회의 준비 프로그램 패러다임 1 1, 회의 시간: 20XX 년 7 월 15 일10: 00-1/Kloc/
둘. 위치: 2 층 사무실
셋. 참가자: 장 매니저, 왕 매니저, 단 옥홍, 장 잘 생긴, 리.
진, 추, 유진, 담령.
넷. 회의 진행자: 장 매니저, 왕 매니저.
동사 (verb 의 약어) 사전 세션 준비:
1, 지도자의 회의 요구에 따라 회의 의제를 확정하다.
2. 전화, 우편물 등 통신수단을 통해 참석자에게 회의 시간, 계획 회의 과정, 회의명 및 내용을 알려 참석자들이 관련 자료를 정리하여 충분히 준비할 수 있도록 합니다.
3. 모든 참가자가 제시간에 도착하도록 조직하고 직무 책임 범위를 명확히 한다.
4. 회의 의제를 제정하고, 회의 관련 절차를 마련하고, 일련의 주의사항을 제정하고, 이러한 주의사항에 근거하여 상응하는 응급계획을 제정한다.
5. 회의장 배치는 회의 주제를 충분히 반영해야 하며, 간결하고 간결하며, 중점을 강조해야 한다.
(1) 회의장에는 현수막을 걸어야 하고, 현수막의 글자는 중심 화제를 직격해야 한다.
(2) 회의장에 프로젝터를 배치하여 회의의 핵심 의제를 더 잘 반영하고, 문제의 본질을 데이터 형식으로 보다 직관적으로 보여주고, 기존 문제에 대한 목표 해결 방안을 마련한다.
(3) 명확한 회의장 영역을 결정한 후 회의장 배치를 조정합니다.
(4) 회의장도 의장대의 위치에 대해 명확한 설정을 해야 한다. 자리를 설정한 후, 의장대 지도자를 실시하고, 하나하나 자리를 배정하고, 참석자가 있는 좌석번호를 알려준다. 번호에 따라 강연석을 설정하고 좌석과 마이크를 놓는다. 회의 초기 단계에서는 마이크의 음질을 보장하기 위해 마이크를 시험적으로 들어야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 마이크, 마이크, 마이크, 마이크, 마이크, 마이크, 마이크, 마이크, 마이크)
(5) 회의장 환경도 회의 발전에 중요한 역할을 한다는 점도 유의해야 한다. 조명시설, 환기효과, 녹음영상은 이번 회의의 성공 여부를 직접 결정하므로 이 시설들은 모두 꼼꼼히 점검해야 한다.
(6) 회의 분위기를 덜 긴장하게 하기 위해 회의장에 소량의 꽃을 놓아 스트레스를 줄이고 분위기를 띄울 수 있다.
물류 부서는 참가자들에게 몇 가지 도움을 제공해야합니다. 물, 숙박, 차, 의료, 보안 등.
7. 이번 회의를 전개하고 발언, 투표, 시상, 사진 등 일련의 회의 준비도 잘 해 회의가 일부 링크에 영향을 받지 않도록 하는 것을 고려해야 한다.
8. 회의 전 모든 준비작업을 잘 하고 다시 한 번 점검한 후 마지막으로 지도자에게 보고한다.
자동사 회의 중의 서비스와 조직.
1, 직원들은 미리 1 시간 전에 경기장에 도착해야 하며, 경기장 사전 준비 작업을 꼼꼼히 점검해 누락된 부분이 없는지 확인해야 한다.
2. 출석을 완벽하게 하고 참석자의 출석 상황을 정확히 파악한다. 특히 의장대 지도자, 대변인이 다 도착했는지, 아직 도착하지 않은 참석자에 대해 2 차 통지를 하고, 이유를 묻고, 이미 도착한 참석자에게 생수를 발급하고, 물자를 지급한다.
3. 참석자가 원래의 일정에 따라 처음부터 끝까지 자리에 앉게 합니다.
물류 부서는 회의장 질서를 유지해야합니다. 참석자들은 5 분 앞당겨 회의장에 들어가 자리에 앉아야 한다. 회의와 무관한 인원은 제때에 회의장을 떠나 회의장 문을 닫아야 한다. 회의 중에는 휴대전화를 진동이나 음소거로 설정하고, 회의장을 무단으로 떠나거나 전화를 받아 회의장을 조용히 유지해서는 안 된다.
5. 회의 기간 동안 경영진은 회의록을 작성하고 브리핑을 써야 한다.
6. 회사 문화를 보급하기 위해 회의 기간 동안 전담자를 배치해 현장 사진을 찍습니다. 회의 후에 이 사진들을 인터넷에 올리고, 후기에 회사 문화를 보급할 수 있다. 이와 함께 참가자들 간의 우정을 심화시키기 위해 참가자들을 위한 사진도 조직했다.
7. 행정접수원은 참석자들을 위해 왕복 항공권, 기차표, 비행기표를 미리 예약할 것이다.
일곱. 회의 후 경기장 폐쇄 작업
1. 회의 후 모든 작업 자료와 물품 (회서명 포함) 이 함께 있는지 확인합니다.
2. 참석자의 출발 시간에 따라 직원들이 참석자와 동행하도록 배정합니다.
3. 회사로 돌아온 후 이번 회의문서의 상환, 수집, 보관을 제때에 잘 한다.
4. 회의를 더욱 의미 있게 하기 위해 언론 매체가 회의에 대한 전방위 보도를 할 수 있도록 안배할 수 있다.
회의 준비 계획 모범문. 회의의 주제를 식별합니다
회의 주제는 명확해야 하고, 리셀러 회의의 목적은 주문이다. 따라서 회의 주제를 가짜' 모 판매상 교류회, 모 제조업자회' 등으로 명명할 필요는 없다. 주제로 곧장 달려가서' 모모 지역 모 브랜드 주문회' 를 만들어 모든 리셀러에게 회의 목적이 주문을 위한 것임을 알리고, 리셀러가 주문을 준비하지 않도록 하여 쌍방이 모두 만족하지 않도록 해야 한다.
둘째, 회의 내용을 풍부하게 한다
1, 회의 내용은 교육적이어야 합니다.
현재 많은 브랜드의 주문회는 모두 진부한 상투적인 이야기가 되었다. 일부 고객들에게 와서 회사 직원이 회사의 기본 상황을 낭독하는 것을 듣고, 회사의 업무원과 리셀러가 술자리에서' 술을 마시면 판매다' 를 하도록 한 다음, 또 다른 행사를 전개하여 리셀러의 주문을 끌어들인다. 회의 후에 회사가 결산하면 이윤이 지출을 지탱할 수 없다. 대리인은 매우 슬펐다. 나중에 리셀러 회의에 도착하자 그는 겁이 났고, 대리점의 리셀러 회의에도 더 이상 관심이 없었다. 주문회는 돈을 가지고 먹고 주문하는 것 외에는 다른 실제적인 의미가 없었기 때문이다. 대리상처럼 이득도 볼 수 없고, 물건도 배울 수 없었기 때문이다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 희망명언) 그래서 제 생각에는 리셀러에게 브랜드를 홍보하는 것 외에도 리셀러의 관리 수준을 높이고, 업계 추세를 분석하고, 리셀러에게 더 나은 마케팅 방안을 마련하도록 지도하고, 소비자에게 브랜드 제품을 홍보하는 방법을 보여 줄 수 있습니다. 완제품의 장단점을 회의 주제로 분석하는 데 도움이 됩니다. 리셀러가 위의 주제에 더 관심이 있을 것이라고 믿는다.
2, 회의 사회자는 전공해야 한다.
전문적인 회의 진행자는 회의장 분위기를 가볍고 밝게 하는 동시에 리셀러가 회사의 전문적인 이미지와 거창한 자세를 강화할 수 있게 한다.
3. 회의 시간: 리셀러의 회의 계획 회의 기간: 제품 판매 성수기 전, 제품 판매 성수기 후.
회의 시간이 너무 길거나 너무 짧지 않게 기본 원칙은 4 시간이다. 첫 시간은 회사 브랜드와 제품의 판매점을 홍보하는 데 중점을 두었다. 두 번째 시간에는 회사 매니저에게 회의 주제 보고서를 작성하면서 회의의 돌발 정책을 발표해야 한다. 세 번째 시간은 예술 프로그램이나 번화한 분위기를 위주로 해야 한다. 네 번째 시간, 회의장을 참관하고, 상품을 전시하고, 현장에서 주문합니다.
셋째, 회의의 효과를 높이다
사전 세션 작업은 주로 다음을 포함합니다.
(1) 주문회의 초청자를 확정한다. 세부 사항은 주문회에서 결정적인 역할을 하는 사람을 잡는 것이다.
(2) 거래회의 주요 제품 품목 결정: 기업의 제품 품목은 종종 단일이 아니기 때문에 어떤 제품을 주요 제품으로 사용하여 시장에서 가장 기회가 많은 제품을 충분히 탐구해야 한다. 예를 들어, Desai 의 현재 제품에는 차별화된 제품인 DS-00 1 학습 DVD 를 강조하여 영업 포인트를 충분히 강조해야 합니다. 세부 사항은 주요 마케팅 프로젝트가 너무 완전하거나 제품 홍보에 중점을 두지 않도록 하기 위한 것입니다.
(3) 주추품목에 대한 주문회 정책 개발: 주문량을 늘리기 위해 주추품목에 대해 어떤 프로모션 정책을 취할 수 있는지, 판촉 정책이 제자리에 있지 않으면 주문회의 효과에 영향을 미칠 수 있습니다. 세부 사항은 주문 정책 수립에 있다.
(4) 박람회 주제 결정: 제품 판매에는 한 가지 이유가 필요하고, 박람회를 여는 데도 하나의 주제가 필요하다. 그렇지 않으면, 판촉, 이유 없이 주문하면 고객에게 경계심이 생길 수 있다.
(5) 주문회 전에 기세를 돋우고 고객을 찾는 일을 잘 한다. 한편으로는 고객에게 정확한 인식, 심리, 준비를 제공하는 동시에 시장 상황을 정확히 파악함으로써 핵심 고객을 찾는 것이 주문회의 목적이다.
(6) 주소 선정을 잘 한다: 주로 초청 인원과 규모에 따라 주문회의 장소를 선택하며, 부지 선정에 대한 요구는 쉽게 찾을 수 있어야 한다.
(7) 일정과 주문자료를 준비하고 초대인에 따라 초청장을 보내 주문회의 시기와 장소를 명시하고 제품 자료, 가격표, 판촉 통지를 고객에게 전달한다.
(8 회의장 배치. 주문회의 회의장 배치는 주문회의 주제를 강조해야 한다.
회의의 작업은 주로 다음과 같습니다.
주문회에서 편안한 분위기를 조성함으로써 고객이 적극적으로 참여하게 하고, 고객 주문에 대한 적극성을 동원하며, 그들의 예방심리를 없애고, 다른 고객을 감염시킬 수 있다.
회의 후 작업은 주로 다음과 같습니다.
주문회가 끝난 후에야 주문회가 절반밖에 성공하지 못했다. 어떻게 집행하느냐가 주문회의 최종 성공에 가장 중요한 것이다. 따라서 주문회 후 제때 물건을 주문고객에게 보내야 하고, 다른 한편으로는 제때에 전화로 방문을 추적하고 계약금을 받아 진정한 의향을 확보해야 한다.
주문회 후 총결산에 능하다.
현재 많은 기업들이 주문회에서 기본적으로' 주문 후' 에 대해 이야기하지 않는다. 예약 후 끝난 것 같아요. 자금이 왔어요. 주문회에서 아직 해야 할 일이 많다. 올해의 주문은 작년의 주문회와 비교해서 수량이 증가했는지, 생산능력이 따라올 수 있는지, OEM 제조사가 더 실시할지 여부는 모두 시급히 해결해야 할 문제이다.
넷째, 주문 회의 세부 사항
1, 주문 정책을 설명하십시오.
2. 사전 세션 송장은 회의 중 송장 통합에 참여해야합니다.
3, 회의 사회자 찾기
4, 대형 타운십 딜러 버스
5, 반드시 추첨과 증정 링크를 설정해야 합니다.
6. 식탁에 식사인의 이름을 열거합니다
회의 준비 계획 판문 3 일, 회의 전 준비
1. 회의 전에 준비해야 할 문서:,,, 회의 의제, 책상, 좌석표, 만찬권, 대표증, 회의 배너 (일반적으로 회의를 주관하는 호텔에서 제작), 회의 배경 PPT, 방 번호 목록, 회의 정보 수집표; 각 문서의 구체적인 형식은 첨부 파일에 나와 있다.
2, 사전 세션 준비 워크 플로우
2. 1, 회의 계획:
(1) 회의의 목적, 달성해야 할 효과, 회의의 예상 결과 등을 결정합니다.
(2) 회의 이름을 결정하고 참석자, 진행자, 규모, 사양, 개최 시간, 요구 시간, 장소, 의제 등을 초보적으로 작성하다.
(3) 총회 직원과 서비스 인원을 결정하고 필요한 경우 준비팀, 임시사무국 또는 준비위원회를 설립한다.
2.2, 회의 일정 결정. 회의 일정을 잡고 회의 전에 모든 참석자에게 보내다. 회의 의제 프로세스 계획 프로그램 (1).
내부 관계, 1 차 및 2 차 순서에 따라 의제를 배열하여 문자, 즉 의제표로 인쇄하여 회의 전에 참석자에게 보냅니다.
(2) 일정과 일정.
하루 이상 지속되는 회의의 경우 일정과 일정도 정해야 한다.
2.3 회의 비용 예산.
회의비 = 장소 임대비+서류비+교통비+숙박비+활동비+서비스 직원 임금+컨설팅 서비스료.
2.4 회의 자료를 준비하다.
(1) 개막사, 업무보고, 연설 등.
(2) 회의에서 사용되는 기술, 절차적 문서 자료 (예: 회의 통지, 회의 의제, 일정, 일정, 참석자 목록, 주소록, 그룹 목록, 주택 배치 목록, 직원 목록, 차량 배치 목록 등).
2.5 회의 통지를 보내고 영수증을 수락하십시오.
(1) 회의 통지: 우리 부서의 소규모 회의는 구두, 전화, 서면 통지를 할 수 있습니다. 외부 기관이나 지역별 회의는 반드시 서면 통지를 보내야 하며, 초청된 회의는 초청장이나 초대장을 보낼 수 있다.
회의 통지는 우편 (이메일 포함), 팩스, 개인 배달 등을 통해 보낼 수 있습니다. 중요한 초청자의 경우 서면 통지 또는 초대장을 보낸 다음 전화 상담 및 확인을 할 수 있습니다.
(2) 영수증: 참석자 수를 정확하게 집계하기 위해 적절한 준비를 하고, 적어도 7 일 전에 통지하고 영수증을 첨부한다.
영수증 통지의 반환 시간은 잘 계산해야 하고, 초대받은 사람은 시간을 고려하고 준비해야 하며, 그에 따라 미리 보내야 하지만, 상대방에 의해 잊혀지지 않도록 너무 많이 앞당겨서는 안 된다.
2.6, 장소 배치, 장소는 참가자 수에 따라 적합한 장소를 선택하는데 구체적인 요구 사항은 다음과 같습니다.
(1) 장소는 깨끗하고 조용하며 밝고 통풍이 잘 되고 안전해야 하며, 크기는 인원수에 맞게 해야 한다. 지역, 시스템, 단위 등을 기준으로 그룹화하다. , 미리 자리를 나누고 책상 브랜드를 놓으십시오.
(2) 연단 좌석.
첫 번째 줄 중간은 수석이고, 뒤에는 좌측, 그 다음은 우측위입니다. 먼저 좌측, 좌측, 좌측, 우측입니다. 앞줄이 본위다. 뒷줄 2 위, 기타 순서. 좌석 앞에 이름 라벨을 붙이면 앉기 편하다.
(3) 경기장 시설.
회의 전에 확음, 녹음, 재생, 음반, 비디오, 사진, 프로젝터, 프로젝터, 조명, 팬 또는 에어컨, 녹음지, 문구, 다기 등 회의장의 모든 시설을 준비해야 한다. 기기 설비 등. 일시적인 고장이나 오류를 방지하기 위해 스피커의 볼륨과 같은 사전 검사와 디버깅을 반복해야 합니다.
2.7, 기타 준비 작업
긴 회의에 대해 참석자들은 식사와 숙박을 준비해야 한다. 회의장 밖에서는 의료진이 당직을 서야 한다. 동시에, 너는 차량을 픽업할 준비를 잘 해야 한다. 회의가 뉴스 매체를 통해 전파되려면 홍보 개요를 준비해야 한다. 중요한 회의에는 안전요원과 안전조치가 있어야 한다. 회의 계획에서 참관, 시찰, 관광 등의 행사를 준비하거나 물자, 기념품을 증정하면 반드시 미리 준비해야 한다.
둘. 회의 기간 동안 일하다
1. 회의 중 준비할 문서:,,.
2. 회의 중 워크 플로우
2. 1. 공항, 부두, 역 등에서. 필요에 따라 전문인, 전용차 배치, 시간 구분 픽업을 파견합니다.
2.2. 방문객 접대 업무를 잘 하고, 방을 확인 및 배정하고, 중요한 참가자를 위해 방을 확인하고, 관련 정보를 정리하고 기록한다. 회의실에서 회의 선물과 과일을 나누어 주는 것을 돕다. 식사 시간, 메뉴, 표준, 형식, 음료, 1 차 및 2 차 테이블 등 관련 일정을 확인합니다.
2.3. 장소 테이블과 의자 확인: 조명/오디오/마이크/화면/연단/슬라이드/프로젝터 일일이 확인. 회의에 필요한 정보가 완전한지 확인합니다.
2.4. 회의 현장: 참석자의 안내, 서명 및 회의 자료 발급을 담당하는 사람이 있습니다.
2.5. 회의장 조정을 담당할 사람을 지정합니다 (프로젝터 준비, 식수 준비, 예금 발급, 회의장 온도 제어 등). ).
2.6. 회의장 도난, 소방 등 안전업무를 확인하고 보장하며, 회의 기간 동안 대표되는 사람, 재정, 물안전업무를 확인합니다.
2.7 회의 중 교통 정리 조정.
2.8. 회의 접대원은 전과정에서 회의를 따르고, 제때에 참석자와 연락을 유지하고, 가장 짧은 시간 내에 돌발사건을 해결해야 한다.
셋. 회의 후속 조치
1. 회의 후에 준비해야 할 문서: 참석자 주소록, 프레젠테이션, 회의록, 회의록, 회의록, 보도 자료, 왕복 항공권 등록 양식.
2. 사후 세션 워크플로우
2. 1. 참석자와 미참석자 간에 회의록을 회람하다. 회의록은 정확해야 한다. 회의에서 내린 결정은 행동 책임자의 이름, 시간 및 기준을 강조해야 한다. 다음 회의 날짜와 시간을 지정합니다.
2.2, 회의 요약, 회의 대표의 평가, 피드백 및 처리.
2.3, 회의 자료, 리더십 연설, 대표 발언 및 뉴스 보도, 업무 요약 및 대표 주소록 발행.
2.4. 참가인의 귀환 및 기타 여정을 처리하는 교통표 및 기타 위탁 서비스.
2.5, 대표 작품에 작별을 고하다.
2.6 회의 비용 정산.
넷째, 인적 책임
1, 회의 책임자
1) 연락 및 조정
-내부는 지도자 및 부서장과 소통하고, 회의 계획과 업무 일정을 정하며, 회의가 순조롭게 완료되도록 합니다.
-리더와 참석자의 대외 연락을 책임지고 참석자 명단과 일정을 확인합니다.
-회의 직원의 활동을 조정합니다.
2) 회의 계획을 수립하고 실행한다.
-회의 계획 및 회의 조직 절차 초안 작성 및 조정, 관련 리더십 검토 보고 -각 기능 그룹의 분업을 조정하고 작업 준비 및 프로세스를 확인합니다.
3) 회의 장소 및 숙박 시설
-회의 호텔 (장소) 의 연락, 예약 및 계약 체결을 담당합니다.
-회의 기간 동안 참석자들의 숙박 및 기타 사항을 책임지는 안배.
4) 심의회의 및 관련 협력협정 대외문건과 자료의 내용을 책임진다.
-다양한 정보의 내용을 확인하고 검토하십시오.
-인쇄 위치 결정
-경기장 배치 검토.
5) 실행 가능한 예산 개발
6) 총회 대변인 및 귀빈과의 연락.
2. 회의 보조원
1) 각종 문자의 초안과 수정, 자료의 정리와 제작.
-회의 요구 사항에 따라 회의 통지의 설계, 제작 및 인쇄를 담당합니다.
-경기장 배경 렌더링의 설계 및 제작을 담당합니다.
-대표 카드와 식권을 디자인하고 제작합니다.
2) 중요한 인원의 연락을 책임진다.
-중요한 직원의 일정을 연락하고 확인하십시오.
-중요한 직원의 비행 (차) 티켓 예약을 담당합니다.
-중요한 사람들을 픽업하고 동반 할 사람을 준비하는 책임이 있습니다.
-회의 중 중요한 직원의 차량 배치를 담당합니다.
3) 연락 담당자를 담당합니다.
-회의 통지 발송 및 수신 확인을 담당합니다.
-회의 자료의 수집, 확인 및 입력을 담당합니다.
-회의 정보가 변경될 경우, 담당자에게 연락해서 제때에 통지해야 합니다.
4) 경기장 관리를 담당합니다.
-장소 및 장비 관리를 담당합니다.
-장비 및 장비 시운전을 미리 수행하십시오.
—회의장 비디오/통신 관리를 담당합니다 (컴퓨터, PPT 자료 수집 요약, 동시 통역 장비 등). ); -회의 중 발표자 PPT 수집, 정상 재생, _ _ 등을 확인합니다.
5) 교통 관리 및 안전 조치를 담당합니다.
-자동차 사용 계획을 담당합니다.
-차량의 주행 경로를 결정하고, 노선이 원활하고 차량 안전이 보장되도록 해야 한다.
6) 경기장 보안 업무를 담당합니다.
-존재할 수도 있고 알 수 없는 보안 위험을 검토하고 솔루션을 개발할 책임이 있습니다.
7) 회의 회계 관리
-회의 전에 수입 및 지출 예산 테이블 개발을 담당합니다.
회의 후에 상세한 수입과 지출 목록을 만들 책임이 있다.
-회의 비용 분배 계획의 개발, 에스컬레이션 및 시행을 담당합니다.
3. 응급 요원
1) 키트 또는 선물 가방 품목의 적재 및 배포를 담당합니다.
2) 참가자의 안내 및 접수를 담당합니다.
3) 식사 질서의 통제를 책임진다.
4) 회의의 다른 비상 사태를 책임진다.
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