1, 역할 파악, 월권 안 함.
이 문제를 말하기 전에 먼저 한 가지 이야기를 하겠습니다. 한 번은 전국 칠웅 중 한 명인 한소후가 술을 너무 많이 마셔서 침대에 취해 쓰러진 적이 있다는 것입니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 남녀명언) 그가 감기에 걸릴까 봐, 그의 부하의 교장이 그에게 옷 한 벌을 덮어달라고 요구했다. 한소후는 아주 편안하게 잤다. 그가 깨어나면, 그는 그의 옷을 덮은 사람을 칭찬하러 갈 것이다. 그래서 그는 주변의 시종에게 물었다. "누가 내 옷을 덮었어?" " 웨이터가 대답했다: "이것은 왕관입니다. 클릭합니다 한 zhaohou 듣고, 그의 얼굴은 즉시 가라 앉았다. 그는 왕관에게 전화를 걸어 "내 옷을 다 덮었니?" 라고 물었다. 왕관은 말했다: "네." 한 zhaohou 다시 물었다: "당신은 어디에서 옷을 얻었습니까? 클릭합니다 캐논의 왕관이 대답했다. "저는 캐논에서 얻었습니다." 한소후는 또 사람을 보내 그 고전적인 옷을 가지러 가서 물었다. "당신은 그에게 옷을 주었습니까?" " 전의답: "네." 한소후는 전웨이와 전관을 엄하게 비판했다. "너희 둘 다 오늘 큰 잘못을 저질렀어, 알았지?" 전관 () 과 전복 () 두 사람은 서로 쳐다보며 어떻게 된 일인지 모르겠다. 한소후가 그들을 가리키며 말했다. "전관님, 당신은 제 주변의 종업원이 아닙니다. 왜 제멋대로 직장을 떠나 월권 일을 하는가? " -응? 옷을 관리하는 관원으로서 어떻게 직권을 마음대로 이용하여 다른 사람에게 옷을 줄 수 있습니까? 너의 행동은 명백한 직무상 과실이다. 오늘, 너희 중 한 명은 월권을 넘겼고, 다른 한 명은 실직했다. 만약 모두가 너처럼 마음대로 한다면, 제각기 그 일을 한다면, 법원 전체가 난장판이 되지 않겠는가? (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 자기관리명언) 그러므로 반드시 너를 엄벌하고, 네가 교훈을 얻고, 모두가 훈계로 삼도록 해야 한다. 그래서 한소후는 그들 둘을 함께 강등시켰다.
전관뚜껑 한소후 옷의 이야기는 우리에게 이런 계시를 주었다. 직장에서 자신의 역할을 잘 파악해야지, 오프사이드를 해서는 안 된다는 것이다. 비서는 코디네이터가 되어 사회자이지만 아무 일도 스스로 결정할 수 있는 것은 아니다. 엄밀히 말하면, 비서는 지도자를 대표하여 조정 작업을 하는 것이다. 사회자를 의사결정자로 오인하면 역할 이탈 문제가 생길 수밖에 없다. 우리는 조정 대상과 소통하고, 지도자의 지시와 의견을 전달할 때, 함부로 확장하지 말고, 우리가 리더의 의견과 일치한다고 생각하는 내용을 증가시킨다.
2, 방법을 파악하고, 사람을 권압하지 않는다.
업무조정 과정에서 지도자의 영향력을 이용하는 것이 중요하다. 특히 조정인의 의견이 통일되기 어려울 때 권위 있는 지도자의 의견을 전달하면 문제가 해결되는 경우가 많다. 그러나 이 방법은 필요할 때만 신중하게 사용할 수 있으며, 가능한 적게 사용할 수 있다. 조정의 주요 수단은 협상이기 때문에 모든 당사자의 의견을 동등하게 들어야 하며, 잘못된 요구라도 합리적인 요소가 있는지 여부를 고려해야 한다. 당신이 조정의 사회자라고 해서 자신이 지도자인 척하고 독선적이라고 해서는 안 됩니다. "나는 세계에서 두 번째입니다. 클릭합니다 다른 소리를 들으면 색깔과 억압을 준다. 그것은 필연적으로 반대 정서를 일으켜 앞으로의 조율 작업에 장애를 일으킬 것이다. 예를 들어, 조정회에서 회의를 주재하는 동지와 조정 대상자의 의견이 다르다. 이 동지는 적절한 소통 방식을 진지하게 찾지 않고, 소통 과정에서 점차 의견이 다른' 정상소' 의 기세를 형성하였다. 급한 나머지 "내 말을 듣든지 네 말을 들어라" 고 말해 조정회를 기분 나쁘게 했다.
루즈벨트 미국 대통령이 창설한' 난로 옆 대화' 는 권력 없이 교묘하게 소통하는 전형적인 사례다. 루즈벨트가 미국 대통령이 되었을 때, 그는 세계적인 경제 위기에 직면했다. 미국 경제가 붕괴 직전에 전국에 적어도 13 만명이 실직했다. 은행이 일괄 도산하여, 붐 물결이 전국을 휩쓸었다. 루즈벨트가 취임한 날, 국가 금융 심장이 뛰는 것을 멈추고 증권거래소가 정식으로 폐쇄되었다. 미국 국민의 이해와 지지를 얻기 위해 1933, 12 년 3 월, 즉 루즈벨트 취임 후 8 일째 되는 날, 그는 대통령부 아래층 외빈접수실 벽난로 앞에서 인터뷰를 했고, CBS 와 * * *, 전국 6000 만 청중에게 연설했다. 루즈벨트 대통령은 "이번 연설이 더 친절하고 관직의 겉치레에서 벗어나길 바란다" 며 "마치 자기 집에 앉아서 함부로 이야기하는 것 같다" 고 말했다. 콜롬비아 방송사 워싱턴 사무소의 관리자인 해리브 체는 "이왕이면 난로변 담화" 라고 부른다. 루즈벨트는 은행 폐업 문제에 대해 친절하고 진실한 말투와 소박한 문장으로 참을성 있게 미국인들에게 설명, 권고, 지도, 짧은 대화를 나누며 오랫동안 양조해 온 의심과 불만을 풀었다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 은행명언) 루즈벨트가 개척한 난로 옆 담화 방식은 대공황 시대와 제 2 차 세계대전의 고된 세월 동안 미국인들에게 강한 자신감을 주었다. 이후 미국이 중대한 사건에 직면할 때마다 대통령은 이런 방식으로 미국 국민과 소통한다.
3, 분수를 파악해라, 간단한 문제를 복잡하게 하지 마라.
조정 과정에서 복잡한 문제를 단순화하지 말고, 작은 문제를 확대하지 말고, 간단한 문제를 복잡하게 하지 말고, 밋밋한 일을 신비화하지 않도록 주의해야 한다. 사무실의 일상 업무에서는 조율이 필요한 일이 거의 다 있지만, 대부분 손을 들고 발을 내딛는 사이에 해낼 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) 뇌, 눈, 다리를 부지런히 사용하고, 조정이 필요한 문제에 수시로 주의를 기울이고, 몇 마디 조정을 하고, 심지어 유머러스한 농담을 하면 갈등을 싹트게 할 수 있다. 어떤 모순들은 격화되기 전에 막후 작업을 하는 것은 완화될 수 있다. 예를 들어, 조정회를 열고 갈등을 공개하는 것은 문제 해결의 난이도를 증가시킨다. 어떤 동지들은 책임을 질 엄두가 나지 않고, 오히려 책임을 더 크고, 더 무겁고, 더 복잡하게 만들고, "보험문에 보험자물쇠를 달았다" 며, 인력, 물력, 재력의 낭비를 초래했다. 또 어떤 사람들은 형식을 말하고 실제를 말하지 않는다. 나는 성공을 좋아하고, 나는 피상적인 글쓰기를 좋아하고, 나는 관료주의를 좋아한다. 어떤 동지들은 "모순은 책상 위에 놓아야 한다", "공무로 해야 한다" 고 생각한다. 사실 그렇지 않습니다.
조정의 관점에서 볼 때, 중대한 원칙과 관련된 사항, 권력 또는 이해 충돌이 큰 사항, 대중과 관련된 광범위한 사항은 다방면으로 의견을 듣고 공개적으로 처리해야 한다. 그러나 일반적으로 일상 업무에서의 책임, 권리, 이익 불균형은 사적으로 해결할 수 있고 공개적으로 해결할 수 없는 방식으로 처리해야 한다. 조율할 수 있는 것은 조정회를 열지 않는다. 회의 조율이 필요하더라도 조건이 갖추어진 상황에서 느슨한 환경에서 진행해야 한다.
4, 불의 정도를 파악하면 좋은 기회를 놓치지 않고 성공을 서두르지 않는다.
춘추시대에는 제나라의 재상 안영이 의사 소통에 매우 능했다. 한 해, 연경이 좋지 않아, 제나라의 많은 사람들이 옷이 부족해서 겨울을 보냈다. 안영은 기회를 찾아 제경공과 이 일을 소통하고, 제경공이 국고에서 음식과 옷을 좀 뽑아서 사람들이 겨울을 날 수 있도록 돕고 싶다. 한번은 3 일 연속 폭설이 내리더니 날씨가 유난히 춥다. 안영이는 기회가 왔다고 생각하여 궁으로 들어가 조견하였다. 안영이 궁으로 들어간 후 자신의 생각을 직접 말하지 않고 여우여어를 입은 제경공과 이야기를 나누었다. 채팅하는 동안, qi jinggong 은 ying 에게 말했다: "이상하다고 생각하니? 사흘 연속 눈이 내렸다. 왜 나는 전혀 추위를 느끼지 않는가? 클릭합니다 안영도: "군수는 내궁에 앉아 이렇게 많은 옷을 입고 숯불로 난방을 하는데, 당연히 춥지 않아요. 밖에 식량이 부족한 가난한 사람들은 춥지 않습니까? 클릭합니다 제경공은 자기가 말을 잘못했다는 것을 알고 허허허 몇 번 웃으면서 과거를 감추고 싶었다. 뜻밖에도, 안영은 이 기회를 포착하여, "고대의 지혜로운 군주가 자기와 사람을 밀어내는 데 능숙하다고 들었다" 고 간곡하게 충고했다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 지혜명언) 네가 배불리 먹으면, 다른 사람도 배불리 먹을 수 있을지 생각할 것이다. 만약 네가 스스로 따뜻한 옷을 입는다면, 너는 다른 사람도 따뜻한 옷을 입을 수 있을지 생각할 것이다. 편안하게 살면 다른 사람이 아직 피곤하지 않은지 생각할 것이다. 이제 주인은 자신만 생각하고 다른 사람은 고려하지 않는다. 이것은 고대 성현에서 벗어난 것이 아닌가? " Qi jinggong 은 깊이 영감을 받아 서둘러 말했다: "당신이 옳습니다. 나는 반드시 너의 의견을 받아들일 것이다! " 그래서 제경공은 국고의 옷과 음식을 굶주림과 추위에 시달리는 사람들에게 나누어 주라고 명령했다.
영영의 이야기가 우리에게 주는 계시는 시기는 조화에 매우 중요하다는 것이다. 기회는 한 번만 두드린다. 유리한 시기를 잡으면 적은 비용으로 더 많은 일을 할 수 있다. 서로 다른 부서가 긴급히 같은 임무를 완수해야 할 때, 일이 질서 정연하게 전개되기 어려울 때, 제때에 나서서 관계를 바로잡고, 뭇사람의 입에 대응할 수 있다. 반대로 시기가 미성숙하고 통일인식과 행동을 꺼리는 것은 갈등을 확대하고 오해나 편견을 형성할 수 있다. 어떤 동지들은 지도자가 맡긴 임무를 서둘러 완수하고, 관련 부서가 전혀 준비되지 않은 상황에서, 그들로 하여금 즉시 큰 희생을 치르게 하여 교착 상태를 초래하게 하였다. 어떤 사람들은 가까스로 양보했지만 승복하지 않고, 시행할 때 핑계를 대고, 일의 진도에 영향을 미쳤다. 소통의 시기를 잘 파악하는 것이 중요하다. 교제 시기를 잘 파악하는 것은 비서직자의 사상 수준과 업무 능력을 반영하는 중요한 표시이다.