학교에 보내는 우편물의 제목은 가능한 짧지만 비워 두지 않는 것이 좋다. 주제가 없는 이메일은 간과되지 않지만 첫인상은 그다지 좋지 않다. 적어도 네가 아직 충분히 중시하지 않았다는 것을 설명한다. 비상시에는 urgenthelp 와 같은 문구를 사용하는 것이 좋습니다. 간결하지만 눈에 띈다.
주소 방면에서는 우선 학교 홈페이지의 연락처에 연락처명이 있는지 확인해야 합니다. 만약 있다면, 사랑하는 바브룩 씨보다는 직접 연락처명을 사용하는 것이 좋습니다. 물론, 만약 학교가 제공하지 않는다면, 위에서 언급한 사랑하는 신사나 여사, 혹은 관련될 수 있는 사람을 사용하는 것이 가장 좋다. 이것은 또 다른 힌트입니다. 일반 대학 직원과 교직원은 모두 자신의 우편함을 가지고 있으며, 대부분 자신의 성 (예: 성, 이름) 과 관련이 있다. 그래서 누군가의 이름을 딴 우편함을 보면, 아마 그 사람의 직장 우편함일 것이다. (토마스 A. 에디슨, 일명언)
다음은 본문입니까, 아니면 간결하게 말해야 합니까? 입학 사무소는 매일 이런 편지를 많이 봐야 하기 때문에 너무 길고 번거롭고 본능적으로 반응하기 불편합니다. 조리가 분명하고 간결한 편지 한 통이 대답하는 과정에서 무의식적으로 상대방에게 점점 더 많은 정보를 공개할 수 있게 해 준다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 언어명언)
요점은 논리가 명확하고 일관성이 있다는 것이다. 이것은 결코 쉽게 할 수 없다. 우리는 보통 상황이 있을 때 학교에 연락해야 하기 때문에, 종종 이런 상황이 우리를 매우 초조하게 하고, 모든 것을 한 번에 다 알아내기를 기다릴 수 없기 때문이다. (존 F. 케네디, 공부명언) 하지만 생각할수록 일이 더 혼란스러워진다.
이메일을 쓰기 전에, 너는 머리 속의 물건을 잘 정리해야 한다. 뛰어내려 방관자의 관점에서 문제를 보는 것이 가장 좋다. 원인과 결과를 분명히 생각하다. 왜 문제가 있습니까? 무슨 원인입니까? 반드시 배경을 설명해야 한다. 질문으로 제기된다면 혼란스러울 것이다. 그러나 다른 극단으로 가지 마라. 많은 사람들이 황급히 많은 이야기를 나누다가 결국 아무 것도 묻지 않고 끝났다. 이렇게 하면 학교 책임자는 어쩔 수 없이 주어진 건의의 질도 크게 할인될 것이다. 따라서, 일을 분명히 진술한 후, 문제를 명확하게 열거하여 다른 사람이 일일이 대답하게 하면, 우편물의 목적이 달성될 수 있다는 것을 명심해라. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 지혜명언)
문제를 열거할 때, 한 번에 모든 일을 책상 위에 놓지 않는 것이 가장 좋다. 십여 개의 문제가 단번에 상대방을 놀라게 했다. 가장 좋은 전략은 가장 긴급한 문제부터 시작하는데, 한 통의 메일 중의 문제는 세 개를 넘지 않는 것이 가장 좋다. 문제의 귀납은 조리가 있어야 하고, 반복하지 말고, 구체적이어야 하며, 너무 일반적이지 않도록 기억해야 한다. 이렇게 얻은 답이 가장 효과적이다.
전반적으로 영국의 대학들은 여전히 이메일에 빠르게 회신할 것이며, 일부 조사에 따르면 신흥대학이 이 방면에서 특히 두드러지는 것으로 나타났다. 답장을 받은 후 유용해도 소용없으니 답장을 보내 감사를 표하는 것이 좋다.
또한, 이전에 명확하게 말하지 않았다면, 심도 있는 토론을 계속할 수 있다. 답글 버튼을 직접 클릭해서 답장을 하는 것이 좋다. 이렇게 하면 아래에 원문을 인용해 상대방이 이미 답장을 받았다는 것을 알릴 수 있다. (존 F. 케네디, 답글, 답글, 답글, 답글, 답글) 더 중요한 것은, 학교가 매일 이런 편지를 대량으로 처리해야 하기 때문에 아래의 원문을 인용하면 그가 너의 사건을 기억하는 데 도움이 될 수 있기 때문이다. 물론, 첫 번째 답변이 목적을 달성한다면 그냥 무시하지 마세요. 항상 우리 예의지국의 전통 미덕을 명심하고, 다른 사람에게 감사의 뜻을 표해야 한다.
마지막에 나의 가장 진실한 안부를 몇 줄 쓰는 것을 기억한다. 휴일이나 주말을 만나면 새해 복 많이 받으세요. 주말이 즐겁다는 것을 잊지 마세요. 기분을 좋게 할 수 있어요. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 계절명언)
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