 일부 기업들은 사무업무를 처리하기 위해 기계를 사용하기 시작했는데, 당시에는 이런 수단을 사무실 자동화라고 불렀다. 경제와 기술, 특히 정보기술이 급속히 발전하면서 사무 자동화는 이미 좁은 사무실 범위를 넘어 관리 분야에 빠르게 침투했다. 이를 OA (Office Automation) 라고 합니다.
사무 자동화는 첨단 과학기술을 이용하여 사람들의 일부 사무 업무 활동을 사람 이외의 각종 현대 사무 설비로 구체화하고, 이러한 설비와 사무원들로 구성되어 어떤 목적을 위한 인간-기계 정보 처리 시스템을 구성한다.
정의에서는
① 첨단 과학기술과 현대사무용품을 이용한다는 세 가지 점을 강조한다.
② 사무원과 사무용품으로 구성된 인간-기계 정보 처리 시스템
③ 효율성과 품질 향상은 OA 의 목적이다.
사무 자동화는 주로 사무실 인력의 업무 효율성과 품질을 대상으로 하며, 사람과 사무용 장비의 인간-기계 인터페이스 문제를 해결하는 데 중점을 두고 있으며, 현대식 사무용품을 전제로 하는 하드웨어 및 소프트웨어로 구성된 시스템입니다. 보다 완벽한 사무 자동화 시스템은 인력, 사무용품, 정보 자원 등 세 가지가 밀접하게 연결되어 있는 전체입니다.
일반적으로 사무 자동화는 현대식 장비와 기술을 이용하여 사무원의 업무 활동을 전체적으로 또는 부분적으로 대체하고, 업무 정보와 사무를 효율적으로 처리하는 것이다. 현재 사무 자동화는 컴퓨터 기술, 통신 기술, 과학적 관리 사상, 행동과학의 유기적 결합을 통해 기존의 데이터 처리 기술로 처리하기 어려운 방대한 양의 데이터, 비숫자 정보, 구조가 불분명한 사무에 적용되었습니다. 사무실의 질과 업무 효율을 효과적으로 높이다.
1. 사무실의 업무적 성격
사무실의 기능은 매우 많은데, 결국 두 가지 측면에서 나타난다. 하나는 사무실 정보를 처리하는 것이다. 두 번째는 사무실 정보를 생성하는 것이다. 일반적인 사무실 정보에는 주로 문자, 보고서, 언어, 그래픽 이미지 등이 포함됩니다.
2. 사무 자동화의 주요 내용
사무 자동화는 현대 기술 장비, 과학적 관리 사상과 행동과학을 유기적으로 결합하여 업무 품질과 효율성을 높이기 위해 업무 업무에 적용한다. 초기 사무 자동화는 주로 컴퓨터, 복사기 등 독립 실행형 설비를 사용하여 사무원 대신 대량의 반복 노동을 하는 것이었지만, 현대사무 자동화는 일부 사무활동을 사람이 장비로 전환시키는 인간-기계 시스템을 구성했다. 사무 자동화의 주요 내용은 워드 프로세싱, 보고서 처리, 숫자 및 비숫자 계산, 그래픽 이미지 처리, 언어 처리, 통신, 정보 저장 및 관리, 일정 관리, 보조 의사 결정 등입니다.
2, 특징
사무 자동화는 정보화 사회에서 가장 중요한 상징 중 하나이며 다음과 같은 특징을 가지고 있습니다. 다음과 같은 특징을 가지고 있습니다:
1. 사무 자동화는 현재 국제적으로 급속히 발전하고 있는 다양한 기술을 통합하는 새로운 분야입니다.
사무 자동화의 이론적 기초는 행동과학, 관리과학, 시스템공학, 사회학, 인체공학 등이며, 그 기술 기초는 컴퓨터 기술입니다. 종합적으로 볼 때, 사무 자동화는 행동과학을 주도하고, 시스템 과학은 이론을 바탕으로 컴퓨터 기술과 통신 기술을 종합적으로 활용해 각종 사무업무를 완성한다. 사무 자동화는 단순한 자동화 과학의 한 가지가 아니라 정보화 사회의 시대적 산물이며 종합적인 학과 기술이다.
2. 사무 자동화는 사무 자동화 시스템에 있는 인간-기계 정보 시스템
입니까? 사람? 결정 요인입니다. 정보 처리의 디자이너, 멘토, 성과 이용자입니다. 그리고? 기계? 사무 자동화의 필수 조건이며 정보 처리의 도구와 수단이다. 정보는 사무 자동화에서 가공되는 대상이며, 사무 자동화는 사람, 기계, 정보 간의 관계를 종합하고 충분히 반영합니다. 일반적인 OA 시스템에는 정보 수집, 정보 처리, 정보 전달, 정보 보존의 네 가지 기본 단계가 포함되어야 하며, 핵심 임무는 모든 수준의
3. 사무 자동화로 사무 정보를 통합적으로 처리하는 것입니다.
정보는 일반적으로 다음과 같습니다.
텍스트: 다양한 문서, 편지, 파일, 원고 등을 나타냅니다.? 언어: 전화, 음성 우편, 음성 문서 등이 있습니다.
? 데이터: 데이터 파일, 보고서, 기록 등을 포함합니다.
? 이미지: 화상 회의, 텔레비전 감독 및 기타 동적 이미지가 있습니다.
? 그래프: 샘플 사진, 통계 차트, 팩스 이미지 등의 정적 그래프를 포함합니다.
< P > 사무실 시스템은 서로 다른 기술 기반 사무용품을 네트워크로 연결하여 컴퓨터를 주체로 다양한 형태의 정보를 하나의 시스템으로 결합하여 사무실에서 실제로 이 정보를 종합적으로 처리할 수 있는 기능을 제공합니다.
4. 사무 자동화의 목표는 업무 효율성과 품질 향상을 위한 것이다
사무 자동화는 사람들이 더 높은 가치 정보를 창출하는 보조 수단이며 사무용품을 스마트하고 종합적인 도구로 만드는 것이다.
사무 자동화는 많은 독립 업무 기능을 통합하고 자동화 수준을 높여 업무 효율성 향상, 업무 촉진, 효율성 향상, 정보 사회에 긍정적인 영향을 미칩니다. 주요 특징은 다음과 같습니다:
(1) 사무 자동화는 비서, 행정, 전자, 기계, 물리학 및 컴퓨터, 통신, 자동화 및 기타 기술을 사용하는 포괄적 인 분야입니다.
(2) 사무 자동화는 통합, 기계, 정보 자원을 하나로 통합한 인간-기계 시스템입니다. 여기에는 정보 수집, 처리, 전달 및 보존의 네 가지 기본 단계가 포함되어 있습니다.
(3) 사무 자동화에는 문자, 데이터, 언어, 이미지 등의 정보를 모두 처리하는 기능이 포함됩니다.
(4) 사무 자동화는 업무 정보 및 트랜잭션을 양질의 효율적으로 처리할 수 있습니다.
사무 자동화 시스템은 기능적으로 3 단계 또는 3 개의 하위 시스템으로 나눌 수 있습니다. 이들은 트랜잭션 처리, 정보 관리 및 의사 결정 지원 하위 시스템입니다. 위 그림.
위의 세 계층 중 트랜잭션이 가장 기본적인 계층이고, 정보 관리가 두 번째이며, 의사 결정 지원이 가장 높은 계층입니다. 그것들은 상호 의존적이고 상호 연결되어 있다.
의사 결정 지원은 정보 경영진이 제공하는 정보에 의존하며, 정보 경영진은 트랜잭션 계층에서 정보를 수집, 처리 및 필터링하는 데 의존합니다. 세 계층 간의 연결은 컴퓨터의 데이터와 프로그램의 호출에 의해 이루어질 수 있습니다. 현재 국내 거래급 사무 자동화 시스템이 가장 보편적이며 점진적인 발전과 보완의 단계에 있다.
3, 기능 구성 요소
1. 송수신 관리
송수신 관리는 주로 공문서 작성, 송수신, 승인, 아카이빙, 쿼리 검색 및 인쇄 등의 워크플로우 전체 프로세스 처리를 담당합니다 기존 초안자는 공문 초안을 작성한 후 인터넷을 통해 승인자에게 보내고, 비준에 합격한 후 발급한다. 공문 한 부를 받으면 먼저 수문 등록을 한 다음 공문 의인에게 보냅니다. 의인이 배치, 청탁인을 지정한 후 공문은 자동으로 배치, 청탁인 처로 전송되고, 마지막으로 전담자가 공문을 보관한다. 각종 공문은 적절한 보안 메커니즘을 갖추고 있으며, 적절한 기밀 수준을 갖추고 있으며, 서로 다른 등급의 인원이 가지고 있는 서로 다른 권한을 지정함으로써 온라인 공문 조회를 실현할 수 있다. 발문 관리는 원고 작성, 심사, 발행, 마지막까지 내부 문서를 실현하는 데 사용됩니다. 정리, 보관된 발문 프로세스의 컴퓨터 자동화 제어, 문서 발문 자동화.
2. 아웃바운드 관리
아웃바운드 관리는 주로 게시판을 통해 아웃바운드를 통한 등록 관리다. 외출 인원은 이 게시판을 이용해 자신의 외출 사유, 외출 시 연락방법, 외출 시간, 외출 기간 중 지정된 업무 대리인과 대행 사항을 알리고, 자신이 외출한 소식을 관계자에게 알릴 수 있다. 외출에서 돌아온 후 인터넷을 통해 외출 공고를 취소하다.
3. 회의 관리
전통적으로 회의를 여는 데 필요한 많은 파일이 골치 아픈 반면, OA 방식에서는 훨씬 쉬워져 네트워크 원격 실시간 회의 제어, 그래픽, 오디오 및 비디오 온라인 전송을 가능하게 했습니다. 브라우저를 통해 회의를 예약하고 관리할 수 있습니다.
4. 리더십 활동 일정
은 주 활동 일정과 일일 활동 일정을 포함하여 리더십 업무 및 활동에 대한 일관된 조정 및 배치를 주로 담당한다. 관련자들은 이에 따라 일정을 짜서 충돌 없이 적절한 일을 배정할 수 있다.
5. 포럼 관리
소위 포럼은 실생활의 게시판과 비슷하며 시스템 내부 직원이 관련 공개 정보를 게시하는 데 사용됩니다. 포럼 관리는 주로 정보 분류, 업데이트 등과 같은 정보 관리를 담당합니다. 게시판은 다양한 통지 또는 기타 공개 정보를 게시하는 데 사용할 수 있습니다. 내부적으로 이메일을 열 수 있으며 시스템 외부와 국제 인터넷과의 정보 교환 기능을 갖추고 있습니다. 모든 수준의 리더와 비즈니스 담당자는 통합 그래픽 환경에서 거의 모든 업무 관련 자료, 정보 및 기타 데이터를 쉽게 얻을 수 있으며 가정이나 출장에서도 중단 없이 작업할 수 있습니다.
6. 개인 사용자 관리
개인 사용자 워크벤치는 약속, 활동, 당일 작업 조회, 개인 자료, 기록 보관 등 본인의 각 업무를 통일적으로 관리하는 데 사용됩니다. 또한 개인 사용자는 이메일을 통해 다른 기관이나 개인과 의견을 교환하고, 문제를 토론하고, 자료를 전달할 수 있습니다. 7. 이메일 이메일 시스템은 정보 * * * 즐거움, 작업 승인 프로세스, 문서 전달 등의 기능을 완료합니다. 8. 원격근무
모든 직원이 사무실에서 계속 일한다는 보장은 없습니다. 사무실이나 출장에서 벗어나 단위의 특정 데이터 정보를 알아야 하는 경우 본사에서 멀리 떨어진 곳에 몇 개의 사무실을 설치하고자 할 때 전화망, DDN 셔틀 등 연결된 원격 컴퓨터를 통해 모든 사무 관련 기능을 수행할 수 있습니다.
9. 파일 관리
사무 자동화 시스템은 대화식 노사인사 관리를 가능하게 한다.
직원 자료와 출석제도, 임금 관리, 인사관리를 결합하면 업무 효율을 높이고 관리비용을 절감하며 고속 실시간 조회 관리를 실현할 수 있다.
10. 통합 정보
단위 직원의 전화 번호 조회를 제공하여 근로자와 단위 및 외부 세계와의 커뮤니케이션을 향상시킵니다. 국내외 관련 법률, 규정 조회 및 관련 컨설팅 서비스를 제공합니다. 공공 * * * 정보 서비스는 이 기관 내에서 * * * 다른 정보 자원에 대한 정보를 누릴 수 있을 뿐만 아니라, 사회 각계에서 정부, 기업사업 단위가 공개할 수 있는 정보 (예: 기업 이미지 홍보 등) 를 즐길 수 있게 해 줍니다.
11. 브리핑 저널
는 국내외 주요 신문과 잡지에 대한 조회 및 특정 정보 검색을 제공합니다. 전통의 수공 위주의 작업 방식을 철저히 바꾸다. 정부, 기업의 유용한 정보를 정리, 정제, 보존하여 사용자에게 * * * 정보를 즐길 수 있는 환경을 제공합니다. 정보 조회, 통계, 분석 기능을 제공하여 의사결정관
4, 국내외 발전 상황
사무 자동화가 미국 및 일본 등 선진국에서 급속히 발전해 왔습니다. 이 표는 미국의 발전 상황이고 일본은 상대적으로 뒤처져 있다.
세계 OA 시스템의 발전은 매우 신속하다. 세계 각국 정부는 자국의 OA 시스템 발전을 매우 중시하며 거금을 아끼지 않는다. 미국의 사무 자동화는 회사와 기업에서 정부 부처보다 일찍 발전했으며 수준도 높다. 각 회사, 기업은 OA 를 효율성 향상, 비용 절감 수단으로 볼 뿐만 아니라 경영관리를 강화하는 데 이용되며, 기업의 자질과 기업의 경쟁력을 높이는 중요한 조건으로 삼고 있다.
< P > 1990 년대 이후 해외 사무 자동화의 발전 추세는 1)OA 장비가 고성능, 다용성, 복합화 및 체계화를 향한 네 가지 방향이다.2)OA 시스템은 디지털화, 지능화, 종이없는 통합 발전을 향해 나아가고 있습니다.
3) 컴퓨터 중심 사무용 워크스테이션은 텍스트, 데이터, 사운드 및 그래픽을 처리하는 멀티미디어 방향으로 발전합니다.
4) OA 시스템에서 통신의 위상이 더욱 강화되어 현대화된 통신 기술을 최대한 활용하여 글로벌 네트워크 시스템을 구축할 수 있습니다.
우리나라의 사무 자동화 기술은 시작이 늦었고, 1970 년대에 이 기술이 우리나라에 도입되어 80 년대에야 진정으로 중시되고 발전하였다. 이 표는 우리나라의 발전 상황이다.
우리나라의 사무 자동화 발전은 시작이 늦고 발전이 빠른 것이 특징이다. 우선 정치 경제 국방을 위한 서비스다. 국가 투자 건설에는 경제, 과학 기술, 은행, 철도, 우편, 교통, 전자, 에너지, 기상, 군사, 공안, 국가 고위 지도기관 12 개 대형 정보 관리 시스템이 있다. 규모, 체계 완전성, 첨단 기술, 현대화 관리 효능은 우리나라 1 급 수준의 OA 시스템이다. 현재 우리나라의 사무 자동화 시스템은 통합, 네트워킹, 멀티미디어, 지능화의 국제 수준을 향해 발전하고 있다.
사무 자동화의 실현은 비서직을 대신하는 것이 아니라 사무제도, 작업 방식, 업무 프로세스, 전통 습관, 작업 환경, 의사 결정 과정 등에 심각한 변화를 일으켜 업무 행동을 과학화, 표준화 및 표준화합니다. 각국의 경험에 따르면 국가 경제 현대화는 각급 관리 수준의 향상과 사무 자동화에 의존해야 한다. 따라서 사무 자동화는 반드시 우리나라 전체 사회생활의 각 방면에 깊은 영향을 미칠 것이다.
5, 사무 자동화 장비
사무 자동화 시스템의 기능을 갖추고 보완하려면 사무 인력에 대한 적절한 지식 교육 외에 적절한 사무용 하드웨어 장비 및 소프트웨어 리소스를 갖추어야 합니다. 현대 사무 관리의 주요 업무 중 문자 편집, 정보 처리, 정보 전송, 정보 검색 등은 컴퓨터와 불가분의 관계에 있으며, 사무 자동화의 주역이다. 따라서 사무 자동화 시스템에서 컴퓨터는 필수 핵심 장비를 만듭니다. 사무 자동화 시스템의 하드웨어 및 소프트웨어 구성은 그림과 같습니다.
사무 자동화 시스템의 하드웨어는 사무 자동화 시스템의 실제 장치와 장비를 가리키며 소프트웨어는 개발 컴퓨터를 실행, 관리, 유지 관리 및 적용하는 데 사용되는 컴퓨터 프로그램입니다.
? 통신 장비: 예: LAN, 전화, 텔렉스 등.
? 출력 장치: 예: 이미지 스캐너, 복사기, 팩스 등
? 시스템 소프트웨어: 예: 운영 체제, 언어 번역기 등
? 지원 소프트웨어: 예: 데이터베이스 관리 시스템
? 일반 소프트웨어: 워드 프로세싱 시스템, 그래픽 처리 시스템 등
? 전용 소프트웨어: 임금관리 시스템, 도서관리시스템 등
전자컴퓨터는 일반적으로 컴퓨터라고 합니다 용도에 따라 전용 컴퓨터와 범용 컴퓨터로 나눌 수 있다. 현재 사무실에서 가장 많이 사용되는 것은 멀티미디어 범용 마이크로컴퓨터이다.
컴퓨터 시스템 세트는 하드웨어와 소프트웨어의 두 가지 * * * 로 구성되어야 하며, 이 두 시스템은 유기적으로 결합되어 서로 보완되어야 시스템 효과를 발휘할 수 있다. 실제로 컴퓨터 기술의 발전 과정에서 컴퓨터 소프트웨어는 하드웨어 기술의 급속한 발전에 따라 발전해 왔으며, 반대로 소프트웨어의 지속적인 발전과 개선은 하드웨어의 새로운 발전을 촉진시켰다.
프린터는 사무 자동화 시스템의 주요 출력 장치 중 하나입니다. 프린터는 타격식과 비타격식의 두 가지 주요 제품으로 나뉜다. 타격식은 침형 도트 매트릭스 프린터를 위주로 하고, 비격식은 레이저, 잉크젯, 열승화 프린터 등을 포함한다.
< P > 1950 년대 미국 제록스가 최초의 상업용 복사기를 선보였다.복사기 현상 방식 (단일 및 이중) 에 따라 분리할 수 있습니다.
복사된 색상 (단색 및 컬러) 에 따라 나눌 수 있습니다.
복사기 크기별: 보급형 (A3), 휴대용, 대형 엔지니어링 도면 (A2 이상). 사용 용지 유형: 특수 용지, 일반 복사 용지.
이미징: 디지털, 아날로그.
팩스는 스틸 이미지를 전송하는 통신 수단입니다. 통신 회선을 통해 파일, 차트, 필적, 사진 등의 종이 스틸 이미지 신호를 한쪽 끝에서 다른 쪽 끝으로 전달하고 종이에 인쇄하여 전송 파일과 정확히 같은 하드카피를 얻을 수 있습니다. 그래서 장거리 복사라고 부르는 사람들도 있다.
영어는 facsimile 입니다. 국제적으로 일반적으로 사용되는 FAX 표현입니다.
스캐너는 광전기 일체화 하이테크 제품으로 키보드와 마우스를 제외한 컴퓨터에서 가장 널리 사용되는 입력 장치입니다. 스캐너는 사진을 입력하여 바이트를 만들 수 있는 전자 사진집 등 다양한 용도로 사용됩니다. 다양한 사진을 입력하여 자신의 웹 사이트를 구축하십시오. 손으로 쓴 편지를 스캔하여 팩스 대신 이메일로 보냅니다. 스캐너를 이용해 OCR 소프트웨어와 함께 신문이나 책의 내용을 입력해 키보드로 한자를 입력하는 수고 등을 없앨 수 있다. 이러한 스캐너의 뛰어난 기능을 통해 업무, 학습, 엔터테인먼트 등 모든 분야에서 효율성을 높이고 재미를 높일 수 있습니다.
디지털 카메라는 촬영할 수 있고 내부 처리를 통해 촬영된 광학 이미지를 디지털 형식으로 저장된 전자 이미지로 변환할 수 있는 특수 카메라입니다.
6, 사무용 소프트웨어 소개
Microsoft Office 는 Microsoft 가 개발한 사무 자동화 소프트웨어이고 Office XP 는 최신 버전 (4 세대) 입니다.
Word 는 주로 텍스트 입력, 편집, 조판, 인쇄 등의 작업에 사용되며 서신, 문서, 보고서, 논문, 비즈니스 계약, 조판 등 일부 문자 세트의 작업을 수행할 수 있습니다.
Excel 은 주로 과중한 작업의 예산, 재무, 데이터 요약 등에 사용됩니다. PowerPoint 는 주로 프리젠테이션과 슬라이드, 슬라이드 등을 만드는 데 사용되며 인사말 카드, 흐름도, 조직도 등을 만들 수 있습니다.
Access 는 데스크톱 데이터베이스 시스템 및 데이터베이스 애플리케이션입니다.
Outlook 은 연락처 목록, 일정 등에 사용할 수 있는 데스크톱 정보 관리 애플리케이션입니다.
FrontPage 는 주로 인터넷 웹 페이지를 만들고 게시하는 데 사용됩니다.
이들 소프트웨어 간의 컨텐츠는 서로 호출하거나, 서로 연결하거나, 복사하여 붙여넣기 기능 * * * 을 활용하여 데이터 자원을 즐길 수 있습니다.
Lotus 의 Smartsuite 는 또 다른 인기 사무용 제품군으로, 상업 사무실 분야에서 널리 사용되고 있습니다.
WPS 우리나라 주해금산 소프트웨어 주식유한회사 출시.
OpenOffice 5 년 전 스타라는 독일 회사는 플랫폼 간 사무용 소프트웨어인 StarOffice 를 개발하고 무료 다운로드를 제공하기 시작했습니다. Microsoft Office 에 매우 가깝고 플랫폼 간 구성이 가능한 세계 유일의 제품입니다. 2 년 전 Sun 은 Star 소프트웨어 회사를 인수하고 2000 년 10 월 13 일까지 개발을 계속했습니다. Sun 은 StarOffice 의 소스 코드 대부분을 개방하고 OepnOffice.org 조직을 설립하여 오픈 소스 사무용 소프트웨어 개발을 전문으로 하고 있습니다.
현재 OpenOffice 를 기반으로 개발된 소프트웨어는 두 가지 프로토콜을 따릅니다. 즉, 오픈 소스 GPL 프로토콜 또는 오픈 소스 SISSL 상용 저작권 계약을 따르고, RedOffice 는 이를 따릅니다.
위 내용은 사무 자동화의 기본 개념, 사무 자동화 시스템의 주요 기능, 마이크로 컴퓨터, 프린터, 복사기, 팩스 기계 및 기타 일반적으로 사용되는 현대 사무용품에 대한 기본 상식, 일반 사무용 소프트웨어의 응용에 대해 간략하게 설명합니다. 여기서는 사무 자동화에 대한 지식 소개를 중점적으로 다루며, 사무 자동화와 관련된 개념과 기본 사항을 이해하고 향후 운영 응용 프로그램의 기초를 마련할 수 있도록 합니다. 을 눌러 섹션을 인쇄할 수도 있습니다