20 18 비서 시험 고전 사례 분석 (4)
사례 1: 임 서기의 문제는 무엇입니까?
임림은 회사의 프런트 비서이다. 그녀는 매우 아름답다. 프런트에 서서 손님을 접대할 때, 그녀는 마치 회사의 화사한 풍경선처럼 보였다. 임 서기를 처음 본 사람은 누구나 그녀의 선량함과 열정에 끌릴 것이다. 그러나 참모장을 이상하게 한 것은 연말에 임 비서가 프런트비서 중 가장 많은 불만을 받은 비서였으며 동료들 사이에서도 평가가 높지 않았다는 점이다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 일명언) 도대체 어떻게 된 일입니까? 조사를 거쳐 인사과장은 임 서기가 업무중에 확실히 많은 문제가 있다는 것을 발견했다. 그녀는 프런트에서 근무할 때 동료가 먼저 접대하는 손님에 상관없이 자기가 먼저 접대하는 손님에게만 친절하고 주도면밀한 서비스를 제공한다. 동료가 너무 바빠서 전화를 받을 시간이 없어서, 그녀도 자발적으로 도와주지 않았다. 시간이 길어서 그녀의 동료는 그녀에 대해 많은 견해를 가지고 있다. 임 비서가 당직을 서지 않을 때는 복도나 다른 곳에서 손님을 맞이한 적이 없다. 손님이 그녀에게 물어볼 일이 있을 때, 그녀도 그들에게 프런트의 당직 비서에게 물어보라고 할 것이다. 한 번은 임 서기가 막 퇴근하자마자 급히 휴게실로 돌아가 옷을 갈아입고 집으로 돌아갔다. 복도에서 그녀는 한 손님, 한 연로한 여성을 만났다. 그녀는 일을 마치고 돌아가고 싶었지만, 잠시 걸었더니 물건을 분간할 수가 없었다. 임 서기가 오는 것을 보고 나는 매우 기뻐서 그녀에게 말했다. "아가씨, 안내해 주세요. 나는 늙어서 기억력이 좋지 않다. 나는 막 나가는 길이 생각나서 잠시 후에 돌아섰다. " 임 서기가 말했다. "죄송합니다. 퇴근했습니다. 나는 긴급한 일이 있다. 프런트로 가주세요. 그들은 너를 도울 것이다. 클릭합니다 그리고 나 혼자 떠났다. 나중에 노부인은 회사에서 오랫동안 걸어서야 외출했다. 집에 돌아온 후 그녀는 이 일을 아들에게 알렸다. 원래 그녀의 아들은 회사 영업부의 책임자였다. 어느 날 과장들이 함께 회의를 하자 그는 인사과 과장에게 이 일을 알렸다. 나중에 인사처 책임자는 임 서기를 불러 그녀를 비판하고 자신의 문제를 반성하게 했다.
투기 문제
1. 비서가 프런트에서 근무할 때 어떻게 협조해야 합니까?
임 서기의 문제가 무엇인지 분석해 주세요. 어떻게 바로잡을 수 있을까요?
직업비서로서, 우리는 손님을 접대하는 것이 단지 당직 비서의 일이 아니라는 것을 깨달아야 한다. 손님은 회사의 손님이지만, 일부 비서들은 접대하는 손님이 아니라면 회사의 손님을 외면한다. 이것은 사실 비서 자체의 수양이 부족하여 회사 관리가 엄격하지 않은 표현이다. 비서가 자신이 접대하지 않는 손님을 만나면 반드시 멈추고 인사할 필요는 없지만 미소, 고개를 끄덕임, 인사 등 예의는 있어야 하며 비서의 좋은 직업소양을 보여 준다. 또한 비서는 동료 간의 좋은 협력 관계가 업무 효율을 높이는 중요한 보증이라는 것을 깨달아야 하며, 일과 생활 속에서 서로 돕고 서로 이해해야 한다는 것을 깨달아야 한다.
사례 2 나는 무슨 말을 해야 할지 모르겠다.
왕군의 회사는 최근 시내의 입찰에 참가하려고 하는데, 사장은 매우 중시한다. 그는 며칠 연속 관련 부서를 소집하여 이번 입찰을 논의하고 연구했다. 엄격한 논증을 거쳐 입찰서의 내용을 최종적으로 확정했다. 사장은 비서 왕군에게 인쇄해서 그에게 넘겨주라고 하여, 사람을 도시 입찰에 보내 입찰서를 보낼 준비를 하였다. 임무를 받아들인 후 왕군은 즉각 투입하기 시작했다. 짧은 전화를 걸자마자 전화가 울렸다. 원래 수리부의 샤오장이 전화해서 회의실에 있는 프로젝터가 다 수리되었다고 해서 검사해 보라고 했어요. 왕 비서가 말했다. "좋아요. 금방 갈게요. " 왕군은 전화를 내려놓고 몇 분 후에 돌아올 생각을 해서 컴퓨터가 꺼지지 않고 표서 초안도 제대로 놓지 않고 회의실로 갔다. 샤오장은 회의실에서 그녀를 기다리고 있다. 그들은 함께 프로젝터를 시연했는데, 아무런 문제도 발견하지 못했다. 모든 것이 정상이다. 그 후 왕셰는 샤오장을 따라 사무실로 돌아왔다. 문을 밀고 들어가자 왕군은 얼마 지나지 않아 그녀의 사무실에 두 사람이 앉아 있었다. 모두 그녀의 좋은 친구였다. 하나는 기획부의 소숙이고, 하나는 물류부의 당웃음이었다. 그 중 한 명은 컴퓨터를 보고 있고 다른 한 명은 표서 초안을 보고 있다. 그녀가 들어왔을 때, 그녀는 말했다: "어디 갔었어요? 나는 너를 오랫동안 기다렸다. 클릭합니다 왕 비서는 급히 자리로 돌아갔고, 손에 든 표서를 움켜잡고 말했다. "보지 마, 보지 마." 샤오 스와 (Xiao su) 는 "정말 인색하다. 우리가 두려워하는 것을 보세요. 만약 우리 회사가 입찰에 성공한다면, 좋은 일이 아니겠습니까? " 이봐, 샤오왕, 우리 회사에서 낙찰될 가능성이 얼마나 된다고 생각하니? 왕 비서가 말했다. "그만해, 너희 둘은 절대 나가서 허튼소리를 하지 말라는 것을 기억해라. 이것은 우리 회사의 영업 비밀입니다. 클릭합니다 탕이 웃으며 말했다. "됐어, 너 아직도 우리를 속이고 있니? 게다가, 너는 또 비밀 물건을 책상 위에 놓고 다른 사람에게 보여 주었니? " 왕군은 갑자기 어리석어서 무슨 말을 해야 좋을지 모르겠다.
투기 문제
1. 왕 비서가 무슨 잘못을 저질렀습니까?
비서는 어떻게 비밀을 지켜야 합니까?
3. 이 사건에서 우리는 조직이 무엇을 주의해야 한다고 생각합니까?
분석 및 검토
한 조직에는 비밀, 기밀, 극비와 같은 다양한 수준의 문서와 정보가 있습니다. 이 서류와 정보가 유출되면 조직에 헤아릴 수 없는 손실을 초래할 것이다. 비서는 업무의 성격 때문에 이 서류와 자료에 자주 접하기 때문에 비밀에 대한 관념을 스스로 세우고 비밀을 엄격히 지켜야 한다. 본 사건에서 왕 비서는 비밀의식이 강하지 않아 입찰서 초안과 회사 기밀에 속하는 전자문건을 다른 사람이 쉽게 볼 수 있는 곳에 마음대로 배치했다. 만약 당신이 비밀을 지킬 수 없는 사람을 본다면, 일단 누설되면 경쟁자에게 알려지면 그 결과는 심각할 것이다. (존 F. 케네디, 비밀명언) 따라서 비서는 이러한 비밀 파일을 인쇄할 때 즉시 처리해야 할 다른 일이 있다면 파일을 잘 보관하고 컴퓨터에 이미 입력되어 있는 전자 문서를 닫아야 합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 컴퓨터명언) 만약 그가 사무실을 떠나고 싶다면, 그도 컴퓨터를 꺼야 한다. 비서의 컴퓨터도 그 자신만이 알고 있는 비밀번호를 설정해야 한다. 동시에, 컴퓨터 속의 비밀 서류와 정보를 다른 사람이 볼 수 없도록 외부인이 컴퓨터를 사용하지 마라.
사례 삼림 서기는 누가 "제명" 했습니까
회사의 인적자원부로 전근되었고, 사장은 그곳에서 비서가 된 것에 감사했다. 오늘날 임 서기는 바람과 빛을 얻을 수 있어, 그녀는 회사의 인사 변화에 대해 손금 보듯 잘 알고 있다. 그녀는 이미 알고 있었기 때문에, 다른 부서의 매니저, 감독, 일반 직원들은 그녀를 만나 내막 소식을 얻기 위해 모두 친구를 사귀고 싶어 했기 때문에, 나는 오늘 그녀에게 밥을 사 주고 내일 작은 선물을 주었다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 남녀명언) 당초 임 서기도 직업 규율을 준수해야 한다는 것을 알고 단호히 회피했다. 그러나 시간이 길어서 더 많은 아첨하는 말을 듣고 나는 우쭐거렸다. 나는 일찌감치 나의 전공학과를 잊었다. 나는 술자리도 먹었을 뿐만 아니라 선물도 전부 받았다. 물론, 세상에는 공짜 점심이 없다. 그녀도 자신이 아는 것을 상대방에게 알려준다. 물론, 단지 상대방에게 그녀가 알고 있다는 것을 알려주는 것을 잊지 말고 누설하지 마라. 시간이 길어지자 사람들은 그녀를 인적자원부의' 임 2 매니저' 라고 불렀다. 세상에 바람이 통하지 않는 벽이 없어 마침내 어느 날 사고가 났다. 원래 회사 개발부 사장인 이인은 업무 성과가 뛰어나 1 년 동안 유학을 위해 출국할 예정이었다. 돌아오면 부사장으로 승진하고, 개발매니저의 자리는 비워진다. 처음에 R&D 부서의 부사장인 셰휘는 가장 유망한 매니저였다. 그의 개인 능력은 매우 강하다. 하지만 인적자원부가 여론조사를 한 결과 셰휘가 너무 강해서 부하와의 관계가 잘 맞지 않는 것으로 나타났다. R&D 부서에서 가장 필요한 것은 팀워크이므로 매니저는 강한 결속력을 가진 사람이어야 합니다. 그래서 나는 결국 그를 거절하고 다른 부서에서 개인을 파견하여 사장이 되기로 결정했다. 사휘는 임 서기로부터 이 일을 듣고 매우 불만을 품고 사장에게 달려가 소란을 피웠다. 사장은 매우 화가 나서 인적자원부 매니저에게 누가 소식을 누설했는지 철저히 조사해 달라고 요청했고, 결국 비서림을 찾았다. 상상할 수 있듯이 임 서기는 결국 회사에서 제명되었다. 인적자원부 매니저도 부하 직원에 대한 관리가 엄격하지 않아 엄중한 비판을 받았다.
투기 문제
1. 임 서기는 왜 회사에서 제명되었습니까?
2. 왜 인사문제는 항상 조직의 비밀인가?
비서는 어떻게 린 비서처럼 실수를 피할 수 있습니까?
분석 및 검토
비서는 이름에서 알 수 있듯이 반드시 비밀을 엄수해야 한다. 회사의 모든 비밀 중에서 인사 문제는 언제나 비밀 속의 비밀이다. 인사변동 결과가 공식 발표 전에 유출되면 지도자의 업무에 큰 수동을 초래하고 일부 관계자들의 적극성을 꺾고 조직 업무의 정상적인 질서를 훼손할 수 있다. 이러한 관점에서 임 서기는 자신의 업무 편의를 이용하여 직업규율을 위반하고 회사의 인사 정보를 끊임없이 누설하여 회사의 일에 큰 수동을 초래하고 결국 제명되는 것은 잘못이다.