2. 전자파일 관리 시스템은 기업사업 단위 정보화 건설의 필요성으로, 파일 처리의 효율을 크게 높이고, 파일 정보의 효율적인 아카이빙 및 검색 대출을 실현할 수 있다. 전자 파일 관리 시스템은 현재 파일 정보를 컴퓨터에 입력하고, 컴퓨터에 파일 데이터베이스를 구축하고, 다양한 파일 정보를 컴퓨터 페이지에 표시하여 사용자가 쉽게 조회하고 빌릴 수 있도록 하며, 아카이브 자원에 대한 과학, 사양 및 효과적인 관리를 가능하게 하며, 사용자에게 효율적인 파일 활용 서비스를 제공합니다.
3, 시스템 구축을 통한 전자 문서 관리 시스템
각 비즈니스 시스템의 전자 파일 관리를 포함한 전체 전자 파일 관리를 규제하는 표준 수집, 인수 접수, 아카이빙, 스토리지 관리, 대출 활용, 개발 배포 등 파일 관리의 전 과정을 지원하는 완벽한 전자 파일 자원 정보 공유 서비스 플랫폼을 구축합니다. 동시에, 점차적으로 비즈니스 관리 모델을 서비스 관리 모델로 전환하고, 서비스 모델을 비즈니스 관리를 기반으로 하며, 서비스 기반 시스템 플랫폼을 기반으로 하는 비즈니스 흐름과 데이터 흐름을 제공합니다.
돌고래 시스템 엔지니어링 방법 조직이 관리하는 전자 문서 관리 시스템 개발의 장점은 다음과 같습니다.
1. 관리를 강조하는 전반적인 시스템 엔지니어링 접근 방식은 연구 대상과 연구 과정을 강조한다.
유기적인 전체로 시스템 효율을 최적화할 수 있습니다.
2. 관리 프로세스의 복잡성을 줄입니다. 전자 파일 관리 시스템 연구의 대상은 규모, 구조, 계층 및 상호 관계에서 복잡하다. 그 관리에는 컴퓨터 공학 기술뿐 아니라 디지털 파일의 형식 표준, 지적 재산권 보호 등 파일 디지털화 과정의 많은 문제도 포함됩니다. ,' 전자문서공사' 및 전자정무시스템과의 관계, 심지어 투자예산 등도 있다. 각 방면의 관계가 복잡하게 얽혀 있다.
과학 조직 관리에 중점을 둡니다.
복잡한 시스템 개발에는 엔지니어링 기술 프로세스와 관리 제어 프로세스라는 두 가지 병렬 프로세스가 있으며, 때로는 관리 제어 프로세스가 더 중요한 경우도 있습니다.
4. 투자 결정의 불확실성을 줄입니다. 전자 파일 관리 시스템의 기술 구조는 복잡하고, 광범위하게 관련되어 있으며, 투자 건설에 영향을 미치는 요소가 많습니다. Its 관리에서 경제 계산에 사용되는 데이터의 대부분은 예측과 추정에서 비롯됩니다.
법적 근거
전자 파일 관리 시스템 기본 기능 규정
제 2 조이 규정에서 언급 된 "전자 파일 관리 시스템" 이란 정보 기술을 사용하여 전자 파일을 수신, 정리, 보존 및 제공하는 아카이브 기관의 컴퓨터 소프트웨어 시스템을 말한다.
전자 파일 관리 시스템 기본 기능 규정
1, 전자 파일 관리 시스템은 기업 사업 단위 정보화 건설의 필요성으로, 파일 처리의 효율성을 크게 향상시키고 파일 정보의 효율적인 아카이빙 및 검색 대출을 가능하게 한다. 전자 파일 관리 시스템은 현재 파일 정보를 컴퓨터에 입력하고, 컴퓨터에 파일 데이터베이스를 구축하고, 다양한 파일 정보를 컴퓨터 페이지에 표시하여 사용자가 쉽게 조회하고 빌릴 수 있도록 하며, 아카이브 자원에 대한 과학, 사양 및 효과적인 관리를 가능하게 하며, 사용자에게 효율적인 파일 활용 서비스를 제공합니다.
2, 시스템 구축을 통한 전자 문서 관리 시스템
각 비즈니스 시스템의 전자 파일 관리를 포함한 전체 전자 파일 관리를 규제하는 표준 수집, 인수 접수, 아카이빙, 스토리지 관리, 대출 활용, 개발 배포 등 파일 관리의 전 과정을 지원하는 완벽한 전자 파일 자원 정보 공유 서비스 플랫폼을 구축합니다. 동시에, 점차적으로 비즈니스 관리 모델을 서비스 관리 모델로 전환하고, 서비스 모델을 비즈니스 관리를 기반으로 하며, 서비스 기반 시스템 플랫폼을 기반으로 하는 비즈니스 흐름과 데이터 흐름을 제공합니다.
3. 전자 파일 관리 시스템은 파일 기관이 정보 기술을 이용하여 전자 파일을 수신, 정리, 보존 및 제공하는 컴퓨터 소프트웨어 시스템을 말한다. 전자 파일 관리 시스템은 전자 파일 보관 전자 파일 수신, 조판 전자 파일 정리, 전자 파일의 파일 변경 처리, 전자 파일 검색 카탈로그 작성, 전자 파일 읽기 등의 기능을 갖춘 전자 파일 전체 프로세스 관리를 수행하는 컴퓨터 네트워크 시스템입니다.
전자 파일 관리 시스템 기능
1, 시스템에는 온라인 및 오프라인 대량 수신 처리를 지원하고 전송 수신 처리 기록을 저장하는 전자 파일 수신 기능이 있어야 합니다. 시스템에는 전자 파일의 수, 품질, 무결성 및 규범성을 검사하고 불합격을 표시하는 기능이 있어야 합니다.
2. 시스템은 관련 전자 파일 등록, 전자 파일 수 지원, 콘텐츠 및 메타데이터 유효성 검증, 전자 파일에 고유한 id 부여 등의 기능을 갖추고 있어야 합니다. 시스템에는 수집된 파일을 관리하는 기능이 있어야 합니다.
법적 근거
전자 파일 관리 시스템 기본 기능 규정
제 3 장 파일 수신
제 12 조 시스템에는 온라인 및 오프라인 대량 수신 및 처리를 지원하고 전송 수신 및 처리 기록을 보관하는 전자 파일 수신 기능이 있어야 합니다.
제 13 조 시스템에는 전자 파일의 수, 품질, 무결성 및 규범성을 점검하고 불합격을 표시하는 기능이 있어야 합니다.
제 14 조 시스템에는 자격을 갖춘 전자 파일 등록, 전자 파일 수 통계 지원, 컨텐츠 및 메타데이터 유효성 검증, 전자 파일의 고유한 식별 기능 부여 등의 기능이 있어야 합니다.
제 15 조 시스템에는 수집 파일을 관리하는 기능이 있어야 한다.
제 4 장 파일 정리
제 16 조 시스템은 전자 문서 자동 분류 정리 기능을 갖추고 분류 정리 조정을 지원해야 한다.
제 17 조 시스템에는 전자 문서의 설명 및 색인 기능이 있어야 하며, 전자 파일 카탈로그를 형성하고 전자 파일과 연관되어야 합니다.
제 18 조 시스템에는 전자 파일 배치 형식 변환 기능이 있어야 하며, 장기 보존 및 활용을 위해 관련 국가 및 업계 표준을 준수하는 전자 파일을 생성해야 합니다.
제 19 조 시스템에는 전자 파일의 각 구성 요소와 관련 데이터 정보, 전자 파일 및 전자 파일 간의 관계를 유지하는 기능이 있어야 합니다.
제 20 조 시스템은 전자 파일의 저장 기능을 갖추고 저장 절차의 기록을 보존해야 한다.
제 5 장 파일 보존
제 21 조 시스템에는 전자 아카이브 및 카탈로그 데이터베이스 백업 및 복구, 백업 및 복구 정책 설정, 백업 데이터 생성, 백업 데이터 및 미디어 등록, 테스트 및 관리, 백업 데이터를 사용한 복구, 백업 및 복구 프로세스 정보 기록 등의 기능이 있어야 합니다.
제 22 조 시스템에는 전자 파일 저장 상태 모니터링 및 경보 기능이 있어야 하며, 저장 매체 불안정, 저장 공간 부족, 전자 파일 무단 액세스, 시스템 시간 초과 응답 등에 대한 경보를 실시하고 경보 사항을 기록하는 프로세스를 추적해야 합니다.
제 23 조 시스템에는 전자 문서의 신뢰성, 무결성, 가용성 및 보안을 검사하는 기능이 있어야 합니다.
제 24 조 시스템은 전자 파일을 보호하고, 전자 파일이 무단 수정 또는 삭제되지 않도록 하며, 장기 저장 중 변경 정보를 기록해야 합니다.
제 6 장 파일 활용
제 25 조 시스템은 활용 요구에 따라 전자 파일 활용 데이터베이스를 생성하고, 전자 파일의 검색, 필터링 및 출력을 지원하고, 국가 표준 형식에 따라 사용자에게 전자 파일을 제공하는 기능을 갖추어야 한다.
제 26 조 시스템에는 전자 파일의 다중 조건 퍼지 검색, 정확한 검색 및 전체 텍스트 검색 기능이 있어야 하며, 패밀리 간, 범주 간 및 점진적 검색을 지원하며, 검색 결과는 로컬에서 탐색하고 선택적으로 출력할 수 있습니다.
제 27 조 시스템에는 온라인 신청, 온라인 승인, 온라인 읽기, 다운로드 및 인쇄를 지원하고 사용자가 전자 파일을 사용하는 의견과 효과를 기록하는 전자 파일 온라인 대출 서비스 기능이 있어야 합니다.
제 28 조 시스템은 파일 편집 기능을 갖추고 파일 편집 연구 결과를 관리해야 한다.
제 29 조 시스템에는 전자 파일 사용 등록 기능이 있어야 하며, 파일 사용자 정보를 보존하고, 사용 중 전자 파일이 불법으로 변조되지 않도록 기술적 조치를 취해야 합니다.
제 7 장 파일 식별 및 처리
제 30 조 시스템은 전자 파일 식별 및 폐기를 정의, 구성 및 관리하는 기능을 갖추고, 전자 파일 폐기 규칙에 따라 식별 및 폐기 조건, 정책 및 프로세스를 설정 및 구성하고, 보존 기간 만료 식별과 같은 자동 알림 기능을 지원해야 합니다.
제 31 조 시스템에는 분류, 가치 및 개방형 식별 및 처리를 지원하는 전자 문서의 식별 및 처리 기능이 있어야 합니다.
제 32 조 시스템은 식별 및 처분에 대한 프로세스 정보를 보관하고 식별 및 처분에 대한 책임자, 의견 및 시간을 기록해야 합니다.
제 33 조 시스템은 전자 파일 삭제 관리 기능을 갖추고, 파괴된 전자 파일을 완전히 파기하고, 전자 파일을 폐기한 디렉토리 정보 및 기록을 보존해야 한다.
제 8 장 파일 통계
제 34 조 시스템은 전자 파일의 수와 용량을 통계하는 기능을 갖추어야 하며, 파일의 범주, 문서 형식, 개방도 및 연대에 따라 통계할 수 있다.
제 35 조 시스템은 일정 기간 동안 전자 문서의 수신, 정리, 보존, 검증 및 활용과 같은 주요 업무 프로세스를 통계적으로 수행하는 기능을 갖추어야 한다.
제 36 조 시스템에는 일반적으로 사용되는 전자 파일 작업 통계표가 내장되어 있어야 한다.
제 37 조 시스템은 사용자 정의 통계 보고서를 지원하는 보고서 제작 도구를 제공해야 한다.
제 9 장 시스템 관리
제 38 조 시스템은 전자 아카이브 데이터베이스와 그 저장 구조를 정의하고 구성하는 기능을 제공해야 한다.
제 39 조 시스템에는 전자 파일 분류 체계를 정의하고 유지하는 기능이 있어야 하며, 전자 파일 범주 구조의 작성 및 수정, 잠금 및 잠금 해제, 가져오기 및 내보내기를 지원합니다. 시스템에는 일반적으로 사용되는 문서, 기술, 오디오 및 비디오 및 기타 파일의 분류 체계가 내장되어 있어야 합니다. 시스템은 회계 업무 등 특수 파일 분류 시스템의 설정을 지원해야 한다.
제 40 조 시스템에는 전자 파일 메타데이터 및 카탈로그 데이터를 정의하고 유지 관리하는 기능이 있어야 하며, 일반적으로 사용되는 유형의 전자 파일 메타데이터 체계가 내장되어 있어야 합니다.
제 41 조 시스템은 사용자 정보 관리 기능을 갖추고 시스템 관리자, 시스템 보안 관리자, 시스템 보안 감사원의 세 구성원의 보안 제어 기능을 지원하고 전자 파일 관리 사용자의 그룹화 및 분류 관리를 지원하며 기능 및 데이터별로 권한을 부여해야 합니다.
제 42 조 시스템에는 사용자가 전자 파일을 조회, 액세스 및 활용하는 동작 및 정보를 기록하는 로그 및 분류 관리 기능이 있어야 합니다.
제 43 조 시스템에는 전자 아카이브의 주요 비즈니스 프로세스, 파일 관리의 운영 동작 및 시스템에 대한 무단 액세스를 감사 및 추적하는 기능이 있어야 하며 발견된 문제를 문서화해야 합니다.