1. 받는 사람: 받는 사람의 이메일 주소를 정확하게 입력하여 메시지가 대상 수신자에게 정확하게 전달되도록 합니다.
2. 제목: 메일 제목을 간략하게 요약하여 수신자가 메일 내용을 신속하게 식별하고 메일 처리 효율성을 높일 수 있도록 합니다.
3. 내용은 조리 있고 예의 바르다. 메일 본문은 구조가 엄격하고 논리가 분명하며 단락 간 전환이 자연스럽다. 처음엔 적당한 인사말이 있어야 하고, 글의 내용은 객관적이고 공정해야 하며, 표현은 예의 바르게 해야 한다.
4. 전체 서명: 메일 본문 뒤에 발신자명, 직위, 연락처, 날짜를 기재하여 수신자가 메일 출처를 이해하고 적시에 피드백을 받을 수 있도록 합니다.
5. 정보 정제: 메일 본문은 간결하고, 장황하고 불필요한 묘사를 피하고, 중요한 내용이 두드러지고 통속적이어야 한다. 길거나 복잡한 메시지의 경우 항목 번호, 제목 등을 사용하여 세분화하고 핵심 정보를 추출할 수 있습니다.