디지털 파일 관리의 이점
(a) 기록 시스템의 이행을 강화한다. 1983 년 4 월 중앙사무청, 국무부 사무청은' 정부기관 업무규정' 을 발표했다 상술한 규정에서 알 수 있듯이, 문서 처리 부서에서 정리 (보관) 하는 것은 우리나라의 기본 제도이다. 기존 파일 관리에서 아카이빙은 파일 관리의 중요한 단계이며, 최신 파일 관리에도 모든 파일을 아카이빙해야 합니다. 그러나 오늘날까지도 파일 관리 업무에서 부서 서류의 집행 정도는 여전히 고려해야 한다. 많은 단위의 서류는 아직 건전한 부서 보관 제도를 세우지 못했거나, 제도가 허황되어 잘 집행되지 않았다. 개별 부서는 부서 대신 흩어진 자료를 1 년에 여러 번 해당 파일 책임자에게 보낼 뿐이다. 파일 관리자의 지식 구조와 업무 영역은 제한되어 있으며 매일 많은 작업을 수행해야 합니다. 그들은 각 부서의 업무 내용에 대해 잘 알지 못할 수도 있기 때문에 제출한 자료를 보장할 수 없을 것이다. 그러나 파일이 디지털화된 후 네트워크 관리와 함께 파일럿은 각 부서가 컴퓨터에 입력한 자료들을 통일하여 파일 아카이빙 품질을 향상시킬 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 윈도, 컴퓨터명언) (윌리엄 셰익스피어, Northern Exposure (미국 TV 드라마)
(2) 아카이브 데이터의 근무 시간을 단축 할 수 있습니다. 기존의 파일 관리 작업은 대부분 고정 시간, 고정 인력, 고정 장소에서 이루어지며, 파일 검증, 정리, 아카이빙 프로세스는 많은 시간이 소요되며, 때로는 더 많은 노력을 기울일 수 있습니다. 디지털 파일 관리는 기존 사무실 관리의 한계를 돌파했고, 컴퓨터는 이미 현대 사무의 주요 방식이 되었다. 관리자는 인코딩 및 디코딩을 통해 전자 파일 저장을 완료할 수 있으며, 서로 다른 캐리어의 파일을 복제하고 저장할 수 있습니다. 관련 부서는 아카이브가 필요한 데이터를 컴퓨터 단말기에 입력하고 백그라운드를 통해 파일 관리 단말기로 전송하기만 하면 관리자는 컴퓨터에 이미 설치된 관리 시스템을 사용하여 데이터를 아카이빙할 수 있어 업무 시간을 단축하고 운영을 단순화하고 작업 품질을 향상시킬 수 있다.
(3) 쿼리 효율성을 향상시킵니다. 사회경제의 급속한 발전의 맥락에서 대량의 파일 자원이 생겨났다. 수동으로 파일 자원을 조회하는 것은 시간이 많이 걸리고 번거롭다. 디지털 아카이브 관리가 이루어지면 조회자는 지정된 페이지에서 키워드를 검색하기만 하면 필요한 정보를 얻을 수 있어 질의 효율성이 향상됩니다. 직원들도 서류자원의 정리와 분류 등 기본적인 업무에 많은 시간을 할애할 것이다. (4) 종이 원본 파일 보호 강화. 종이 파일을 디지털화하면 원본이 제대로 보존될 수 있고, 작업 중 파일 사용은 원본 대신 디지털 복사본을 사용하여 수행할 수 있으며, 원본 파일의 손상을 방지하거나 줄여 원본 파일의 보존 시간을 효과적으로 연장할 수 있습니다. 특히 역사가 유구한 귀중한 자료들은 디지털화 처리 후 더 잘 보존될 것이다.
둘째, 디지털 파일 관리 부족
(a) 아카이브의 디지털 관리에는 몇 가지 위험이 있습니다. 정보기술이 보편화된 오늘날 인터넷 정보 보안 문제가 갈수록 두드러지고 있다. 컴퓨터 바이러스와 해커의 불법 침입은 컴퓨터 시스템의 파일 정보에 큰 위협이 되며 파일 보안 관리의 어려움을 가중시킵니다. 또한 일부 파일이 전자 파일로 변환될 때 전자 인코딩 기술은 주로 파일 편집에 사용됩니다. 전자 코딩 기술은 응용 프로그램에서 몇 가지 단점이 있습니다. 원본 인증서 내용이 수정되면 아무런 흔적도 남지 않고 관련 관리자도 제때에 발견하기 어렵다. 그러므로 우리는 서류법 위반을 경계해야 한다.
(2) 전자 문서 및 파일의 저장은 캐리어에 의해 강력하게 제한됩니다. 전자 파일은 하드웨어 및 소프트웨어 장비에 강한 의존성을 가지고 있습니다. 컴퓨터 저장 장치는 용량이 크지만 기하급수적인 전자 파일에도 지치고 컴퓨터 응용 소프트웨어 업데이트도 상당히 빠르다. 초기에 형성된 많은 아카이브는 새로운 하드웨어 및 소프트웨어 환경에서 읽을 수 없으며, 같은 기간의 전자 파일조차도 소프트웨어 비호환성 문제가 있을 수 있으며 전자 아카이브의 보안, 장기 또는 영구 관리에 도움이되지 않을 수 있습니다.
(3) 디지털 문서의 법적 효력. 파일은 인증 기능과 법적 효력이 있는 원시 기억입니다. 그러나 디지털 파일은 내용이 쉽게 수정되고, 내용과 전달체가 쉽게 분리되며, 진실성에' 신뢰위기' 가 있기 때문에 특수성이 있다. 그래서 디지털 파일이 너무 어색해서 법 앞에서 합법적이고 강력한 증거가 되기가 어렵다.
(d) 직원의 전문적 질을 향상시켜야합니다. 아카이브의 디지털화와 디지털 아카이브 정보 관리는 컴퓨터 하드웨어, 소프트웨어, 스캔, 저장, 디지털 이미지 처리 등 현대 기술을 활용해 파일 관리의 전문성을 높여야 하기 때문이다. 현대 컴퓨터 기술을 아는 사람만이 일을 감당할 수 있는 것은 아니다. 다방면수, 다방면수만이 감당할 수 있다. 따라서 우리는 아카이브의 디지털화와 디지털 파일 관리자의 양성을 중시해야 한다. 결론적으로, 2 1 세기에 컴퓨터 네트워크 기술이 발전함에 따라 아카이브의 디지털 관리는 파일 발전의 필연적인 추세입니다. 현대 정보기술은 반드시 수동 파일 관리에서 자동화 관리로의 전환을 실현하여 관리 효율을 높이고 노동 강도를 낮추며 파일 전송 속도를 높일 것이다. 아카이브 관리자로서 디지털 아카이브 관리의 장단점을 정확하게 따져보고, 시대와 함께 전진하고, 과학 아카이브 관리의 새로운 아이디어와 새로운 방법을 탐구하고, 아카이브 정보 관리를 표준화하고, 아카이브 정보 데이터 자원의 활용 가치를 충분히 발휘하여 아카이브 작업의 서비스 효율성을 강조해야 합니다.